TÓM LƯỢC Kế hoạch cải tiến hiệu suất (Performance Improvement Plan – PIP) là một công cụ bạn có thể sử dụng để cụ thể hóa các bước hành động và cá nhân hóa mục tiêu nhằm giúp các thành viên trong công ty đạt được tiến bộ trong công việc. PIP thường được sử dụng cho các cá nhân cần review hiệu suất bởi BoD. Tham khảo bài viết này để biết cách thức hoạt động và cách lập một PIP hiệu quả. |
Những buổi review hiệu suất cá nhân hàng tháng, hàng quý là rất quan trọng để đảm bảo tổ chức của bạn luôn hoạt động đúng nhịp độ. Nhưng, thật không dễ dàng khi phải nói với nhân viên rằng họ cần phải cải thiện công việc, mặc dù đó là điều không thể tránh khỏi. Khi một cá nhân yếu kém, cuộc trò chuyện này là cần thiết để đảm bảo phòng ban vẫn hoạt động tốt. Nhưng nếu nhà quản lý biết cách biến cuộc trò chuyện đó thành hành động và cung cấp cho họ một con đường rõ ràng để cải thiện, bạn đang cho họ cơ hội bắt đầu (hoặc bắt đầu lại) để chứng minh năng lực & góp phần vào thành công của toàn đội nhóm, công ty.
Kế hoạch cải thiện hiệu suất (PIP) là một công cụ tuyệt vời bạn có thể sử dụng để giúp bất kỳ thành viên nào trong nhóm làm việc hiệu quả hơn.
Mục lục nội dung:
Kế hoạch cải thiện hiệu suất (PIP) là gì?
Kế hoạch cải tiến hiệu suất (Performance Improvement Plan – PIP) là một công cụ được sử dụng để cụ thể hóa các bước hành động và cá nhân hóa mục tiêu nhằm giúp nhân viên đạt được tiến bộ trong công việc. Nếu một nhân viên của bạn không đạt được mục tiêu kỳ vọng, bạn có thể sử dụng PIP như một cơ hội để giúp cải thiện hiệu suất cho từng cá nhân với các bước cụ thể.
Thông thường, bạn sẽ gặp riêng các thành viên trong nhóm để thảo luận về các vấn đề hiệu suất và làm việc với thành viên đó để tạo ra Kế hoạch cải thiện hiệu suất cho từng người. PIP nên bao gồm một kế hoạch có cấu trúc cho tương lai và các mục tiêu có thể đạt được.
Khi nào nên sử dụng PIP?
- Khi một thành viên trong nhóm gặp vấn đề khi hiệu suất không đồng đều
- Khi bạn nghĩ rằng vấn đề về hiệu suất của nhân viên có thể thay đổi nếu được chỉ dẫn
- Sau khi bạn đã thực hiện các biện pháp cải thiện kỹ năng mềm cho nhân viên nhưng vẫn chưa hiệu quả
Một số thành viên trong nhóm hoạt động kém hiệu quả trong công việc vì họ không biết cách để hoàn thành công việc, nhưng hiệu suất sẽ được cải thiện đáng kể nếu được chỉ dẫn quy trình đúng đắn. Đó chính là lí do PIP được áp dụng.
Agile ban đầu được sử dụng trong giới phát triển phần mềm và phổ biến vào năm 2001. Nguyên tắc hoạt động của Agile chú trọng vào tính linh hoạt, ưu tiên sự hài lòng của khách hàng, luôn hoan nghênh các yêu cầu thay đổi, ngay cả trong giai đoạn cuối của dự án. Doanh nghiệp vận hành như những thực thể sống nhờ Agile Organization như thế nào?
