Chúng ta không thể phủ nhận những lợi ích mà tự động hóa mang lại trong các lĩnh vực sản xuất, kinh doanh… Ngày nay, với sự phát triển của công nghệ, tự động hóa đã được ứng dụng vào nhiều lĩnh vực, trong đó có tự động hóa bảng chấm công nhằm tăng năng suất lao động cho doanh nghiệp.
Mục lục nội dung:
Vậy tự động hóa bảng công là gì?
Tự động hóa bảng công được hiểu là ứng dụng các phần mềm công nghệ, giải pháp tự động hóa vào công tác chấm công nhân viên để tự động thu thập thời gian làm việc thực tế của nhân viên đó và tổng hợp thành bảng tính công hoàn chỉnh.
Hiệp hội quản lý nhân sự và tiền lương Hoa Kỳ cho biết: Tự động hóa giúp tối ưu 100% thời gian cho các tác vụ xử lý bằng tay, đồng thời cắt giảm hoàn toàn tình trạng sai sót, nhầm lẫn trong công tác tính toán thủ công của đội ngũ nhân sự. Do đó, tự động hóa ngày càng được ưa chuộng và ứng dụng rộng rãi vào tất cả các lĩnh vực.
Các doanh nghiệp muốn duy trì lợi thế cạnh tranh trong kỷ nguyên số nên nhanh chóng ứng dụng công nghệ tự động hóa vào điều hành và quản trị để nhanh đạt được mục đích mà trước mắt là cắt giảm chi phí, nâng cao hiệu quả và hiệu suất làm việc doanh nghiệp.
Xem thêm: Giải pháp tự động hóa bảng công trên nền điện toán đám mây
Tự động hóa bảng công giải pháp tăng năng suất lao động hiệu quả cho doanh nghiệp
Đã đến lúc các doanh nghiệp cần phải loại bỏ các thao tác thủ công ra khỏi quy trình tính công để giải quyết triệt để những bất cập tồn tại:
- Thường xuyên nhầm lẫn dữ liệu công của nhân viên
- Sai sót tính toán đơn từ nghỉ phép – không phép, làm thêm, tăng ca…
- Nhầm lẫn các chính sách hỗ trợ đối với nhân viên làm việc ngoài hiện trường và nhân viên làm việc tại văn phòng
- Mất nhiều thời gian trong công tác tổng hợp dữ liệu công, đơn từ, giải quyết khiếu nại của nhân viên.
- Tổn thất quỹ lương do trả sai lương
Ứng dụng phần mềm tự động hóa bảng công, doanh nghiệp triệt tiêu hoàn toàn các vấn đề trên.
Đáp ứng đầy đủ 3 yếu tố: chấm công, đơn từ, tự động hóa bảng công, phần mềm thay thế hoàn toàn các tác vụ thủ công bằng tay trong công tác tính công nhân viên: nhập dữ liệu công, dữ liệu đơn từ, ngày phép… đồng bộ vào bảng công tổng của nhân viên.
Phần mềm sẽ thay thế hình thức chấm công thủ công biểu mẫu giấy, thẻ từ… bằng chấm công Face ID trên di động để tự động thu thập thời gian chấm công vào ca/ ra ca làm việc của nhân viên theo thời gian thực, chính xác và được lưu giữ trực tuyến trên hệ thống đám mây.
Quản lý thời gian bằng hình thức chấm công Face ID
Tích hợp hệ thống đơn từ điện tử, phần mềm cho phép người dùng có thể tạo và gửi đơn nghỉ phép, làm thêm, công tác… ngay trên hệ thống và tự động tính toán đơn từ, dữ liệu công theo quy định của công ty đó sau đó đồng bộ vào bảng bảng công tổng của nhân viên.
Đặc biệt, phần mềm cũng tự động cập nhật và lưu giữ dữ liệu bảng công theo số liệu mới nhất nếu có sự điều chỉnh từ ban lãnh đạo.
Tự động hóa giúp cắt giảm hoàn toàn các thao tác tổng hợp công bằng tay
3 Lợi ích vượt trội khi ứng dụng tự động hóa vào tính công nhân viên
Là thành tựu của cuộc khoa học kỹ thuật 4.0, giải pháp tự động hóa bảng công mang đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp
Tiết kiệm chi phí
- Triệt tiêu 100% tình trạng trả sai lương do sai bảng công nhân viên. Tự động hóa bảng công cho dữ liệu công chính xác và đầy đủ được quản lý tập trung trên hệ thống điện toán đám mây.
- Tự động hóa giúp cắt giảm nhân sự, chi phí trả công tăng nhân sự quản lý tính công khi doanh nghiệp mở rộng quy mô.
- Tiết kiệm chi phí văn phòng phẩm: chi phí hàng tháng mua giấy, đổ mực, in ấn bảng công, tủ lưu giữ… xử lý rác thải.
Tăng hiệu suất làm việc chung
- Cắt giảm hoàn toàn các tác vụ xử lý bằng tay của đội ngũ cán bộ kế toán
- Xây dựng và tinh giản quy trình tính công. Rút ngắn thời gian xử lý công việc của đội ngũ nhân sự từ đó nâng cao hiệu quả công việc và thời gian hoàn thành công việc.
- Tăng 100 % hiệu suất làm việc của phòng hành chính kế toán.
Đẩy nhanh quá trình chuyển đổi số
- Tự động hóa giúp số hóa tất cả các nghiệp vụ xử lý công thủ công trong doanh nghiệp lên hệ thống phần mềm.
