Project Milestone – cột mốc quan trọng trong dự án là các điểm đánh dấu ghi nhận những thành tựu, sự kiện quan trọng hoặc việc hoàn thành các sản phẩm chính trong lịch trình dự án. Milestone giống như ngọn hải đăng dẫn dắt đội nhóm chinh phục mục tiêu dự án.
Vậy làm cách nào và sử dụng công cụ gì để các nhà quản lý có thể bắt đầu thiết lập và kiểm soát milestone hiệu quả & tối ưu nguồn lực cho dự án? Câu trả lời sẽ có ngay trong bài viết dưới đây.
Mục lục nội dung:
Milestone là gì?
Milestone được hiểu là một mốc thời điểm cụ thể trong vòng đời dự án. Milestone có thể là ngày bắt đầu – kết thúc dự án, hoặc ngày hoàn thành một hạng mục công việc quan trọng. Ví dụ: Cột mốc hoàn thành việc thử nghiệm phần mềm, Cột mốc ra mắt sản phẩm mới,…
Các milestone thường không có thời hạn mà chúng chỉ đại diện cho một thời điểm bạn đạt được thành tựu, hoặc một thời điểm ra quyết định quan trọng. Milestone giúp nhà quản lý theo dõi tiến độ thực tế của dự án so với kế hoạch. Đồng thời đánh giá toàn diện về các hạng mục công việc đã hoàn thành, đảm bảo phù hợp với mục tiêu dự án để tạo tiền đề cho các giai đoạn phát triển tiếp theo.
Hiểu một cách đơn giản, các cột mốc – milestone giống như những tấm biển chỉ đường dẫn dắt đội nhóm hướng tới đúng mục tiêu dự án.
Tầm quan trọng của Milestone trong quản lý dự án
Xác định và kiểm soát tốt các cột mốc quan trọng trong suốt vòng đời quản lý dự án mang lại nhiều lợi ích thiết thực như:
- Mỗi cột mốc dự án đại diện cho thời điểm bắt đầu hoặc kết thúc nhiệm vụ cụ thể phải hoàn thành. Điều này giúp nhà quản lý phân bổ thời gian và nguồn lực hiệu quả, đảm bảo dự án diễn ra thuận lợi theo đúng kế hoạch.
- Các Milestone ước tính chính xác thời gian cần thiết để hoàn thành dự án bằng cách đánh dấu các giai đoạn và sự kiện quan trọng. Từ đó giúp việc lập kế hoạch và theo dõi tiến độ dự án trở nên dễ dàng & hiệu quả hơn.
- Milestone giúp đội nhóm bám sát mục tiêu dự án. Khi có những cột mốc rõ ràng, đội nhóm sẽ biết được mình đang ở đâu và cần phải làm gì để đạt được kết quả.
- Milestone giúp dự đoán & phát hiện sớm các vấn đề/ rủi ro tiềm ẩn có thể xảy ra tại các giai đoạn quan trọng trong vòng đời dự án. Từ đó giúp bạn chủ động lên kế hoạch phòng ngừa và giảm thiểu tác động tiêu cực lên dự án.
- Việc hoàn thành các milestone mang lại cảm giác thành công. Khi đạt được các cột mốc quan trọng, bạn có thể khen thưởng và ghi nhận thành tích của các cá nhân/ tập thể để giúp thúc đẩy tinh thần và động lực làm việc cho nhân viên.
Hiện nay, các nhà điều hành thường dùng các công cụ như sơ đồ Gantt để biểu diễn trực quan và kiểm soát các milestone dự án được dễ dàng, hiệu quả.
Tìm hiểu thêm Sơ đồ Gantt là gì? Mẫu sơ đồ Gantt Excel miễn phí & hướng dẫn cách vẽ Gantt Chart
Thời điểm tạo các milestone trong vòng đời dự án
Việc lựa chọn thời điểm tạo milestone phù hợp sẽ giúp bạn theo dõi tiến độ dự án hiệu quả, đảm bảo dự án được thực hiện đúng thời hạn và trong phạm vi ngân sách.
