Số hóa quy trình vận hành, tổ chức bộ máy tinh gọn là chìa khóa giúp doanh nghiệp tăng năng lực cạnh tranh & vượt bão khủng hoảng. Bắt đầu bằng việc số hóa quản trị nhân sự với giải pháp HRIS, nhiều doanh nghiệp đã cắt giảm được hàng loạt chi phí quản lý thủ công, giải phóng áp lực cho đội ngũ HR và trao quyền để nhân viên phát triển, gia tăng năng suất.
Vậy HRIS là gì? Cách tính năng, lợi ích và phương pháp lựa chọn phần mềm HRIS tối ưu hiệu quả quản trị nguồn nhân lực ra sao? Tất cả sẽ được FastWork giải đáp chi tiết ngay dưới đây.
Mục lục nội dung:
HRIS là gì?
HRIS – viết tắt của Human Resources Information System được hiểu là hệ thống thông tin nguồn nhân lực. HRIS giúp Ban lãnh đạo & bộ phận nhân sự tổ chức và theo dõi công việc hiệu quả, dễ dàng hơn thông qua việc ứng dụng công nghệ.
Về cốt lõi, HRIS đề cập đến nền tảng trực tuyến hỗ trợ doanh nghiệp lưu trữ và theo dõi toàn bộ thông tin liên quan đến đội ngũ nhân sự. Ví dụ như quản lý hồ sơ nhân viên, chấm công, tính lương, đánh giá hiệu suất, quản lý phúc lợi,…
Xu hướng số hóa quy trình làm việc & quản trị nhân sự ngày càng phát triển, buộc doanh nghiệp phải chuyển đổi để nâng cao sức cạnh tranh. Do vậy, việc tìm kiếm & triển khai giải pháp phần mềm HRIS để tối ưu hiệu quả quản lý nguồn lực là ưu tiên hàng đầu của nhiều CEO.
Nền tảng HRIS hoạt động như thế nào?
Nền tảng HRIS tối ưu quy trình quản lý nhân sự bằng cách thu thập dữ liệu nhân viên, tổ chức & kiểm soát dữ liệu thông qua tự động hóa và giao diện Dashboard báo cáo trực quan.
Các công cụ HRIS chia nhỏ các quy trình quản lý nhân sự phức tạp thành các bước nhỏ, dễ hiểu và dễ quản lý hơn. Ví dụ, quy trình tuyển dụng của một tổ chức có thể được chia thành các bước để theo dõi trên nền tảng HRIS như: tìm kiếm ứng viên, sàng lọc hồ sơ, phỏng vấn, báo cáo đánh giá tuyển dụng,…
HRIS có thể tự động hóa các tác vụ thủ công trong quy trình quản lý nhân sự. Ví dụ tự động gửi email xác nhận khi ứng viên nộp hồ sơ ứng tuyển, tự động tạo hợp đồng lao động khi nhân viên được tuyển dụng,… Về phía nhân viên, họ có thể dùng nền tảng HRIS để tạo các đơn từ xin nghỉ, xem trực tuyến bảng chấm công, bảng lương cá nhân hay chính sách phúc lợi của công ty,…
Là nền tảng trực tuyến, HRIS cho phép người dùng dễ dàng truy cập làm việc mọi lúc mọi nơi. Có 2 mô hình triển khai HRIS phổ biến là:
- Nền tảng HRIS On-premise: triển khai tại chỗ, được thiết lập trên hệ thống máy chủ & hệ điều hành của doanh nghiệp.
- Nền tảng HRIS Cloud-based: được triển khai trên nền tảng điện toán đám mây, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí đầu tư ban đầu và dễ dàng vận hành. Nhà cung cấp sẽ chịu trách nhiệm về vấn đề lưu trữ, bảo mật và bảo trì.
