Cách xây dựng sổ tay nhân viên cho doanh nghiệp

By 1 Tháng Tám, 2022Tháng Sáu 14th, 2023Kiến thức, Nhân sự

Bất kỳ công ty nào cũng đều muốn truyền đạt sứ mệnh, nguyên tắc và kỳ vọng trong công việc đến toàn bộ nhân sự. Và sổ tay nhân viên chính là một trong những giải pháp giúp doanh nghiệp dễ dàng thực hiện điều đó. Trong bài viết này, FastWork sẽ giúp bạn hiểu rõ những lợi ích của sổ tay nhân viên, cách xây dựng nội dung sổ tay hiệu quả và mẫu chi tiết. 

Sổ tay nhân viên là gì? 

Sổ tay nhân viên là tài liệu tổng hợp những hướng dẫn thủ tục, quy tắc làm việc và thông tin về sứ mệnh, tầm nhìn… của doanh nghiệp. Nội dung có trong sổ tay này còn giúp nhân viên biết được những lợi ích, quyền lợi của mình và kỳ vọng từ phía doanh nghiệp. Thông thường, sổ tay sẽ được các công ty cấp cho nhân viên mới trong những ngày đầu nhận việc.   

Sỏ tay nhân viên tổng hợp những hướng dẫn thủ tục, quy tắc làm việc và thông tin về sứ mệnh, tầm nhìn… của doanh nghiệp.
Sổ tay nhân viên là gì?

Dù doanh nghiệp bạn hoạt động trong lĩnh vực nào, quy mô lớn hay nhỏ thì việc xây dựng sổ tay nhân sựbài bản là rất cần thiết. Bởi nó mang lại những lợi ích sau đây:

  • Giúp nhân viên mới hiểu rõ hơn về doanh nghiệp: Sổ tay giúp các nhân viên, đặc biệt là nhân viên mới chủ động tìm hiểu rõ về văn hóa, quy tắc, chính sách của công ty. Thay vì mất thời gian để tìm nguồn tra cứu hay hỏi bộ phận hành chính, nhân sự… 
  • Truyền đạt kỳ vọng, định hướng mục tiêu: Một cuốn sổ tay có nội dung tốt sẽ giúp nhân viên nắm rõ trách nhiệm của họ trong doanh nghiệp. Nó đóng vai trò như một la bàn xác định hướng kỳ vọng từ lãnh đạo, từ đó giúp nhân viên có thêm động lực, mục tiêu phát triển trong công việc.  
  • Xây dựng môi trường minh bạch, nhất quán: Bất kể bạn giữ chức vụ gì trong công ty cũng đều phải hiểu và tuân thủ những nội dung có trong sổ tay nhân sự. Do vậy nó tạo nên môi trường làm việc minh bạch, bình đẳng. Hơn nữa, nhà lãnh đạo, quản lý có thể tham khảo sổ tay này khi trả lời vướng mắc của nhân viên hoặc đưa ra những quyết định phù hợp, nhất quán. 
  • Giảm thiểu rủi ro cho doanh nghiệp: Sổ tay được xây dựng kỹ lưỡng sẽ giúp nhân viên thấy rõ quyền hạn, quy chế khen thưởng, xử phạt rõ ràng. Từ đó hạn chế những hành vi sai trái, nâng cao hiệu suất làm việc của nhân sự, giúp công ty tránh rủi ro về tài chính, pháp lý. 
Lý do doanh nghiệp cần xây dựng số tay nhân viên
Lợi ích việc dùng sổ tay nhân viên trong doanh nghiệp

Cách viết sổ tay nhân viên 

Tùy thuộc vào từng lĩnh vực, tính chất công việc và văn hoá, mỗi công ty sẽ tự định hình cho mình một cách xây dựng sổ tay nhân viên riêng. Tuy nhiên để đạt được hiệu quả, bạn vẫn cần đảm bảo những nội dung và nguyên tắc dưới đây. 

