Nhận thấy phương thức đánh giá hiệu suất hàng năm đã lỗi thời, thậm chí làm giảm động lực làm việc của nhân sự. Đó là lý do các xu hướng “quản trị hiệu suất” mới luôn là vấn đề thu hút các chủ doanh nghiệp, vừa thể hiện sự quan tâm tới nhân viên, lại đảm bảo được lợi ích doanh nghiệp.
Mục lục nội dung:
1. Quản lý hiệu suất là gì?
Trong ấn phẩm “Handbook for Performance Management”, Michael Armstrong định nghĩa:
“Quản trị hiệu suất là quá trình liên tục cải thiện năng suất làm việc của nhân sự bằng cách đặt ra các mục tiêu cá nhân, đội nhóm phù hợp với mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp. Thiết lập các kế hoạch hành động để đạt được mục tiêu đề ra, xem xét & đánh giá tiến độ đồng thời nâng cao kiến thức & kỹ năng của từng thành viên”
Trên thực tế, quản lý hiệu suất có nghĩa là ban lãnh đạo luôn không ngừng nỗ lực tạo ra một môi trường làm việc cho phép cả nhân viên và doanh nghiệp phát triển, thiết lập các mục tiêu rõ ràng và đưa ra đánh giá, phản hồi thường xuyên, nhanh chóng, nhất quán.
Đây không phải là kỳ đánh giá năng lực một năm một lần mà là quá trình liên tục với sự tham gia của cả 2 phía: nhân sự và quản lý.
5 mục tiêu chính của quản lý hiệu suất bao gồm:
- Xác định rõ vai trò, mục tiêu và kỳ vọng đối với từng vị trí
- Thúc đẩy sự tham gia của nhân viên
- Phát triển kỹ năng lãnh đạo và huấn luyện của người quản lý
- Tăng năng suất thông qua cải thiện hiệu suất
- Khuyến khích thành tích thông qua các phần thưởng
Có thể bạn quan tâm: Giới thiệu và đánh giá 7 phần mềm quản lý nhân sự toàn diện cho doanh nghiệp
2. Tầm quan trọng của quản trị hiệu suất
Điều quan trọng nhất trong quá trình vận hành một tổ chức đó là người làm chủ phải hiểu nhân viên của mình đang làm gì, làm như thế nào và tại sao họ lại làm vậy?
Nếu không xác định rõ vai trò, hiểu rõ điểm mạnh, điểm yếu của từng cá nhân để đưa ra các phản hồi mang tính xây dựng, các cơ chế khen thưởng phù hợp – nhà quản lý rất khó có thể lãnh đạo nhân viên một cách hiệu quả.
Quản lý hiệu suất hướng đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì nhân sự gắn bó, giữ chân người tài và phát triển các nhà lãnh đạo từ bên trong.
Duy trì nhân sự gắn bó
Số liệu trong một cuộc khảo sát về hệ thống đánh giá hàng năm cho thấy:
- 62% nhân viên cho rằng bản đánh giá hiệu suất của họ không đầy đủ
- 48% cảm thấy không thoải mái khi chia sẻ các vấn đề với người quản lý giữa các lần đánh giá
- 61% cảm thấy rằng quy trình này đã lỗi thời
- 74% cảm thấy chúng sẽ hiệu quả hơn với phản hồi thường xuyên hơn
- 68% giám đốc điều hành không tìm hiểu về mối quan tâm của nhân viên cho đến khi đánh giá hiệu suất
Tất cả những điều này khiến bạn phải đối mặt với rất nhiều lỗ hổng trong vận hành doanh nghiệp, khúc mắc không được giải quyết, hiệu suất giảm và nhân sự rời đi.
Khi sự tham gia của nhân sự tăng lên, trải nghiệm khách hàng, năng suất và lợi nhuận đều cho thấy kết quả tích cực. “Khi các tổ chức thu hút thành công khách hàng và nhân viên của họ, kết quả kinh doanh liên quan đến hiệu suất tăng 240% so với một tổ chức không có nhân viên gắn bó hay khách hàng gắn bó”
Nghiên cứu này của Gallup được thực hiện trên một loạt các ngành công nghiệp, cho thấy rằng sự tham gia của nhân viên là một yếu tố quan trọng, bất kể ngành nghề nào.
Giữ chân người tài
Những nhân viên thường xuyên gặp gỡ cấp quản lý để thảo luận & đánh giá hiệu suất, gợi ý hướng giải quyết khúc mắc có xu hướng gắn bó với công ty lâu dài hơn.
Hãy khiến nhân viên của bạn cảm thấy họ đang được đào tạo, phát triển bản thân một cách chuyên nghiệp, tận dụng tối đa khả năng vốn có để đạt được mục tiêu họ mong muốn và khen thưởng một cách xứng đáng. Điều đó không chỉ khuyến khích họ nỗ lực làm việc chăm chỉ hơn mà còn gia tăng sự hài lòng từ đó gắn bó & cống hiến cho công ty.
