Một trong những phương pháp xây dựng thương hiệu tuyển dụng uy tín và chuyên nghiệp cho các doanh nghiệp chính là từ những bức thư từ chối ít “sát thương” nhất đến ứng viên. Thông qua thư từ chối ứng viên nhà tuyển dụng có thể để lại ấn tượng tốt đẹp với ứng viên, từ đó tăng cơ hội hợp tác về sau này.
Cùng tìm hiểu những cách từ chối nhân viên tinh tế, thông minh ngay sau đây để có thêm kinh nghiệm viết thư từ chối.
Mục lục nội dung:
Vì sao doanh nghiệp nên gửi thư từ chối ứng viên
Trên thực tế viết thư từ chối ứng viên được xem là giải pháp tối ưu và mang lại hiệu quả tốt nhất cho nhà tuyển dụng. Bạn không thể từ chối ứng viên một cách trực tiếp ngay sau buổi phỏng vấn, bởi như vậy có thể khiến các ứng viên cảm thấy quyết định hơi vội vàng từ doanh nghiệp.
Cách từ chối thẳng thừng này còn khiến ứng viên cảm thấy hụt hẫng, không hứng thú ứng tuyển cho những vị trí khác của doanh nghiệp sau này. Điều này có thể khiến doanh nghiệp bỏ lỡ những nhân tài chưa chưa phù hợp.
Cách từ chối ứng viên thông qua hình thức gọi điện trực tiếp không mang đến hiệu quả tối ưu, phương pháp này có thể gây khó xử cho cả hai bên. Ngược lại, nhà tuyển dụng cũng không nên chọn cách im lặng, không phản hồi nếu ứng viên không được lựa chọn. Điều này sẽ gây ảnh hưởng tiêu cực đến hình ảnh và thương hiệu của doanh nghiệp. Song song với đó không phải ứng viên nào cũng có thể nhận biết được mình đã bị “đánh trượt”, họ vẫn chờ đợi và có thể đã bỏ lỡ rất nhiều cơ hội khác.
Có thể nói trong những cách từ chối nhân viên thì việc gửi thư từ chối nhân viên vẫn là lựa chọn tối ưu nhất dành cho nhà tuyển dụng. Thư từ chối giúp giảm lượng “sát thương” đến các ứng viên, tránh họ có cái nhìn và suy nghĩ tiêu cực về doanh nghiệp của bạn.
Ngoài ra, nhà tuyền dụng có thể tham khảo thêm Cách viết thư từ chối nhân viên ít “sát thương” nhất cho nhà tuyển dụng nhằm từ chối những ứng viên chưa phù hợp những vẫn giữ được ấn tượng tốt đẹp đối với ứng viên.
Cách viết thư từ chối nhân viên khéo léo và tinh tế
Nhà tuyển dụng có thể áp dụng một ngàn lẻ một cách từ chối ứng viên. Họ có thể thẳng thắn từ chối và đưa ra các nhận xét về ứng viên ngay tại buổi phỏng vấn. Hoặc dùng lời lẽ hoa mỹ vào buổi phỏng vấn và thông báo kết quả tuyển dụng sau đến ứng viên. Nhà tuyển dụng có thể áp dụng những cách từ chối nhân viên tinh tế, thông minh sau đây:
Chúng tôi sẽ liên hệ với bạn trong khoảng 1 đến 2 tuần nữa
Một trong những cách từ chối nhân viên thông dụng và ít sát thương nhất thường được nhà tuyển dụng áp dụng chính là đưa ra mốc thời gian. Thông thường nếu nhà tuyển dụng đặt ra mốc thời gian liên hệ từ 1 đến 2 tuần hoặc xa hơn có nghĩa ứng viên không nằm trong danh sách ưu tiên tuyển dụng hàng đầu của họ.
Nhà tuyển dụng dành nhiều thời gian cho các ứng viên tiềm năng hơn bạn, sau đó họ sẽ đánh giá năng lực của bạn với các ứng viên đó. Điều này có nghĩa bạn vẫn còn cơ hội, tuy nhiên nếu sau 2 tuần bạn vẫn không nhận được thông tin từ nhà tuyển dụng, có nghĩa bạn đã bị “đánh trượt”.
Chúng tôi sẽ cân nhắc bạn vào vị trí khác phù hợp hơn
Thông thường nhà tuyển dụng sẽ phải lưu trữ hồ sơ ứng tuyển của ứng viên trong một thời gian theo quy định của doanh nghiệp. Khi nhà tuyển dụng nói rằng họ sẽ cân nhắc bạn đến “vị trí khác tốt hơn”, không có nghĩa bạn sẽ đề cử các vị trí tốt hơn như lãnh đạo hay trưởng phòng, phó phòng,… Cách trả lời này thường mang ý nghĩa rằng bạn chưa thực sự phù hợp với vị trí mà doanh nghiệp đang cần nên họ sẽ cân nhắc hồ sơ của bạn trong tương lai cho những vị trí khác.
Chúng tôi sẽ thông báo đến bạn một đợt tuyển dụng khác
Khi nhận được thông báo này đồng nghĩa với việc trong đợt tuyển dụng này bạn không đặt yêu cầu của nhà tuyển dụng. Sau buổi phỏng vấn nhà tuyển dụng đã đánh giá năng lực của bạn không phù hợp với các tiêu chí của doanh nghiệp mình. Tuy nhiên để tránh “sát thương” đến bạn, họ sẽ đưa ra lời từ chối tinh tế bằng cách trao cho bạn cơ hội được phỏng vấn vào đợt tuyển dụng sau.
