Bài toán quản lý thời gian chưa bao giờ là dễ dàng đối với bất kỳ một nhà lãnh đạo nào. Đặc biệt là ở doanh nghiệp nhỏ, khi bạn phải bao quát toàn bộ các hoạt động từ tài chính, kinh doanh cho đến các nhiệm vụ hàng ngày/ hàng tháng/ hàng năm của từng cá nhân, sức người không thể xử lý toàn diện với hiệu quả tốt nhất. Đó là lúc công nghệ ra đời. Dưới đây là tổng hợp 7 phần mềm quản lý thời gian được đánh giá tốt nhất dành cho doanh nghiệp nhỏ, bạn có thể tham khảo để tìm cho mình giải pháp phù hợp nhằm hỗ trợ hiệu quả quá trình theo dõi kế hoạch, tối ưu hiệu suất và cải thiện chất lượng công việc nhân sự.
Tầm quan trọng của quản lý thời gian
Quản lý thời gian giúp bạn kiểm soát ngày làm việc của mình luôn cân bằng, vừa có thời gian dành cho bản thân, gia đình mà hiệu quả công việc vẫn được đảm bảo. 7 lợi ích tuyệt vời nếu bạn quản lý thời gian tốt đó là:
Nâng cao hiệu suất
Khi bạn có một kế hoạch công việc cụ thể, bạn sẽ biết chính xác những việc mình cần làm và mất bao lâu để hoàn thành từng nhiệm vụ đó. Quản lý thời gian có thể giúp bạn chỉ tập trung vào những công việc cần thiết trước mắt và tránh mất thời gian phân tâm cho việc cân nhắc nên làm gì trước rồi lại trì hoãn vì có nhiệm vụ quan trọng hơn.
Cải thiện chất lượng công việc
Khi bạn không bị “ngợp” trong đống deadline, bạn sẽ có thời gian nhiều hơn để suy nghĩ về từng nhiệm vụ, chất lượng từ đó cũng sẽ được cải thiện.
Là một người quản lý thời gian tốt, bạn biết cách sắp xếp thứ tự ưu tiên cho từng nhiệm vụ để đảm bảo bạn có đủ thời gian hoàn thành mọi thứ.
Đảm bảo deadline
Có kế hoạch quản lý thời gian đồng nghĩa với việc bạn có thể quản lý tiến độ công việc của mình để chúng hoàn thành đúng thời hạn được giao. Có nhiều người còn nỗ lực kết thúc công việc trước thời hạn để phòng ngừa những phát sinh có thể xảy ra trong quá trình thực thi công việc.
Giảm căng thẳng
Bạn luôn lo sợ rằng bạn không thể hoàn thành đủ số lượng công việc theo đúng deadline được giao vì nó đang vượt quá khả năng của bạn. Hãy dành thời gian sắp xếp chúng lại, việc nào cần ưu tiên và bạn cần bao nhiêu thời gian cho công việc đó, lập một lịch biểu cụ thể – nó giúp bạn giảm tải căng thẳng, có một tinh thần sảng khoái để làm việc hiệu quả hơn với quỹ thời gian ít hơn.
Tăng sự tự tin và cải thiện cơ hội nghề nghiệp
Luôn luôn đảm bảo tiến độ và chất lượng công việc giúp bạn gia tăng sự tự tin trước sếp và đồng nghiệp. Nó chứng minh bạn là một cá nhân uy tín, có năng lực – mọi người công nhận giá trị của bạn. Và đương nhiên, đó là cũng là tiền đề giúp bạn mở rộng cơ hội nghề nghiệp, đảm nhận những vị trí cao hơn với mức lương hấp dẫn hơn.
Tuy nhiên, việc quản lý thời gian thủ công qua những tờ giấy nhớ, file excel kế hoạch chưa bao giờ là dễ dàng. Đó là lý do những phần mềm quản lý thời gian ra đời ngày một nhiều và được áp dụng rộng rãi bởi rất nhiều các cá nhân và doanh nghiệp ở mọi quy mô, đặc biệt là SME.
