Tự động hóa quy trình thời đại công nghệ số không còn là lựa chọn, mà là xu thế tất yếu buộc lãnh đạo doanh nghiệp phải nghiêm túc triển khai thực hiện vì sự tăng trưởng bền vững của doanh nghiệp. Tại sao lại khẳng định như vậy?
Câu trả lời sẽ được giải đáp qua bài viết dưới đây!
Mục lục nội dung:
1. Tự động hóa quy trình là gì?
Tự động hóa quy trình là thuật ngữ được dùng khá phổ biến. Nó được hiểu là một chuỗi các hành động tự động được tạo ra xuyên suốt quá trình kinh doanh của một doanh nghiệp đảm bảo mọi luồng công việc diễn ra trôi chảy mà không gặp bất kỳ rào cản nào.
Tự động hóa quy trình công việc được xem là một bước tiến công nghệ hoàn toàn mới, giúp doanh nghiệp tháo gỡ toàn bộ nút thắt thường gặp trong quá trình triển khai quy trình trên giấy ra hành động. Trách nhiệm của từng cá nhân ở từng giai đoạn đều rất rõ ràng, không còn tình trạng người này đổ lỗi cho người kia chậm tiến độ, phòng này đổ lỗi cho phòng kia kém hiệu quả gây bất đồng nội bộ, ảnh hưởng trực tiếp đến sự phát triển chung của doanh nghiệp.
“Nguyên tắc đầu tiên của bất kỳ công nghệ nào được sử dụng trong một doanh nghiệp là tự động hóa được áp dụng cho một hoạt động hiệu quả sẽ khuếch đại sự hiệu quả. Nguyên tắc thứ hai là tự động hóa được áp dụng cho một hoạt động không hiệu quả sẽ khuếch đại sự không hiệu quả” – Bill Gates
(The first rule of any technology used in a business is that automation applied to an efficient operation will magnify the efficiency. The second is that automation applied to an inefficient operation will magnify the inefficiency)
Khi bắt tay vào tự động hóa quy trình làm việc, hãy thực sự nghiêm túc với nó nếu không muốn sự đầu tư trở nên vô ích.
2. 7 lợi ích vượt trội tự động hóa quy trình mang lại giải quyết triệt để bài toán quản trị kiểu cũ rắc rối, bất cập của doanh nghiệp
Hạn chế sai sót
Một doanh nghiệp hoạt động không bao giờ xảy ra sai sót là điều không thể, nhưng chủ động trong việc xác định đúng lỗi và ngăn ngừa chúng ngay từ đầu là điều có thể làm được. Với hệ thống quản lý quy trình làm việc, lãnh đạo sẽ dễ dàng nhìn thấy chính xác nút thắt doanh nghiệp đang gặp phải để nhanh chóng có phương án xử lý. Và đương nhiên, đó cũng là bài học để không có bất kỳ lỗi sai tương tự nào xảy ra nữa.
Gia tăng kết nối
Tự động hóa quy trình làm việc kết nối nhiều thực thể – con người, phần mềm và văn hóa làm việc. Phần mềm là nơi thiết lập các nhiệm vụ, chỉ rõ mối quan hệ phụ thuộc của từng cá nhân, phòng ban trong việc thực hiện quy trình chung. Là công cụ giao tiếp kết nối nhân sự, là môi trường trao đổi thuận tiện chỉ liên quan đến công việc. Đó cũng là bàn đạp xây dựng văn hóa doanh nghiệp chuyên nghiệp, gắn kết hướng đến một mục tiêu duy nhất là sự tăng trưởng bền vững của doanh nghiệp.
Cải thiện hiệu suất
Thay vì phải gửi email, cập nhật báo cáo tại nhiều công cụ mới có thể chuyển tiếp công việc cho cá nhân khác, toàn bộ các tác vụ đều được tự động hóa ngay trên phần mềm. Bạn có thể chuyển tiếp bước dễ dàng hoặc quay lại bước trước chỉ với 1 click. Tiết kiệm tối đa thời gian cho các hoạt động thủ công truyền thống, hiệu suất làm việc nhờ đó được cải thiện.