Nội dung sổ tay nhân viên

Về cơ bản, sổ tay nhân sự sẽ bao gồm những nội dung chính sau:

  1. Giới thiệu khái quát về quá trình phát triển, những thành tựu nổi bật của doanh nghiệp
  2. Sứ mệnh, tầm nhìn và tổng quan về văn hóa công ty
  3. Những quy định chung và quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp
  4. Cơ chế khen thưởng, phúc lợi dành cho nhân sự (khám sức khỏe hàng năm; du lịch, thưởng lễ, tết,…)  
  5. Mô tả quy trình làm việc các phòng ban
  6. Quy tắc ứng xử của nhân viên như: Quy định trang phục, quy định bảo mật dữ liệu và thiết bị cấp phát, đạo đức và mối quan hệ công sở…
  7. Lương thưởng và cơ hội phát triển nghề nghiệp: Thông tin về tiền lương, quy định làm thêm giờ; Đánh giá hiệu suất; Đào tạo và phát triển nghề nghiệp; Chính sách Bảo hiểm; Làm việc từ xa
  8. Chính sách phụ cấp; Chia sẻ tin tuyển dụng & giới thiệu nhân sự, Chính sách bồi thường cho người lao động và các phúc lợi theo quy định
  9. Kỳ nghỉ: Quy định về nghỉ ốm, nghỉ phép tang, nghỉ ngày Lễ
  10. Quy định về xin nghỉ việc & bàn giao

Việc quyết định đưa những nội dung nào vào sổ tay sẽ phụ thuộc vào mục đích sử dụng của từng doanh nghiệp. Tuy nhiên, đối với những vấn đề phức tạp như chính sách, quy chế… bạn chỉ nên viết ngắn gọn. Có thể gắn liên kết nội dung hoặc cho nhân viên tham khảo các tài liệu đầy đủ khác, tránh việc nhồi nhét, tạo nên sổ tay quá dài và dày.   

Bạn cũng có thể làm cho nó trở nên hấp dẫn hơn bằng cách thêm những điểm nhấn như một bức thư, lời ngỏ từ nhà lãnh đạo.  

TOP 10 mẫu quản lý hồ sơ nhân sự bằng excel HR cần biết để triển khai công việc hiệu quả hơn

Hình thức trình bày 

Một tài liệu không hấp dẫn, trình bày thiếu logic và phức tạp chắc chắn sẽ không được nhân viên đón nhận. Do vậy, doanh nghiệp cần dành thời gian để suy nghĩ về định dạng, bố cục trình bày sao cho phù hợp, thu hút đối tượng sử dụng.  

Có 2 cách trình bày nội dung sổ tay nhân viên phổ biến, các doanh nghiệp có thể tham khảo như sau: 

  • Tài liệu in bản cứng: Đây là hình thức được nhiều doanh nghiệp lựa chọn vì tính trực quan nó mang lại cho người dùng. Một số công ty đã tận dụng để sáng tạo sổ tay thành một cuốn truyện tranh thu hút, dễ đọc và dễ nhớ. Tuy nhiên, nhược điểm là chúng khó cập nhật ngay nội dung và cần tái bản, phân phối lại khi có sự thay đổi.  
  • Sách điện tử hoặc trang web công ty: Không tốn chi phí in ấn, dễ dàng cập nhật nội dung, tùy chỉnh giao diện là ưu điểm của hình thức trình bày này. Ngoài ra, bạn cũng có thể dễ dàng sáng tạo bằng các hình ảnh động, video, link liên kết…  

Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng cần để ý tới phong cách ngôn ngữ trong sổ tay. Nội dung rõ ràng, dễ hiểu, ngôn từ gần gũi, hài hước cũng là một điểm cộng. 

Sổ tay cho nhân sự sẽ là công cụ đa năng và hữu ích khi được doanh nghiệp xây dựng chuyên nghiệp và bài bản. Ngoài ra, khi viết xong, đừng quên lắng nghe ý kiến phản hồi từ nhà quản lý, nhân viên để điều chỉnh phù hợp nhé.  

