Việc xây dựng và đánh giá KPI dự án không ăn khớp với mục tiêu kinh doanh hay năng lực nội tại của doanh nghiệp là nguyên nhân hàng đầu dẫn đến các vấn đề như lãng phí nguồn lực, tổn thất tài chính, dự án chậm tiến độ ảnh hưởng đến uy tín công ty…
Để hạn chế các rủi ro trên, mời các CEO, nhà quản lý tìm hiểu chi tiết 20+ chỉ số KPI dự án, và tham khảo giải pháp giúp tối ưu hiệu quả quản lý chất lượng, tiến độ, ngân sách dự án ngay dưới đây.
Mục lục nội dung:
KPI trong quản lý dự án là gì?
KPI (Key Performance Indicator) trong quản lý dự án là tổng hợp các chỉ số dùng để theo dõi, đo lường và đánh giá hiệu suất, tiến độ cùng chất lượng hoàn thành dự án. Bao gồm các chỉ số KPI liên quan đến thời gian, ngân sách, nguồn nhân lực, mức độ rủi ro, chất lượng công việc,…
Căn cứ vào kết quả của các chỉ số KPI dự án, Ban lãnh đạo, nhà quản lý có thể đánh giá chính xác năng lực làm việc của nhân viên, hiệu quả sử dụng nguồn lực, và phát hiện kịp thời các điểm nghẽn, rủi ro trong quá trình triển khai dự án để đưa ra quyết định quản trị sáng suốt. Từ đó đảm bảo tiến độ công việc, tối ưu chi phí và nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ cho doanh nghiệp.
20+ Chỉ số KPI sử dụng phổ biến trong quản lý dự án
Dưới đây là tổng hợp 20 ví dụ về các chỉ số KPI được nhiều CEO, nhà quản lý ứng dụng trong quá trình triển khai các dự án thuộc ngành nghề khác nhau. Những chỉ số này được phân loại theo 4 nhóm bao gồm: KPI ngân sách, KPI thời gian, KPI chất lượng và KPI đánh giá hiệu suất dự án.
1. KPI về ngân sách dự án
Các chỉ số KPI về ngân sách giúp bạn theo dõi mức chi tiêu thực tế so với ngân sách dự kiến của dự án. Từ đó kiểm soát chặt dòng tiền, đánh giá được hiệu quả sử dụng ngân sách, tránh rủi ro đội chi ảnh hưởng đến lợi nhuận doanh nghiệp.
- KPI #1: Thu nhập ròng – Net income
Net Income còn được gọi là lợi nhuận sau thuế hay thu nhập ròng của dự án. Thu nhập ròng là số tiền còn lại sau khi trừ đi tất cả các chi phí và thuế từ tổng doanh thu hoặc lợi nhuận gộp của dự án.
Thu nhập ròng = Tổng doanh thu – Tổng chi phí
Đây là chỉ số quan trọng để đánh giá hiệu quả hoạt động kinh doanh. Bạn có thể theo dõi KPI này khi dự án kết thúc hoặc theo dõi định kỳ theo tháng/quý (với các dự án nhỏ hoặc dự án có khả năng tạo doanh thu trước khi hoàn thành).
- KPI #2: Lợi tức đầu tư (ROI)
ROI (Return on Investment) là chỉ số đo lường hiệu quả các khoản đầu tư vào dự án. Số liệu kinh doanh này cho biết liệu số tiền bạn chi cho một dự án có mang lại lợi nhuận trong một khoảng thời gian nhất định hay không. Tỷ lệ ROI của một dự án càng cao cho thấy tiềm năng sinh lời càng cao.
Công thức tính ROI (%) = (Thu nhập ròng / Chi phí đầu tư) x 100
- KPI #3: Chênh lệch ngân sách (Budget Variance – BV)
Budget Variance là KPI đo lường sự chênh lệch giữa kết quả chi thực tế và ngân sách dự trù trong kế hoạch dự án. Nếu mức chênh lệch ngân sách quá lớn, có thể là dấu hiệu cho thấy quản lý chi phí đang gặp vấn đề. Lúc này các nhà điều hành cần có biện pháp điều chỉnh kịp thời để đảm bảo lợi nhuận dự án.