Bạn cũng có thể nhanh chóng nắm bắt tiến độ công việc của người thực hiện trước mình để có sự chuẩn bị thời gian hợp lý, đảm bảo deadline được giao.
Loại bỏ các tác vụ thủ công mất thời gian, kém hiệu quả
Nghiên cứu chỉ ra, mỗi năm 1 nhân viên văn phòng mất trung bình 69 ngày cho việc trao đổi, báo cáo, họp hành. Các công việc này cứ thế lặp lại tiêu tốn 5 nghìn tỷ đô la trên phạm vi toàn cầu. Trong khi các thao tác đó hoàn toàn có thể thực hiện trên phần mềm với chi phí thậm chí không bằng 1/10. Thay vì mất thời gian cho những tác vụ thủ công kém hiệu quả, người lao động có thể cải thiện hiệu suất cũng như chất lượng công việc thông qua việc sử dụng phần mềm công nghệ tự động hóa quy trình làm việc.
Kết hợp dễ dàng nhiều nhiệm vụ, đa phòng ban
Thay vì sử dụng nhiều nhóm chat, nhiều file dự án, email, nhà quản lý có thể thiết lập nhiều quy trình khác nhau trong một hệ thống quy trình trên phần mềm. Dễ dàng phân bổ – kiểm soát – đánh giá chất lượng công việc của từng cá nhân, phòng ban trên một giao diện duy nhất. Quản lý đa nhiệm vụ, đa phòng ban chính xác, tức thời là điểm nổi bật phần mềm tự động hóa quy trình mang lại.
Minh bạch, dễ kiểm soát, tăng sự tin cậy
Với hệ thống quản lý quy trình, không có những đầu việc không tên hay không có những tranh cãi so bì người làm ít người làm nhiều, người làm tốt lại không được đánh giá cao. Ngay khi được giao việc, thông báo sẽ được gửi tức thời đến người được phân công trên cả 2 nền tảng Web và App di động. Toàn bộ thông tin về số lượng công việc, tiến độ và chất lượng triển khai của từng cá nhân cũng được cập nhật công khai trên phần mềm. Cơ sở để đánh giá chính xác hiệu suất làm việc cũng như quyết định tăng lương, khen thưởng của lãnh đạo cho các cá nhân, bộ phận.
Xây dựng văn hóa doanh nghiệp
Tự động hóa quy trình xây dựng một văn hóa làm việc chuyên nghiệp, gắn kết. Mỗi cá nhân, phòng ban giữ một nhiệm vụ riêng nhưng cùng nỗ lực hướng tới mục tiêu chung là sự phát triển toàn diện của doanh nghiệp.
Một văn hóa chất lượng tạo ra những nhân viên hài lòng, chìa khóa giữ chân nhân tài cũng như cải thiện hiệu suất đội ngũ nhân sự.
>>> Có thể bạn quan tâm: Giới thiệu FastWork Asset – Phần mềm quản lý tài sản nội bộ trực tuyến
3. Ứng dụng tự động hóa quy trình trong những lĩnh vực cụ thể
Dưới đây là những ví dụ đơn giản về việc ứng dụng tự động hóa quy trình trong các ngành công nghiệp khác nhau.
- HR: Tự động hóa các quy trình tuyển dụng, trả lương, yêu cầu đào tạo hay xử lý đơn xin việc, nghỉ việc, thai sản.
- Sản xuất & Phân phối Dược phẩm: Sử dụng quy trình công việc để kiểm soát chất lượng trong hoạt động kiểm tra nguyên liệu thô, sản xuất thuốc, đóng gói sản phẩm, kiểm tra sau sản xuất và chuẩn bị xuất xưởng.
- Dịch vụ: Quy trình chăm sóc khách hàng trước, trong và sau bán, quy trình xử lý khiếu nại,…
- Du lịch: Quy trình quản lý các chuyến bay, khách sạn, chuyến tham quan và đặt chỗ thuê ô tô của khách hàng cho một đại lý du lịch.
- Sức khỏe: Quy trình quản lý việc nhận đơn thuốc từ bác sĩ thông qua quá trình lấy thuốc và đến tay bệnh nhân.
- Công nghệ thông tin: Sử dụng quy trình làm việc để chỉ định cách giải quyết từng loại vấn đề phần mềm/ phần cứng mà nhân viên gọi đến.
