Hệ thống tự động hóa văn phòng bao gồm các hoạt động lưu trữ thông tin, trao đổi và quản lý dữ liệu – là tiền đề xây dựng mô hình văn phòng điện tử 4.0 nói không với hình thức quản lý thủ công kiểu cũ nặng về mặt giấy tờ.
Mục lục nội dung:
1. Tự động hóa văn phòng bắt đầu từ đâu?
Các nhà khoa học máy tính, chuyên gia công nghệ thông tin và giám đốc điều hành có tư duy tiến bộ đã bắt đầu sử dụng thuật ngữ “tự động hóa văn phòng” cách đây hơn ba thập kỷ.
Webopedia định nghĩa “tự động hóa văn phòng” là “việc sử dụng hệ thống máy tính để thực hiện nhiều hoạt động văn phòng, chẳng hạn như xử lý văn bản, kế toán và e-mail.” Việc sắp xếp hợp lý và tối ưu hóa các chức năng này có thể giúp các công ty rút ngắn nhiều quy trình làm việc cồng kềnh và hoạt động hiệu quả hơn.
Lịch sử của tự động hóa văn phòng bắt đầu với máy đánh chữ và máy sao chép nhằm tối ưu hóa các công việc thủ công trước đây.
Ngày nay, cùng với sự ra đời của máy tính cá nhân, tự động hóa văn phòng được biết đến như một cuộc cách mạng chuyển đổi toàn bộ thông tin dạng giấy, văn bản sang dạng điện tử. Cuộc cách mạng này đã, đang hoàn thiện và thâm nhập vào hầu hết các doanh nghiệp ở mọi quy mô và lĩnh vực, ngay cả những công ty nhỏ cũng sử dụng nền tảng công nghệ để duy trì hồ sơ nhân sự, bảng lương, hồ sơ tài chính, thông tin hàng tồn kho và các thông tin kinh doanh khác. Thay vì một thứ xa xỉ nào khác đang phát triển, tự động hóa văn phòng ở một mức độ nào đó đã trở thành nhu cầu cơ bản của các công ty.
Xem thêm: E-office là gì? Lợi ích của văn phòng điện tử trong vận hành doanh nghiệp
2. Chức năng của tự động hóa văn phòng
Tự động hóa văn phòng được ứng dụng một cách rộng rãi, là kết quả của sự kết hợp hiệu quả giữa phần cứng và phần mềm để thực hiện 3 chức năng cơ bản:
Lưu trữ thông tin
Nhiệm vụ đầu tiên của tự động hóa văn phòng là lưu trữ thông tin bao gồm hồ sơ nhân sự, bảng lương cho từng vị trí, tài liệu, công văn, thông tin tài sản, trang thiết bị dùng chung.
Các công việc trước đây xử lý và lưu trữ thủ công sẽ được số hóa và quản lý tập trung trên hệ thống phần mềm.
Phần mềm cung cấp các biểu mẫu đơn từ, văn bản tiêu chuẩn giúp người dùng sử dụng linh hoạt, tiện lợi trên thiết bị di động. Biểu mẫu tự động thiết lập kích thước phông chữ, kiểu đoạn văn, đầu trang và chân trang, bố cục trang để hạn chế tối đa các thao tác thủ công lặp lại mỗi khi người dùng khởi tạo một biểu mẫu/ văn bản mới.
Trao đổi dữ liệu
Việc trao đổi thông tin đa chiều giữa các thành viên trong doanh nghiệp cũng là yếu tố quan trọng quyết định chất lượng công việc.
Hệ thống tự động hóa văn phòng hỗ trợ chia sẻ thông tin đến nhiều người dùng đồng thời, tạo môi trường thảo luận xuyên suốt giữa các cá nhân liên quan cùng thực hiện nhiệm vụ. Trao đổi dữ liệu dễ dàng từ đính kèm hình ảnh, tài liệu cho đến các file excel thay vì gửi thủ công như trước. Đặc biệt, thông tin tất cả các trao đổi, chia sẻ đều được lưu trữ vô thời hạn trên phần mềm hỗ trợ tìm kiếm dễ dàng khi cần thay vì ngồi lục lại các đoạn chat dài bất tận không hồi kết.
