Quản lý nhân sự là 1 trong 4 thành phần chủ chốt của hạ tầng doanh nghiệp và chịu nhiều ảnh hưởng lớn nhất từ cuộc cách mạng công nghiệp 4.0. Do đó, nhiều xu hướng quản lý nhân sự truyền thống cũng được dịch chuyển sang quản lý nhân sự bằng công nghệ. Đặc biệt phải kể đến sự dịch chuyển quản lý nhân sự bằng máy chấm công vân tay sang sử dụng phần mềm chấm công Face ID bằng di động.
Có nhiều lý do dẫn đến việc nhiều doanh nghiệp dần chuyển dịch hình thức chấm công từ máy chấm công sang phần mềm Face ID sử dụng di động . Một trong những lý do đó là phần mềm Face ID có thể xử lý các bất cập của máy chấm công vân tay.
Mục lục nội dung:
Một số vấn đề bất cập khi quản lý nhân sự bằng máy chấm công vân tay
Quản lý nhân sự bằng máy chấm công vân tay có còn hiệu quả? đang là câu hỏi của rất nhiều nhà quản lý, khi ngày càng phát hiện ra nhiều “tuyệt chiêu” qua mặt máy chấm công của nhân viên.
Qua mặt máy chấm công bằng vân tay giả
Một trong những cách phổ biến và thông dụng nhất mà nhân viên thường áp dụng để qua mặt máy chấm công vân tay là làm giả dấu vân tay.
Để làm giả dấu vân tay, nhân viên dùng vỏ lon coca cắt thành từng miếng nhỏ và hơ trên ngọn lửa để bề mặt miếng vỏ lon bám đầy muội đen, tiếp theo là dùng dấu vân tay đăng ký chấm công nhấn lên bề mặt vỏ lon bám muội đen và lăn lên bề mặt lớp băng dính. Sau đó, dùng miếng băng dính có dấu vân tay dính lên bề mặt miếng coca hơ lửa khi nãy rồi đưa cho người đồng nghiệp đáng tin cậy chấm công hộ là xong.
Có thể bạn quan tâm: Giới thiệu và review các phần mềm chấm công được nhiều doanh nghiệp sử dụng hiện nay
Làm giả dấu vân tay một trong những “tuyệt chiêu” qua mặt máy chấm công của nhân viên
Đối với những văn phòng không gắn Camera hoặc có gắn Camera mà không check thì lãnh đạo và cán bộ nhân sự sẽ không hề biết nhân viên đó thực sự đã đi làm hay chưa? Nếu đó là nhân viên kinh doanh, thì chắc chắn nhà quản lý không thể biết được nhân viên đó đang ở đâu, làm gì khi không gọi điện hoặc chat để hỏi.
Khó thực hiện chấm công
Khi đặt dấu vân tay lên máy chấm công, thường máy chấm công mất khoảng 1-2 giây để nhận diện dấu vân tay, so sánh với các file ảnh đã lưu, nên tốc độ chấm công của máy không cao. Hoặc vào mùa đông tay ướt, quá lạnh hoặc bị thương đều sẽ ảnh hưởng đến quá trình chấm công bằng vân tay.
Nhiều trường hợp nhân viên khó chấm công bởi mất dấu vân tay do lạnh, bị thương…
Dữ liệu công không đầy đủ và chính xác
Chấm công bằng vân tay, máy chấm công chỉ ghi nhận được thời gian vào/ra ca làm việc của nhân viên (thời gian đi muộn, về sớm) chứ không thể ghi nhận thời gian vắng mặt trong giờ, thời gian nghỉ phép, đi công tác, làm thêm… lên bảng công của nhân viên
Chính vì thế, cán bộ nhân sự phải tự tay tổng hợp lại tất cả các dữ liệu vắng mặt, nghỉ phép, công tác, làm thêm… của mỗi nhân viên và rà soát lại dữ liệu công với người quản lý trực tiếp, để có được bảng công chính xác và đầy đủ nhất.
Máy chấm công vân tay cho dữ liệu công không thật chính xác và chưa đầy đủ
Hơn thế, việc tổng hợp dữ liệu công bằng tay của cán bộ kế toán cũng có thể sảy sai sót, do có quá nhiều dữ liệu và không được quản lý tập trung.
Mất nhiều thời gian tổng hợp phân loại đơn thư tính công
Một thực tế khác trong công tác quản lý thời gian làm việc tại các doanh nghiệp là phòng kế toán mất nhiều thời gian tổng hợp, phân loại đơn thư tính công.