4. Gợi ý 5 bước tự động hóa quy trình hiệu quả thời công nghệ số
Xác định mục tiêu
Để xác định tự động hóa quy trình có mang lại hiệu quả rõ rệt cho doanh nghiệp bạn hay không, bạn trước hết cần xác định chính xác vì sao cần tự động hóa quy trình? Đơn giản để chạy theo xu thế, hay để giải quyết triệt để những khó khăn tồn tại ở cách làm việc cũ nhằm tối ưu thời gian làm việc và cải thiện chất lượng làm việc của đội ngũ nhân sự?
Xây dựng quy trình chuẩn
Để doanh nghiệp phát triển nhanh chóng và bền vững, hơn cả một chiến lược khôn khéo, một nền móng quy trình vững chắc mới thực sự là điều CEO & Manager nào cũng cần chú tâm xây dựng và triển khai thực thi. Tuân thủ theo mô hình BPM Life Cycle, một quy trình “chuẩn mực” được xây dựng và vận hành theo 5 bước:
- Bước 1: Design (Xây dựng quy trình)
- Bước 2: Modelling (Mô hình hóa quy trình)
- Bước 3: Execution (Kiểm soát quy trình)
- Bước 4: Monitoring (Đánh giá hiệu quả)
- Bước 5: Optimization (Điều chỉnh và tối ưu hóa quy trình)
Lúc này, công thức 5W – 1H – 5M được khuyến khích áp dụng nhằm mô hình hóa quy trình thành các thẻ mô tả, cải thiện việc phối hợp đa chức năng giữa các nguồn lực trong doanh nghiệp để đem lại hiệu quả vận hành cao nhất.
Nội dung công thức 5W – 1H – 5M bao gồm:
5W – 1H: Trả lời 6 câu hỏi Why, What, Where, When, Who, How
- Why: Xác định mục tiêu, yêu cầu công việc
- What: Xác định nội dung công việc
- Where, When, Who: Xác định địa điểm, thời gian và nhân sự thực hiện công việc
- How: Xác định phương pháp thực hiện công việc
5M: Xác định nguồn lực
- Man: nguồn nhân lực
- Money: Chi phí
- Material: nguyên vật liệu/hệ thống cung ứng
- Machine: máy móc/công nghệ
- Method: phương pháp làm việc
Xem thêm: Nguyên tắc 5W – 1H – 5M – Xương sống định hình quy trình làm việc trong doanh nghiệp 4.0
Chọn giải pháp tự động hóa quy trình phù hợp
Sau khi thiết lập 1 quy trình chuẩn, doanh nghiệp nên nghiên cứu lựa chọn một phần mềm công nghệ giải quyết bài toán số hóa và thiết lập đa quy trình trên một giao diện trực tuyến.
Giải pháp tự động hóa quy trình công việc FastWork cho phép:
- Khởi tạo không giới hạn số quy trình và số giai đoạn trong mỗi quy trình.
- Phân quyền người thực hiện, công việc cần làm và thiết lập deadline cho mỗi giai đoạn nhanh chóng.
- Giám sát chặt chẽ tiến độ công việc của từng cá nhân thông qua hệ thống báo cáo trực quan
- Phát hiện kịp thời các điểm nóng cần chú ý trong luồng công việc
- Cải thiện tối đa hiệu suất làm việc của đội ngũ nhân sự
Xem chi tiết Giải pháp tự động hóa quy trình công việc toàn diện cho doanh nghiệp tại đây
Đào tạo nhân viên
Việc từ bỏ một thói quen cũ là rất khó, chưa kể tiếp cận công nghệ mới cũng không hề dễ dàng đối với toàn thể đội ngũ nhân viên.
Việc đầu tiên là ban lãnh đạo doanh nghiệp cần liên kết với bộ phận hỗ trợ đơn vị cung cấp phần mềm để triển khai đào tạo, đảm bảo 100% nhân viên nắm rõ các bước thực hiện quy trình trên 2 nền tảng Web và App di động.
Yếu tố quan trọng thứ 2 là việc 1 số bộ phận chống đối, thiếu hợp tác là không tránh khỏi, lãnh đạo cần có biện pháp cứng rắn bắt buộc toàn bộ nhân viên phải tham gia mới có thể mang lại hiệu quả toàn diện.