Phát triển các nhà lãnh đạo từ nguồn lực nội bộ
Quản trị năng suất từ đó đóng vai trò như một nguồn động lực thúc đẩy nhân sự nỗ lực cho các vị trí cao hơn. Việc phát triển các nhà lãnh đạo từ nguồn lực nội bộ không chỉ giúp nhân viên nhìn thấy lộ trình thăng tiến rõ ràng, mà còn giúp tiết kiệm chi phí tuyển dụng, giới thiệu và đào tạo nhân viên mới cho doanh nghiệp.
Theo Forbes, “các công ty đặt mục tiêu hiệu suất hàng quý tạo ra lợi nhuận lớn hơn 31% so với những công ty thực hiện hàng năm. Và những công ty thực hiện quản trị hiệu suất theo tháng thậm chí còn nhận được kết quả tốt hơn.”
Có thể bạn quan tâm: Doanh nghiệp xem xét điều chỉnh KPI bởi tác động của dịch bệnh
3. 15 thực hành tốt nhất về quản lý hiệu suất
Dưới đây là 15 phương pháp quản trị hiệu suất làm việc của nhân viên được FastWork tổng hợp lại, hãy lựa chọn áp dụng vào doanh nghiệp đảm bảo rằng hệ thống quản lý hiệu suất nhân viên của bạn đang hoạt động theo cách mà nó cần.
Bên cạnh đó, chúng tôi gợi ý bạn tìm hiểu thêm “Cách ứng dụng DISC trong quản lý nhân sự, tránh xung đột khi làm việc nhóm.”
Xác định mục tiêu của các sáng kiến quản trị hiệu suất
Thiết lập một kế hoạch quản lý hiệu suất bằng cách trả lời các câu hỏi:
- Tăng năng suất có phải là một ưu tiên?
- Tổ chức của bạn có muốn xây dựng hệ thống lãnh đạo từ nguồn lực nội bộ và phát triển họ không?
- Bạn đang tìm cách cải thiện sự tương tác giữa nhân viên và giữ họ gắn bó?
Nếu bạn biết chính xác mục tiêu của mình, bạn sẽ dễ dàng xây dựng một kế hoạch hành động phù hợp để đạt được mục tiêu đề ra nhanh chóng, hiệu quả.
Xác định và mô tả từng vai trò
Như đã đề cập ở trên, nhân viên sẽ thành công hơn nếu biết chính xác lãnh đạo mong muốn gì từ họ, biết mình nên làm gì và làm như thế nào để đạt được kết quả.
Ghép nối các mục tiêu với một kế hoạch quản trị hiệu suất
Khi bạn đặt mục tiêu, hãy phát triển một kế hoạch hiệu suất song hành. Các mục tiêu kéo dài cả năm thường thất bại vì chúng quá lớn, nhân viên có thể bị quá tải trước khi bắt đầu. Một kế hoạch hiệu suất giúp họ hình dung chính xác những gì mình cần làm trong ngắn hạn để đạt được mục tiêu dễ dàng hơn.
Giám sát tiến độ chặt chẽ đối với các mục tiêu hiệu suất
Theo dõi, giám sát một cách chặt chẽ tiến độ thực hiện mục tiêu. Từ số liệu thống kê phân tích lợi – hại để đảm bảo rằng mọi rủi ro được nắm bắt một cách nhanh chóng và xử lý kịp thời.
Để giám sát tiến độ công việc của nhóm, đầu mục công việc trên từng cá nhân, FastWork đề xuất bạn tham khảo các phần mềm quản lý công việc. Phần mềm quản lý công việc sẽ giúp nhà quản lý:
- Lập kế hoạch công việc, dự án
- Phân bổ nguồn nhân lực cho công việc
- Theo dõi tiến độ thực thi của nhân sự
- Đánh giá kết quả kèm KPI
Nếu doanh nghiệp/nhóm bạn nhỏ (từ 3-10 nhân sự), không có ngân sách cho việc sử dụng phần mềm quản lý công việc trả phí bạn có thể tham khảo 20 ứng dụng quản trị công việc có bản miễn phí.
Thường xuyên training, đánh giá
Vai trò của người giám sát, huấn luyện là giúp xác định và giải quyết các vấn đề trước khi chúng trở nên nghiêm trọng hơn. Nếu quá trình này không diễn ra một cách thường xuyên, nó sẽ thành vô ích. Các cuộc họp hàng tháng hoặc hàng quý cũng nên được duy trì tổ chức nên được tổ chức để giúp nhân viên đi đúng hướng.
