Work from home là hình thức làm việc phổ biến của các doanh nghiệp trong thời kỳ dịch bệnh. Làn sóng Covid-19 thứ 4 xuất hiện, các doanh nghiệp trở nên nhanh nhạy và bình tĩnh hơn với hình thức work from home. Tuy nhiên, bài toán vẫn khiến nhiều nhà quản trị băn khoăn là làm sao để giữ vững hiệu quả làm việc.
Mục lục nội dung:
Tâm thế của doanh nghiệp
Theo chỉ thị 16 của Chính phủ, các dịch vụ không thiết yếu phải ngừng hoạt động để đảm bảo phòng chống dịch bệnh tại Tp Hồ Chí Minh, Hà Nội và một số tỉnh, thành. Các văn phòng chuyển sang hình thức làm việc từ xa. Giãn cách xã hội cũng khiến nhiều công trình, nhà máy sản xuất thiết yếu phải hoạt động luân phiên hay giảm thiểu nhân lực.
Không chỉ tại các tỉnh, thành nêu trên, các doanh nghiệp trên cả nước cũng đang chuẩn bị tâm thế để thực hiện làm việc từ xa và xác định dịch bệnh sẽ còn kéo dài. Với kinh nghiệm triển khai work from home từ những lần đại dịch bùng phát trước, nhiều doanh nghiệp đã chuẩn bị phương án tổ chức, sắp xếp thiết bị cho nhân viên và cung cấp công cụ giao tiếp, quản lý công việc bằng các phần mềm, ứng dụng khác nhau.
Với những doanh nghiệp có các nhân sự thực hiện cách ly y tế tập trung hoặc phải điều trị Covid-19 phương án điều phối, thay thế nhân sự, “lấp đầy khoảng trống” cũng nhanh chóng được thực hiện.
Tuy nhiên, để quản trị nhân sự hiệu quả từ xa và chuẩn bị cho tâm thế work from home sẽ là xu hướng làm việc trong tương lai, nhiều doanh nghiệp đang tìm kiếm hướng đi đúng, phù hợp và tốc độ.
Đọc thêm: Triển khai Hybrid working có thể giúp giảm tới 30% chi phí vận hành và mặt trái của mô hình làm việc Hybrid Working
Cần một giáp pháp an toàn nhưng tốc độ
Khi làm việc từ xa, làm việc nhóm, sử dụng các group chat, gọi điện, báo cáo bằng excel,… chỉ có thể áp dụng với những nhóm nhỏ, hoạt động khoảng vài nhân sự. Tuy nhiên, thông tin và dữ liệu công việc vẫn nằm rải rác ở khắp các nơi hoặc lẫn lộn giữa nhiều công việc trong một nhóm chat gây nhiễu loạn thông tin. Một quản lý không thể liên tục nhận các cuộc gọi thắc mắc, xin ý kiến, trao đổi, báo cáo công việc… trong cùng thời điểm. Thêm vào đó, việc quản lý nhân sự của mình ở đâu, có làm việc hay không, công việc đã triển khai tới đâu là điều rất khó.
Với doanh nghiệp, việc sử dụng những công cụ kết nối đơn thuần như trên được cho là không khả thi. Từ đó, dẫn đến công việc bị gián đoạn, trì trệ.
Bằng sự hỗ trợ của công nghệ, các doanh nghiệp có thể chuyển đổi hình thức làm việc tập trung sang trực tuyến tại nhà mà vẫn đảm bảo về mặt tổ chức, vận hành, quy trình công việc lưu thông và thông tin thông suốt.
Với kinh nghiệm triển khai ứng dụng công nghệ cho nhiều doanh nghiệp, bà Nguyễn Thu Quyên (Giám đốc Kinh doanh FastWork Miền Nam) cho biết: “Các doanh nghiệp đã ứng dụng công nghệ ngay lập tức thích nghi với work from home. Theo đó, việc kiểm soát giờ làm việc được thực hiện bằng hình thức chấm công FaceID ngay tại nhà trên app điện thoại, đồng thời định vị vị trí chấm công. Hiệu suất công việc được đo lường bằng công cụ giao việc, kiểm soát tiến độ công việc”.