- KPI #4: Giá trị thu được (EV – Earned Value)
Earned Value là một chỉ số KPI quan trọng trong quản lý dự án, được sử dụng để đo lường tiến độ và hiệu quả công việc. Earned Value được tính bằng cách nhân tỷ lệ hoàn thành công việc với ngân sách dự toán cho công việc đó.
EV = % công việc đã hoàn thành x ngân sách dự kiến
- KPI #5: Chi phí theo kế hoạch (Planned Value – PV)
Planned Value là giá trị dự toán của tất cả các công việc đã được lên lịch thực hiện tính đến thời điểm hiện tại. Chi phí theo kế hoạch được sử dụng làm cơ sở để so sánh với chi phí thực tế (AC – Actual Cost) và giá trị thu được (EV – Earned Value) để đánh giá hiệu quả của dự án.
Ví dụ, một dự án có tổng chi phí dự toán là 100 triệu đồng. Tỷ lệ hoàn thành công việc tính đến thời điểm hiện tại là 70%. Trong trường hợp này, chi phí theo kế hoạch của dự án là 70 triệu đồng (100 triệu đồng * 70%).
- KPI #6: Hiệu quả chi phí – Cost performance index (CPI)
CPI là chỉ số KPI được dùng để đo lường hiệu quả chi phí của dự án. CPI = Giá trị thu được của dự án / Chi phí thực tế của dự án (Actual Cost).
Giá trị của chỉ số CPI có thể là dương, âm hoặc bằng 1.
- Nếu CPI > 1, có nghĩa là dự án đang tiết kiệm chi phí
- Nếu CPI = 1, dự án đang triển khai đúng kế hoạch
- Nếu CPI < 1, dự án đang vượt chi phí.
Ví dụ: Một dự án có giá trị thu được là 100 triệu đồng và chi phí thực tế là 80 triệu đồng. Trong trường hợp này, CPI của dự án là 1,25 (100 triệu đồng / 80 triệu đồng). Kết quả cho thấy dự án đang tiết kiệm được 25% chi phí.
2. KPI về thời gian
KPI thời gian giúp nhà quản lý đo lường tiến độ triển khai dự án, xác định các vấn đề tiềm ẩn và đưa ra điều chỉnh kịp thời để đảm bảo dự án hoàn thành đúng thời hạn. Dưới đây là một số ví dụ:
- KPI #7: Schedule performance index (SPI)
SPI là chỉ số hiệu suất lập lịch, được dùng để so sánh giá trị khối lượng công việc thực tế đã hoàn thành, với giá trị khối lượng công việc dự kiến hoàn thành tại một thời điểm cụ thể.
SPI = EV (Earned Value)/ PV (Planned Value)
Nếu SPI > 1: Dự án đang vượt tiến độ, SPI = 1: Dự án đang diễn ra đúng tiến độ, SPI < 1: Dự án đang chậm tiến độ
Ví dụ: Ngân sách dự kiến cho dự án sản xuất 50 bàn phím trong 5 ngày là 2.500 USD. Nếu đến cuối ngày thứ 5, doanh nghiệp chỉ làm được 43 bàn phím thì giá trị kiếm được sẽ là 2.150 USD. Khi đó chỉ số SPI dự án = 2.150 / 2.500 = 0,86
- KPI #8: Phương sai lập lịch – Schedule variance (SV)
Phương sai lập lịch (SV) là một chỉ số đo lường mức độ chênh lệch giữa tiến độ thực tế của dự án so với tiến độ kế hoạch. SV được tính bằng cách lấy giá trị thực thu được (EV) trừ đi giá trị dự kiến thu được (PV).
Quay lại ví dụ dự án sản xuất bàn phím thì SV = $2.150 – $2.500 = – 350. Giá trị phương sai lập lịch âm cho thấy dự án đang bị chậm tiến độ.