Chúng tôi đánh giá cao bạn, tuy nhiên còn nhiều ứng viên khác phù hợp hơn
Đây là một trong những cách từ chối nhân viên thẳng thắn và lịch sự của nhà tuyển dụng. Đối với những ứng viên có khả năng vượt trội hơn so với vị trí mà họ yêu cầu, nhà tuyển dụng sẽ có cách trả lời ứng viên như trên. Trên thực tế bạn có thể là người có năng lực, song để đạt hiệu quả trong công việc thì doanh nghiệp sẽ cần một người phù hợp với công việc đó hơn.
Nội dung hữu ích dành cho HR:
Con đường nào dẫn đến các vị trí C Level, Giám đốc Nhân sự khi đang giữ chức vụ chuyên viên nhân sự, tư vấn tuyển dụng, chuyên viên C&B hay chuyên viên thu hút nhân tài (Talent Acquisition Executive)…? Tham khảo Bản đồ Lộ trình nghề Nhân sự.
Mẫu thư từ chối nhân viên tinh tế
Thư thông báo kết quả không trúng tuyển thể hiện sự chuyên nghiệp, lịch sự của nhà tuyển dụng cũng như sự trân trọng của doanh nghiệp với các ứng viên của mình. Thông qua thư báo các ứng viên tuy bị “đánh trượt” nhưng vẫn có thiện cảm với doanh nghiệp của bạn cũng như giảm bớt cảm giác bản thân thất bại. Nhà tuyển dụng có thể áp dụng những cách từ chối nhân viên tinh tế sau đây:
Mẫu thư từ chối nhân viên 1:
Tiêu đề email: Thông báo kết quả tuyển dụng [Tên_công_ty][Tên_ứng_viên] thân mến!
[Tên_công_ty], chân thành cảm ơn bạn đã quan tâm và dành thời gian tham gia ứng tuyển cho vị trí [Tên_vị_trí] tại doanh nghiệp của chúng tôi. Chúng tôi đánh giá cao năng lực của bạn, tuy nhiên chúng tôi rất tiếc phải thông báo đến bạn rằng chúng tôi đã lựa chọn được ứng viên khác phù hợp hơn với vị trí [Tên_vị_trí].Một lần nữa chúng tôi rất tiếc về việc này. Chúng tôi mong muốn được hợp tác và làm việc cùng bạn trong tương lai. Chúc bạn thành công và may mắn trong sự nghiệp.
Trân trọng,
[Tên][Chữ kí]Mẫu thư từ chối nhân viên 2:
Tiêu đề email: Thông báo kết quả tuyển dụng cho vị trí [Tên_vị_trí] tại [Tên_công_ty]
Chào [tên ứng viên],
Mình là, [Tên nhà tuyển dụng] đến từ [Tên_công_ty]. Chúng tôi rất cảm ơn bạn vì đã dành thời gian quan tâm và ứng tuyển vị trí [Tên_vị_trí] tại [Tên_vị_trí]. Chúng tôi rất tiếc phải thông báo với bạn rằng chúng tôi đã lựa chọn được vị trí [Tên_vị_trí] phù hợp với các tiêu chí tuyển dụng của doanh nghiệp.
Chúng tôi đánh giá cao các kỹ năng và năng lực chuyên môn của bạn. Chúng tôi tin rằng trong tương lai có thể làm việc cùng bạn tại các vị trí khách trong doanh nghiệp của chúng tôi. Chúng tôi sẽ liên lạc với bạn vào đợt tuyển dụng sau.
Chúc bạn tìm được công việc phù hợp với mình và đạt thành công trong sự nghiệp.
Trân trọng,
[Tên][Chữ kí]Trên đây là những cách từ chối nhân viên tinh tế, thông minh cho nhà tuyển dụng. Các ứng viên bị từ chối rất có thể sẽ trở thành đối tác hay cộng sự làm việc trong tương lai của doanh nghiệp. Ngoài ra, đó cũng chính là bộ mặt thể hiện sự chuyên nghiệp và uy tín của doanh nghiệp đến với các ứng viên. Chính vì vậy người làm nhân sự cần biết cách viết thư từ chối khéo léo nhất nhằm gây ấn tượng tốt đẹp tới ứng viên.
Nhà tuyển dụng cũng có thể tham khảo thêm 05 mẫu thư từ chối ứng viên, đây cũng là một gợi ý tốt tới những người làm tuyển dụng trong các hoạt động nghiệp vụ của mình.
Nằm trong phân hệ Quản trị nhân sự FastWork HRM, ứng dụng FastWork Hiring giúp bộ phận nhân sự tối ưu thời gian lên kế hoạch và thực thi kế hoạch tuyển dụng qua các tính năng như:
- Xây dựng kế hoạch và quy trình tuyển dụng
- Tạo và quản lý nguồn ứng viên
- Làm việc trực tiếp với ứng viên trên hệ thống
- Ghi chú và đánh giá theo từng ứng viên
- Đo lường hiệu quả tuyển dụng
Bạn đừng quên đăng ký nhận trải nghiệm miễn phí bản DEMO FREE ứng dụng Quản lý tuyển dụng FastWork Hiring qua hotline hoặc để lại thông tin tại Form bên dưới.
