Nhân sự không chỉ được xem là sức mạnh nội tại của doanh nghiệp, nó còn là nguồn lực để doanh nghiệp phát triển và chống đỡ với các tác động từ bên ngoài. Cũng chính vì lý do này mà nhà tuyển dụng cần khôn khéo trong việc lôi kéo ứng viên về doanh nghiệp mình. Các cách viết thư mời nhận việc thu hút ứng viên sau đây sẽ giúp mang về cho mình những nhân sự tài năng, phù hợp.
Mục lục nội dung:
Thư mời nhận việc là gì?
Thư mời nhận việc (hay còn gọi offer email) là thư gửi đến các ứng viên đáp ứng được yêu cầu của nhà tuyển dụng. Thư sẽ được gửi sau quá trình phỏng vấn, đánh giá và sàng lọc năng lực, xem xét ứng viên nào phù hợp với yêu cầu của doanh nghiệp. Hầu hết các công ty, doanh nghiệp sẽ gửi thư mời nhận việc sau 3-7 ngày kể từ ngày phỏng vấn, kèm theo thư là cuộc gọi hoặc tin nhắn thông báo đến SĐT ứng viên.
Đối với thư mời nhận việc ứng viên có thể đồng ý hoặc từ chối bởi có thể họ có kha khá lựa chọn và đang phân vân không biết chọn doanh nghiệp nào. Chính vì vậy, nội dung truyền tải trong thư mời nhận việc đóng vai trò rất quan trọng, nhà tuyển dụng cần thể hiện mong muốn mời ứng viên về làm việc một cách chân thành nhất. Bức thư còn thể hiện sự chuyên nghiệp và uy tín của doanh nghiệp, nên cần được viết cẩn thận tránh ứng viên đặt ra nghi ngờ về quyết định sắp tới của mình.
Một mẫu thư mời nhận việc cần được viết theo đúng hình thức, nội dung súc tích và chuyên nghiệp. Nội dung thư phải thể hiện rõ ràng ý muốn mời ứng viên đến làm việc tại công ty, doanh nghiệp bạn. Về cơ bản một bức thư mời nhận việc thu hút ứng viên cần chứa các nội dung sau đây: Mô tả chi tiết về vị trí công việc của ứng viên; Lương, thưởng và các quyền lợi khác mà ứng viên được nhận; Lịch trình làm việc cụ thể; Thời hạn của hợp đồng (nếu có),…
Vì sao cần gửi thư mời nhận việc cho ứng viên thay vì gọi điện thông báo?
Cuộc chiến trên thị trường lao động không chỉ diễn ra giữa các ứng viên mà còn giữa nhà tuyển dụng trong việc tìm kiếm ứng viên tài năng. Ngày nay hầu hết các ứng viên khi tìm kiếm việc làm đều tạo ra cho mình nhiều cơ hội và lựa chọn cơ hội việc làm mang đến nhiều lợi ích nhất cho mình. Do “rải” nhiều hồ sơ cùng lúc nên các ứng viên có thể nhận được nhiều thư mời làm việc từ nhiều doanh nghiệp.
Nếu thư mời của bạn không có điểm nhấn hoặc không chứa nội dung thu hút ứng viên thì rất khó có thể lôi kéo ứng viên lựa chọn doanh nghiệp mình. Thư mời cần chứa nội dung mang đến thiện cảm và ấn tượng tốt cho ứng viên, khiến họ cảm thấy hứng thú hoặc đắn đo, suy nghĩ về những lời mời khác. Đây chính là cách nhà tuyển dụng ghi điểm trước ứng viên của mình, tạo niềm tin nhằm thuyết phục nhân tài về làm việc cho doanh nghiệp mình.
Trên thực tế không phải ứng viên nào đi phỏng vấn cho công ty bạn đều mong muốn làm việc và cống hiến. Rất có thể công việc tại doanh nghiệp của bạn chỉ là một chiếc “phao” dự phòng, mà ứng viên chọn lựa khi không còn cơ hội nào khác. Không những thế có rất nhiều ứng viên thường thay đổi suy nghĩ sau buổi phỏng vấn, hoặc chỉ đi phỏng vấn cho “vui”. Đối với nhà tuyển dụng việc ứng viên từ chối sau khi gửi thông báo trúng tuyển giống như gáo nước lạnh. Để tránh mọi công sức đổ sông đổ bể, nội dung thư mời nhận việc đóng vai trò rất quan trọng, bên cạnh đó là việc tương tác, trao đổi thường xuyên với ứng viên, tạo sự gần gũi cũng như để nhân viên không còn băn khoăn bất kỳ vấn đề gì về doanh nghiệp.