- KPI #9: Thời gian chu kỳ (Cycle Time)
Cycle Time cho biết tổng thời gian thực tế để bạn hoàn thành một công việc/ nhiệm vụ kể từ thời điểm bắt đầu thực hiện công việc đó. Một cycle time ngắn cho thấy quy trình triển khai công việc diễn ra nhanh chóng, hiệu quả. Và ngược lại, nếu chỉ số cycle time dài thì có thể công việc, dự án đang chậm tiến độ.
Các nhà quản lý cũng có thể căn cứ vào chỉ số này để tính toán thời gian trung bình hoàn thành từng công việc, ước tính tiến độ dự án và tạo lịch trình phù hợp, chính xác hơn.
- KPI #10: Thời gian thực hiện – Lead time
Lead time là khoảng thời gian kể từ lúc bắt đầu nhận yêu cầu công việc hoặc một đơn đặt hàng cho tới khi hoàn thành công việc & giao hàng thành công. Đây cũng là chỉ số KPI quan trọng dùng để quản lý hiệu suất.
Dựa vào chỉ số này, các CEO có thể đánh giá được hiệu quả triển khai công việc của từng cá nhân/bộ phận. Đồng thời xây dựng các kế hoạch sản xuất, quy trình giao nhận hàng hóa tối ưu thời gian & nguồn lực hơn.
- KPI #11: Sử dụng nguồn lực – Resource utilization
Resource utilization là một chỉ số KPI đo lường mức độ hiệu quả của việc sử dụng các nguồn lực trong tổ chức, dự án. Mục tiêu để các nhà quản lý biết được các tài nguyên (con người, máy móc, thiết bị, nguyên liệu…) có được dùng đúng mục đích hay bị lãng phí.
Có nhiều cách khác nhau để tính KPI sử dụng nguồn lực, tùy thuộc vào loại tài nguyên và mục tiêu đo lường. Một số cách tính phổ biến bạn có thể áp dụng như:
- Tỷ lệ tận dụng tài nguyên: Tính theo % thời gian tài nguyên được sử dụng so với tổng thời gian tiêu chuẩn. Ví dụ, thời gian làm việc tiêu chuẩn của nhân viên A là 8 giờ/ngày. Nhưng thực tế nhân viên A phải dành 3 giờ/ ngày để tham gia các cuộc họp thì tỷ lệ tận dụng tài nguyên = 5/8 x 100 = 62,5%
- Chi phí trên đơn vị sản phẩm: Tính theo chi phí sử dụng tài nguyên cho mỗi đơn vị sản phẩm được tạo ra. Ví dụ, nếu chi phí nhân công cho một sản phẩm là 10 đô la, và số lượng sản phẩm sản xuất được là 100, thì chi phí trên đơn vị sản phẩm là 0,1 đô la.
3. KPI đánh giá chất lượng dự án
- KPI #12: Mức độ hài lòng của khách hàng – Customer satisfaction score (CSAT)
CSAT là một trong những chỉ số đo lường mức độ hài lòng của khách hàng với doanh nghiệp. Kết quả CSAT được thu thập thông qua các cuộc khảo sát ngay sau khi khách hàng trải nghiệm xong sản phẩm, dịch vụ.
Công thức tính chỉ số CSAT (%) = Số khách hàng hài lòng / Tổng số khách hàng đã tham gia khảo sát *100
- KPI #13: Mức độ trung thành của khách hàng – Net promoter score (NPS)
Giống như CSAT, chỉ số NPS là một trong những KPI định tính đo lường mức độ hài lòng & khả năng giới thiệu sản phẩm tới bạn bè, người thân quen.của khách hàng.
Việc đo lường chỉ số NPS được tiến hành theo 3 bước: Chọn câu hỏi đánh giá muốn đặt ra với khách hàng; Thiết kế bảng khảo sát, chọn thang điểm đánh giá từ 0 – 10 & gửi bảng khảo sát tới khách hàng; Thu thập và phân tích kết quả NPS.