Những vấn đề cần xem xét trước khi thực hiện kế hoạch cải thiện hiệu suất (PIP)
Điều quan trọng nhất bạn cần nhớ đó là, mục đích của PIP là để cải thiện hiệu suất nhân viên, và phải được thiết kế riêng cho từng người. Điều quan trọng thứ 2 cần ghi nhớ đó là đây là một cuộc trò chuyện mà bạn cần đưa ra phản hồi mang tính xây dựng và tạo ra các bước cải tiến cụ thể tiếp theo. Các mẹo dưới đây có thể giúp bạn bắt đầu cuộc trò chuyện với tinh thần cởi mở dễ dàng hơn và giúp các thành viên trong nhóm của bạn hiểu vấn đề một cách hiệu quả.
- Thông báo trước cho nhân viên: Nếu đây là cuộc trò chuyện đầu tiên, bạn có thể thông báo trước cho nhân sự để giúp nhân viên có sự chuẩn bị cả về tinh thần lẫn báo cáo. Bạn có thể nhấn mạnh cuộc trò chuyện nhằm những cải tiến mang tính xây dựng để giảm sự lo lắng của nhân viên.
- Lắng nghe một cách chủ động: Mấu chốt để trò chuyện thành công là ở vị trí nhà quản lý, bạn cần lắng nghe và cố gắng hiểu. Thay vì đổ lỗi, hãy yêu cầu họ giải thích tình huống và chia sẻ bất cứ điều gì gây ảnh hưởng tới hiệu suất của họ. Nói chuyện riêng là cách để giúp các nhà quản lý gần gũi hơn với nhân viên và giúp họ mở lòng hơn – điều này có thể ảnh hưởng đến kế hoạch cải thiện hiệu suất có thành công hay không.
- Luôn tích cực: Khi bạn đưa ra phản hồi mang tính xây dựng cho các thành viên trong nhóm, hãy duy trì thái độ tích cực. PIP bản chất là một chương trình tái thẩm định năng lực nhân sự khi nhân viên ở trạng thái cần xem xét. Có thể PIP rất đáng sợ, nhưng cốt lõi của nó cũng nằm ở việc trao cho nhân viên một cơ hội để cải thiện.
- Tìm nguyên nhân gốc rễ của vấn đề: Tìm hiểu nguyên nhân gốc rễ của các vấn đề về hiệu suất công việc là rất quan trọng và cuộc họp 1-1 có thể là một nơi tuyệt vời để tìm hiểu sâu hơn. Bạn có thể nhìn thấy vấn đề từ góc độ cá nhân, nắm bắt được lý do cốt lõi gây gián đoạn và đưa ra các phương pháp hoặc phát triển một kế hoạch hành động phù hợp.
- Xác định lộ trình rõ ràng: Nói với một thành viên trong nhóm những gì họ đang làm sai sẽ không hữu ích trừ khi bạn cung cấp cho họ những cách để làm tốt hơn.
- Giải thích rằng bạn sẽ xem xét tiến trình của họ: Chia sẻ rằng bạn sẽ luôn hỗ trợ và theo dõi nhân viên trong suốt quá trình thực hiện PIP để họ tự tin hơn. Nó cũng sẽ giúp giữ cho nhân viên nâng cao tính trách nhiệm và luôn cam kết với các mục tiêu đã được thống nhất trong bản kế hoạch PIP.
Tìm đọc thêm: “Quản trị hiệu suất là quá trình liên tục cải thiện năng suất làm việc của nhân sự bằng cách đặt ra các mục tiêu cá nhân, đội nhóm phù hợp với mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp. Thiết lập các kế hoạch hành động để đạt được mục tiêu đề ra, xem xét & đánh giá tiến độ đồng thời nâng cao kiến thức & kỹ năng của từng thành viên”. Tham khảo 15 thực hành tốt nhất về quản trị hiệu suất nhân sự
Kế hoạch cải thiện hiệu suất (PIP) tiêu chuẩn bao gồm những gì?