7 phần mềm quản lý thời gian tốt nhất cho doanh nghiệp nhỏ
1. Trello
Trello là một trong những công cụ quản lý thời gian phổ biến nhất. Nó cho phép bạn khởi tạo các nhiệm vụ, dự án, thiết lập thời hạn, chia sẻ tài nguyên tập trung, trao đổi trực tuyến trên hệ thống phần mềm.
Trello cung cấp giao diện trực quan dưới dạng Kanban – một quy trình quản lý dự án do Toyota phát minh và được các công ty phát triển phần mềm ứng dụng rộng rãi.
Có rất nhiều lựa chọn tương tự Trello bạn có thể tham khảo sử dụng như Asana, Basecamp và Wrike.
2. Wunderlist
Wunderlist là một phần mềm quản lý thời gian có thể được sử dụng cho mục đích cá nhân và trong công việc.
Với vai trò là một giải pháp quản trị, nó cho phép bạn cộng tác thuận tiện với tất cả những nhân sự khác cùng thực hiện nhiệm vụ giúp cho việc triển khai công việc diễn ra liền mạch, đảm bảo tiến độ và hiệu quả.
Với vai trò là một giải pháp cá nhân, Wunderlist giúp bạn lên lịch các sự kiện, lập danh sách công việc và đặt thông báo nhắc nhở. Khác với các công cụ quản lý dự án khác, Wunderlist được thiết kế đơn giản để theo dõi ngày bắt đầu và ngày kết thúc các nhiệm vụ bạn đã lên kế hoạch thực hiện.
Phần mềm được sử dụng thuận tiện trên điện thoại, máy tính bảng và máy tính để bàn.
3. Harvest
Harvest được đánh giá là một trong những ứng dụng theo dõi thời gian tốt nhất cho cá nhân và đội nhóm. Không chỉ giúp bạn lập kế hoạch, theo dõi tiến độ thực hiện mà còn cung cấp rất nhiều tính năng có giá trị khác. Một số điểm nổi bật phải kể đến là lập hóa đơn và thanh toán, theo dõi doanh thu và tích hợp với hơn 100 ứng dụng khác nhằm hỗ trợ chăm sóc khách hàng toàn diện.
Nếu doanh nghiệp bạn đang tìm kiếm một giải pháp quản lý doanh nghiệp tổng thể trên một nền tảng tập trung thì Harvest là một lựa chọn tuyệt vời.
4. FastWork Work
Là kết quả của sự kết hợp hiệu quả giữa công nghệ điện toán đám mây và trí tuệ nhân tạo AI, FastWork ra đời nhằm hỗ trợ các doanh nghiệp Việt cái thiện hiệu quả quản lý với dịch vụ chăm sóc 24/7 thay vì ứng dụng một phần mềm nước ngoài với rất nhiều bất cập, đặc biệt là ngôn ngữ.
FastWork Work cho phép quản lý đa nhiệm từ cá nhân – phòng ban – dự án – quy trình. Nhà quản lý có thể giao việc, điều phối và kiểm soát chặt chẽ tiến độ công việc ở bất cứ đâu ngay trên điện thoại di động. Đa dạng mô hình báo cáo trực quan cập nhật bức tranh công việc tổng quan của toàn bộ doanh nghiệp trên 1 giao diện duy nhất, mọi nút thắt đều được giải quyết nhanh chóng tránh ùn tắc ảnh hưởng đến hiệu suất chung.