Như đã thảo luận ở trên, các cột mốc – milestone giúp đo lường tiến độ bằng cách chia dự án thành các giai đoạn quan trọng. Theo viện quản lý dự án (PMI), một dự án thường có 5 giai đoạn chính bao gồm: bắt đầu, lập kế hoạch, thực hiện, giám sát và kết thúc. Vậy khi nào thì bạn nên thêm các milestone vào vòng đời dự án.
Câu trả lời đơn giản là khi bạn đã hoàn thành mọi hạng mục công việc trong từng giai đoạn của dự án đó. Ví dụ, việc hoàn thành Project Charter – Điều lệ dự án thường là bước cuối cùng trong giai đoạn khởi tạo dự án. Đây sẽ là lúc bạn đặt một milestone để các thành viên biết được dự án đang chuyển từ giai đoạn bắt đầu sang lập kế hoạch.
Tuy nhiên, thời điểm để đặt các milestone ở mỗi dự án là khác nhau, chúng còn phụ thuộc vào tính chất của từng công việc, dự án & quy định ở mỗi doanh nghiệp. Tốt nhất bạn nên nhờ sự hỗ trợ từ các lãnh đạo cấp cao hay chuyên gia quản lý dự án. Khi có sự hướng dẫn bài bản & định hướng đường đi đúng từ đầu, bạn có thể giảm thiểu tối đa rủi ro trong quá trình triển khai dự án về sau.
Ví dụ về các milestone – cột mốc quan trọng của dự án
Hãy xem xét một số ví dụ dưới đây để hiểu rõ hơn về các cột mốc quan trọng (milestone) trong từng giai đoạn của một vòng đời dự án.
Milestone trong giai đoạn khởi tạo dự án:
- Tập hợp nhóm dự án: Để bắt đầu một dự án, bạn cần tập hợp các thành viên chịu trách nhiệm thực hiện các nhiệm vụ quan trọng. Lựa chọn được những nhân sự phù hợp, vững chuyên môn là yếu tố then chốt làm nên thành công của dự án. Đây là một milestone trong giai đoạn khởi tạo dự án.
- Cuộc họp khởi động dự án: Đây là cuộc họp đầu tiên giữa các thành viên trong nhóm dự án với khách hàng. Cũng là lúc các bên chia sẻ mong muốn & thống nhất mục tiêu của dự án.
- Phê duyệt điều lệ dự án: Các bên thống nhất Điều lệ dự án – tuyên bố về phạm vi, mục tiêu và nguồn lực sẽ tham gia triển khai dự án.
Milestone trong giai đoạn lập kế hoạch dự án:
- Xác định phạm vi dự án: Phạm vi dự án là mọi thứ sẽ được thực hiện trong dự án. Bao gồm xác định mục tiêu, sản phẩm bàn giao, nhiệm vụ và các yếu tố có thể ảnh hưởng đến dự án,…
- Tạo ngân sách dự án: Để lập ngân sách, bạn phải ước tính được chi phí cụ thể của từng nguồn lực cũng như thời hạn sử dụng nguồn lực đó trong dự án.
- Tạo lịch trình dự án: Liệt kê tất cả các công việc cần thiết để hoàn thành dự án. Chia nhỏ các công việc lớn thành các nhiệm vụ nhỏ hơn để dễ quản lý. Sau đó ước tính thời gian cần thiết để hoàn thành mỗi nhiệm vụ. Cần tính đến các yếu tố như mức độ phức tạp của nhiệm vụ, năng lực của đội ngũ nhân sự, và các rủi ro tiềm ẩn.
- Chốt kế hoạch dự án: Kế hoạch dự án là một tài liệu phác thảo dự án, bao gồm cả việc thực hiện dự án cũng như cách thức giám sát, đo lường hiệu quả. Việc hoàn thành kế hoạch dự án cũng là một milestone – cột mốc quan trọng.
Milestone trong giai đoạn thực hiện dự án:
- Bắt đầu giai đoạn thực hiện: Đây là lúc các thành viên trong nhóm dự án nhận công việc và hoàn thành các nhiệm vụ được giao.