Cách tính chỉ số NPS:
NPS = % Promoters – % Detractors
Trong đó:
- Promoters: Số khách hàng đánh giá tốt với điểm số 9-10
- Detractors: Khách hàng không hài lòng, cho điểm từ 0 – 6
Quy chuẩn đánh giá NPS:
- Kết quả NPS từ 70 trở lên được coi là tốt. Cho thấy hầu hết khách hàng hài lòng với sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp và sẵn sàng giới thiệu nó cho người khác.
- NPS từ 50 đến 70 được coi là trung bình. Doanh nghiệp cần cải thiện trải nghiệm của khách hàng để tăng mức độ trung thành.
- NPS dưới 50 được coi là kém. Khách hàng đánh giá thấp, có trải nghiệm mua hàng hoặc sử dụng sản phẩm/ dịch vụ rất tệ
Việc theo dõi chỉ số NPS thường xuyên là rất quan trọng giúp doanh nghiệp có những biện pháp kịp thời để tăng trải nghiệm của khách hàng & nâng cao hiệu quả kinh doanh.
- KPI #14: Số lần đề xuất thay đổi – Number of change requests
Đây là chỉ số KPI đo lường số lần khách hàng yêu cầu thay đổi, chỉnh sửa liên quan đến quy trình, sản phẩm hoặc dịch vụ. Chỉ số này tác động trực tiếp đến nguồn lực và ngân sách của dự án. Do đó bạn cần giao tiếp và hợp tác hiệu quả với khách hàng và các bên liên quan để giảm thiểu số lần thay đổi không cần thiết.
- KPI #15: Tỷ lệ hoàn hàng – Number of returns
Tỷ lệ hoàn hàng là một chỉ số KPI quan trọng trong hoạt động kinh doanh, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp bán lẻ và thương mại điện tử.
Tỷ lệ hoàn hàng = Số lượng đơn hàng bị trả lại / Tổng số đơn hàng được bán ra
Tỷ lệ hoàn hàng càng cao sẽ ảnh hưởng tiêu cực đến lợi nhuận của doanh nghiệp. Để giảm tỷ lệ hoàn hàng, doanh nghiệp cần đảm bảo chất lượng sản phẩm, giao hàng đúng thời hạn – đúng địa chỉ, và cải thiện dịch vụ chăm sóc khách hàng.
- KPI #16: Tỷ lệ nhân viên nghỉ việc – Employee churn rate
Tỷ lệ nhân viên nghỉ việc = (Số lượng nhân viên nghỉ việc / Tổng số nhân viên) * 100%
Tỷ lệ nhân viên nghỉ việc cao gây ra nhiều tác động tiêu cực cho doanh nghiệp như tăng chi phí tuyển dụng, công việc đình trệ,… Nhất là khi nhân sự ấy giữ vai trò trọng yếu trong sự thành công của dự án.
Có nhiều yếu tố ảnh hưởng đến tỷ lệ nhân viên nghỉ việc như chế độ đãi ngộ, môi trường làm việc, mâu thuẫn với đồng nghiệp, cấp trên,… Các nhà quản lý cần theo dõi chỉ số này thường xuyên để có chiến lược xây dựng văn hóa doanh nghiệp lành mạnh, tạo điều kiện cho nhân viên phát triển và thăng tiến. Từ đó giảm tỷ lệ nhân viên rời bỏ doanh nghiệp.
Tham khảo Văn hóa doanh nghiệp – Chìa khóa tối ưu năng suất và giữ chân người tài
4. KPI đánh giá hiệu quả dự án
- KPI #17: Tỷ lệ hủy dự án – Percentage of canceled projects
Percentage of canceled projects là một chỉ số KPI dự án quan trọng thể hiện số lượng dự án bị hủy bỏ trên tổng số dự án được triển khai trong một khoảng thời gian nhất định.
Tỷ lệ hủy dự án = (Số lượng dự án bị hủy bỏ / Tổng số dự án) * 100%
Để giảm tỷ lệ hủy bỏ dự án, doanh nghiệp cần cân nhắc thực hiện các biện pháp như: Khảo sát nhu cầu khách hàng và lập kế hoạch dự án một cách kỹ lưỡng, Xây dựng quy trình quản lý dự án hiệu quả; Đào tạo và phát triển đội ngũ vững chuyên môn,…
- KPI #18: Tỷ lệ dự án hoàn thành – On-time completion
On-time completion là chỉ số KPI quản lý dự án thể hiện tỷ lệ nhiệm vụ/ dự án được hoàn thành đúng thời hạn so với kế hoạch.