Hướng dẫn chi tiết cho từng vị trí
Các hướng dẫn nên được tạo ra cụ thể cho từng vị trí như một phần của giai đoạn đầu tiên trong chu trình quản trị hiệu suất. Nhân viên làm tốt công việc của họ khi có những hướng dẫn vững chắc để tuân theo.
Xây dựng văn hóa đề cao hiệu suất
Thực hành quản trị hiệu suất hiệu quả: Nhân sự ý thức rõ được giá trị, niềm tin và kỳ vọng của doanh nghiệp hướng tới một mục tiêu phát triển chung sẽ tạo ra một văn hóa làm việc thân thiện, dễ chịu. Nhân viên phải cam kết thực hiện các mục tiêu đã vạch ra và được nêu gương bởi lãnh đạo cao nhất.
Tổ chức hội thảo đa phòng ban
Điều này giúp nhân viên – và người quản lý – hiểu được những gì các bộ phận khác làm, điểm mạnh và điểm yếu của họ. Từ đó có thể học hỏi tìm ra những ý tưởng mới giúp ích cho công việc của mình.
Đưa ra những phản hồi có thể thực hiện
Cầm tay chỉ việc không giúp nhân viên của bạn phát triển. Tốt hơn hết, bạn nên chỉ dẫn đường hướng để họ đi tới thành công. Quan trọng là những phản hồi của bạn mang tính khả thi có thể thực hiện được.
Đánh giá một cách khách quan, chuyên nghiệp
Ví dụ, chỉ ra rằng anh A thường xuyên nộp báo cáo muộn là phản hồi về hành vi. Nói anh A lười biếng và đó là lý do các báo cáo thường xuyên trễ deadline là một phản hồi về đặc điểm.
Không chỉ nhân viên mới cần được đào tạo
Bất kỳ ai cũng cần được đào tạo kể cả quản lý. Đào tạo và đưa ra những nhận xét khách quan, chính xác chưa bao giờ là công việc dễ dàng. Để cấp quản lý có thể lãnh đạo tốt nhân viên của họ, những kỹ năng này là vô cùng cần thiết.
Tận dụng phản hồi từ nhiều nguồn
Yêu cầu nhân viên đánh giá và đưa ra lời khuyên cho nhau. Điều này giúp ban lãnh đạo có cái nhìn tổng thể hơn về hiệu suất nhân sự, những thách thức mà cá nhân và team đang phải đối mặt để đưa ra những lời khuyên có ích hơn.
Đừng chỉ phụ thuộc vào đánh giá
Mặc dù quá trình đánh giá rất quan trọng nhưng nó chỉ là một phần của toàn bộ hệ thống. Lập kế hoạch, đào tạo và khen thưởng nhân viên cũng là những yếu tố đáng để lưu tâm.
Vấn đề không phải lúc nào cũng nằm ở nhân viên
Quản trị hiệu suất khá phức tạp. Các vấn đề có thể phát sinh từ nhiều yếu tố bên ngoài như nhà cung cấp, quy trình nội bộ hoặc chính sách của tổ chức. Tìm hiểu nguồn gốc của vấn đề một cách chính xác nhất mới có thể khắc phục chúng một cách triệt để.
Công nhận và khen thưởng hiệu suất nhân sự công khai & thường xuyên
Việc công nhận và khen thưởng cho những nỗ lực của nhân sự là động lực thúc đẩy họ cống hiến và gắn bó với công ty lâu dài hơn. Đây là cách quản trị hiệu suất được nhân sự đánh giá cao, nhưng nhà quản lý thường bỏ qua.
Kế hoạch cải tiến hiệu suất (Performance Improvement Plan – PIP) là một công cụ bạn có thể sử dụng để cụ thể hóa các bước hành động và cá nhân hóa mục tiêu nhằm giúp các thành viên trong công ty đạt được tiến bộ trong công việc. Mẫu kế hoạch cải thiện hiệu suất (PIPs) là gì? Hướng dẫn triển khai vào doanh nghiệp
| FastWork KPI cung cấp phần mềm quản trị hiệu suất, đánh giá KPI nhân sự giúp ban lãnh đạo có cơ sở đánh giá chính xác – minh bạch hiệu quả làm việc của nhân viên thông qua các chỉ số đo lường dựa trên điểm công việc, thời gian hoàn thành công việc, số lượng công việc.
Đặc biệt, phần mềm FastWork KPI được xây dựng trên nền tảng mở, có thể liên kết với nhiều các phần mềm khác để tạo nên bộ công cụ quản trị và điều hành doanh nghiệp hiệu quả trong giai đoạn 4.0 hiện nay. |
Để tư vấn phần mềm KPI miễn phí, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ Hotline 0983 089 715 hoặc điền thông tin đăng ký vào link dưới đây!
