Một trong những thách thức lớn đối với người làm nhân sự chính là hoạt động đào tạo nhân viên mới. Để hỗ trợ tối đa cho quá trình đào tạo, nhà quản lý nhân sự cần xây dựng quy trình đào tạo nhân viên mới bài bản và khoa học.
8 bước sau đây sẽ giúp đơn giản quá trình đào nhân viên cho bộ phận nhân sự. Đọc nhanh 8 bước qua hình ảnh dưới đây.
Mục lục nội dung:
Bước 1: Thực hiện đánh giá nhu cầu đào tạo
Bước đầu tiên trong hoạt động xây dựng quy trình đào tạo nhân viên mới chính là đánh giá nhu cầu của doanh nghiệp. Cụ thể bộ phận nhân sự cần xác định được nhu cầu của doanh nghiệp mình về nguồn nhân lực mới, nhằm đưa ra phương án đào tạo hiệu quả.
Nhà quản lý nên phân tích việc đào tạo nhân viên mới liệu có phải là giải pháp tốt nhất cho doanh nghiệp hay không. Việc xác định nhu cầu của doanh nghiệp sẽ giúp nhà quản lý đưa ra các phương án và quy trình đào tạo phù hợp và cho hiệu quả tốt nhất.
Việc đánh giá nhu cầu đào tạo thường bao gồm các bước như:
- Xác định mục tiêu của khóa đào tạo, khóa học sẽ mang tới lợi ích gì cho mục tiêu của doanh nghiệp;
- Xác định những công việc mà nhân sự mới cần hoàn thành, đảm nhận để hoàn thành mục tiêu đề ra;
- Xác định các hoạt động hỗ trợ quy trình đào tạo nhân viên mới;
- Xác định đặc điểm và năng lực của nhân sự mới, giúp quá trình đào tạo đạt hiệu quả tốt hơn.
Đối với từng bước nhỏ, nhà quản lý cần tiến hành phân tích và đánh giá dựa trên tình hình thực tế của nhân sự trong doanh nghiệp nhằm đưa ra các phương án và chiến lược đào tạo cụ thể.
Bước 2: Giữ nguyên tắc đào tạo của doanh nghiệp
Bộ phận quản lý nhân sự cần xây dựng quy trình đào tạo nhân sự mới dựa trên những nguyên tắc và giá trị cốt lõi mà doanh nghiệp đặt ra và theo đuổi. Các khóa đào tạo cần dựa trên mục tiêu và kết quả hướng tới rõ ràng nhằm tăng năng suất nhân viên hay tối ưu thời gian làm việc.
Nhân sự mới khi tham gia các khóa đào tạo cần có kiến thức và kỹ năng cơ bản, muốn tham gia đào tạo nhằm nâng cao năng lực hoặc chuyên môn.
Những nguyên tắc đào tạo sẽ giúp nhân sự mới hiểu và nắm bắt được văn hóa, môi trường và cung cách làm việc của doanh nghiệp. Đây cũng là cách phát triển bộ máy nhân sự trong doanh nghiệp theo định hướng được đề ra từ ban đầu
Việc đào tạo nhân sự mới theo nguyên tắc ban đầu và tuân thủ nguyên tắc đó sẽ dễ dàng hơn tạo ra hoặc hướng theo các nguyên tắc mới. Trong quá trình đào tạo nhà quản lý vừa phải tạo không khí giao lưu cởi mở, vừa phải nghiêm khắc, thể hiện được văn hóa làm việc nghiêm túc và chuyên nghiệp của doanh nghiệp.
Bước 3: Xây dựng mục tiêu đào tạo
Trước khi xây dựng quy trình đào tạo nhân viên mới, bộ phận quản lý nhân sự cần lập danh sách các mục tiêu đào tạo. Mục tiêu đào tạo bao gồm các nhiệm vụ và kỹ năng mà nhân viên mới cần học được sau khóa đào tạo. Khóa đào tạo cần hướng tới các mục tiêu rõ ràng và nhiệm vụ mà nhân sự mới cần hoàn thành sau khóa học.
Việc đặt ra mục tiêu giúp định hướng khóa đào tạo đi đúng hướng và đạt hiệu quả tốt hơn. Không những thế nó còn là động lực để nhân viên mới cố gắng trau dồi kiến thức và học hỏi trong quá trình đào tạo.
Trong quá trình đào tạo, nhà quản lý nên sử dụng thêm các câu hỏi, các bài kiểm tra lý thuyết hay thực hành nhằm đánh giá mức độ tiếp thu và hiểu bài của nhân viên mới. Điều này sẽ giúp bạn nhận ra điểm mạnh và hạn chế của quy trình đào tạo, từ đó đề ra các phương pháp hoặc điều chỉnh kịp thời. Mục tiêu đào tạo cần được xây dựng dựa trên thực trạng của doanh nghiệp cũng như năng lực và kỹ năng nền tảng của nhân sự.
