Theo khảo sát của Gallup, có đến 88% nhân sự không hài lòng với quy trình hội nhập & đào tạo ban đầu (onboarding) khi họ tiếp nhận công việc mới. Từ việc không được hướng dẫn, hỗ trợ kịp thời từ bộ phận HR, nhà quản lý đến cơ hội để hiểu hơn về văn hóa doanh nghiệp.
Để hạn chế tình trạng đó, FastWork gợi ý cho các nhà tuyển dụng 10 mẫu đào tạo nhân viên mới bằng Excel miễn phí chuẩn nhất, đồng thời cung cấp các phương pháp triển khai onboarding hiệu quả. Tuy nhiên ngày nay, nhiều doanh nghiệp quy mô lớn, nhân sự đông đang dần số hóa bằng cách sử dụng các phần mềm thay thế Excel nhằm xây dựng quy trình onboarding chuyên nghiệp, tiết kiệm thời gian & tối ưu chi phí hơn.
Mục lục nội dung:
1. Mẫu quản lý danh sách hồ sơ nhân viên mới
Template này giúp bộ phận HR theo dõi tất cả thông tin cụ thể của nhân sự từ quá trình tuyển dụng đến khi nhận việc. Cụ thể, biểu mẫu cho phép bạn tùy chỉnh các trường thông tin như: mô tả vị trí tuyển dụng, hồ sơ ứng tuyển, sơ yếu lý lịch nhân sự,…
Đây là cơ sở để doanh nghiệp nắm được thông tin nhằm lên lộ trình đào tạo phù hợp với từng vị trí, và hướng dẫn nhân sự kịp thời bổ sung đầy đủ các giấy tờ khi nhận việc.
Tải biểu mẫu Excel hồ sơ nhân sự miễn phí tại đây
2. Mẫu checklist nhiệm vụ đào tạo nhân viên mới
Biểu mẫu cung cấp bản phác thảo tổng hợp các công việc doanh nghiệp cần thực hiện khi xây dựng quy trình onboarding như: Gặp mặt quản lý, thảo luận về văn hóa & quy chế công ty, review sau thử việc,…
Bạn có thể điều chỉnh, khởi tạo bổ sung các hoạt động theo từng hạng mục có sẵn trong template. Đồng thời các nhà quản lý có thể dễ dàng theo dõi tiến độ, người phụ trách bằng các thanh trạng thái được thiết lập sẵn.
- Tải mẫu đào tạo nhân viên mới dạng checklist tại đây
- Bộ phận Nhân sự nên tham khảo: Hướng dẫn tự động hóa quy trình Onboarding nhân viên mới
3. Mẫu kế hoạch onboarding chi tiết từng phòng ban
Template thiết lập sẵn kế hoạch đào tạo nhân viên mới, phân chia từng nhiệm vụ cụ thể cho các phòng ban. Ví dụ,
- Bộ phận quản lý: Lên lịch đào tạo, giới thiệu nhân sự với các thành viên trong team, thảo luận về các dự án sẽ triển khai, đánh giá hiệu suất,…
- Bộ phận nhân sự: Nhắc nhở hoàn thành hồ sơ nhận việc, truyền đạt cơ chế & chính sách của công ty,…
- Phòng kỹ thuật: Hỗ trợ lắp đặt trang thiết bị làm việc, thiết lập mạng,…
Bạn có thể thêm hoặc xóa các cột dữ liệu nếu cần để tạo nên một kế hoạch onboarding phù hợp với doanh nghiệp mình.
Tải biểu mẫu Excel kế hoạch đào nhân sự tại đây
???? Nội dung hữu ích có thể Hr muốn tham khảo:
- Top 5 xu hướng nhân sự dẫn đầu năm 2023
- TOP 10 mẫu quản lý hồ sơ nhân sự bằng excel HR cần biết
- Những cách từ chối nhân viên tinh tế, thông minh cho nhà tuyển dụng
4. Mẫu đào tạo nhân viên mới dành cho nhà quản lý
Các nhà quản lý có thể sử dụng mẫu template này để lên kế hoạch các nhiệm vụ cần thực hiện trong quá trình onboarding.