Cũng theo bà Quyên, những đơn vị sản xuất, phân phối, thi công công trình… vẫn phải duy trì nhân lực làm việc tập trung, tuy nhiên họ làm việc theo hình thức luân phiên hoặc giảm thiểu nhân sự. Giãn cách xã hội khiến nhà quản lý không thể trực tiếp đến kho hàng, công trình hay nhà máy để giám sát công việc.
Từ đó, công nghệ sẽ hỗ trợ báo cáo tiến độ công việc bằng hình ảnh được chụp trực tiếp và đưa vào đúng phần công việc đó. Hoạt động giải quyết đơn từ, vướng mắc từ xa cũng diễn ra một cách nhanh chóng. Khi áp dụng công nghệ, doanh nghiệp bình tĩnh hơn trước đại dịch, thậm chí, work from home còn thúc đẩy hiệu quả làm việc của nhân sự.
Kế hoạch cải thiện hiệu suất (PIP) là một công cụ tuyệt vời bạn có thể sử dụng để giúp bất kỳ thành viên nào trong nhóm làm việc hiệu quả hơn. Gợi ý nhà quản lý tham khảo Mẫu kế hoạch cải thiện hiệu suất (PIPs) là gì? Hướng dẫn triển khai vào doanh nghiệp
Giảm quy mô nhưng không giảm hiệu suất
Bà Vũ Kim Thùy – Giám đốc nhân sự Công ty Seongon Agency cho biết: “Tính năng chấm công FaceID của phần mềm FastWork mà chúng tôi đang sử dụng giải quyết triệt để vấn đề quản lý thời gian làm việc của đội ngũ nhân sự khi work from home. Đồng thời, FastWork giúp nâng cao hiệu suất làm việc tại nhà của đội ngũ Seongon”.
Cũng theo bà Kim Thùy, khi dịch Covid-19 diễn biến phức tạp, đội ngũ nhân viên Seongon thực hiện làm việc tại nhà. Nếu không thay đổi hình thức chấm công sẽ khó quản lý thời gian và địa điểm làm việc của đội ngũ nhân sự. FastWork cho dữ liệu chính xác về thời gian, địa điểm và cả hình ảnh nhân viên.
Trên phần mềm này, nhà quản lý tạo task công việc, giao việc, trao đổi, quản lý tiến độ, đánh giá chất lượng công việc một cách liền mạch, thống nhất. Nhân sự khi làm việc tại nhà thực hiện báo cáo tiến độ công việc; trình bày vướng mắc trên cùng một hệ thống. Phần mềm sẽ nhắc nhở thời hạn hoàn thành, tự động gửi thông báo khi có các thay đổi trong task công việc.
Ông Nguyễn Xuân Thế (Tổng Giám đốc Công ty SC Việt Nam) cho rằng: “Với nguồn doanh thu hạn chế trong thời kỳ dịch bệnh, các doanh nghiệp bắt buộc phải cắt giảm tất cả chi phí không cần thiết. Để hiệu suất và tiến độ công việc không bị ảnh hưởng, SC lựa chọn sử dụng phần mềm FastWork trong bối cảnh hiện tại nhằm “lấp đầy” những vị trí trống, thúc đẩy tối đa năng suất nhân sự hiện có. Phần mềm FastWork số hóa 100% các nghiệp vụ, giúp cải thiện 200% năng suất nhân sự. Nhà lãnh đạo dễ dàng theo dõi, giám sát tiến độ và chất lượng công việc cũng như phê duyệt đề xuất, báo cáo ở bất cứ đâu và bất cứ khi nào ngay trên thiết bị điện thoại”.
Như vậy, đại dịch Covid – 19 và xu hướng work from home là khó khăn nhưng cũng tạo động lực cho các doanh nghiệp, đặc biệt là khối SME chuyển đổi số nhanh chóng, toàn diện để thích nghi với hoàn cảnh. Hoạt động ứng dụng công nghệ vào quản trị doanh nghiệp trong đại dịch giúp giảm thiểu tối đa gián đoạn công việc, tối ưu hóa nguồn nhân sự sẵn có. Ứng dụng công nghệ hiệu quả trong đại dịch là bài toán đòi hỏi sự tốc độ, chính xác vì “nếu không nhanh sẽ bị đè bẹp”
Mời xem thêm: Làm việc trực tuyến: Hướng dẫn triển khai, cách tạo lịch làm việc
