Work breakdown structure – WBS trong quản lý dự án là quá trình áp dụng phương pháp chia các công việc lớn thành các nhiệm vụ nhỏ hơn, tạo thành bảng công việc dự án chi tiết để dễ triển khai và kiểm soát.
Vậy làm cách nào và sử dụng công cụ gì để các nhà quản lý có thể bắt đầu xây dựng bảng kế hoạch công việc WBS hiệu quả & tối ưu nguồn lực cho dự án? Câu trả lời sẽ có ngay trong bài viết dưới đây.
Mục lục nội dung:
Vai trò của WBS trong quản lý dự án
Cấu trúc phân chia công việc (WBS) trong quản lý dự án là bản phác thảo một cách trực quan hệ thống cấp bậc từng nhiệm vụ với mức độ chi tiết tăng dần. Hiểu đơn giản nó giống như bản mô tả các công việc sẽ được thực hiện cho một dự án. Mục đích của việc áp dụng WBS là làm cho dự án bớt phức tạp, trở nên dễ quản lý và kiểm soát hơn. WBS giúp các nhà quản lý:
- Trực quan và minh bạch hóa công việc
Bằng cách phân rã dự án thành các thành phần nhỏ hơn, WBS thể hiện trực quan hóa các thành phần phạm vi, giai đoạn, nhiệm vụ và sản phẩm bàn giao trên một công cụ duy nhất. Từ đó giảm thiểu các phát sinh như bỏ sót công việc hay triển khai công việc chồng chéo.
- Ước tính, kiểm soát thời gian & ngân sách
Khi các nhiệm vụ trong WBS được xác định, ban quản lý dự án có thể chỉ định chi phí và ước tính thời gian hoàn thành cụ thể cho từng nhiệm vụ. WBS cho phép bạn phân phối ngân sách dự án theo các gói công việc, sau đó kiểm tra để đảm bảo tổng chi phí của nhiệm vụ không vượt quá tổng chi phí dự án. Đồng thời nhà quản lý cũng dễ dàng thiết lập & theo dõi tiến độ công việc thực tế so với WBS để đánh giá hiệu quả.
- Phân chia trách nhiệm rõ ràng
Bằng cách sử dụng WBS, các cá nhân & đội nhóm sẽ thấy rõ được vai trò của mình trong dự án. Từ đó tập trung hoàn thành các nhiệm vụ được giao để đạt được mục tiêu cuối cùng.
- Kiểm soát rủi ro
Trước và sau khi tạo bảng công việc hoàn chỉnh, nhà quản lý đã phải thảo luận và thống nhất với các bên liên quan về các yếu tố có trong WBS. Nhờ đó, dự án sẽ tránh được các rủi ro thường gặp như: Ước tính sai thời gian & chi phí; Phân chia trách nhiệm công việc không rõ ràng; Các bên liên quan liên tục thay đổi yêu cầu,…
Tham khảo thêm: Quản trị rủi ro dự án và giải pháp phòng tránh hữu hiệu cho Project Manager
Như vậy, để xây dựng được bảng công việc WBS hiệu quả, các nhà quản lý cần phải có khả năng tạo lịch trình, ước tính thời gian & chi phí, kỹ năng giao tiếp tốt với bên liên quan và làm việc với các công cụ hỗ trợ quản lý dự án.
6 yếu tố cơ bản của bảng WBS trong quản lý dự án
Thông thường, một cấu trúc phân chia công việc dự án điển hình được tạo thành từ 6 yếu tố chính sau.
1. Từ điển WBS
Từ điển WBS là tài liệu bổ sung cho WBS. Nó cung cấp đầy đủ thông tin từ mã sản phẩm, mô tả công việc, liệt kê nguồn lực, tiêu chí đánh giá, yêu cầu chất lượng, ước tính chi phí & thời gian, và tài liệu tham khảo.
Đây là cơ sở để bạn đo lường hiệu quả dự án, tránh các nguy cơ như chậm kế hoạch hay vượt ngân sách,… Từ điển WBS được tạo bởi người quản lý dự án thông qua quá trình tìm kiếm thu thập thông tin từ các bên liên quan hoặc nhờ sự hỗ trợ của ban cố vấn. Mô tả trong từ điển càng kỹ lưỡng thì việc khởi tạo và triển khai WBS càng dễ dàng.