Cán bộ kế toán mất nhiều thời gian tổng hợp bảng công cho nhân viên
Sử dụng máy chấm công đồng nghĩa với việc doanh nghiệp phải sử dụng các hình thức đơn thư xin nghỉ phép, làm thêm, công tác bằng giấy, email, zalo… Tuy nhiên, chính hình thức đơn thư này đã vô hình chung làm giảm năng suất làm việc và là một trong những “cơn ác mộng” của phòng kế toán. Bởi các hình thức đơn này không được lưu trữ và quản lý tập trung, khó tra cứu, tổng hợp và mất nhiều thời gian phân loại.
Tốn chi phí doanh nghiệp (giấy tờ, thiết bị in ấn, sửa chữa, bảo dưỡng máy chấm công…)
Một nghiên cứu của FastWork cho thấy “Một công ty 60 thành viên có thể dùng hết 4kg giấy/tháng cho hệ thống đơn thư.”
Như vậy, hàng tháng công ty bạn sẽ phải một chi phí cứng tầm 4 – 5 triệu, thậm chí lên đến chục triệu cho việc mua giấy, đổ mực máy in, sửa chữa, mua mới các thiết bị in, máy chấm công, chi phí chuyển phát nhanh… chưa kể đến việc sắm hàng chục ngăn tủ để lưu trữ hệ thống đơn thư.
Ngoài chi phí giấy tờ, trang thiết bị, bạn còn phải trả lương khi nhân viên “tranh thủ” làm việc riêng
Sự phát triển của công nghệ 4.0, đã mang đến nhiều giải pháp chấm công mới có thể khắc phục triệt để các vấn đề của máy chấm công vân tay. Cụ thể, hiện nay rất nhiều doanh nghiệp sử dụng phần mềm chấm công Face ID bằng di động để quản lý nhân sự thay thế máy chấm công vân tay.
Lý do phần mềm chấm công Face ID bằng di động trở thành xu hướng quản lý nhân sự
Không phải ngẫu nhiên phần mềm chấm công Face ID trở thành một trong những xu hướng quản lý nhân sự hiện nay. Dưới đây là một số lý do giải thích tại sao phần mềm này trở thành xu hướng.
Chấm công trên di động với Fastwork Face ID – đơn giản, linh hoạt
Đơn giản công tác chấm công
Với FastWork, việc chấm công sẽ trở nên rất đơn giản. Nhân viên dễ dàng thực hiện chấm công ngay trên smartphone của mình khi có kết nối wifi, bật định vị GPS địa điểm làm việc, bằng App FastWork với 3 bước như sau:
- Mở app FastWork
- Chọn chấm công
- Chọn địa điểm chấm công (địa điểm làm việc) và thực hiện chấm công bằng cách chụp ảnh selfie khuôn mặt để khai báo địa điểm và thời gian vào ca làm việc.
Dễ dàng thực hiện chấm công tại mọi địa điểm làm việc ngay trên smartphone
Hơn thế, phần mềm không chỉ cho phép thực hiện chấm công tại một địa điểm cố định như máy chấm công mà nhân viên có thể chấm công tại mọi địa điểm làm việc: chấm công tại khách hàng, địa chỉ công tác… ngay trên smartphone của mình.
Ví dụ: Nhân viên kinh doanh có thể thực hiện chấm công ra (hết ca làm việc) tại địa điểm khách hàng sau khi kết thúc buổi làm việc với khách hàng và về nhà luôn mà không cần phải quay lại công ty để chấm công ra rồi mới về nhà.
Ngoài ra, phần mềm chấm công Face ID bằng di động còn tích hợp với hệ thống đơn điện tử (biểu mẫu điện tử e – form) như: đơn xin nghỉ phép, đơn xin đi muộn vắng mặt, đơn làm thêm, công tác… Do đó, khi nhân viên muốn xin phép nghỉ, làm thêm… sẽ thực hiện tạo đơn theo mẫu có sẵn trên hệ thống và gửi đơn đến người có thẩm quyền phê duyệt như trưởng phòng, lãnh đạo, ngay trên điện thoại của mình dù không có mặt tại văn phòng thay vì hình thức viết đơn thư giấy thiếu chuyên nghiệp.
Gợi ý tìm hiểu thêm: Bệnh viện Đa khoa tỉnh Phú Thọ triển khai App chấm công Face ID cho 1380 nhân sự, xóa bỏ phương pháp chấm công truyền thống
Nhân viên dễ dàng tạo và gửi đơn xin nghỉ ngay trên điện thoại di động của mình
Đồng nghĩa với đó là người quản lý cũng sẽ nhận được đơn thư xin nghỉ của nhân viên theo thời gian thực và thực hiện phê duyệt/ từ chối ngay trên smartphone, mọi lúc mọi nơi.
Tự động hóa dần trở thành xu hướng quản lý nhân sự
Tất cả các dữ liệu chấm công tại FastWork đều được tự động hóa.