Biểu mẫu thiết lập sẵn các công việc nhà quản lý cần làm theo ngày/ tuần/ tháng đầu tiên tiếp nhận nhân viên mới. Đồng thời gợi ý quy trình phối hợp với các phòng ban khác để xây dựng lộ trình đào tạo bài bản, toàn diện.
Tải biểu mẫu đào tạo nhân sự miễn phí tại đây
5. Mẫu danh sách kiểm tra cấp phát thiết bị CNTT
Bạn có thể sử dụng mẫu template này để đảm bảo nhân viên mới được cung cấp kịp thời các thiết bị như máy tính, điện thoại, và tài khoản truy cập hệ thống nội bộ & các giải pháp bảo mật dữ liệu,…
Biểu mẫu cũng được thiết lập sẵn thông tin về người phụ trách cấp phát thiết bị, trạng thái sử dụng,… để các bộ phận dễ dàng theo dõi, kịp thời bổ sung.
Tải mẫu miễn phí tại đây
Xem thêm Top 6 mẫu Excel quản lý văn phòng phẩm miễn phí mới nhất
6. Mẫu đào tạo nhân viên mới vị trí Lập trình viên
Nếu bạn đang xây dựng quy trình onboarding cho vị trí lập trình viên thì đây là template phù hợp bạn có thể tham khảo. Biểu mẫu cung cấp các checklist công việc giới thiệu & đào tạo nhân viên theo ngày/ tuần/ tháng. Đồng thời có các mục ghi nhận yêu cầu, ý kiến của nhân viên, đây là cơ sở để các nhà quản lý điều chỉnh lộ trình onboarding. Từ đó giúp doanh nghiệp tạo được ấn tượng với nhân sự mới.
Tải mẫu Excel quy trình đạo nhân sự miễn phí tại đây.
7. Mẫu kế hoạch đào tạo nhân viên Sale
Các nhà quản lý có thể bắt đầu áp dụng biểu mẫu miễn phí này vào quy trình đào tạo nhân viên Sale. Template cung cấp đầy đủ các đầu mục: đào tạo hệ thống kênh bán hàng, đào tạo về sản phẩm, các tiêu chuẩn trong kinh doanh, đào tạo công cụ bán hàng,… Từ đó giúp nhân viên Sale nhanh chóng bắt nhịp với công việc.
Biểu mẫu cũng chia nhỏ lộ trình đào tạo nhân viên mới theo các giai đoạn trong vòng 3 tháng, giúp các nhà quản lý dễ dàng theo dõi & đánh giá kết quả xuyên suốt quá trình onboarding.
Tải mẫu quy trình đào tạo nhân sự kinh doanh mới miễn phí tại đây
8. Template lịch trình đào tạo nhân viên mới
Biểu mẫu này giúp bạn dễ dàng theo dõi các hoạt động đào tạo nhân viên chi tiết theo từng ngày. Các nhà quản lý chỉ cần bổ sung các nhiệm vụ vào template theo các mốc thời gian, sau đó chia sẻ đến các phòng ban & nhân viên mới để cùng theo dõi & thực hiện.
Tải mẫu lịch trình đào tạo nhân viên miễn phí tại đây.
9. Mẫu đào tạo vị trí cấp quản lý/ điều hành doanh nghiệp
Quy trình onboarding vị trí quản lý/ điều hành doanh nghiệp có thể chi tiết và cá nhân hóa nhiều hơn so với vị trí cấp nhân viên. Bởi những quyết định của họ sau này sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến sự phát triển của doanh nghiệp.
Biểu mẫu dưới đây đã liệt kê chi tiết các nhiệm vụ mà các nhà quản lý tương lai cần hoàn thành trong giai đoạn đầu gia nhập doanh nghiệp. Bạn có thể tham khảo để đưa vào quy trình đào tạo hoặc điều chỉnh để phù hợp với đặc thù & văn hóa của doanh nghiệp mình.
Tải mẫu miễn phí tại đây.
