Case Study: Hướng dẫn tự động hóa quy trình Onboarding nhân viên mới

By 4 Tháng Mười Một, 2020Tháng Năm 14th, 2021Case Study

Làm sao để nhân viên mới nhanh chóng hòa nhập với doanh nghiệp và giữ chân họ ở lại “cống hiến” lâu nhất có thể luôn là vấn đề quan tâm hàng đầu của bất kỳ nhà tuyển dụng nào. Onboarding là gì? Một quy trình Onboarding nhân viên mới chuyên nghiệp, bài bản chính là lời giải cho bài toán đau đầu đó.

1. Onboarding là gì? Tại sao quy trình Onboarding lại quan trọng?

Hiểu đơn giản, Onboarding là hội nhập nhân sự mới. Đây là bước quan trọng giúp nhân viên hòa nhập với công việc mới, đồng nghiệp mới cũng như văn hóa doanh nghiệp mới. Họ thích nghi càng nhanh, làm việc càng hiệu quả, khả năng có những đóng góp cho doanh nghiệp càng cao. 

Dựa trên đặc thù doanh nghiệp, quy mô tuyển dụng, cách thức vận hành mà mỗi đơn vị sẽ có một quy trình Onboarding khác nhau. Tuy nhiên, giới chuyên gia khuyến khích mỗi doanh nghiệp chỉ nên có một quy trình Onboarding duy nhất để đảm bảo sự nhất quán trong phong cách, tư duy làm việc giữa người mới và người cũ. 

Một quy trình Onboarding nhân viên mới bài bản còn góp phần giữ chân nhân sự ở lại công ty lâu nhất có thể. Infographic dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về điều đó.

lợi ích của onboarding nhân viên mới

2. 4 bước tạo nên hiệu quả quy trình Onboarding nhân viên mới

Bên cạnh giải thích onboarding là gì, dưới đây FastWork giới thiệu một quy trình Onboarding nhân viên mới (tiếp nhận nhân viên mới) hiệu quả với 4 bước:

quy trinh Onboarding nhân viên mới

BƯỚC 1: XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ CỐT LÕI

Để xây dựng một quy trình Onboarding chính xác và hiệu quả, cấp quản lý và bộ phận nhân sự cần xác định giá trị cốt lõi của Onboarding bằng cách trả lời những câu hỏi sau:

  • Nhân viên mới quan tâm những thông tin gì về doanh nghiệp, chế độ phúc lợi, quy định công ty?
  • Bạn nên làm gì để tạo ấn tượng cũng như để nhân sự mới cảm thấy họ được chào đón trong ngày đầu đi làm?
  • Những điều bạn có thể chia sẻ với nhân viên trong ngày đầu tiên để tạo hứng thú cho họ,…

BƯỚC 2: CHUẨN BỊ PRE – BOARDING

Pre-Boarding được hiểu là công đoạn chuẩn bị cơ sở vật chất tốt nhất để sẵn sàng chào đón nhân sự mới.

Giai đoạn 1: Trước 1 tuần khi nhân viên nhận việc

  • Chuẩn bị chỗ ngồi, trang thiết bị cần thiết bao gồm: đồng phục, máy tính cá nhân, email công ty,…
  • Chuẩn bị giấy tờ, hợp đồng liên quan: thông tin hồ sơ nhân sự, nội quy, hợp đồng thử việc,…

Giai đoạn 2: Trước 1 ngày khi nhân viên nhận việc

  • Hình dung ra những cử chỉ, lời nói tạo ấn tượng tích cực với nhân viên mới
  • Trang bị đầy đủ nội quy, lịch trình nhập môn để nhân viên hiểu rõ công việc cần làm
  • Có thể chuẩn bị 1 món quà nhỏ

BƯỚC 3: NGÀY ĐẦU TIÊN LÀM VIỆC 

Mục tiêu trong ngày đầu tiên làm việc là giúp nhân viên xác định được vị trí, vai trò của mình trong doanh nghiệp cũng như làm quen với đồng nghiệp, văn hóa công ty.

Nội dung công việc có thể linh hoạt tùy theo đặc thù doanh nghiệp, tuy nhiên vẫn phải đảm bảo một số nhiệm vụ cốt lõi:

  • Cung cấp đầy đủ tài liệu nội bộ, hướng dẫn sử dụng các phần mềm quản trị
  • Bổ sung tài khoản cho nhân viên mới
  • Làm rõ tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi và cách thức hoạt động của doanh nghiệp
  • Xây dựng KPI đánh giá hiệu suất nhân viên

BƯỚC 4: SAU KHI ĐÃ VÀO NHẬN VIỆC

Quá trình Onboard sau khi nhận việc đóng góp một phần quan trọng vào quyết định gắn bó hay ra đi của nhân viên. Một số công việc bạn cần lưu ý:

  • Sắp xếp một người hướng dẫn phù hợp với 1 lộ trình training bài bản
  • Từ 1 đến 3 tháng kể từ ngày nhân viên nhận việc, nhân sự nên liên lạc để hỏi han về tình hình công việc cũng như các vấn đề tồn tại để chắc chắn rằng nhân viên không có bất cứ bất bình nào về công việc và đồng nghiệp.
  • Sau 6 tháng, người quản lý trực tiếp cần đánh giá liệu nhân sự đó có thực sự phù hợp để gắn bó lâu dài cũng doanh nghiệp. Nếu họ phải rời đi, hãy chia sẻ thẳng thắn với họ về lý do, biết đâu sẽ giúp ích cho họ trong công việc sau này.