Các tính năng chính của hệ thống HRIS
Một hệ thống thông tin nhân sự tốt sẽ sở hữu bộ công cụ cần thiết hỗ trợ nhà quản lý đến nhân viên tương tác làm việc hiệu quả và tối ưu hiệu suất. Thông thường phần mềm HRIS sẽ bao gồm các tính năng cốt lõi sau:
- Quản lý thông tin & hồ sơ nhân sự: thông tin liên hệ, chức danh, vị trí công việc, phòng ban, giới tính, email, số điện thoại…
- Quản lý chấm công, quản lý đơn từ, ngày phép và tự động hóa công lương
- Theo dõi các chế độ phúc lợi như thông tin bảo hiểm y tế, mức đóng và quyền lợi của nhân viên
- Quản lý các chương trình đào tạo nhân sự
- Theo dõi và đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên
- Quản lý định biên, thiết lập quy trình tuyển dụng: thu thập hồ sơ ứng viên – phân loại hồ sơ – đặt lịch phỏng vấn – đánh giá kết quả,…
- Tự động tính toán các khoản thuế & báo cáo thuế trong doanh nghiệp
- …
Không phải tất cả các nền tảng HRIS đều cung cấp bộ tính năng và mức giá giống nhau. Vì thế, doanh nghiệp cần xác định rõ phạm vi nhu cầu, năng lực nội tại và nghiên cứu kỹ lưỡng các giải pháp trước khi đưa vào triển khai.
Tham khảo Hướng dẫn xây dựng lộ trình chuyển đổi số & đưa vào triển khai từ con số 0
Phân loại các nền tảng HRIS
Mặc dù tất cả các công cụ HRIS đều được xây dựng để cải thiện quy trình quản lý nhân sự, nhưng mỗi một hệ thống lại tập trung vào các nhóm chức năng khác nhau. Hơn nữa, không phải mọi doanh nghiệp đều có chung quy trình và mục tiêu quản lý nhân sự. Do đó các nhà lãnh đạo có thể xem xét 5 loại công cụ HRIS dưới đây để chọn được giải pháp phù hợp nhất cho doanh nghiệp
- HRIS vận hành (Operational HRIS): Được thiết kế để cải thiện quy trình quản lý nguồn nhân lực ở cấp độ vận hành. Nền tảng này tập trung vào các nhiệm vụ quản lý nhân sự hàng ngày. Các CEO triển khai HRIS để lưu trữ và hợp nhất dữ liệu nhân viên tạo thành các quy trình quản lý nhân sự tiêu chuẩn hóa. Ví dụ như quản lý tuyển dụng, lương thưởng, phúc lợi, thuyên chuyển và thăng chức.
- HRIS chiến lược (Strategic HRIS): Dữ liệu trên nền tảng này được dùng làm căn cứ để đưa ra các quyết định chiến lược về quản trị nguồn nhân lực và vốn nhân lực. Các CEO, bộ phận HR dùng HRIS để phân tích dữ liệu hiệu suất, thiết lập mục tiêu, và xây dựng lộ trình tuyển dụng, đào tạo.
- HRIS chiến thuật (Tactical HRIS platforms): Những công cụ này có thể tổng hợp tất cả dữ liệu về hiệu suất & tài chính trong nội bộ và bên ngoài tổ chức. Từ đó giúp các CEO doanh nghiệp đánh giá được hiệu quả quy trình quản lý nhân sự của họ so với toàn bộ ngành để đưa ra chiến lược cải thiện lợi nhuận, giữ chân nhân tài và tăng sức cạnh tranh.
- Nền tảng HRIS tùy chỉnh: Là các phần mềm được phát triển theo yêu cầu của từng doanh nghiệp. Các phần mềm này có khả năng tùy biến cao, cho phép người dùng điều chỉnh theo nhu cầu quản lý và vận hành. Đặc biệt HRIS có khả năng tích hợp với các hệ thống khác như ERP, CRM, v.v.
- HRIS toàn diện (Comprehensive HRIS): Cung cấp đa tính năng quản lý nhân sự tập trung trên một nền tảng. Sở hữu đầy đủ các chức năng và tiện ích của 4 nền tảng HRIS trên.
Lợi ích toàn diện khi doanh nghiệp ứng dụng HRIS
So với các cách quản lý truyền thống rời rạc, kém hiệu quả thì việc ứng dụng các công cụ phần mềm HRIS mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp như:
- Tăng hiệu quả quản lý nhân sự: HRIS giúp quản lý tập trung, đầy đủ, chính xác, đồng nhất mọi thông tin liên quan đến nhân sự. Để Ban lãnh đạo đưa ra các quyết định quản trị chính xác, kịp thời. Tự động hóa còn giúp loại bỏ sai sót trong việc tổng hợp bảng công, đánh giá hiệu suất, tính lương nhân sự…
- Tăng tính minh bạch và trách nhiệm giải trình: HRIS giúp lưu trữ và quản lý dữ liệu nhân sự một cách tập trung, giúp các phòng ban & cá nhân dễ dàng truy cập, từ đó tăng cường tính minh bạch và trách nhiệm giải trình trong quản lý nhân sự.
