Đi tìm lời giải cho bài toán đơn giản hóa công tác tính công làm lương cho phòng nhân sự, anh Ngô Đức Minh – Phó GĐ Công ty TNHH SX TM Hóa Keo Bình Thạnh đã tin tưởng và chọn giải pháp chấm công tự động hóa bảng lương của FastWork nhằm nâng cao hiệu quả công việc và tối ưu thời gian tính công nhân viên.
Mục lục nội dung:
Bài toán tính công hơn 250 nhân viên tại Hóa Keo Bình Thạnh
Hóa Keo Bình Thạnh là đơn vị chuyên sản xuất và cung ứng các loại sơn cao cấp cho ngành gỗ mỹ nghệ và sơn kim loại như: Sơn gỗ NC, AC, PU, UV… sơn chống rỉ, sơn mạ kẽm, sơn tàu biển. Thành lập năm 2004, đến nay Hóa Keo Bình Thạnh đang sở hữu nhà máy sản xuất rộng 20.000 m2 với đội ngũ nhân sự gần 300 người và đạt được nhiều chứng chỉ trong hoạt động sản xuất như: ISO 9001:2008, ISO 14001:2004
Hình ảnh Hóa Keo Bình Thạnh tại Hội Chợ Quốc Tế Đồ Gỗ & Mỹ Nghệ Xuất Khẩu VIFA
Sở hữu đội ngũ cán bộ công nhân viên lớn. Thế nhưng, đầu năm 2020 Hóa Keo Bình Thạnh đã tăng thêm 30% số lượng nhân công để đáp ứng nhu cầu sản xuất. Đồng nghĩa với đó là tăng thêm áp lực, công việc cho phòng nhân sự trong công tác tính lương nhân viên.
Những khó khăn đến từ chính cách thức vận hành quen thuộc:
1. Sử dụng máy chấm công vân tay
Sử dụng máy chấm công vân tay để quản lý thời gian vào và kết thúc ca làm việc của công nhân. Tuy nhiên, máy chấm công chưa hỗ trợ phân ca kíp phức tạp hoặc ghi nhận thời gian làm thêm, tăng ca nên khi tính công phòng nhân sự mất khá nhiều thời gian phân loại ca đêm/ca ngày, làm thêm ngày lễ, ngày thường… để tính phụ cấp và các khoản phí hỗ trợ.
2. Hệ thống đơn từ giấy nhiều bất cập
Tất cả cán bộ công nhân viên tại Keo Bình Thạnh muốn xin nghỉ, làm thêm, tăng ca đều phải đến phòng nhân sự lấy mẫu, điền thông tin và nộp cho tổ trưởng của mình. Đến cuối tháng, các tổ trưởng sẽ nộp lại phòng nhân sự tất cả các đơn đó để phòng nhân sự tính công, trừ phép.
3. Quy trình tính lương phức tạp
Mặt khác, sau khi tính toán công cho hơn 250 nhân viên, phòng nhân sự sẽ phải nhập thông tin bảng công, các chế độ phụ cấp, chính sách của từng nhân viên vào phần mềm tính lương để tính lương cho nhân viên, quá trình này rất phức tạp và thường xuyên xảy ra nhầm lẫn thông tin công của nhân viên.
Để khắc phục tính trạng trên và cập nhật xu thế quản lý mới, anh Ngô Đức Minh – Phó GĐ Công ty TNHH SX TM Hóa Keo Bình Thạnh đã quyết định chọn giải pháp chấm công và tự động hóa tính lương của FastWork để thay thế máy chấm công vân tay và phần mềm tính lương cũ trong doanh nghiệp.
Hóa Keo Bình Thạnh đổi mới quản lý và tối ưu thời gian tính công nhân viên với FastWork như thế nào?
Ứng dụng bộ giải pháp tự động hóa tính công của FastWork, Hóa Keo Bình Thạnh gặt hái được nhiều thành công đáng kể trong công tác quản lý công và tính lương cho đội ngũ 250 nhân viên.
1. Tính công nhân viên
Thay vì đến đúng vị trí đặt máy chấm công, nhân viên tại nhà máy Keo Bình Thạnh dễ dàng thực hiện chấm công bằng cách chụp ảnh Selfie khuôn mặt thông qua app FastWork trên điện thoại di động cá nhân, tại bất cứ vị trí nào trong công ty. Chỉ cần điện thoại có kết nối Wifi và bật định vị GPS vị trí công ty. Phần mềm sẽ tự động ghi nhận thời gian, vị trí và hình ảnh chấm công lên hệ thống Server để quản lý.