Dưới đây là 5 thành phần quan trọng và cần có của một bản kế hoạch cải thiện hiệu suất. Tham khảo để áp dụng cho từng vị trí nhân viên cụ thể:
- Cho biết kỳ vọng của công ty: Cho biết rõ ràng kỳ vọng của công ty đối với hiệu suất công việc của các thành viên trong nhóm.
- Tổng quan về hiệu suất: Cho biết hiệu suất của họ đang ở ngưỡng nào trên thang kỳ vọng và mục tiêu hiệu suất họ cần đạt được.
- Kế hoạch hành động: Cung cấp các mục hành động với lộ trình, task cụ thể để họ có thể thực hiện.
- Lịch trình theo dõi: Chữ “T” trong SMART là viết tắt của thời hạn. Mỗi mẫu PIP nên bao gồm một dòng thời gian với các mốc tiến độ.
- Kết quả: Phần này của PIP giải thích điều gì có thể xảy ra nếu PIP không hiệu quả. Điều này có thể bao gồm việc mở rộng PIP hoặc kết thúc sớm trước thời hạn.
Hướng dẫn 5 bước lập Kế hoạch cải thiện hiệu suất (PIP)
Để viết một kế hoạch cải thiện hiệu suất đảm bảo tính khách quan và hiệu quả là không đơn giản. Chuản bị trước cuộc họp là cần thiết. Những số liệu đưa ra cần chính xác và có sự so sánh nhằm chỉ ra nhân viên làm tốt và chưa tốt ở khía cạnh nào, sau đó bạn có thể thảo luận cùng nhân viên từng khía cạnh một trong buổi họp. Sử dụng các bước dưới đây để soạn thảo Kế hoạch cải thiện hiệu suất (PIP):
1. Xác định kỳ vọng của công ty
Với từng vị trí cụ thể, bước đầu tiên khi viết PIP là xác định những kỳ vọng của công ty ở vị trí của nhân viên đó. Cụ thể hóa những mục tiêu, mong đợi ở công ty và những gì được coi là làm việc kém hiệu quả.
Việc chuẩn hóa kỳ vọng năng lực sẽ giúp nhân viên có khung đối chiếu với năng suất hiện tại. Những kỳ vọng này nên được lấy từ KPI của nhân viên và mô tả rõ ràng trong yêu cầu công việc. Không phải 100% nhân viên đều cần PIP, nhưng công ty cũng cần cho nhân viên biết kỳ vọng của mình với vị trí đó là gì ngay cả khi họ không gặp vấn đề về hiệu suất.
2. Xác định các khía cạnh cần cải thiện
Sau khi đã xem xét các kỳ vọng của công ty, hãy xác định các khía cạnh công việc cụ thể có hiệu suất kém cần cải thiện và cung cấp ví dụ về hiệu suất của họ. Nhân viên đôi khi sẽ không đồng tình hoặc buồn phiền khi phải đối mặt với việc này, đây là các mẹo để làm cho phần này mang tính xây dựng hơn bao gồm:
- Thể hiện niềm tin của bạn vào thành viên trong nhóm sẽ làm tốt hơn
- Chỉ nêu những vấn đề khách quan
- Luôn chuẩn bị báo cáo số liệu & dữ kiện để củng cố đánh giá
- Tập trung vào những vấn đề có giải pháp rõ ràng
- Đừng chỉ ra những vấn đề xuất phát từ sự khác biệt về quan điểm hoặc những khiếm khuyết mà thành viên trong nhóm không thể kiểm soát
- Tìm kiếm nguyên nhân gốc rễ của mọi vấn đề để xác định các giải pháp lâu dài.
Mẹo: Một PIP nên dựa trên tính khách quan và bao gồm các dữ kiện — không phải ý kiến chủ quan của nhà quản lý về việc thế nào là tốt, mọi đánh giá đều cần bám sát vào kỳ vọng của công ty. Bạn có thể tránh thành kiến vô thức này bằng cách đặt ra các tiêu chí đánh giá cụ thể và tiến hành đánh giá độc lập hoặc lấy ý kiến từ các bên liên quan.