Quản lý dữ liệu
Hệ thống tự động hóa văn phòng cũng được sử dụng để theo dõi cả dữ liệu ngắn hạn và dài hạn trong lĩnh vực kế hoạch tài chính, kế hoạch phân bổ lực lượng lao động, chi tiêu tiếp thị, mua hàng tồn kho và các khía cạnh khác của hoạt động kinh doanh.
Hệ thống quản lý công việc hoặc lập lịch trình giám sát và kiểm soát các dự án, hoạt động khác nhau trong văn phòng.
Hệ thống quản lý điện tử giám sát và kiểm soát các hoạt động và nhiệm vụ của văn phòng thông qua các mốc thời gian, lịch biểu điện tử.
Đề xuất tìm hiểu thêm: Tự động hóa doanh nghiệp để giải quyết bài toán tăng trưởng nhanh
Đọc thêm: Văn hóa dữ liệu (Data Culture) là gì? Tầm quan trọng trong việc giải quyết vấn đề của tổ chức?
3. Lưu ý khi triển khai tự động hóa văn phòng
Có rất nhiều yếu tố doanh nghiệp cần cân nhắc trước quyết định triển khai tự động hóa bao gồm chi phí, không gian vật lý, những thay đổi trong cơ chế làm việc nhưng quan trọng hơn cả vẫn là quá trình đào tạo nhân viên và lựa chọn phần mềm phù hợp.
Con người
Việc thay đổi thói quen cũ để tiếp cận, làm quen với cái mới là không hề dễ dàng đối với bất kỳ cá nhân nào ngay cả những người trẻ. Lãnh đạo doanh nghiệp cần tổ chức các buổi đào tạo giữa những cá nhân liên quan đến quá trình tự động hóa văn phòng bao gồm người trực tiếp sử dụng, nhà cung cấp hệ thống và các công cụ tự động hóa để có thể triển khai ứng dụng triệt để nhằm mang lại hiệu quả tốt nhất.
Công cụ
Có rất nhiều các phần mềm hỗ trợ tự động hóa văn phòng cho các doanh nghiệp thuộc mọi lĩnh vực, quy mô với đủ mức chi phí từ thấp đến cao.
Vì vậy các nhà quản lý và chủ doanh nghiệp thực hiện các cuộc khảo sát, nghiên cứu cẩn thận trước khi mua hàng. Các yếu tố chính cần được xem xét bao gồm: chi phí của hệ thống, khoảng thời gian triển khai đến khi chính thức đưa vào sử dụng, độ phức tạp của hệ thống, khả năng tương thích liên quan đến việc đưa hệ thống vào, điều kiện vật chất của cơ sở mà hệ thống sẽ được đưa vào, mức độ hỗ trợ kỹ thuật từ phía nhà cung cấp.
4. Sử dụng FastWork E-Office – Giải pháp tự động hóa văn phòng toàn diện cho doanh nghiệp 4.0
FastWork cung cấp hệ thống phần mềm toàn diện trên nền điện toán đám mây (SaaS) hỗ trợ doanh nghiệp tự động hóa văn phòng dễ dàng, nhanh chóng bắt kịp thời đại.
Chúng tôi cung cấp một loạt các tính năng quản lý cũng như chuẩn hóa các quy trình hành chính nội bộ, các tính năng liên quan tới số hóa và điện tử hóa văn phòng. Với kinh nghiệm triển khai hệ thống văn phòng điện tử E-OFFICE cho rất nhiều doanh nghiệp ở mọi lĩnh vực, mọi quy mô, FastWork giúp việc tự động hóa văn phòng trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn bao giờ hết. Nhanh chóng đem lại lợi ích cả về khía cạnh kinh tế lẫn khía cạnh quản trị con người cho các nhà quản trị doanh nghiệp.
