Quy trình là khuôn khổ (pháp lý nội bộ) để cho các công việc được diễn ra đúng phép tắc trong hoạt động của doanh nghiệp, tổ chức. Quản lý theo quy trình là phương pháp quản lý mà ở đó doanh nghiệp đưa ra các quy tắc, các công việc mẫu và đưa ra thứ tự thực hiện chuẩn để đi đến hoàn thành công việc.
Quy trình quản lý giúp:
- Thống nhất cách thức và thứ tự làm việc của doanh nghiệp
- Phân công lao động rõ ràng, đánh giá chính xác minh bạch
- Nhân viên xác định rõ các công việc cần làm và thứ tự thực hiện
- Các công việc được diễn ra nhịp nhàng, tránh gián đoạn
Tuy nhiên, nếu không có phương pháp quản lý khoa học:
- Bạn sẽ luôn phải hỏi thăm từng người để biết công việc đang tiến triển đến đâu, đang ở bước nào trong quy trình?
- Khi công việc bị chậm tiến độ cũng rất khó để tìm ra việc chậm tiến độ là do ai, ở bước nào dẫn đến?
- Khó kiểm soát được tiến độ thực hiện công việc nếu quy trình làm việc không rõ ràng vai trò, nhiệm vụ của mỗi người và thời gian thực hiện mỗi bước
- Khó đánh giá được hiệu quả làm việc thực tế của từng nhân sự cùng tham gia vào thực hiện một công việc
⇒ Không tận dụng được hết lợi ích các quy trình có thể đem lại
FastWork hỗ trợ tự động hóa các công việc có quy trình thực hiện như thế nào?
Trong mỗi doanh nghiệp luôn có rất nhiều công việc buộc phải qua nhiều quy trình xử lý với sự tham gia của nhiều người. Với FastWork việc tự động hóa diễn ra ở những điểm sau:
- Tự động giao việc và nhắc nhở người thực hiện khi đến bước công việc họ được giao
- Tự động cập nhật tiến độ công việc đạt được khi hoàn thành mỗi bước
- Tự động chuyển bước trên giao diện Kanban thay vì kéo thả thủ công giúp quản lý và những người tham gia theo dõi trực quan hơn
- Tự động cập nhật deadline (thời gian phải hoàn thành) tại mỗi bước công việc thay vì phải nhắc nhở như trước
Để đạt được điều này, trước hết người dùng phải trải qua các bước thiết lập sau:
Bước 1. Định nghĩa quy trình thực hiện công việc, mỗi việc phải trải qua những bước nào để hoàn thành.
Bước 2. Cấu hình mỗi bước thực hiện: ai là người thực hiện? Ai là người theo dõi? Mỗi bước được thực hiện trong thời gian bao lâu? Khi thực hiện xong bước đó đạt bao nhiêu % tiến độ công việc? Điều kiện tự động chuyển bước là gì?
Bước 3. Lên danh sách công việc và giao việc.
Ví dụ, công việc xây dựng nội dung bài viết cho website của một công ty khi áp dụng FastWork quy trình tự động như sau:
Vân là nhân viên Content, mỗi tháng Vân được giao một danh sách các bài viết phải thực hiện. Các bài viết của Vân phải trải qua quá trình xét duyệt gắt gao từ Phú (Leader), cuối cùng được Thảo (trưởng phòng) đồng ý mới có thể đăng lên web.
Thông thường, khi chưa có FastWork, Thảo thường xuyên phải theo dõi công việc của Vân và những người khác qua bảng tính excel. Tuy nhiên, Thảo không thể biết chính xác Vân đang soạn thảo topic nào, những topic nào đang được Phú duyệt. Một tin bài đã quá deadline mà chưa thấy gửi Thảo cũng không biết do Vân soạn thảo chậm trễ hay do Phú chưa duyệt bài. Mỗi lần như vậy Thảo lại phải email, nhắn tin nhắc nhở từng người 1 trong đội và hỏi han về tiến độ công việc. Câu trả lời nhận được đôi khi còn rất không rõ ràng và thiếu trung thực.
Với FastWork, sau khi thiết lập quy trình làm việc và giao nhiệm vụ cho từng người tại các bước thực hiện, công việc sẽ diễn ra như sau:
- Đầu tiên, các thành viên có thể theo dõi số lượng, tiến độ thực hiện các công việc mình tham gia trực quan bởi mô hình Kanban
- Với khả năng kéo thả linh hoạt, Vân có thể di chuyển các topic mình đang thực hiện về cột “Soạn thảo” để bắt đầu quy trình, cũng là để các thành viên khác cùng theo dõi.
- Khi hoàn thành một công việc, chỉ cần chuyển trạng thái hoàn thành, công việc sẽ tự động chuyển sang bước “Leader duyệt” và giao cho Phú. Phú sẽ nhận được thông báo tự động và biết mình vừa được giao công việc duyệt bài cho Vân với thời gian yêu cầu hoàn thành.
- Sau khi duyệt xong, Phú đánh giá kết quả bài viết của Vân. Nếu bài đạt yêu cầu “OK”, phần mềm sẽ tự động chuyển công việc cho Trưởng phòng tiếp nhận xét duyệt lần 2. Nếu bài chưa đạt yêu cầu “NOT OK”, phần mềm sẽ tự động chuyển về cho Vân và yêu cầu Vân chỉnh sửa lại.
- Tương tự Phú, Thảo sẽ nhận được một thông báo nhắc nhở về yêu cầu duyệt bài. Sau khi thực hiện xét duyệt, Thảo sẽ chọn kết quả cho công việc của Vân và Phú. Nếu kết quả “OK”, công việc sẽ được tự động chuyển sang bước “Đăng bài” và giao cho Vân. Lúc này Vân sẽ nhận được thông báo và biết rằng mình cần đăng bài lên website để hoàn tất công việc.
Như vậy, dù trải qua nhiều bước nhưng Vân, Phú hay Thảo cũng chỉ có một lượng thời gian nhất định để hoàn thành vai trò của mình trong quy trình và họ luôn được tự động nhắc nhở để chủ động thực hiện công việc.
Nói tóm lại, làm việc theo quy trình tự động FastWork giúp cấp trên dễ dàng giao việc cho cấp dưới. Quy trình quản lý giúp xác định các vai trò, trách nhiệm của từng nhân sự một cách rõ ràng. Điều này đặc biệt đem lại tiện lợi đối với công việc cần làm việc nhóm, bởi nó giúp các thành viên trong nhóm phối hợp với nhau nhịp nhàng, ăn khớp mà không lo làm trùng công việc của nhau hoặc bỏ sót công việc.