Các tiêu chí của một thư mời nhận việc thu hút ứng viên
Thư mời nhận việc thể hiện quan hệ giữa ứng viên và doanh nghiệp nên sẽ có các tiêu chí và hình thức đặc thù. Nhà tuyển dụng cần tuân thủ các tiêu chuẩn chung nhằm thể hiện sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp, đơn vị mình. Điều này giúp nâng cao uy tín của thương hiệu trong mắt các ứng viên, tăng thêm thiện cảm và ấn tượng tốt. Một thư mời nhận việc hấp dẫn cần đáp ứng các tiêu chuẩn như:
- Thông tin đầy đủ: Bao gồm vị trí, chức danh, mô tả công việc. Thời gian, địa điểm làm việc. Các chế độ lương thưởng, chính sách đãi ngộ, quyền lợi được hưởng. Môi trường, văn hóa làm việc của doanh nghiệp. Đính kèm thêm bản mềm hợp đồng và những tài liệu cần chuẩn bị cho ngày/tuần làm việc đầu tiên.
- Thông tin rõ ràng: Thông tin súc tích, đầy đủ để ứng viên không phải gửi nhiều email thắc mắc.
- Trình bày chuyên nghiệp: Thư mời cần có đầy đủ các mục như tiêu đề, cách dòng giữa các đoạn, phông chữ hiện đại. Câu không quá dài khoảng 1.5 dòng, đoạn văn không nên quá 4 -5 dòng.
- Văn phong, ngôn từ: Văn phong phù hợp với định hướng và hình ảnh của doanh nghiệp, phù hợp với đối tượng ứng viên.
4 cách viết thư mời nhận việc thu hút ứng viên cho nhà tuyển dụng
Tùy thuộc vào lĩnh vực hoạt động, văn hóa doanh nghiệp cũng như vị trí nhân viên tuyển dụng mà các đơn vị có thể viết thư mời theo các hình thức khác nhau. Về cơ bản nội dung thư sẽ bao gồm các nội dung và tiêu chí nêu trên.
Nội dung chính của thư là thông báo ứng viên đã trúng tuyển và mong muốn được mời họ về làm việc của doanh nghiệp. Nhà tuyển dụng có thể áp dụng các cách viết cơ bản sau đây:
1. Thư mời làm việc chung
Mẫu thư mời nhận việc chung được áp dụng cho hầu hết các trường hợp và doanh nghiệp. Đối với mẫu thư này các doanh nghiệp có thể sử dụng cho các ứng viên ứng tuyển vào nhiều vị trí khác nhau trong đơn vị. Thư áp dụng các tiêu chuẩn và hình thức viết theo quy tắc, thể hiện sự chuyên nghiệp và lịch sự. Mẫu thư này được các công ty, doanh nghiệp sử dụng khá phổ biến.
2. Mẫu thư mời nhận việc chính thức
Đối với các ứng viên có năng lực làm việc tốt, doanh nghiệp có thể gửi thư mời nhận việc chính thức mà không cần qua thử việc. Mẫu thư này bao gồm thông báo trúng tuyển cũng như các nội dung liên quan đến quyền lợi, nghĩa vụ và mô tả công việc liên quan đến ứng viên. Thông thường trong mẫu thư này sẽ bao gồm cả hợp đồng lao động chính thức.
3. Mẫu thư mời nhận việc nội bộ
Tại một số công ty, doanh nghiệp, cơ hội việc làm mới lại dành cho chính nhân viên hiện tại của mình. Tuy là nhân viên hiện tại nhưng doanh nghiệp vẫn phải gửi thư mời thử việc nhằm thể hiện tính chuyên nghiệp và coi trọng nhân viên. Email mời nhận việc sẽ bao gồm các nội dung và tiêu chuẩn giống như thư gửi đến các ứng viên bình thường.
4. Mẫu thư mời nhận việc dành cho nhà phát triển
Đây là mẫu thư mời nhận việc được cung cấp dành riêng cho các nhà phát triển, nhà tuyển dụng. Thông thường mẫu thư này được gửi bởi các đơn vị cung cấp giải pháp tuyển dụng chuyên nghiệp. Hoặc được gửi từ các đơn vị cung cấp dịch vụ và giải pháp dành cho các công ty, doanh nghiệp. Các mẫu thư mời nhận việc có sẵn này giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, công sức mà vẫn đảm bảo được chất lượng.
Thư mời nhận việc thu hút ứng viên chính là vũ khí lợi hại giúp nhà tuyển dụng dành thắng lợi trong cuộc chiến tìm kiếm nhân tài. Qua đây ứng viên có thể thấy được tầm quan trọng của mình, cũng như thiện chí muốn nhận mình làm việc của doanh nghiệp. Đây cũng chính là cách để doanh nghiệp lôi kéo nhân tài, xây dựng bộ máy nhân sự hùng mạnh, vững chắc.
Xem thêm: 5 mẫu thư từ chối khéo ứng viên cho nhà tuyển dụng