#Xây dựng văn phòng không giấy
Sử dụng công nghệ điện toán đám mây, hệ thống E-office FastWork cho phép điện tử hóa mọi loại thông tin dưới dạng văn bản giấy tờ trong doanh nghiệp. Mọi dữ liệu đều được chuẩn hóa và lưu trữ an toàn, đầy đủ trên cùng một hệ thống, dễ dàng xử lý và tra cứu. Theo đó, bộ phận hành chính nhân sự có thể cắt giảm tới 90% các thao tác thủ công vốn là nguyên nhân gây ra sai sót. Đồng thời, nó cũng giúp ích cho nhân viên tại các doanh nghiệp đẩy nhanh thời gian xử lý công việc, giảm mối lo ngại viết sai đơn, dùng sai mẫu giấy … dẫn tới làm đi làm lại nhiều lần.
FastWork OFFICE bao gồm:
- Số hóa tất cả biểu mẫu đề xuất, tờ trình nội bộ
- Số hóa văn thư, công văn, văn bản đi đến
- Số hóa thông tin tài sản, trang thiết bị văn phòng
- Số hóa thông báo, văn bản chỉ đạo điều hành
# Điện tử hóa quy trình nội bộ
Dễ thấy, các quy trình hành chính tại các doanh nghiệp vốn dĩ phức tạp và yêu cầu cao về tính chính xác, nhưng lại là công đoạn dễ xảy ra sai sót nhất. Tuy nhiên, với hệ thống văn phòng điện tử của FastWork, sai sót gần như không còn, thậm chí thời gian trung bình để xử lý một quy trình xét duyệt hành chính thông thường từ vài ngày có thể rút ngắn còn vài phút.
Mọi quy trình trở nên rõ ràng và liền mạch: quy trình gồm bao nhiêu giai đoạn, do ai phụ trách, thời hạn hoàn thành, các tiêu chí đánh giá kết quả ở từng giai đoạn,…
- Số hóa quy trình thẩm định, phê duyệt đề xuất, tờ trình
- Số hóa quy trình xử lý, phê duyệt công văn, văn bản đến, đi
- Số hóa quy trình cấp phát, thu hồi, điều chuyển tài sản, trang thiết bị của doanh nghiệp
- Số hóa quy trình đăng ký, booking trang thiết bị dùng chung, phòng họp, phương tiện đi lại,…..
- Số hóa quy trình giải trình và phê duyệt đơn từ chấm công
- Số hóa quy trình thẩm định, phê duyệt thông báo chỉ đạo, điều hành nội bộ
- Số hóa cuộc họp (quản lý các cuộc họp, báo cáo và ghi chép cuộc họp, thông tin 2 chiều cho các bên tham gia)
# Môi trường trao đổi liền mạch, xuyên suốt
Tất cả các thông tin trao đổi, tài liệu đính kèm, báo cáo, hình ảnh đều được thực hiện, quản lý và lưu trữ tập trung thay vì rải rác, lẻ tẻ như ở các phương thức truyền thống.
>> Tham gia tự động hóa văn phòng với FastWork OFFICE+ TẠI ĐÂY
Bộ công cụ văn phòng điện tử FastWork E-Office nằm trong Nền tảng quản trị và điều hành doanh nghiệp thống nhất FastWork.vn
Tự hào đồng hành cùng hơn 3500+ doanh nghiệp Việt trong hành trình tự động hóa văn phòng 4.0
MỘT SỐ KHÁCH HÀNG TIÊU BIỂU
- KHỐI NHÀ NƯỚC: Cấp nước thành phố, Điện lực Quảng Ninh, Bệnh viện Trung Ương, Trường học…
- KHỐI DOANH NGHIỆP: Vnpost, VPbank, Vietinbank, MetroMart, HONDA, Tập đoàn CMC, Dệt May 10, SEONGON, ACEFIC5, Thịnh Cường, SC Việt Nam…
Quý doanh nghiệp muốn tìm hiểu kỹ hơn về Bộ công cụ xây dựng văn phòng điện tử E-Office, vui lòng liên hệ hotline: 0983 089 715 hoặc đăng ký ngay tại đây!