10. Mẫu khảo sát ý kiến nhân viên mới
Việc ghi nhận ý kiến phản hồi của nhân viên mới sau quá trình đào tạo sẽ giúp doanh nghiệp dần hoàn thiện & xây dựng nên lộ trình onboarding chuyên nghiệp. Từ đó đạt được các mục tiêu về hiệu suất và tăng khả năng giữ chân nhân viên.
Theo nghiên cứu của Brandon Hall Group, việc sở hữu lộ trình onboarding chuyên nghiệp có thể giúp doanh nghiệp cải thiện tỷ lệ giữ chân nhân viên lên đến 82% và tăng 70% năng suất.
Biểu mẫu có sẵn các nội dung đánh giá quá trình đào tạo của doanh nghiệp dưới dạng thang điểm và câu hỏi, giúp nhân viên dễ dàng để lại ý kiến phản hồi.
Tải mẫu khảo sát nhân sự miễn phí tại đây.
Hiện nay, nhiều doanh nghiệp vẫn đang loay hoay trong công tác xây dựng quy trình đào tạo nhân viên mới. Bởi mỗi đơn vị sẽ có những cách thức vận hành và văn hóa khác nhau, nên không thể áp dụng một quy trình onboarding chung cho tất cả các doanh nghiệp.
Để giải quyết bài toán đó, các nhà quản lý hãy tham khảo ngay các bài viết:
Doanh nghiệp nào nên sử dụng mẫu đào tạo nhân viên mới bằng Excel?
Thông thường, mẫu đào tạo nhân viên mới bằng excel sẽ phù hợp với những doanh nghiệp nhỏ, ít nhân sự. Còn với những mô hình phức tạp hơn, việc dùng excel sẽ không thể quản lý bao quát tình hình nhân sự của doanh nghiệp. Nhất là với những tổ chức có đến hàng trăm nhân viên, việc quản lý toàn bộ hồ sơ, giấy tờ, thông tin nhân viên sẽ là một gánh nặng cho bộ phận HR. Đặc biệt khó có thể đảm bảo quy trình onboarding diễn ra liền mạch, đồng nhất giữa các bên liên quan.
Ngoài ra, việc sử dụng mẫu đào tạo nhân viên mới bằng excel cũng có rất nhiều bất cập như:
- Dễ sai sót, mất nhiều thời gian trong quá trình nhập liệu
- Lưu trữ trên nhiều file excel, khó quản lý
- Dữ liệu không đồng bộ, dễ sai lệch giữa các phòng ban
- Không đảm bảo tính bảo mật, dữ liệu dễ bị chỉnh sửa, xóa
Lên kế hoạch, đào tạo & đánh giá nhân sự mới theo Workflow, quản lý toàn bộ hồ sơ trên 1 công cụ
Được sử dụng bởi Tập đoàn lớn như CMC, công ty SEONGON, METRO MART,… bộ công cụ quản trị nhân sự từ A-Z FastWork HRM, thiết lập và quản lý nhân sự mới theo quy trình chuyển tiếp FastWork Work+ giúp doanh nghiệp:
- Tối ưu thời gian lên kế hoạch đào tạo và quản lý nhân sự mới
- Dễ dàng đánh giá năng lực nhân sự qua đánh giá tiến độ, hiệu suất dựa trên dữ liệu thực, minh bạch
- Giảm tác vụ cho bộ phận hành chính, nhân sự
- Nắm bắt kịp thời tình hình biến động nhân sự của doanh nghiệp, của các bộ phận để có các điều chỉnh kịp thời về chính sách nhân sự, chính sách tuyển dụng.
- Giám sát được quá trình thực hiện các nghiệp vụ nhân sự, tuyển dụng, đào tạo, tiền lương,… của bộ phận kế toán, bộ phận nhân sự.
- Quản lý quy trình tuyển dụng, đào tạo nhân sự, giao việc theo workflow, đánh giá điểm & KPI task nhân sự mới khách quan, minh bạch
Quý doanh nghiệp có nhu cầu tìm hiểu về tính năng và trải nghiệm Demo Free phần mềm có thể liên hệ tới 0983-089-715 hoặc để lại thông tin đăng ký để được tư vấn miễn phí.
