TOP 10 mẫu quản lý hồ sơ nhân sự bằng excel HR cần biết

By 31 Tháng Tám, 2021Tháng Mười 8th, 2021Kiến thức, Nhân sự

10 mẫu quản lý hồ sơ nhân sự bằng excel dưới đây sẽ giúp HR manager tìm thấy bộ sưu tập đầy đủ nhất về cách quản lý hồ sơ nhân sự từ file excel nhằm tối ưu hiệu quả công tác thu nhận nhân tài tốt nhất đến quản lý chương trình đào tạo… cho đến theo dõi lịch trình của 1 nhân viên.

10 mẫu quản lý hồ sơ nhân sự bằng excel

Dưới đây là 10 mẫu File Excel quản lý nhân sự HR manager nên tham khảo để triển khai công việc hiệu quả hơn.

1. Mẫu Excel kế hoạch tuyển dụng

Tuyển dụng là một trong những trách nhiệm hàng đầu của bất kỳ đội ngũ nhân sự nào. Tìm kiếm, hiệu đính và tìm đúng tài năng để tham gia vào nhóm của bạn là rất quan trọng để đảm bảo sự thành công của tổ chức của bạn. Có sẵn kế hoạch nhân sự giúp nhóm của bạn biết các nguồn tuyển dụng sẵn có, mục tiêu tuyển dụng và hơn thế nữa. Mẫu kế hoạch nhân sự này sẽ giúp bạn sắp xếp tất cả các chi tiết với các cột về ngân sách, mục tiêu tuyển dụng, trạng thái và nhận xét.

Quản lý hồ sơ nhân sự bằng excel
Bảng mẫu kế hoạch tuyển dụng bằng excel

Tải về mẫu Excel quản lý kế hoạch tuyển dụng

2. Mẫu Excel theo dõi sàng lọc ứng viên

Các chuyên gia nhân sự thường phải theo dõi và quản lý nhiều hồ sơ xin việc, thư xin việc, đơn xin việc và thông tin chi tiết của các cá nhân nộp đơn xin việc. Đây có thể là rất nhiều công việc tùy thuộc vào quy mô của công ty và kế hoạch tuyển dụng hiện tại. Sử dụng mẫu theo dõi ứng viên sẽ giúp bạn giữ các chi tiết và tài liệu về ứng viên theo thứ tự, đồng thời đảm bảo bạn cung cấp trải nghiệm tích cực cho ứng viên và những người tham gia vào quá trình phỏng vấn. Trong mẫu này, bạn có thể theo dõi thông tin liên hệ của ứng viên, câu hỏi và câu trả lời phỏng vấn qua điện thoại, trạng thái, nhận xét, các bước tiếp theo và hơn thế nữa.

Tải về mẫu Excel theo dõi và sàng lọc ứng viên

3. Mẫu Excel kế hoạch đào tạo nhân viên mới

Số lượng đào tạo mà nhân viên mới nhận được có mối liên hệ chặt chẽ với mức độ thành công của nhân viên mới đó trong vai trò mới của họ. Mặc dù thời gian và nỗ lực cần thiết cho việc đào tạo có thể khác nhau giữa các công ty, nhưng tốt hơn hết bạn nên có sẵn một kế hoạch đào tạo nhân viên để đảm bảo một giai đoạn phát triển nhanh chóng và hiệu quả. Với mẫu Quản lý hồ sơ nhân sự bằng excel có sẵn lịch trình đào tạo nhân viên, bạn có thể tạo danh sách các hoạt động đào tạo, thêm thông tin chi tiết về người mà nhân viên mới cần làm việc cùng để hoàn thành từng nhiệm vụ, nhập trạng thái hoạt động và bao gồm phản hồi cho nhân viên mới và người quản lý của họ. 

Tải về mẫu Excel kế hoạch đào tạo nhân sự mới

4. Mẫu kế hoạch chuyển tiếp vị trí

Giảm lượng thông tin bị mất khi chuyển đổi nhân viên từ vai trò này sang vai trò khác với mẫu toàn diện này. Đảm bảo quá trình đào tạo diễn ra liền mạch và tất cả các chi tiết của vai trò đều được đề cập chính xác để giúp nhân viên mới bắt đầu một cách đúng đắn. Nhập nhiệm vụ, mục tiêu, giả định, thậm chí cả ngày bắt đầu và ngày kết thúc.