3. Lập kế hoạch hành động cụ thể
Mỗi PIP nên bao gồm một kế hoạch hành động chi tiết bao gồm các mục tiêu, các mốc tiến độ, các vấn đề cần cải thiện, đào tạo bổ sung… để nhân viên dễ dàng làm theo.
Đặc biệt, hãy đảm bảo các mục tiêu bạn đặt ra là cụ thể, có thể đo lường được, có thể đạt được, thực tế và có thời hạn. Cấu trúc mục tiêu SMART là lý tưởng khi tạo một kế hoạch hành động vì nó cung cấp các mục tiêu có thể đo lường được để kiểm tra. Điều này làm cho quá trình theo dõi trở nên có cấu trúc và rõ ràng hơn.
Mẹo: Sử dụng các công cụ quản lý dự án để theo dõi bản kế hoạch, không những giúp bạn kiểm soát tiến độ realtime, đồng thời giúp nhân viên nắm bắt được quá trình một cách chủ động hơn. Sử dụng biểu đồ Gantt để trực quan hóa toàn bộ kế hoạch từ khi bắt đầu tới kết thúc, làm nổi bật các mốc quan trọng & cập nhật tiến độ xuyên suốt quá trình thực hiện.
4. Lên lịch review xuyên suốt quá trình
Việc giữ cho kế hoạch PIP đi theo đúng lộ trình là rất quan trọng. Mỗi PIP phải có một lịch trình theo dõi phù hợp với từng người, để xem đâu là thời điểm thích hợp để bạn có thể tái kiểm định hiệu suất của nhân viên đó. Lịch review nên bao gồm lịch cố định và các lịch đột xuất nhằm phát hiện sớm vấn đề và điều chỉnh kế hoạch cho phù hợp nếu cần.
Việc thiết lập các lịch review cũng sẽ khiến nhân viên có trách nhiệm hơn với mục tiêu và bản kế hoạch của mình. Việc chia nhỏ mục tiêu lớn thành các mục tiêu nhỏ hơn và cho biết khi nào nhân viên của bạn cần đạt được mục tiêu đó cũng là một cách hữu ích để nhân viên luôn đi đúng hướng.
5. Xác định tiêu chí đánh giá tính hiệu quả của PIP
Trong phần này, bạn sẽ liệt kê các tiêu chí đánh giá tính hiệu quả của PIP và giải thích điều gì sẽ xảy ra nếu PIP không hiệu quả. Nếu một thành viên trong nhóm không thể thực hiện những cải tiến về hiệu suất sau khi đã làm theo PIP, thì vị trí đó có thể không phù hợp với họ. Do đó, bộ tiêu chí này cần được xây dựng bởi trưởng bộ phận quản lý trực tiếp nhân viên đó và thông qua BoD, HR để thẩm định.
Template mẫu Kế hoạch cải thiện hiệu suất (PIP)
Dưới đây là một mẫu kế hoạch cải thiện hiệu suất cho vị trí Content marketing bạn có thể tham khảo.
Tình huống giả định: Sally là nhân viên Content marketing của công ty nhưng lại không đáp ứng được kỳ vọng công việc vì thường xuyên chậm deadline, vắng mặt trong các buổi họp nhóm và không đóng góp vào các dự án của phòng. Việc yêu cầu Sally cải thiện hiệu suất là cần thiết, và hoàn toàn có thể – theo như lời quản lý của Sally . Nguyên nhân gốc rễ dẫn đến hiệu suất kém là những lí do có thể khắc phục được, điều này đặt ra kỳ vọng rằng hiệu suất của Sally có thể cải thiện và tốt hơn theo thời gian.
Như vậy, mục tiêu SMART của PIP là: Trong 3 tháng tới, Sally sẽ hoàn thành tất cả các deadline, tham gia tất cả các cuộc họp đã lên lịch và đóng góp cho ít nhất một dự án nhóm.