Đo lường hiệu quả
Khi quy trình mới đi vào hoạt động, thời gian đầu, ban lãnh đạo nên chú trọng đến kết quả ứng dụng phần mềm của nhân sự, họ có tích cực sử dụng không, phối hợp làm việc giữa các phòng ban có hiệu quả không? Việc tổ chức họp lắng nghe chia sẻ của những cá nhân trực tiếp sử dụng phần mềm cũng vô cùng quan trọng, giúp lãnh đạo xác định chính xác vướng mắc đang gặp phải để có phương án cải thiện, hỗ trợ nhân viên làm việc năng suất và hiệu quả hơn.
Tự động hóa quy trình làm việc có thể đem lại những lợi ích tuyệt vời nhưng cũng có thể biến quy trình làm việc của doanh nghiệp bạn thành một mớ hỗn độn khó kiểm soát nếu không nghiêm túc thực hiện. Hãy lựa chọn cho mình một phần mềm công nghệ hỗ trợ để guồng máy quy trình diễn ra suôn sẻ, thay vì tạo ra sai sót, hãy là người nhìn thấy điểm nóng để xử lý triệt để.
FastWork Workflow – Giải pháp tự động hóa doanh nghiệp toàn diện phù hợp cho SMEs
#1 Tự động hóa không giới hạn quy trình: FastWork WorkFlow hỗ trợ doanh nghiệp thiết lập – phân quyền – kiểm soát – theo dõi số lượng lớn quy trình trên 1 hệ thống duy nhất.
#2 Chi phí hợp lý, miễn phí cập nhật tính năng mới: Chi phí sử dụng chỉ từ 500.000 VNĐ/ tháng, với rất nhiều tính năng ưu việt được cập nhật liên tục phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp và thị trường.
#3: Lộ trình triển khai nhanh chóng: FastWork sở hữu đội ngũ tư vấn, kỹ thuật viên chuyên nghiệp, hỗ trợ triển khai đào tạo nhanh chóng và phối hợp xử lý phát sinh 24/7.
#4: Khả năng trao đổi, tích hợp dữ liệu: Trao đổi thuận tiện, đính kèm tài liệu, hình ảnh dễ dàng ngay dưới mỗi nhiệm vụ
#5: Tương thích với nhiều thiết bị: Sử dụng trên cả 2 nền tảng Web và App di động với hệ điều hành Android và IOS.
6. Tham khảo doanh nghiệp đang thực hiện số hóa & tự động hóa quy trình
Theo Mic.gov (2022) “Nhiều Doanh nghiệp SME cũng đã nhận thức được tầm quan trọng của việc đẩy nhanh quá trình số hóa. Theo số liệu khảo sát của Hiệp hội DN vừa và nhỏ Việt Nam có tới hơn 80% lãnh đạo DN muốn chuyển đổi số và 65% Doanh nghiệp sẵn sàng đầu tư mạnh vào Chuyển đổi số”
Nội thất Hoàng Minh, SOECO hay Cơ điện Bình Minh ví dụ về một số doanh nghiệp SMEs đã và đang mạnh mẽ số hóa từ việc triển khai những công cụ, nền tảng công nghệ thiết thực.
Gợi ý bạn tìm đọc nội dung chi tiết tại:
- SOECO áp dụng FastWork tự động hóa quy trình bảo hành tại khách hàng
- Nội thất Hoàng Minh số hóa quy trình liên phòng ban với FastWork WorkFlow
Ngoài ra, nếu doanh nghiệp bạn đang tìm hiểu về tự động hóa, số hóa, nhưng chưa biết nên bắt đầu từ đâu, không biết phải số hóa thế nào? Đề xuất bạn tìm hiểu Bộ giải pháp tự động hóa quy trình toàn diện cho doanh nghiệp 4.0 cũng như đăng ký tư vấn theo Form bên dưới để nhận lộ trình số hóa được cá nhân hóa theo mô hình doanh nghiệp.
FastWork tự hào được đồng hành cùng 3500 doanh nghiệp trên chặng đường số hóa, chuyển đổi số.