2. Các cấp độ WBS
Các cấp độ WBS là yếu tố quyết định thứ bậc của một phần tử trong bảng công việc dự án. Hầu hết các cấu trúc phân chia công việc đều có 3 cấp độ chính: sản phẩm chính, điểm kiểm soát/ kết quả có thể bàn giao và các gói công việc. Các nhà quản lý có thể linh hoạt điều chỉnh, bổ sung tùy thuộc vào mức độ phức tạp của từng dự án.
3. Điểm kiểm soát
Một cấu trúc phân chia công việc bắt buộc phải có các điểm kiểm soát. Điểm kiểm soát được sử dụng để nhóm và đo lường trạng thái thực hiện các gói công việc. Ví dụ giai đoạn khởi tạo, lập kế hoạch, thực hiện, giám sát hoặc đóng dự án trong WBS được xem là các điểm kiểm soát.
4. Sản phẩm bàn giao
Sản phẩm bàn giao là những kết quả mong muốn của dự án sau khi thực hiện các gói công việc và nhiệm vụ. Đó có thể là ứng dụng phần mềm, hợp đồng, hoàn thiện tòa nhà, lắp đặt đủ nội thất cho văn phòng,… Nhà quản lý cần phối hợp với các bên liên quan, thống nhất sản phẩm cần bàn giao cuối cùng để đưa vào WBS.
5. Gói công việc (Work Packages)
Theo Viện quản lý dự án (PMI), gói công việc là mức thấp nhất của một WBS. Vì nó bao gồm các nhiệm vụ liên quan vừa đủ để giao cho một thành viên hoặc bộ phận trong nhóm. Người quản lý dự án cần ước tính chi phí & thời gian hoàn thành khi khởi tạo và trao quyền thực hiện các gói công việc.
6. Nhiệm vụ
Là tập hợp các hoạt động (activities) trong một gói công việc. Đây là hạng mục công việc được phân rã ở mức nhỏ nhất góp phần hoàn thiện dự án.
Khi xây dựng WBS trong quản lý dự án, bạn cần lưu ý phân rã công việc ở mức độ phù hợp, tập trung vào kết quả chứ không phải liệt kê phương pháp giải quyết công việc, và rà soát để tránh trùng lặp nhiệm vụ.
4 Phương pháp phổ biến để xây dựng bảng công việc WBS cho dự án
Tùy thuộc vào tính chất và độ phức tạp của từng dự án, bạn có thể áp dụng linh hoạt 4 phương pháp sau để xây dựng bảng phân chia công việc.
1. Top-Down (Tiếp cận từ trên xuống)
Đây là phương pháp tạo cấu trúc công việc đi từ tổng quan đến chi tiết. Cách tiếp cận từ trên xuống bắt đầu từ sản phẩm có thể bàn giao lớn nhất (kết quả của dự án). Sau đó, phân rã thành các sản phẩm bàn giao nhỏ hơn (gói công việc) và các nhiệm vụ hoặc hoạt động phụ. Phương pháp này yêu cầu những người xây dựng WBS phải có kiến thức bao quát, am hiểu về dự án để mang lại kết quả khả thi.
2. Bottom-up (Tiếp cận từ dưới lên)
Là phương pháp tạo cấu trúc phân chia công việc từ chi tiết đến tổng quan. Đòi hỏi các thành viên trong dự án cần thảo luận chuyên sâu, động não (brainstorming) để chia sẻ các nhiệm vụ cần hoàn thành. Dù cách tiếp cận này ít cấu trúc và thiếu logic hơn so với Top-Down, nhưng nó giúp hạn chế tình trạng bỏ sót nhiệm vụ, nhất là những nhiệm vụ cấp thấp.