Tương tự với các vị trí khác, bạn có thể thiết lập một mẫu Kế hoạch cải thiện hiệu suất tương tự bao gồm các phần: Mục tiêu kỳ vọng, Vấn đề cần xem xét, Kế hoạch thực hiện, Kế hoạch review & Xem xét hậu quả.
Cách theo dõi mục tiêu PIP
Một trong những phần quan trọng nhất của quy trình PIP là theo dõi sự tiến bộ của nhân viên theo thời gian. Nếu không có bước này, bạn sẽ không biết liệu PIP có hoạt động hay không.
Để làm được điều này,hãy đảm bảo rằng mục tiêu và kế hoạch hành động nhất quán với nhau. Những mục tiêu không thực tế, không gắn liền với công việc ngược lại sẽ không thể giúp nhân viên làm việc tốt và — quan trọng hơn— cải thiện chất lượng công việc.
Bằng cách kết hợp công cụ quản lý công việc và đo lường hiệu suất lại, bạn sẽ luôn biết nhân viên của mình đang làm gì và làm như thế nào. Tiến độ, chất lượng có tốt hay không toàn bộ được phản ánh qua bộ chỉ tiêu KPI. Và sẽ càng tuyệt vời hơn, nếu 2 công cụ này ở cùng 1 nền tảng giúp hạn chế việc sử dụng quá nhiều phần mềm khác nhau.
Đó là lý do tại sao tại FastWork, chúng tôi đã tích hợp các ứng dụng quản lý vào 01 nền tảng duy nhất. Bằng cách đó, doanh nghiệp có thể tạo ra 1 môi trường làm việc tập trung và văn hóa làm việc với hiệu suất cao hơn. FastWork Workplace và FastWork KPI là BỘ ĐÔI VÀNG đã triển khai cho hơn 3500+ doanh nghiệp để số hóa cách thức quản lý nhân sự và tổ chức công việc:
- Tổ chức công việc khoa học. Lập dự án, giao việc, lên lịch deadline rõ ràng cho từng nhân viên
- Giữ cho nhân viên có trách nhiệm với deadline nhờ các chế độ cảnh báo tự động nhắc nhở thời hạn cần hoàn thành công việc
- Theo dõi tiến độ của các thành viên trong nhóm trong thời gian thực
- Theo dõi các mục tiêu cải thiện dựa trên các đánh giá hiệu suất trước đây
- Theo dõi sự tiến bộ của nhân viên thông qua dashboard số liệu
- Lên lịch họp, trao đổi và báo cáo tập trung trên phần mềm
- Đánh giá chính xác hiệu suất với bộ KPI
Kiểm soát tiến độ PIP với Phần mềm quản lý công việc
Kế hoạch cải thiện hiệu suất (PIP) có thể gợi lên cảm giác cấp bách, đặt nhân viên vào vị trí cần thể hiện tốt nhất, từ đó tạo động lực cho nhân viên để khuyến khích họ nỗ lực hết mình. Nhưng khi không nhận được hỗ trợ kịp thời hoặc sát sao từ Manager, nó sẽ biến thành khó khăn thậm chí còn lớn hơn với nhân viên so với áp lực mà họ đang phải đối mặt.
Để giúp những nhân viên này đặt mục tiêu hiệu suất, hoặc ngay cả với những nhân viên không gặp vấn đề về hiệu suất, hãy sử dụng một công cụ như FastWork để theo dõi công việc, tiến độ của nhân viên theo thời gian thực và thúc đẩy nhân viên tiếp tục cố gắng vì mục tiêu chung.
Để được tư vấn hiểu rõ hơn về phần mềm quản lý công việc FastWork và phương thức triển khai hiệu quả nhất, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ Hotline 0983-089-715 hoặc điền thông tin đăng ký vào Form bên dưới