- Tạo ra các sản phẩm bàn giao: Một dự án có thể có nhiều hơn một sản phẩm bàn giao. Sản phẩm bàn giao cuối cùng đánh dấu sự kết thúc của dự án.
- Đạt được mục đích và mục tiêu của dự án: Dự án được xem là thành công khi bạn đã đạt được các mục tiêu đề ra. Điều này có thể được đánh dấu và tôn vinh như một cột mốc quan trọng.
Milestone trong giai đoạn kết thúc dự án:
- Tạo punch list dự án: Punch list dự án là danh sách các hạng mục công việc cuối cùng cần hoàn thiện hoặc sửa chữa trước khi đóng dự án và bàn giao. Nó thường được tạo ra ở giai đoạn cuối của dự án, sau khi phần lớn công việc đã được hoàn thành.
- Nhận được sự chấp thuận từ các bên liên quan để đóng dự án: Milestone được tạo ra khi khách hàng & tất cả các bên liên quan đều hài lòng với sản phẩm cuối cùng, và đồng ý với việc đóng dự án.
Những ví dụ về milestone trên đây có thể áp dụng được cho bất kỳ dự án thuộc mọi ngành nghề. Với tư cách là người quản lý dự án, bạn có thể tự do xác định các milestone để thuận tiện trong việc lập kế hoạch, thực hiện và theo dõi tiến độ dự án.
6 Bước thiết lập milestone cho dự án
Xác định và kiểm soát các milestone đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tiến độ và thành công của dự án. Dưới đây là hướng dẫn giúp nhà quản lý xác định các cột mốc trong vòng đời dự án bằng cách sử dụng các chiến lược và công cụ quản lý dự án khác nhau.
Bước 1. Hiểu phạm vi và mục tiêu của dự án
Trước khi thiết lập các cột mốc quan trọng, hãy hiểu kỹ các mục tiêu, sản phẩm bàn giao và các ràng buộc của dự án. Việc dành thời gian để hiểu rõ các yếu tố cốt lõi trước khi thiết lập milestone sẽ giúp bạn xây dựng kế hoạch dự án hiệu quả, và tạo nền tảng vững chắc cho sự thành công của dự án.
Bước 2. Chia dự án thành các giai đoạn
Việc chia dự án thành các giai đoạn hoặc hạng mục con là một chiến lược giúp nâng cao hiệu quả và khả năng kiểm soát dự án. Mỗi giai đoạn có thể được xem như một dự án nhỏ, có mục tiêu, kế hoạch thực hiện và nguồn lực riêng. Điều này giúp bạn dễ dàng thiết lập được các milestone cụ thể, có thể đo lường được.
Bước 3. Xác định các sản phẩm chính
Trong mỗi giai đoạn, hãy xác định các sản phẩm chính – là những kết quả đạt được của dự án. Milestone sẽ được đặt tại thời điểm hoàn thành các sản phẩm bàn giao, hoặc tại các sự kiện quan trọng cho thấy hướng thay đổi tích cực của dự án.
Bước 4: Trao đổi với nhóm dự án
Cộng tác là chìa khóa để đạt được các milestone dự án. Bằng cách ghi nhận ý kiến của đội nhóm, khách hàng & các bên liên quan, bạn có thể thiết lập các milestone được sát thực, và tránh rủi ro tranh chấp trong quá trình triển khai dự án.
Bước 5: Sử dụng phần mềm quản lý dự án
Triển khai phần mềm quản lý dự án như FastWork Project giúp bạn tối ưu việc lập kế hoạch & dễ dàng kiểm soát các mốc quan trọng. Bằng cách sử dụng các công cụ như biểu đồ Gantt, nhà quản lý có thể theo dõi các milestone một cách trực quan và kiểm soát tiến độ công việc realtime.
Bước 6: Theo dõi và điều chỉnh theo tiến độ dự án
Trong suốt quá trình triển khai dự án, hãy theo dõi chặt chẽ tiến độ công việc để đạt được từng cột mốc quan trọng. Đồng thời sẵn sàng điều chỉnh các milestone khi gặp vấn đề phát sinh hoặc khi mục tiêu dự án bị thay đổi.