- Số hóa hệ thống đơn từ giấy thành đơn từ điện tử (biểu mẫu E-form), cho phép tạo, gửi và phê duyệt nhanh chóng trên bằng điện thoại.
Tự động hóa bảng chấm công với phần mềm FastWork TimeSheet
Nằm trong bộ công cụ quản trị nhân sự FastWork HRM+, phần mềm chấm công FastWork TimeSheet đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ quản lý chấm công, đơn từ, tự động hóa công lương.
FastWork TimeSheet hoàn toàn đáp ứng được nhu cầu chấm công tính lương phức tạp với độ chính xác cao cho các doanh nghiệp. Từ đó giảm thiểu tối đa tình trạng sai sót bảng công, trả lương chậm. Đồng thời giúp doanh nghiệp tiết kiệm được nhiều thời gian, nguồn lực & chi phí để tập trung cho mục tiêu chiến lược cốt lõi.
Xem thêm: Giới thiệu FastWork Timesheet – Phần mềm tự động hóa bảng công trực tuyến
#1. Quản lý chấm công
Ứng dụng FastWork TimeSheet thay thế mọi hình thức chấm công thủ công bằng hình thức chấm công online bằng công nghệ Face ID trên di động. Cho phép nhân viên dễ dàng thực hiện chấm công tại mọi địa điểm làm việc thực tế bằng cách Selfie khuôn mặt.
- Nhân viên làm việc tại văn phòng, ngoài hiện trường chấm công online nhanh chóng trên app mobile
- Đối chiếu thời gian chấm vào để nhận diện ca, tính công theo ca tương ứng
- Thống kê, tổng hợp tức thời quân số nhân viên đã chấm công, đang làm việc
- Phần mềm cảnh báo chấm công sai khuôn mặt, cảnh báo sai vị trí chấm công, cảnh báo chấm công sai ca,…
Chấm công nhân viên online trên app mobile FastWork
#2. Quản lý đơn từ
Số hóa hệ thống đơn từ giấy thành biểu mẫu E – Form, việc tạo, gửi, phê duyệt diễn ra Realtime ngay trên phần mềm FastWork TimeSheet.
- Quản lý đơn từ xin phép nghỉ, về sớm, vắng mặt, tăng ca, làm thêm, công tác…
- Linh hoạt quy định tính công cho từng loại đơn
- Thiết lập sẵn quy trình duyệt, người duyệt, người nhận thông tin,…
- Tự động tính công tăng ca, làm thêm sau khi đơn được duyệt
- Quản lý đi muộn, về sớm, xin nghỉ để trừ phép, tính lương cho nhân viên
- Quản lý thưởng, phạt theo chuyên cần căn cứ vào quy định từng công ty
Hệ thống quỹ phép, đơn từ số trên phần mềm chấm công FastWork
#3. Hệ thống tính công tự động
FastWork Timesheet tự động thu thập, tính toán, tổng hợp dữ liệu công, đơn từ thành bảng công tổng. Tự động cập nhật khi có sự điều chỉnh từ ban lãnh đạo.
- Tính công tự động theo dữ liệu chấm công hàng ngày và ca làm của nhân viên
- Tính công tăng ca, ngoài giờ, làm thêm theo quy định
- Tính tổng số giờ làm việc của từng nhân viên
- Tự động toàn bộ bảng công nhân viên
- Hỗ trợ xuất file excel Bảng chấm công chi tiết, báo cáo chuyên cần, báo cáo phân ca
- Dữ liệu tự động, cập nhật real-time, chính xác, loại bỏ gian lận
- Nhân viên chủ động kiểm tra ngày công, chuyên cần trên app
Hệ thống tính công tự động trên phần mềm FastWork TimeSheet
#4 Hệ thống tính lương tự động
- Với bảng lương, phần mềm hỗ trợ thiết lập quy định tính lương cho từng vị trí, fulltime, parttime… với mức lương, trợ cấp, thưởng, chế độ, tăng ca… để tự động hóa tính lương hàng tháng
- Cho phép gửi – duyệt – chốt bảng lương ngay trên phần mềm
- Giảm tải 100% thời gian tổng hợp dữ liệu, rà soát, đối chiếu và tính lương bằng excel cho phòng kế toán
Hệ thống tính lương tự động trên FastWork TimeSheet
FastWork Timesheet có thể liên kết với nhiều phần mềm khác: Phần mềm quản lý công việc, quản lý đánh giá KPI, tính lương… để đồng bộ dữ liệu vào phiếu lương, tính lương trực tuyến. Và giúp doanh nghiệp hoàn thiện quy trình quản lý nhân sự và đẩy nhanh quá trình chuyển đổi số.
Hơn 3500 doanh nghiệp thuộc mọi lĩnh vực, quy mô trên khắp cả nước đã ứng dụng thành công giải pháp chấm công FastWork Timesheet, tiêu biểu như: Bệnh viện Đa khoa Tỉnh Phú Thọ, CMC Telecom, Metro Mart, BreadTalk, Le Pavillon Hội An, Thế giới Nệm, Vietnam Post,…
- Tìm hiểu câu chuyện chuyển đổi số: Metro Mart ứng dụng FastWork số hóa chấm công 500 nhân sự tại hệ thống 20 siêu thị
Để được tư vấn chi tiết về phần mềm FastWork Timesheet, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ Hotline 0983 08 97 15 hoặc điền vào Form đăng ký dưới đây để được hỗ trợ nhanh nhất.