- Tăng sự hài lòng của nhân viên: HRIS tạo môi trường làm việc tập trung trực tuyến, cung cấp cho nhân viên các thông tin minh bạch & nhanh chóng. Từ đó trao quyền làm việc chủ động, mang lại cho nhân viên trải nghiệm tốt hơn và tăng sự hài lòng với doanh nghiệp.
- Tăng bảo mật thông tin: Hệ thống HRIS được thiết kế với các tính năng bảo mật cao, đảm bảo an toàn thông tin nhân sự cho doanh nghiệp.
- Tiết kiệm thời gian & chi phí: Bằng cách tự động hóa quy trình quản lý nhân sự & giảm bớt các tác vụ thủ công, HRIS giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và thời gian xử lý đơn từ, hồ sơ giấy,…
Ví dụ như đơn vị Metro Mart sau khi áp dụng phần mềm chấm công & quản lý nhân sự FastWork cho hơn 500 nhân sự thuộc hệ thống 18 chuỗi siêu thị khu vực Bình Dương, ông Hồ Ngọc Chương – CEO Metro Mart đã chia sẻ:
“Thay vì 3 người “đè đầu” ra xuất công, làm bảng lương, xử lý khiếu nại đến 3-4 ngày mới hoàn thiện thì với FastWork, 1 nhân sự có thể giải quyết triệt để quy trình đó trong 1 ngày mà không có bất kỳ sai sót nào. Chi phí nhân sự cho 18 điểm bán giảm tới 15%, doanh thu tăng đáng kể là 2 lợi ích vượt trội của FastWork mà tôi đánh giá rất cao – dưới góc độ một nhà lãnh đạo”
7 Phần mềm quản lý nhân sự – HRIS tốt nhất
Với sự ra đời của rất nhiều công cụ quản lý nhân sự trong và ngoài nước như hiện nay, làm thế nào để các nhà điều hành có thể đánh giá & tìm ra giải pháp phần mềm phù hợp nhất cho doanh nghiệp?
Chúng tôi đã tổng hợp và đưa ra những nhận xét cơ bản nhất về top 7 phần mềm quản lý nhân sự được xếp loại phổ biến cao cả trong và ngoài nước như FastWork HRM, BambooHR, Zoho HR, Base HRM,…
Mời các CEO, giám đốc nhân sự tham khảo chi tiết DANH SÁCH 7 PHẦN MỀM QUẢN LÝ NHÂN SỰ để chọn được công cụ phù hợp.
Hướng dẫn lựa chọn phần mềm HRIS hiệu quả
Các chuyên gia nhân sự khuyên rằng, khi tìm hiểu phần mềm HRIS, doanh nghiệp nên chú trọng xem xét các yếu tố như: tính dễ sử dụng, mức độ tùy chỉnh, tích hợp linh hoạt với các hệ thống khác, và chi phí triển khai.
Theo Brian Sommer – CEO của công ty TechVentive: “Một trong những lỗi phổ biến ở các CEO là chỉ tìm hiểu và mua phần mềm tự động hóa các quy trình hiện có trong doanh nghiệp mình. Thay vào đó, hãy hình dung về một quy trình vận hành xuất sắc hơn, sau đó chọn một nhà cung cấp phần mềm uy tín có thể giúp bạn thu hẹp khoảng cách giữa ý tưởng và thực tế”
“Để làm được điều đó thì các CEO phải thay đổi tư duy. Rằng phần mềm HRIS không chỉ là công cụ dành riêng cho bộ phận HR, mà hãy xem nó là hệ thống phục vụ nhu cầu chung của tất cả nhân viên trong tổ chức” Katherine Jones – nhà cố vấn công nghệ nhân sự nhận định.
Dưới đây 5 bước giúp quá trình tìm kiếm & ra quyết định chọn phần mềm HRIS hiệu quả hơn.