Bước 4: Lên kế hoạch đào tạo
Xây dựng quy trình đào tạo nhân sự mới cũng giống như việc bạn chuẩn bị cho một buổi tiệc tối. Trong đó công đoạn lên thực đơn và viết công thức nấu ăn chính là bước lập kế hoạch đào tạo trước khi chính thức tiến hành trực tiếp. Bộ phận quản lý nhân sự cần thiết kế quy trình đào tạo cụ thể trước khi tiến hành phát triển và áp dụng chúng.
Kế hoạch đào tạo cần được tập trung chủ yếu vào nhu cầu và năng lực của nhân sự chứ không phải người đào tạo. Chỉ đào tạo các nội dung liên quan đến mục tiêu được xác định ban đầu. Quy trình đào tạo nhân sự cần thực hiện kèm theo nhiều bài thực hành hoặc mô phỏng thực tế.
Bước 5: Phát triển tài liệu đào tạo
Khi đã thiết kế xong kế hoạch xây dựng quy trình đào tạo nhân viên mới, bộ phận nhân sự cần bắt tay vào phát triển và triển khai thực tế. Giai đoạn này giống như bạn đã lên xong công thức và sẵn sàng nấu bữa tối. Nhà quản lý có thể sử dụng nhiều công cụ khác nhau nhằm thực hiện triển khai quy trình đào tạo như Word, Excel hay “Office.
Các tài liệu này sẽ được chia sẻ trước cho nhân viên, giúp họ hiểu khái quát về tầm quan trọng, mục tiêu và quy trình đào tạo. Các doanh nghiệp cũng có thể cân nhắc sử dụng các tài liệu được xây dựng sẵn bởi các đơn vị cung cấp khóa đào tạo nhân viên.
Bước 6: Triển khai đào tạo
Bộ phận quản lý nhân sự cần thông báo đến các nhân viên tham gia khóa đào tạo, thông báo cụ thể về thời gian, địa điểm diễn ra khóa đào tạo để nhân viên chuẩn bị trước. Đây là bước khá quan trọng trong quá trình xây dựng quy trình đào tạo nhân sự mới.
Nhà quản lý có thể sử dụng các công cụ hoặc phần mềm tự động nhằm thông báo thông tin chi tiết về khóa đào tạo đến nhân sự. Ngoài ra bộ phận nhân sự cần thông báo đến người huấn luyện, cũng như đặt phòng đào tạo, mua sắm các thiết bị cần thiết phục vụ cho quá trình học tập.
Bước 7: Đánh giá khóa đào tạo
Sau khi triển khai, trưởng bộ phận nhân sự cần làm bản đánh giá quy trình đào tạo nhân viên mới. Bạn có thể dựa trên kết quả khóa đào tạo, cũng như những kiến thức và kỹ năng mà nhân viên mới tiếp thu được để đánh giá thành công của quá trình đào tạo nhân viên mới. Hoặc có thể dựa trên các tiêu chí như:
Phản ứng của nhân viên đối với khóa đào tạo, họ có thích thú hoặc có trau dồi thêm được kiến thức hay không; Kết quả thực tế mà nhân viên mới học được sau khóa đào tạo; Kết quả kiểm tra nhân viên sau đào tạo; Hiệu suất làm việc của nhân viên sau đào tạo; Kết quả đối với doanh nghiệp,…
Bước 8: Lặp lại quy trình nếu cần thiết
Nếu kết quả quá trình đào tạo nhân viên mới không đạt được mục tiêu đề ra ban đầu, nhà quản lý cần phân tích xem mình đã sai ở bước nào. Từ đó quay đưa quy trình quay lại bước sai và tiến hành đào tạo lại từ đầu. Điều này sẽ giúp hiệu quả của quá trình đào tạo ở mức tối ưu, giúp nhân viên mới nắm bắt được kiến thức và kỹ năng mới. Quan trọng nhất là nhà quản lý cần xác định đúng giai đoạn sai trong quy trình nhằm mang đến các phương án điều chỉnh phù hợp.
Xây dựng quy trình đào tạo nhân viên mới đóng vai trò quan trọng đối với các công ty, doanh nghiệp. Bộ phận nhân sự cần hết sức lưu ý nhằm xây dựng kế hoạch đào tạo khoa học và mang đến hiệu quả tốt nhất. Nhà quản lý có thể sử dụng thêm các phần mềm hoặc công cụ hỗ trợ nhằm tăng hiệu quả đào tạo nhân viên mới.
Xem thêm:
>>> Quy trình đào tạo Nhân viên Kinh doanh từ A-Z trong 90 ngày
>>> Quy trình đào tạo Nhân sự chuẩn #1 cho doanh nghiệp
>>> Hướng dẫn Quy trình đào tạo nhân viên mới đầy đủ nhất