Những thông tin không nên đưa vào sổ tay nhân viên

  • Biệt ngữ: Sử dụng ngôn từ phổ thông đảm bảo mọi nhân sự có thể hiểu toàn bộ nội dung sổ tay. Nếu sử dụng các thuật ngữ, bạn nên bổ sung phần giải thích ngắn gọn, dễ hiểu cho từng thuật ngữ.
  • Mô tả công việc: Sổ tay nhân viên là tài liệu cho mọi nhân sự, không phải tài liệu mô tả công việc riêng lẻ
  • Thông tin quá chi tiết về quyền lợi: Những thông tin này có thể sẽ cập nhật hàng năm (tùy vào chính sách công ty). Vì vậy, không nên thông tin quá chi tiết, bạn có thể đính kèm liên kết hoặc thông tin liên hệ người phụ trách để khi nhân sự chủ động tìm hiểu nếu cần.

Nếu bạn là Hr, đừng bỏ qua nội dung hữu ích này: Bản đồ lộ trình thăng tiến nghề Nhân sự – từ Chuyên viên đến Giám đốc nhân sự.

Mẫu sổ tay nhân viên 

Ví dụ về những mẫu sổ tay nhân viên của các công ty dưới đây chắc chắn sẽ giúp bạn sáng tạo hơn trong quá trình lên ý tưởng và xây dựng nội dung.   

Hubspot

Mẫu sổ tay của Hubspot được xây dựng dưới dạng PowerPoint truyền thống và được chia sẻ rộng rãi trên các trang mạng. Với định dạng này, công ty có thể dễ dàng chia sẻ, tuyên truyền nội dung trong những buổi đào tạo cho đội ngũ nhân sự. 

mẫu Sổ tay nhân viên Hubspot
Sổ tay của nhân sư Hubspot

Xem chi tiết nội dung sổ tay nhân viên của Hubspot Tại đây.

Trello

Công ty công nghệ Trello đã xây dựng sổ tay nhân viên trên nền tảng website của họ. Với giao diện này, nhân viên có thể truy cập và tra cứu thông tin thuận tiện, dễ dàng. 

mẫu sổ tay nhân viên của trello
Sổ tay nhân sự của Trello

Xem chi tiết mẫu nội dung sổ tay nhân viên của Trello Tại đây

Facebook

Sản phẩm sổ tay được Facebook xây dựng với nội dung ngắn gọn, dễ ghi nhớ. Đồng thời gây ấn tượng bởi thiết kế chuyên nghiệp, đầy màu sắc. Dù đã được phát hành khá lâu nhưng đây vẫn là một trong những nguồn tham khảo giúp bạn sáng tạo hơn trong việc viết sổ tay nhân viên. 

Sổ tay nhân viên facebook
sổ tay nhân viên

Xem chi tiết nội dung sổ tay nhân viên của Facebook Tại đây.

Tóm lại, dù doanh nghiệp bạn hoạt động trong lĩnh vực nào, quy mô lớn hay nhỏ thì việc xây dựng sổ tay cho nhân sự bài bản là rất cần thiết. Bởi nó không những giúp công ty gây ấn tượng với nhân viên mới mà còn là “kim chỉ nam” cho mọi hoạt động của nhân sự trong suốt quá trình làm việc.  

Để quản trị & vận hành doanh nghiệp chuyên nghiệp, theo quy trình, bên cạnh xây dựng và phát hành sổ tay nhân sự, đề xuất Nhà quản lý tham khảo thêm các giải pháp Quản trị nội bộ, quản trị nhân sự – Hệ thống, số hóa mọi thông báo văn bản, đơn từ trong doanh nghiệp, quản lý và phát hành mọi tin tức & thông báo nội bộ, xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp, minh bạch.

Tìm hiểu và trải nghiệm miễn phí Bộ giải pháp Văn phòng điện tử và Quản trị nội bộ trực tuyến

Leave a Reply