Đối với một doanh nghiệp việc quản lý công việc cá nhân hay của đội ngũ là điều rất quan trọng. Bởi có quản lý công việc tốt thì hiệu suất và chất lượng công việc mới tăng. Do đó, đây là tiền đề cho sự thành công bền vững của một doanh nghiệp.
Hiện nay, cùng với sự phát triển vượt bậc của công nghệ thì công tác quản lý công việc trong doanh nghiệp đã có nhiều bước phát triển đột phá. Đặc biệt phải kể đến là các giải pháp phần mềm quản lý công việc.
Hãy điểm qua một số lợi ích khi quản lý bằng phần mềm cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ hiện nay.
Tiện ích của việc của quản lý công việc bằng phần mềm
Cùng với sự dịch chuyển 4.0 và xu hướng số hóa, việc ứng dụng quản lý công việc bằng phần mềm hiện nay đã đem lại nhiều tiện lợi cho nhà quản lý cũng như doanh nghiệp. Quản lý kho, thông tin nhập, xuất hàng được cập nhật nhanh chóng. Việc quản lý nhân sự của nhà quản lý cũng trở nên dễ dàng hơn. Cùng tìm hiểu cụ thể các tiện ích của phần mềm quản lý công việc trong doanh nghiệp.
Quản lý và theo dõi công việc chung
Việc ứng dụng phần mềm công việc vào hoạt động quản lý giúp nhân viên có thể tự động cập nhật tình hình công việc của mình trên phần mềm. Người quản lý thông qua bảng Dashboard trên hệ thống có thể cập nhật nhanh trạng thái làm việc hiện tại của từng nhân viên. Nhờ vậy có thể đánh giá được tiến độ của công việc theo thời gian thực, đánh giá được khả năng của nhân viên để có cách phân bổ nguồn lực hợp lý.
Bảng Dashboard này cũng giúp nhân viên tự nhìn nhận, đánh giá kết quả làm việc của bản thân và so sánh với những người khác. Như vậy sẽ tăng tính cạnh tranh trong công việc. Người lao động sẽ thấy mình cần bổ sung và thay đổi cách làm việc như thế nào cho tốt.
Tham khảo thêm: Giới thiệu, đánh giá chi tiết top 7 phần mềm quản lý công việc dành cho đội nhóm
Chủ động sắp xếp công việc phù hợp thời gian và nhân sự
Khi sử dụng phần mềm quản lý công việc, mỗi nhân viên có thể cập nhật công việc, nhiệm vụ của mình qua hệ thống. Đồng thời, nhà quản lý cũng có thể tìm kiếm công việc theo thời gian thực hiện. Lọc ra những nhiệm vụ đang cần hoàn thành để đốc thúc nhân viên cho kịp tiến độ làm việc. Sau đó, nhà quản lý có thể cân đối công việc và tình hình thực hiện để điều chuyển nhân lực, người quản lý, theo dõi công việc,…. theo khả năng của nhân viên.
Hơn nữa, việc cùng lúc có thể thực hiện nhiều dự án và công việc cùng lúc giúp nhà quản lý có thể đánh giá tổng quan chung các dự án. Do đó việc bổ sung nhân lực hỗ trợ kịp thời sẽ giúp hoàn thành công việc theo kế hoạch đã đề ra.
Dễ dàng di chuyển công việc, nhóm dự án
Sau khi hoàn thành 1 dự án, công việc, nhà quản lý có thể trực tiếp cập nhật thông tin công việc mới trên hệ thống. Nhóm dự án có thể trực tiếp cập nhật trạng thái công việc tiếp theo để tiếp tục thay đổi dự án. Hệ thống vô cùng tiện ích khi áp dụng với các nhóm làm việc ở xa. Nhà quản lý không cần trực tiếp có mặt tại địa điểm dự án, đồng thời cũng có thể điều chuyển nhân viên linh hoạt giữa các địa điểm làm việc. Điều này giúp cho dự án tiết kiệm tối đa thời gian và tăng năng suất làm việc của mỗi đội nhóm.
Một số phần mềm quản lý công việc phổ biến hiện nay
Sage
Sage là một phần mềm quản lý công việc hiệu quả phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Phần mềm này hoạt động dựa trên đám mây. Nó có thể cung cấp cho nhà quản trị khả năng nắm bắt và giám sát các mảng khác nhau trong doanh nghiệp. Phần mềm sẽ cung cấp cho bạn thông tin theo thời gian về nhân sự, tài chính hay bất kỳ hoạt động gì khác của doanh nghiệp. Nhà quản trị hoàn toàn có thể tổng hợp để đưa ra các quyết định của riêng mình.