On-time completion = (Số lượng dự án được hoàn thành đúng thời hạn / Tổng số dự án) * 100%
Tỷ lệ hoàn thành càng cao cho thấy dự án được quản lý hiệu quả, các công việc được thực hiện đúng tiến độ và dự án được bàn giao đúng thời hạn cho khách hàng.
- KPI #19: Tốc độ hoàn thành dự án – Project velocity
Tốc độ hoàn thành dự án thể hiện khối lượng công việc đã được hoàn thành trong một Sprint (mỗi Sprint dự án thường kéo dài từ 1-4 tuần). Project velocity là chỉ số KPI phù hợp với các nhóm dự án Scrum, Agile hoặc các dự án khác làm việc trong khoảng thời gian cố định.
Tốc độ hoàn thành dự án = Tổng số điểm của các User Story đã hoàn thành trong Sprint / Số lượng Sprint đã hoàn thành
Việc theo dõi và cải thiện chỉ số Project velocity sẽ giúp nâng cao hiệu quả quản lý dự án & đảm bảo dự án được hoàn thành đúng thời hạn và đáp ứng tốt các yêu cầu của khách hàng.
Xem thêm Agile là gì? Kiến thức đầy đủ nhất về Agile trong quản lý dự án
- KPI #20: Tỷ lệ chuyển đổi – Conversion rate
Conversion rate là chỉ số cho biết số người dùng thực hiện hành vi chuyển đổi trên tổng số người truy cập vào website doanh nghiệp.
Tỷ lệ chuyển đổi = Số lượng người thực hiện hành động cụ thể / Tổng số lượng khách truy cập
Ví dụ: Trong một tháng, một trang web có tổng cộng 100.000 lượt truy cập và có 10.000 người đăng ký nhận tài liệu. Tỷ lệ chuyển đổi của trang web này là: 10.000 / 100.000 = 10%
Chỉ số này nhà quản lý đánh giá được hiệu quả các dự án marketing, đồng thời xác định các điểm cần cải thiện để tối ưu trải nghiệm người dùng.
4 Bước xây dựng KPI dự án đạt hiệu quả
KPI dự án khi được thiết lập rõ ràng và quản lý hiệu quả sẽ giúp các nhà điều hành đánh giá chính xác:
- Năng suất, hiệu quả làm việc của từng cá nhân, đội nhóm
- Theo dõi sát sao tiến độ từng công việc và tiến độ toàn dự án
- Xác định được dự án còn cách mục tiêu bao xa
- Đánh giá được nguồn lực, ngân sách dự án đang được sử dụng hiệu quả hay không
- Xác định các điểm nghẽn trong quy trình để đưa ra biện pháp cải tiến, xử lý kịp thời.
Dưới đây là 4 bước để xây dựng bộ KPI hiệu quả, giúp bạn đạt thành công khi quản lý bất kỳ dự án nào.
Bước 1: Xác định đối tượng cần đánh giá KPI
Xác định đối tượng cần đánh giá KPI là bước quan trọng đầu tiên trong quy trình xây dựng KPI. Đối tượng cần đánh giá KPI có thể là cá nhân, bộ phận hoặc toàn doanh nghiệp.
Ví dụ, đối với bộ phận marketing, KPI có thể bao gồm số lượt truy cập website, số khách hàng tiềm năng, tỷ lệ chuyển đổi,… Còn KPI đánh giá tổng thể dự án có thể gồm KPI doanh thu, lợi nhuận, KPI lợi tức đầu tư,…
Có rất nhiều chỉ số KPI để theo dõi hiệu suất – nhưng chỉ một số ít là cần thiết & phù hợp với tính chất của từng dự án. Do vậy, để tránh bị choáng ngợp bởi những thông tin không cần thiết, hay lãng phí thời gian thu thập dữ liệu, bạn nên lựa chọn đối tượng & theo dõi, đánh giá các chỉ số KPI thực sự quan trọng.