Nghiên cứu chỉ ra, 88% nhân sự không hài lòng với trải nghiệm Onboarding khi họ tiếp nhận công việc mới. Đó là lý do, một quy trình Onboarding hiệu quả càng được chú trọng để mang đến cho nhân viên những ấn tượng hoàn hảo nhất về doanh nghiệp ngay cả khi họ không phải là nhân tố phù hợp.

3. Hướng dẫn tự động hóa quy trình Onboarding nhân viên mới với FastWork Workflow

Để đảm bảo quy trình Onboarding diễn ra liền mạch, đồng nhất, một phần mềm công nghệ số hóa toàn bộ quy trình được khuyến khích áp dụng. Không chỉ giảm tải gánh nặng cho bộ phận nhân sự, còn giúp nhân viên mới nắm bắt chính xác công việc cần làm gắn với deadline cụ thể.

Việc khởi tạo quy trình trên FastWork Workflow rất đơn giản, nhà quản lý chỉ cần xác định các giai đoạn thực hiện, ai là người phụ trách, thời gian trong bao lâu, cần làm những công việc gì. Tất nhiên, với từng vị trí khác nhau, quy trình onboarding sẽ khác nhau. 

Tham khảo cách thiết lập một quy trình trên FastWork Workflow

Doanh nghiệp có thể tạo không giới hạn quy trình cho từng phòng. Khi có nhân viên mới, chỉ cần thêm mới nhiệm vụ “Onboarding – Nhân viên A phòng Marketing” và đưa vào quy trình Onboarding phòng Marketing để kiểm soát việc đào tạo.  

Ngay lập tức, các thành viên trong quy trình như: trưởng phòng Marketing, trưởng nhóm, leader, nhân viên phối hợp, phòng nhân sự… sẽ nhận được thông báo và tiến hành thực hiện theo thứ tự công việc đã được thiết lập sẵn mà không có sai sót nào.

Quy trình Onboarding nhân viên mới sau khi được số hóa lên FastWork Workflow sẽ có giao diện như sau:

quy trình Onboarding nhân viên mới
Giao diện số hóa quy trình onboarding trên phần mềm FastWork

Điều kiện chuyển tiếp từng giai đoạn bạn có thể thay đổi để phù hợp với nhu cầu, quy mô và mục đích doanh nghiệp.

Để việc kiểm soát chất lượng thực hiện công việc tại từng giai đoạn được hiệu quả hơn, FastWork Workflow cho phép người dùng gắn trực tiếp các biểu mẫu vào từng giai đoạn cụ thể. Các thành viên tham gia tại mỗi giai đoạn có thể xem được các biểu mẫu đã được phê duyệt hay chưa hoặc tình trạng xử lý như thế nào để nhanh chóng nắm bắt các thông tin quan trọng. 

Hỗ trợ mọi thông tin nhân sự được quản lý tập trung và cập nhật nhanh chóng, FastWork cung cấp phần mềm Quản lý tuyển dụng trực tuyến FastWork Hiring với 3 tính năng nổi bật:

  • Xây dựng đa kênh tìm kiếm ứng viên
  • Xây dựng quy trình, kế hoạch tuyển dụng chuyên nghiệp
  • Làm việc trực tiếp với ứng viên
  • Tạo, quản lý và đánh giá ứng viên

>> Xem chi tiết tại đây

fastwork-workflow

Giải quyết triệt để vấn nạn “làm việc không có quy trình” tồn tại ở hầu hết các doanh nghiệp Việt, FastWork Workflow ra đời thực hiện nhiệm vụ chuẩn hóa, tự động hóa và kết nối hàng trăm quy trình nghiệp vụ liên phòng ban trên một nền tảng tập trung trực tuyến. 

Giúp doanh nghiệp tiết kiệm hàng nghìn giờ làm việc mỗi năm và cải thiện đáng kể hiệu suất làm việc của nhân sự mà không một phương thức truyền thống nào có thể hỗ trợ.

Giải pháp số hóa quy trình và tự động hóa giao việc FastWork Workflow – Tự hào đồng hành cùng hơn 1500+ doanh nghiệp trên chặng đường số hóa

Qúy doanh nghiệp quan tâm đến Bộ giải pháp tự động hóa quy trình toàn diện cho doanh nghiệp 4.0, vui lòng liên hệ hotline 0983 08 97 15 để được hỗ trợ nhanh chóng nhất hoặc điển vào Form đăng ký dưới đây

Đăng ký tư vấn

Leave a Reply