Mặc dù có khá nhiều tính năng, tuy nhiên Sage là một phần mềm nước ngoài. Bởi vậy có nhiều mẫu báo cáo sẽ không phù hợp tại thị trường trong nước. Hơn thế chi phí của Sage khá đắt đỏ khoảng 2.600 USD/năm. Với một doanh nghiệp vừa và nhỏ thì đây là chi phí khá lớn khi đầu tư vào 1 phần mềm.
StudioCloud
Đây là một trong những phần mềm quản lý công việc tốt nhất hiện nay. Được coi là giải pháp tối ưu với việc quản trị doanh nghiệp. Bạn có thể cùng lúc sử dụng các tính năng quản lý lượng khách hàng, đánh giá khách hàng tiềm năng, lưu trữ thông tin đối tác, nhà cung cấp. Bạn cũng có thể lên lịch hay tạo hóa đơn, quản lý nhân viên,…. trong phần mềm này.
Điểm đặc biệt của StudioCloud là phần mềm quản lý doanh nghiệp tổng thể. Dễ dàng trong việc nhập, xuất dữ liệu, thông tin. Cho phép bạn có thể tùy ý điều chỉnh giao diện phần mềm và theo dõi thời gian làm việc của các nhân viên.
Phần mềm quản lý công việc Fastwork Work+
Nếu bạn là một doanh nghiệp đang muốn tìm tìm cho mình một phần mềm quản lý dự án thì thì Fastwork Work+ sẽ là sự lựa chọn tuyệt vời.
Đây là phần mềm chuyên dụng giúp quản lý công việc, theo dõi tiến độ mọi lúc mọi nơi.
Fastwork Work+ là một phần mềm quản lý công việc đa chức năng. Phần mềm này sẽ cung cấp một cách đầy đủ những nhu cầu của nhà quản lý doanh nghiệp. Không chỉ giúp quản lý về thời gian và nhân sự Fastwork Work+ còn giúp lưu trữ các thảo luận và trao đổi trong dự án. Phần mềm này có hỗ trợ doanh nghiệp quản lý nhiều các dự án khác nhau và xây dựng mối quan hệ trong những dự án. Phần mềm này cũng có thể phân quyền rất rõ ai làm việc gì trong mỗi dự án.
Về giao diện thì phần mềm quản công việc, quy trình và lý dự án Fastwork Work+ có nhiều giao diện khác nhau phù hợp với phong cách làm việc của mỗi người. Khâu quản lý tổng quan các dự án có bảy hình thức giao diện khác nhau.
- Hình thức quản lý bằng dashboard giúp theo dõi tất cả các dự án theo nhóm hay cá nhân ăn ăn trong cùng một giao diện.
- Hình thức quản lý phần danh sách có thể giúp dễ dàng thêm nhanh các công việc và dự án đã có.
- Hình thức quản lý phần phân bổ nguồn lực giúp xác định thời gian của nhân viên trong một dự án để có thể phân bổ nhân lực một cách phù hợp. Quản lý dự án bằng Kanban giúp phân chia dự án ra theo tiến độ giúp nhà quản lý có thể can thiệp kịp thời. Quản lý dự án bằng Gantt chart giúp phân rã công việc theo cấu trúc WBS làm rõ phạm vi dự án. Quản lý dự án bằng lịch biểu giúp dễ dàng cập nhật nhanh trạng thái thực hiện của công việc.
- Cuối cùng là giao diện quản lý dự án trên di động giúp thực hiện báo cáo kết quả và cập nhật tiến độ làm việc ngay trên thiết bị di động.
Ngoài ra phần mềm quản lý dự án Fastwork Project cũng có thể quản lý các tài liệu đính kèm lịch làm việc trong dự án. Việc này đem lại sự đảm bảo và tránh thất thoát các nguồn tài nguyên của dự án ra ngoài. Việc quản lý về nhiều mặt lại được thực hiện trong các giao diện rất rõ ràng đơn giản dễ sử dụng. Phần mềm không chỉ thích hợp cho các công ty vừa và nhỏ mà còn thích hợp cho các công ty lớn thường xuyên chạy nhiều dự án. Ngoài ra phần mềm còn có khả năng bảo mật cao giúp đảm bảo được bí mật trong công việc.
Nếu còn bất kỳ thắc mắc nào hãy truy cập vào website https://fastwork.vn/fastwork-work/ để có thể liên lạc trực tiếp và đăng ký tư vấn nếu có nhu cầu.
>>> Xem thêm Giải pháp quản lý dự án, kiểm soát tiến độ và thu chi chuyên sâu nhất