Bước 2: Xây dựng mục tiêu KPI
KPI dự án cần được xây dựng theo nguyên tắc SMART, bao gồm:
- Specific: Cụ thể, rõ ràng
- Measurable: Có thể đo lường được
- Achievable: Có thể đạt được
- Relevant: Bám sát mục tiêu thực tế
- Time-bound: Có thời hạn cụ thể
Bước 3: Theo dõi và thu thập dữ liệu
Sau khi xác định các KPI cần theo dõi, cần lựa chọn các phương pháp theo dõi và thu thập dữ liệu phù hợp với dự án. Ứng dụng công cụ phần mềm quản lý dự án giúp tự động hóa quy trình quản lý chi phí, nhân sự, làm căn cứ để đánh giá KPI chính xác là lựa chọn tối ưu cho doanh nghiệp.
Bước 4: Điều chỉnh và đánh giá
KPI cần được điều chỉnh theo thời gian để phù hợp với tình hình thực tế của mỗi dự án. Tuy nhiên, nhà quản lý chỉ nên thay đổi KPI khi đã có sự theo dõi, đánh giá khách quan trong một thời gian nhất định.
Việc điều chỉnh KPI dự án cũng cần được thực hiện một cách thận trọng và minh bạch – có sự tham gia của các bên liên quan, bao gồm lãnh đạo, nhân viên, đối tác,…
Ứng dụng phần mềm theo dõi KPI & tối ưu hiệu quả quản lý dự án
Ứng dụng phần mềm quản lý dự án đã trở thành một phần không thể thiếu giúp doanh nghiệp nâng cao năng lực cạnh tranh trong thời đại 4.0. Đây là 1 trong 7 Xu hướng quản lý dự án đột phá trong năm 2023 và được dự báo sẽ còn tiếp tục phát triển mạnh mẽ trong thời gian tới.
Đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ trong công tác quản lý dự án chuyên biệt, giải pháp FastWork Project đang là lựa chọn tối ưu được nhiều CEO doanh nghiệp ưu tiên triển khai. Phần mềm FastWork cung cấp đa dạng các mô hình quản lý dự án gồm: Gantt chart, Kanban, Bảng tiến độ, Calendar, List… giúp nhà quản lý có nhiều chiều view để kiểm soát KPI dự án như theo dõi tiến độ realtime, đánh giá hiệu suất từng nhân viên,…
Điểm nổi bật của phần mềm Quản lý dự án FastWork Project:
- Lập kế hoạch dự án, phân bổ công việc theo hiệu suất & khối lượng còn tồn đọng
- Theo dõi tiến độ dự án trực quan, bám sát tình trạng công việc dự án mọi lúc mọi nơi
- Quản lý chi phí dự án hiệu quả, minh bạch, giảm thiểu các rủi ro về mặt tài chính
- Đề xuất, phê duyệt mua sắm trang thiết bị phục vụ triển khai dự án dễ dàng
- Tương tác giải quyết công việc xuyên suốt, nhanh chóng
- Đánh giá chính xác hiệu quả làm việc thực tế của nhân viên
- Cảnh báo kịp thời tình trạng sức khỏe dự án
Nhờ tạo lập môi trường làm việc tập trung trực tuyến, giúp nhà quản lý và nhân viên cộng tác làm việc nhanh chóng, dễ dàng, sáng tạo và hiệu quả hơn. FastWork hiện đang được hơn 3500 doanh nghiệp thuộc mọi lĩnh vực trên khắp cả nước tin tưởng triển khai. Tiêu biểu như: CMC Telecom, VNpost, Mobifone, Cát Tường Group, Giao thông Sóc Trăng, Metro Mart,…
Quý doanh nghiệp quan tâm đến giải pháp quản lý dự án trực tuyến FastWork, vui lòng liên hệ Hotline 0983-089-715 hoặc điền thông tin đăng ký vào Form bên dưới!