Tải về mẫu Excel

5. Mẫu cuống phiếu lương

Cung cấp cho nhân viên một cuống phiếu lương, cho dù đó là bản điện tử hay vật lý bằng excel , đều mang lại lợi ích cho cả nhân viên và người sử dụng lao động. Đối với nhân viên, cuống phiếu lương rất hữu ích để theo dõi các khoản bồi thường và khấu trừ, trong khi đối với người sử dụng lao động, cuống phiếu lương rất quan trọng để cung cấp bằng chứng rằng nhân viên được trả lương chính xác. Sử dụng mẫu cuống phiếu lương này để giúp bạn nhanh chóng tạo ra các cuống phiếu lương cho nhân viên và hồ sơ của bạn. Quản lý hồ sơ nhân sự bằng excel với các công thức được tạo sẵn, bạn có thể chỉ cần nhập thu nhập và các khoản khấu trừ của nhân viên và tổng số sẽ tự động được tính toán.

Các doanh nghiệp đang sử dụng phần mềm chấm công, tính lương nào? Tham khảo 5 phần mềm chấm công Online phổ biến

Tải về mẫu Excel

6. File Excel quản lý bảng chấm công nhân sự

Bảng chấm công cho nhân viên là công cụ đắc lực cho nhà quản lý trong việc tính công và trả lương cho nhân viên. Vì vậy, cách làm bảng chấm công đúng chuẩn trên một công cụ hữu ích sẽ rất cần thiết cho các nhà quản lý doanh nghiệp.

Quản lý hồ sơ nhân sự bằng excel
Mãu bảng chấm công của nhân viên bằng excel

Tải về mẫu Excel

7. File Excel quản lý lịch làm việc của nhân viên

Theo dõi lịch làm việc của nhân viên hàng ngày và hàng tuần để đảm bảo bạn có đủ số lượng bảo hiểm tại bất kỳ thời điểm nào. Với mẫu lịch làm việc đơn giản này, bạn có thể liệt kê tất cả các lịch trình ở một vị trí và cung cấp cái nhìn nhanh cho người quản lý và cấp trên. Tham khảo thêm, nếu bạn muốn quản lý lịch làm việc của nhân viên bằng phần mềm, phần mềm tự động nhắc việc, thời hạn hoàn thành.

Tải về mẫu Excel theo dõi lịch làm việc của nhân sự

8. Lịch làm việc hàng tháng

Theo dõi các ngày quan trọng hàng tháng, chẳng hạn như ngày lễ, lịch đóng cửa văn phòng, ngày đến hạn của bảng chấm công và việc cắt giảm biên chế để thông báo cho mọi người. Có được cái nhìn sâu sắc về các kế hoạch cho mỗi tháng để luôn cập nhật thông tin, lập kế hoạch phù hợp và dự đoán những gì sắp xảy ra. Thiết lập các tab cho mỗi tháng để tạo ra một cái nhìn toàn diện hơn hàng năm.

Tải về mẫu Excel

9. File Excel bảng tính lương

Một mẫu bảng lương chỉn chu, chuyên nghiệp luôn là chuẩn mực của mỗi doanh nghiệp. Nó không những thể hiện sự minh bạch, hiệu quả mà còn góp phần cho thấy trình độ quản lý của mỗi ban lãnh đạo tổ chức. Vì vậy, để có được một mẫu bảng lương đúng chuẩn, các chuyên viên kế toán cần phối hợp với bộ phận nhân sự để đưa ra bản mẫu chính xác nhất, vừa đúng luật, vừa mạch lạc trong quản lý thông tin, trình bày.

Để làm bảng lương, quản lý lương cho nhân viên, công cụ miễn phí hay được sử dụng nhất là Microsoft Excel. File tính lương bằng Excel sẽ cần những thành phần như họ và tên, lương, phụ cấp, tổng lương thực tế, số ngày công,… 

Tải về mẫu Excel bảng tính lương

10. File quản lý đánh giá nhân viên (KPIs)

Ghi lại các mục tiêu của nhân viên, theo dõi sự tiến bộ của cá nhân và nhóm cũng như lập chiến lược về các mục tiêu sắp tới để cung cấp cho nhân viên những phản hồi chính xác nhất về hiệu suất của họ. Duy trì sự minh bạch giữa nhân viên và người quản lý, đồng thời đặt ra các mục tiêu phát triển kinh doanh và cá nhân để duy trì đà tăng trưởng.