3. Hybrid Approach (Tiếp cận tích hợp)
Đây được xem là phương pháp tối ưu nhất. Bằng việc bắt đầu với cách tiếp cận từ trên xuống, phân rã dự án thành các cấp bậc. Bạn sử dụng bước này để tạo khung WBS. Sau đó, chia sẻ bản thảo WBS với các bên liên quan, thảo luận nhiều hơn về các nhiệm vụ cấp thấp. Khi đó, cách tiếp cận từ dưới lên như bước kiểm tra, đảm bảo tất cả các hoạt động cần làm đã được đưa vào bảng công việc WBS.
4. Analogy
Là phương pháp tạo cấu trúc phân chia công việc dựa trên kinh nghiệm từ các dự án đã từng được triển khai. Bạn có thể tham khảo các WBS có nhiều điểm tương đồng từ tất cả các nguồn, sau đó áp dụng vào dự án đang phụ trách.
Dù lựa chọn cách tiếp cận nào thì WBS cần có sự đánh giá và thống nhất giữa các bên liên quan. Bạn cần đảm bảo đội nhóm đã nắm được đầy đủ thông tin, hiểu rõ lộ trình, nhiệm vụ để triển khai dự án.
Trước khi tạo bảng công việc dự án hoàn chỉnh, bạn nên xem thêm 2 Cách tổ chức công việc dự án & 4 nguyên tắc cần lưu ý khi xây dựng WBS tại đây
6 bước xây dựng bảng công việc WBS trong quản lý dự án
WBS được xây dựng rõ ràng sẽ giúp nhà quản lý dễ dàng hình dung các bước thực hiện, tránh việc xử lý nhiệm vụ chồng chéo, lãng phí các nguồn lực. Dưới đây là 6 bước để tạo một cấu trúc phân chia công việc dự án hiệu quả.
1. Xác định phạm vi, mục đích & mục tiêu
Một dự án không xác định rõ ràng 3 yếu tố trên sẽ rất khó để thành công. Hãy bắt đầu bằng việc thu thập thông tin hoặc tổ chức các cuộc họp để thảo luận về các nguồn lực, thống nhất mong muốn giữa các bên. Từ đó cụ thể hóa mục tiêu dự án theo nguyên tắc: dễ hiểu, thực tế & có thể đo lường được.
Đồng thời xác định rõ các nhiệm vụ, công việc & mốc tiến độ quan trọng để kiểm soát phạm vi dự án.
2. Xác định các giai đoạn và điểm kiểm soát
Đây được xem là bước lựa chọn và xác định cách tổ chức một WBS. Để dễ quản lý, bạn có thể chia dự án thành các giai đoạn cụ thể, từ lúc hình thành đến khi hoàn thành. Sau đó tạo các điểm kiểm soát – đây là danh mục những nhiệm vụ quan trọng bạn muốn theo dõi.
3. Liệt kê các sản phẩm cần bàn giao
Sản phẩm cần bàn giao trong WBS là gì? Hiểu đơn giản đó là kết quả cuối cùng của một dự án. Chúng được nhà quản lý và các bên liên quan xác định ngay trong giai đoạn lập kế hoạch. Đó có thể là phần cứng, phần mềm, ứng dụng di động, hợp đồng hoặc kết quả đánh giá thử nghiệm.
Khi xác định được các sản phẩm bàn giao, bạn có thể sử dụng công cụ hỗ trợ quản lý dự án để dễ dàng phân công công việc & theo dõi tiến độ.
4. Phân cấp mức độ ưu tiên
Xác định mức độ quan trọng của các nhiệm vụ để sắp xếp thứ tự triển khai là bước bạn không thể bỏ qua. Đồng thời phải nhận biết được những ảnh hưởng và sự phụ thuộc giữa các công việc với nhau để thiết lập lịch trình hợp lý. Sau đó gán từng phần tử trong WBS một mã số duy nhất. Ví dụ sản phẩm/ nhiệm vụ ở mức cao nhất có mã số là 0.0, kế tiếp là 1.0,…
5. Tạo các gói công việc
Sau khi xác định các giai đoạn & công việc chính, hãy tiếp tục phân rã các nhiệm vụ con và nhóm chúng thành các gói công việc cụ thể. Cách này sẽ giúp bạn tránh được tình trạng bỏ sót công việc.