Điểm khác biệt ở FastWork là khả năng quản lý công việc hiện trường đội ngũ thi công, kỹ thuật, lắp đặt, bảo trì và dịch vụ thông qua những tính năng nổi bật như:
- Xem nhanh trên map tuyến đường di chuyển: các điểm đã đến làm việc, thời gian làm việc thực tế của đội ngũ nhân viên hiện trường
- Xem nhanh vị trí hiện tại của mọi nhân sự trên bản đồ số: đang ở đâu, làm gì, tiến độ ra sao…
- Hỗ trợ báo cáo nhanh bằng biểu mẫu, chụp ảnh hiện trường…và gửi báo cáo tức thời cho nhà quản lý
- Giao thêm công việc phát sinh cho nhân viên hiện trường
- Báo cáo tiến độ thi công, lắp đặt bằng biểu mẫu online hoặc chụp ảnh trực tiếp từ hiện trường
>> Xem chi tiết: Bộ ứng dụng quản lý công việc – dự án và hiệu suất toàn diện cho doanh nghiệp
5. Focus Booster
Bạn đã bao giờ nghe đến phương pháp “quả cà chua” Pomodoro – một phương pháp làm việc tập trung, sáng tạo và thậm chí không biết mệt do Francesco Cirillo phát triển.
Focus Booster đã ứng dụng hiệu quả phương pháp này để quản lý thời gian nhằm cải thiện năng suất cá nhân, đội nhóm.
Cụ thể, bạn sẽ chia thời gian thực hiện công việc theo từng phiên, mỗi phiên 25 phút. Quy trình chi tiết như sau:
- Bước 1: Chọn công việc bạn sẽ làm.
- Bước 2: Đặt thời gian, thông thường là 25 phút.
- Bước 3: Làm việc cho đến khi hết 25 phút
- Bước 4: Nghỉ giải lao 5 phút.
- Bước 5: Sau 4 lần nghỉ giải lao trên thì nghỉ dài hơn với 10 phút (hoặc 15 – 30 phút tùy công việc và sức của mỗi người).
Focus Booster phù hợp để quản lý thời gian cá nhân riêng lẻ. Do nó chỉ cung cấp duy nhất phiên bản trên desktop nên việc sử dụng khá bất tiện.
6. Todoist
Todoist cũng là một phần mềm quản lý thời gian phổ biến bởi giao diện thân thiện và dễ sử dụng. Người dùng có thể dễ dàng thêm mới, sắp xếp thứ tự ưu tiên các công việc một cách nhanh chóng chỉ với 1 click. Phần mềm cung cấp các mã màu thể hiện mức độ khẩn cấp của từng nhiệm vụ, mô tả chi tiết công việc bằng cách thêm mới không giới hạn công việc con. Tất cả đều tập trung trên một nền tảng trực tuyến.
Todoist cho phép nhà quản lý và từng cá nhân chủ động theo dõi chi tiết % thực hiện kế hoạch để sắp xếp thời gian thực hiện đảm bảo deadline đúng lịch trình đã đặt ra.
Todoist tích hợp với nhiều ứng dụng hữu ích như Google Drive, Cloud Magic, Sunrise Calendar, Toggl, IFTTT, và Zapier…
7. Brain.fm
Brain.fm được phát triển bởi một nhóm các nhà khoa học não bộ với mục đích ban đầu là cải thiện năng suất của chính họ. Ứng dụng sử dụng âm nhạc giúp người dùng tập trung tối đa vào công việc, sắp xếp và tận dụng thời gian một cách hiệu quả nhất.
Brain.fm cung cấp rất nhiều kênh khác nhau hỗ trợ bạn hoàn thành nhiệm vụ với năng suất tối ưu, từ đó có thời gian nghỉ ngơi dành cho bản thân thay vì chỉ biết quay cuồng với công việc. Ngoài ra, ứng dụng Brain.fm còn có các kênh thiền định giúp bạn thư giãn và dễ dàng đi sâu vào giấc ngủ.
7 phần mềm quản lý thời gian tổng hợp ở trên đều là những ứng dụng được sử dụng rộng rãi tại các doanh nghiệp nhỏ, trong đó có duy nhất FastWork Work là phần mềm tiếng Việt được phát triển cho người Việt. Tùy vào nhu cầu và mục đích sử dụng, bạn có thể chọn cho mình ứng dụng phù hợp hướng tới mục đích cuối cùng là cải thiện năng suất, chất lượng nhân sự.
Để nhận DEMO MIỄN PHÍ phần mềm quản lý thời gian FastWork, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ Hotline 0983 089 715 hoặc điền thông tin vào Form đăng ký dưới đây!