Quản lý hồ sơ nhân sự bằng excel
Mẫu bảng đánh giá nhân sự bằng excel

Tải về mẫu Excel

Điểm hạn chế khi quản lý hồ sơ nhân sự bằng excel

Excel vẫn là một trong các công cụ đắc lực giúp đội ngũ văn phòng, nhất là hành chính – nhân sự hoàn triển khai công việc hiệu quả. Tuy nhiên, bảng tính Excel vẫn là một công cụ đơn thuần dùng “sức người” để hoàn thành công việc. Chính vì vậy, nó vẫn mang đến một số khó khăn nếu doanh nghiệp muốn chuyển đổi số, cụ thể:

  • Dữ liệu phân tán, khó rà soát tổng thể hay làm báo cáo toàn diện
  • Không đảm bảo bảo mật 
  • Không thể để lại “thừa kế” cho người sau
  • Khả năng tích hợp kém
  • Dễ gây ra các lỗi sai bởi thao tác của con người
  • Khó khăn khi doanh nghiệp mở rộng quy mô

Giải pháp nào thay thế biểu mẫu Excel để quản lý hồ sơ nhân sự?

Ngày nay, công nghệ 4.0 phủ sóng rộng rãi, thậm chí trí tuệ nhân tạo (AI) và công nghệ máy học (ML) đã đóng vai trò quan trọng trong nhiều nghiệp vụ quản trị và vận hành; vậy chẳng có gì khó hiểu khi doanh nghiệp thay thế cách quản lý hồ sơ nhân sự bằng excel sang một công cụ hiện đại hơn đó là Phần mềm quản lý nhân sự (HRM).

Hơn thế, việc sử dụng một giải pháp tiện lợi hơn giúp doanh nghiệp không phải tập trung quá nhiều vào các công việc không tạo ra năng suất làm việc. Giải pháp quản lý nhân sự bằng phần mềm có thể tự động tạo ra các báo cáo chuyên sâu, giúp bạn nhanh chóng đưa ra quyết định nhân sự một cách nhanh chóng. 

Với phần mềm quản lý nhân sự FastWork HRM, thay vì quản lý hồ sơ nhân sự, quản lý tuyển dụng, KPI, bảng công, bảng lương bằng các File Excel rời rạc, sử dụng FastWork HRM, toàn bộ dữ liệu quản lý nhân sự trong doanh nghiệp tập trung và tự động hóa trên 1 nền tảng duy nhất.

Phần mềm quản lý nhân sự FastWork HRM hỗ trợ:

  • Quản lý thông tin và hồ sơ nhân sự
  • Quản lý tuyển dụng
  • Quản lý & Đánh giá nhân sự theo KPI
  • Chấm công di động Face ID, quản lý bảng công
  • Quản lý bảng lương, tính lương theo công thức
  • Quản lý cấp phát trang thiết bị cho nhân viên
  • Truyền thông và Thông báo nội bộ
  • Quản lý nhân sự chuỗi cửa hàng

Lợi ích khi sử dụng FastWork HRM:

  • Bất cứ lúc nào bạn cũng có thể nắm được tình hình tổng quan về nhân sự trong doanh nghiệp để đưa ra các quyết định đúng đắn.
  • Có khả năng bảo mật chặt chẽ, chỉ người được phân quyền mới có thể truy cập dữ liệu
  • Có khả năng tích hợp lớn theo cả chiều rộng và chiều sâu
  • Giúp bạn kiểm soát tất cả dữ liệu trên một nền tảng duy nhất, hạn chế các lỗi sai gây ra bởi con người
  • Không giới hạn lượng nhân sự và dữ liệu có thể quản lý, sẵn sàng đồng hành cùng việc mở rộng quy mô doanh nghiệp
  • Sử dụng linh hoạt trên cả PC và Mobile

Có thể bạn quan tâm: 15 phần mềm quản lý nhân sự có bản miễn phí

Kết luận

Quản lý hồ sơ nhân sự bằng excel là một trong những bài toán cốt lõi nhất của quản trị nguồn nhân lực trong doanh nghiệp. Dù sử dụng biểu mẫu Excel hay một phần mềm quản lý hiện đại, điều quan trọng là bạn cần nắm rõ đâu là những thông tin cần lưu ý và xử lý chúng như thế nào để đạt được hiệu quả cao nhất. Hy vọng bài viết top 10 mẫu file excel quản lý hồ sơ nhân sự mang đến thông tin hữu ích cho bạn.

Quản lý nhân sự toàn diện với FastWork HRM
Quản lý nhân sự toàn diện với FastWork HRM

Để nhận tư vấn miễn phí phần mềm quản lý nhân sự của FastWork, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ Hotline: 0983 089 715 hoặc để lại thông tin tại Form đăng ký dưới đây!

Đăng ký tư vấn

Mời doanh nghiệp tham khảo thêm:
Phần mềm Quản lý văn bản và điều hành FastWork E-Office
Theo dõi tiến độ nhàn gấp 3 lần bằng phần mềm quản lý dự án online
Tips lựa chọn phần mềm quản trị nhân sự phù hợp với doanh nghiệp

Leave a Reply