Tự động tính toán ngày công dựa trên dữ liệu chấm công của nhân sự
Phần mềm sẽ tự tính toán ngày công dựa trên dữ liệu chấm công của nhân sự đó và theo công thức tính công riêng của từng công ty được cấu hình sẵn trên hệ thống phần mềm.
Ví dụ: Một ngày công của nhân viên sẽ là 7,5 giờ làm việc, thời gian được tính từ 8h sáng đến đến 17h chiều, nghỉ trưa từ 12h đến 13h30p. Nếu nhân viên chấm công trước và sau khoảng thời gian làm việc, phần mềm sẽ tự động ghi nhận 1 công làm việc. Nếu nhân viên thực hiện chấm công vào lúc 8h13p và thực hiện chấm công ra lúc 17h00 thì phần mềm sẽ tự động ghi nhận nhân viên đó đi làm muộn 13 phút. Vậy tổng số công trong ngày của nhân viên đó sẽ là 0,97 công.
Phần mềm tự động tính toán ngày công dựa trên số thời gian làm việc thực tế của nhân viên
Tự động cập nhật bảng công realtime ngay sau khi chấm công thành công
Phần mềm sẽ tự động cập nhật bảng công theo thời gian thực ngay sau khi nhân viên thực hiện chấm công thành công. Theo đó, mọi dữ liệu công đều là trực tuyến, chính xác 100% và minh bạch, được quản lý tập trung trên hệ thống phần mềm bằng công nghệ điện toán đám mây.
Ngoài nhà quản lý thì nhân viên cũng chủ động theo dõi được bảng công của mình ngay trên app điện thoại.
Một ưu điểm khác là phần mềm cũng tự động trừ công, trừ quỹ phép ngay sau khi hệ thống đơn thư điện tử được duyệt và cập nhật thành bảng công hoàn chỉnh của mỗi nhân viên.
Một trong những tính năng không thể không kể đến của phần mềm chấm công Face ID so với chấm công vân tay là phần mềm cho phép cán bộ duyệt và điều chỉnh bảng công nhanh sau đó phần mềm tự động tổng hợp lại bảng công chuẩn trước khi xuất Fife Excel.
Dữ liệu công được tự động cập nhật từ hoạt động chấm công, đơn thư điện tử
Liên kết bảng công với phần mềm tính lương trực tuyến
Điểm khác biệt so với máy chấm công vân tay là phần mềm chấm công Face ID cho phép liên kết bảng công với phần mềm tính lương trực tuyến FastWork Payroll và một số các phần mềm khác như FastWork HRM, FastWork KPI trên cùng một nền tảng Saas. Nếu doanh nghiệp bạn đang sử dụng phần mềm tính lương trực tuyến của FastWork. Theo đó, việc đồng bộ dữ liệu vào phiếu lương sẽ trở nên chính xác, việc tính lương cũng diễn ra nhanh chóng dựa trên các công thức được cấu hình sẵn cho từng vị trí.
Liên kết với các phần mềm khác để đồng bộ dữ liệu
Phiếu lương chính xác và đầy đủ
Xu hướng quản lý nhân sự bằng phần mềm chấm công Face ID: Lợi ích cụ thể
Ứng dụng nhiều công nghệ mới như điện toán đám mây (Icloud), công nghệ sinh trắc học, công nghệ nhận diện khuôn mặt (Face ID) và bản đồ số (GPS)… phần mềm chấm công Face ID bằng di động sẽ là xu hướng quản lý nhân sự hiệu quả, phù hợp nhất thời 4.0.
Chấm công Face ID bằng di động đang là xu hướng mới thời công nghệ
Với nhiều ưu điểm vượt trội như: quản lý thời gian làm việc hiệu quả, tự động hóa dữ liệu công đầy đủ – chính xác từ hoạt động chấm công, đơn thư, quản lý và lưu trữ dữ liệu công tập trung trực tuyến trên hệ thống phần mềm… Đặc biệt là giải quyết và khắc phục triệt để những bất cập của hình thức chấm công vân tay. Chính vì thế, phần mềm chấm công Face ID bằng di động đang dần trở thành xu hướng quản lý nhân sự thay thế máy chấm công vân tay.
Chấm công Face ID thực sự mang lại nhiều giá trị lợi ích cho doanh nghiệp trong quản lý nhân sự, đặc biệt là quản lý thời gian làm việc của nhân viên. Một số lợi ích dưới góc nhìn của ban lãnh đạo và doanh nghiệp.
Lợi ích cho doanh nghiệp
Triệt tiêu 100% tình trạng chấm công hộ: Nếu sử dụng máy chấm công vân tay thì nhân viên vẫn có thể qua mặt bằng việc tạo dấu vân tay giả. Nhưng, với FastWork Timesheet – phần mềm chấm công Face ID bằng di động, doanh nghiệp sẽ triệt tiêu 100% tình trạng chấm công hộ của nhân viên. Bởi phần mềm ứng dụng công nghệ sinh trắc học khuôn mặt để thực hiện chấm công.