6. Phân công nhiệm vụ
Cuối cùng, các nhà quản lý cần phân chia đầu việc cho từng cá nhân, nhóm, phòng ban thực hiện. Đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin để nhân viên hiểu rõ quyền hạn & trách nhiệm của mình và phạm vi của dự án. Sau khi xây dựng xong sơ đồ WBS, bạn nên trình bày & thảo luận lại với các bên liên quan. Việc này giúp đội nhóm hiểu rõ lộ trình, nhiệm vụ để chuẩn bị tinh thần triển khai dự án. Đồng thời ghi nhận những ý kiến đóng góp, phản hồi để điều chỉnh, tạo nên bản cấu trúc phân chia công việc hoàn hảo nhất.
Trong quá trình xây dựng bảng công việc dự án, bạn có thể dùng các công cụ truyền thống như bảng giấy, excel,… Tuy nhiên khi quy mô dự án càng lớn, đòi hỏi tính cộng tác cao hơn giữa các thành viên thì các phương pháp truyền thống lại không thể đáp ứng được yêu cầu real-time. Khi đó chúng tôi khuyến nghị bạn nên chuyển sang dùng các phần mềm quản lý dự án để đạt được độ chuyên sâu cao hơn, hỗ trợ phân rã công việc & điều hành dự án được dễ dàng hơn.
- Mời bạn tham khảo Top 21 phần mềm quản lý dự án miễn phí tốt nhất hiện nay tại đây
Mô hình WBS phát huy hiệu quả trong phần mềm FastWork project
FastWork project là phần mềm quản lý dự án tiêu chuẩn của Việt Nam, nằm trong nền tảng quản trị doanh nghiệp tổng thể FastWork platform.
Với phần mềm quản lý dự án FastWork Project, nhà quản lý có thể dễ dàng lập kế hoạch, xây dựng bảng công việc WBS cho dự án, quản lý chi phí chính xác, theo sát tiến độ từng hạng mục kịp thời. FastWork Project cho phép theo dõi kế hoạch dự án ở nhiều mô hình khác nhau: dạng danh sách, lịch biểu, board, gantt chart,…
Doanh nghiệp có thể xây dựng bảng công việc WBS cho dự án trên FastWork Project chỉ với 2 bước đơn giản dưới đây.
- Bước 1: Khởi tạo dự án, thêm các trường thông tin về dự án, người thực hiện, người theo dõi… bạn cũng có gán khách hàng, hợp đồng theo từng dự án.
- Bước 2: Trong dự án, bạn tạo các hạng mục và công việc cụ thể. Sau đó đưa từng công việc vào hạng mục. Trong các công việc chính, bạn có thể tạo thêm các công việc phụ, nhiệm vụ con.
Như vậy bạn đã có sơ đồ WBS phân cấp thành hạng mục chính – phụ – công việc lớn – công việc nhỏ. Đồng thời, các nhà quản lý có thể thiết lập mối quan hệ phụ thuộc: công việc cha – con, công việc liên đới,… để dễ theo dõi.
Ngoài ra, FastWork Project còn hỗ trợ import kế hoạch dự án lên phần mềm theo mẫu excel có sẵn. Người dùng chỉ cần tải mẫu dự án về, điền các thông tin (tên công việc, deadline,…) rồi import lên phần mềm. Hoặc có thể thao tác trực tiếp trong phần kế hoạch, thêm hạng mục, thêm công việc, gán người phụ trách, kéo thả để điều chỉnh deadline trong phần sơ đồ ngang gantt chart,…
Ngoài ra, FastWork còn cung cấp nhiều tiện ích phù hợp để quản lý chuyên sâu các dự án thi công, xây dựng phức tạp thông qua ứng dụng FastCons.
Đã có hơn 3500+ doanh nghiệp đa dạng lĩnh vực đã áp dụng thành công phần mềm FastWork Project. Không chỉ giúp các nhà quản lý điều hành dự án thuận tiện hơn, FastWork còn là giúp nhân viên của bạn làm việc hiệu quả hơn mỗi ngày.
Xây dựng bảng công việc WBS cho dự án và số hóa quy trình quản lý trên FastWork Project ngay hôm nay bằng cách liên hệ Hotline 0983-089-715 hoặc điền thông tin đăng ký tư vấn vào Form bên dưới.