Chấm công nhanh chóng, chính xác chỉ với 1 thao tác Selfie khuôn mặt
Hơn thế, được tích hợp hệ thống đơn từ điện tử, các mẫu đơn điện tử này được số hóa lên hệ thống phần mềm theo mẫu đơn quy định của công ty. Khi nhân viên có nhu cầu làm thêm, tăng ca, nghỉ phép… chỉ việc chọn đơn theo mẫu, điền lý do thích hợp, chọn người thông báo phòng nhân sự và người gửi là tổ trường quản lý trực tiếp ngay trên điện thoại. Tổ trường có thể phê duyệt 1 hay nhiều đơn của nhân viên cùng một lúc bằng smartphone dù không có mặt tại văn phòng.
Tạo – gửi – phê duyệt đơn nhanh chóng bằng điện thoại cá nhân
Phần mềm tự tính toán ngày công nhân sự dựa trên cấu hình phân ca: hành chính, ga gãy, ca đêm…; Số thời gian đi muộn/về sớm, cộng/ trừ phép dựa vào loại hình đơn và tự động tổng hợp thành bảng công hoàn chỉnh của nhân viên đó.
Phần mềm tự tính toán và tổng hợp bảng công hoàn chỉnh
Với FastWork Face ID, phòng nhân sự tại Keo Bình Thạnh loại bỏ hoàn toàn các theo tác thủ công bằng tay trong công tác tính công, xử lý đơn từ của nhân viên. Thay vì mất 7 ngày để hoàn tất tính công, làm lương cho đội ngũ 250 nhân sự thì nay chỉ còn 30 phút, bởi tất cả các nghiệp vụ đều được tự động hóa.
Đặc biệt không xảy ra tình trạng bỏ quên, bỏ sót, tính nhầm ngày công cho nhân viên. Giảm bớt lượng giấy tờ và đơn giản hóa công tác xin nghỉ trong công ty.
2. Tự động hóa tính lương
Thay vì phải nhập dữ liệu từ bảng công thủ công bằng tay vào phiếu lương, giải pháp của FastWork sẽ tự động đồng bộ dữ liệu: dữ liệu công, thông tin nhân viên, thông tin chế độ phúc lợi, trợ cấp… vào hệ thống phần mềm tính lương để tự động tính lương trực tuyến theo công thức đã được cấu hình trước đó.
Qua đó, phòng nhân sự tại Keo Bình Thạnh cắt giảm được 100% thời gian nhập dữ liệu công, triệt tiêu hoàn toàn tình trạng nhầm lẫn công thức tính lương, cộng, trừ nhầm trợ cấp.
Liên kết với phần mềm chấm công, KPI, quản lý hồ sơ nhân sự… để đồng bộ dữ liệu tính lương
Đặc biệt, phần mềm tính lương của FastWork còn liên kết với phiếu tạm ứng, phiếu chi… trường hợp nhân viên trong doanh nghiệp tạm ứng trước lương hoặc có những khoản chi cá nhân cho công việc sẽ được phần mềm tự động trừ hoặc cộng vào tiền lương.
Nhận xét về giải pháp của FastWork, anh Phạm Hoàng Anh – GĐ nhân sự tại Công ty TNHH SX TM Hóa Keo Bình Thạnh cho biết “Đôi lúc chúng ta ngại thay đổi vì không muốn xáo trộn hoặc bắt đầu lại từ đầu nhưng trong quản lý bắt buộc phải thay đổi nếu các hình thức quản lý, vận hành cũ không còn phù hợp, thay đổi sẽ giúp bạn phát triển và nhận được nhiều lợi ích hơn bởi lẽ nó là những sản phẩm của hiện tại, của tương lai và FastWork là một sản phẩm như vậy”.
Tổng quan về giải pháp tự động hóa tính công nhân viên
Nằm trong bộ công cụ quản trị nội bộ FastWork Office+, FastWork Timesheet đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ quản lý chấm công, đơn từ, tự động hóa bảng công giúp doanh nghiệp cắt giảm chi phí và thời gian trong công tác quản lý công của đội ngũ nhân sự.
Đặc biệt, FastWork Timesheet có thể liên kết với phần mềm tính lương, quản lý KPI, quản lý thông tin nhân sự… để đồng bộ hóa dữ liệu tính lương nhân viên. Hỗ trợ doanh nghiệp giảm tải các tác vụ xử lý thủ công bằng tay trong công tác tính công, làm lương cho nhân viên, tăng hiệu suất làm việc chung toàn doanh nghiệp. Đặc biệt là triệt tiêu tình trạng sai sót, nhầm lẫn dữ liệu lương và giúp doanh nghiệp trả đúng lương, đúng hạn cho nhân viên.
Xem thêm: Giải pháp tự động hóa bảng lương
Để tìm hiểu chi tiết về bộ giải pháp tự động hóa tính công, tính lương nhân viên, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ: 0983 089 715 hoặc điền thông tin dưới Form đăng ký tư vấn bên dưới để được hỗ trợ ngay.