1. Hiểu rõ vấn đề & nhu cầu của doanh nghiệp:
Trước khi tìm nhà cung cấp HRIS, bạn cần đánh giá điểm xuất phát của doanh nghiệp mình. Doanh nghiệp hiện đang có những quy trình nào và đang gặp tắc nghẽn ở đâu? Ban lãnh đạo mong đợi những thay đổi cụ thể nào từ việc áp dụng HRIS? Hình dung loại kết quả mà bạn mong muốn đạt được khi triển khai HRIS. Làm bảng thu thập và phân tích những dữ liệu trên trước khi bắt đầu quá trình chuyển đổi sẽ là cơ sở để đo lường hiệu quả về sau.
2. Lắng nghe ý kiến nhân viên:
Lựa chọn HRIS phù hợp cho doanh nghiệp là một nhiệm vụ quan trọng, và nó không thể chỉ dựa trên quyết định của Ban lãnh đạo. Hãy thu thập tất cả ý kiến của các bên từ chuyên gia nhân sự, bộ phận CNTT, HR, và toàn bộ nhân viên. Trao đổi 1-1, cởi mở giữa cấp quản lý & nhân viên để họ thoải mái bày tỏ quan điểm và chia sẻ khó khăn & ý tưởng về cách ứng dụng công nghệ hiệu quả hơn.
3. Đánh giá các bên cung cấp dịch vụ HRIS:
Lập danh sách tất cả các nhà cung cấp phần mềm có uy tín, đánh giá sản phẩm có phù hợp với nhu cầu, năng lực nội tại & mục tiêu của doanh nghiệp không. Sau đó, thu hẹp xuống còn 5 đến 10 nhà cung cấp có tiềm năng để yêu cầu bản demo trực tiếp hoặc đăng ký dùng thử miễn phí.
Đảm bảo tất cả các thành viên chủ chốt trong doanh nghiệp đều tham dự các buổi demo phần mềm. Hãy yêu cầu bên cung cấp giải thích rõ ràng từng mô-đun của HRIS. Đặt ra từng tình huống, bài toán vận hành cụ thể để xem phần mềm đó liệu có giúp doanh nghiệp xử lý triệt để. Trải nghiệm thực tế sẽ giúp bạn đánh giá chính xác xem sản phẩm có phù hợp với tổ chức của mình hay không.
4. Chọn nhà cung cấp phù hợp: Đàm phán với nhà cung cấp HRIS tiềm năng để thống nhất chi phí, lộ trình triển khai và dịch vụ hỗ trợ.
5. Đánh giá lại sau thời gian vận hành thực tế:
Trong giai đoạn đầu ứng dụng HRIS, doanh nghiệp cần khuyến khích nhân viên sử dụng tất cả các chức năng của phần mềm. Sau khoảng một tháng, hãy thực hiện một cuộc khảo sát thu thập ý kiến đánh giá của cả quản lý & nhân viên. Kết quả của khảo sát giúp doanh nghiệp đánh giá lại khả năng đáp ứng của hệ thống và vấn đề cần cải thiện.
Kết luận
Đầu tư vào HRIS là một cuộc chạy marathon, không phải cuộc chạy nước rút. Ngay cả khi phải mất một năm để tìm ra công cụ phù hợp thì chi phí doanh nghiệp tiết kiệm được về lâu dài sẽ đủ bù đắp cho nó.
Bắt đầu cải tiến quy trình quản lý nhân sự lên tầm cao mới với giải pháp FastWork HRM
Thay vì đầu tư nhiều công cụ phần mềm lẻ tẻ thiếu tập trung và tốn kém chi phí, với FastWork HRM doanh nghiệp có thể quản trị trọn vẹn vòng đời nhân sự trên 1 nền tảng trực tuyến duy nhất. Bao gồm: quản lý KPI, quản lý định biên, quản lý tuyển dụng, quản lý hồ sơ nhân sự, quản lý chấm công tính lương, và tài sản cấp phát cho nhân sự,… Phần mềm sử dụng linh hoạt trên Web app và Mobile App, dữ liệu realtime, truy cập mọi lúc, mọi nơi.
FastWork HRM tự hào được các Doanh nghiệp, Tập đoàn lớn như Metro Mart, PC1, Bệnh viện Đa khoa tỉnh Phú Thọ, SEONGON,… sử dụng với quy mô lên tới hàng nghìn nhân sự. Liên hệ với các chuyên gia chuyển đổi số của chúng tôi để được tư vấn 1-1 với bài toán riêng của doanh nghiệp bạn ngay hôm nay.