Hơn thế, công nghệ xử lý hình ảnh chấm công sẽ không cho phép nhân viên chấm công khi cơ sở dữ liệu hình ảnh chấm công không trùng khớp với hình ảnh nhận diện có trên hệ thống. Ứng dụng trí tuệ nhân tạo – AI trong công tác hậu kiểm hình ảnh chấm công, phần mềm chấm công Face ID cũng giúp doanh nghiệp cũng phát hiện nhanh những hình ảnh chấm công sai.
Phần mềm sẽ cảnh báo và không ghi nhận công đối với những trường hợp hình ảnh chấm công không đúng với hình ảnh nhận diện trên hẹ thống phần mềm
Xóa bỏ 100% tình trạng sai sót dữ liệu công: Phần mềm tự động hóa cập nhật dữ liệu công từ hoạt động chấm công, đơn thư điện tử thành bảng công chuẩn tính lương và được lưu trữ, quản lý tập trung, trực tuyến trên hệ thống phần mềm thay vì tổng hợp tay dễ xảy ra sai sót khi sử dụng các hình thức chấm công khác.
Dữ liệu công chính xác bởi được tự động cập nhật từ hoạt động chấm công, đơn điện tử
Nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên: Phần mềm giúp phòng kế toán giảm thiểu 100% thời gian tổng hợp dữ liệu công, phân loại và tra cứu hệ thống đơn thư. Từ đó, cải thiện đáng kể năng suất làm việc của nhân viên.
Tiết kiệm chi phí doanh nghiệp: Được tích hợp hệ thống đơn thư điện tử (biểu mẫu điện tử e-form), doanh nghiệp sẽ nói tạm biệt những khoản chi phí mua giấy, đổ mực, mua và bảo hành máy in, chi phí chuyển phát nhanh… Đi kèm với việc tiết kiệm chi phí mua giấy là việc giảm thiểu lượng chất thải giấy đáng kể được tạo ra từ văn phòng.
Tiết kiệm nhiều chi phí trong doanh nghiệp
Lợi ích cho nhà quản lý
Xu hướng quản lý nhân sự bằng phần mềm chấm công Face ID, giúp ban lãnh đạo chủ động nắm bắt nhanh tình hình quân số nhân viên đi làm, vắng mặt… trong ngày, tại các địa điểm làm việc thông qua smartphone mọi lúc mọi nơi.
Nắm bắt nhanh tình hình quân số nhân sự đi làm, đi muộn, về sớm và địa điểm làm việc của nhân viên
Theo dõi chính xác việc nhân viên tuân thủ đúng quy định về thời gian, địa điểm làm việc của công ty kể cả khi không có mặt tại văn phòng. Biết được chi tiết nhân viên nào đi muộn, về sớm bao nhiêu phút… Hôm nay làm việc tại những địa điểm nào thông qua bản đồ số GPS. Từ đó ban lãnh đạo sẽ đưa ra những chính sách thưởng, phạt cho nhân viên một cách công minh nhất.
Mang lại nhiều lợi ích vượt trội cho doanh nghiệp trong công tác quản lý nhân sự, phần mềm chấm công Face ID bằng di động đang được nhiều doanh nghiệp ưu tiên lựa chọn và dần trở thành xu hướng quản lý nhân sự thay thế máy chấm công vân tay.
Hơn 3500 khách hàng doanh nghiệp thuộc quy mô, lĩnh vực: Xây dựng, thiết kế nội thất, chuỗi cửa hàng-nhà hàng, du lịch, vận tải, giáo dục, tài chính, ngân hàng, thương mại… đã tin tưởng và lựa chọn phần mềm chấm công Face ID của FastWork để quản lý nhân sự.
SEO NGON, VPBank, MetroMart,… là những doanh nghiệp lớn đã sử dụng phần mềm quản lý nhân sự Fastwork
Một số khách hàng đang áp dụng phần mềm chấm công Face ID bằng di động của FastWork để quản lý nhân sự là: VPBank, Seongon, Chuỗi nhà hàng bán lẻ Metro Mart, Bệnh viện Trưng Vương, Nhà máy thuốc lá Khánh Hội, Ta Coffee, Bệnh viện nhiệt đới Trung Ương, Dệt may 10, Bóng đèn Điện Quang, Phú Hưng Thịnh, Gốm Phước…
Nếu bạn có nhu cầu tìm hiểu thông tin về phần mềm chấm công Face ID bằng di động cũng như tham gia TRẢI NGHIỆM DEMO miễn phí, hãy để lại thông tin đăng và hoặc liên hệ hotline 0983 089 715 để được tư vấn.