Phân biệt milestone với mục tiêu & sản phẩm của dự án
1. Milestone – Cột mốc so với mục tiêu
Hiểu lầm thường gặp: Cột mốc và mục tiêu dự án là một, chúng có thể thay thế cho nhau.
Thực tế: Mục tiêu là kết quả cuối cùng đạt được khi dự án hoàn thành, Ví dụ thu hút 100 khách hàng bằng chiến dịch tiếp thị mới. Ngược lại, milestone là những thành tựu quan trọng đạt được trên đường đi tới mục tiêu, trong suốt vòng đời của dự án.
2. Milestone – Cột mốc so với nhiệm vụ
Hiểu lầm thường gặp: Chúng đều là những thành phần có chức năng tương tự nhau trong một dự án.
Thực tế: Nhiệm vụ là những công việc có thể thực hiện được & có thời hạn rõ ràng. Ví dụ: nhiệm vụ hoàn thành báo cáo kinh doanh trước thứ sáu tuần này. Trong khi đó, milestone biểu thị việc hoàn thành các nhiệm vụ hoặc giai đoạn quan trọng của dự án mà không có thời hạn cụ thể kèm theo. Chúng là những điểm trong lịch trình của dự án, đánh dấu các bước quan trọng và giúp theo dõi tiến độ của toàn bộ dự án.
3. Milestone – Cột mốc so với khả năng bàn giao
Sản phẩm bàn giao của dự án là một kết quả hữu hình hoặc có thể định lượng được, ví dụ như Sản phẩm phần mềm, Báo cáo nghiên cứu phân tích dữ liệu,… Ngược lại, milestone là một thời điểm hoặc sự kiện quan trọng trong vòng đời của dự án. Chúng có thể trùng hoặc không trùng với thời điểm hoàn thành sản phẩm bàn giao của dự án.
Quản lý hiệu quả các milestone dự án bằng Gantt Chart trên FastWork Project
Như đã đề cập ở trên, sơ đồ Gantt là một trong những công cụ phổ biến được nhiều nhà quản lý dự án dùng để biểu diễn và kiểm soát các milestone.
Ngày nay, các nhà phát triển phần mềm đã cho ra đời nhiều giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý dự án với tính năng tạo Gantt chart để theo dõi tiến độ các milestone dự án. Tiểu biểu phải kể đến FastWork Project – phần mềm quản lý dự án được hơn 3500 doanh nghiệp Việt Nam tin dùng.
Với FastWork, bạn có thể dễ dàng phân công nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm, và theo dõi tiến trình thực hiện công việc để đạt được các milestone – cột mốc quan trọng của dự án. Đặc biệt, phần mềm cung cấp hệ thống báo cáo tự động về mức độ chênh lệch giữa tiến độ kế hoạch với tiến độ thực tế, KPI tiến độ, cảnh báo sức khỏe dự án theo từng cấp độ,… Từ đó giúp CEO công ty nhanh chóng nắm được tổng quan tình hình thực hiện & kiểm soát hiệu quả hơn các khía cạnh quan trọng của dự án.
FastWork Project là một ứng dụng quản lý dự án nằm trong bộ công cụ Fastwork WORK+ (thuộc nền tảng quản trị doanh nghiệp tổng thể FastWork platform). Ứng dụng quản lý dự án FastWork Project bao gồm các tính năng từ: lập kế hoạch dự án, phân bổ nguồn lực, kiểm soát chi phí, theo sát tiến độ từng hạng mục dự án.
Ngoài ra, FastWork còn cung cấp nhiều tiện ích phù hợp để quản lý chuyên sâu các dự án thi công, xây dựng phức tạp thông qua ứng dụng FastCons.
Để nhận tư vấn Miễn phí hoặc Demo 1-1 về Giải pháp Quản lý dự án FastWork, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ Hotline 0983-089-715 hoặc điền thông tin đăng ký vào Form bên dưới!
