Quản lý tác vụ là nền tảng của sự cộng tác trong quản lý dự án.
Nếu tác vụ được quản lý một cách đúng đắn, nó sẽ cung cấp cho tổ chức một quy trình làm việc hiệu quả – phương tiện cốt lõi để hợp tác tất cả các dự án trong doanh nghiệp.
Quản lý công việc & tác vụ không dễ dàng, nhưng với một hệ thống thích hợp, các ứng dụng chia sẻ tác vụ và công cụ theo dõi phù hợp, các chuyên gia đảm bảo mọi dự án sẽ diễn ra trơn tru, liền mạch từ đầu đến cuối.
Dưới đây là những kiến thức cơ bản về quản lý tác vụ (Quản lý task) – từ định nghĩa, tầm quan trọng và phương pháp luận cho đến các ứng dụng và công cụ quản lý công việc miễn phí để tổ chức và theo dõi các nhiệm vụ dự án.
Mục lục nội dung:
1. Tổng quan về quản lý tác vụ
Tác vụ là gì?
Tác vụ bao gồm tất cả các hạng mục và nhiệm vụ cần kết thúc trong một khoảng thời gian xác định để đảm bảo dự án hoàn thành đúng tiến độ.
Các nhóm quản lý dự án được giao quyền kiểm soát hiệu quả các nhiệm vụ này trong suốt thời gian dự án diễn ra. Điều này đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa các cá nhân, phòng ban, phân bổ hiệu quả giữa những tác vụ đã, đang và sẽ triển khai.
Thông thường, các tác vụ trên biểu đồ Gantt thể hiện tính chất phụ thuộc, tác vụ này cần hoàn thành trước khi bắt đầu tác vụ khác.
Quản lý tác vụ là gì?
Quản lý tác vụ là việc kiểm soát chặt chẽ tiến độ, từ khi khởi tạo đến khi hoàn thành và báo cáo của 1 chuỗi các tác vụ được thiết lập theo lịch trình dự án. Các nhà quản lý dự án (Project Managers) cần tuân theo các quy trình quản lý để giám sát một cách có hệ thống tất cả các khía cạnh của tác vụ.
Các quy trình này bao gồm thiết lập danh sách các việc cần làm, phân công tác vụ, lên kế hoạch ngày thực hiện và kết thúc, các tác vụ phụ thuộc, tác vụ ưu tiên, kiểm soát tiến độ.
Tại sao nói quản lý tác vụ là nền móng trong quản lý dự án?
Khi làm việc theo nhóm, quản lý tác vụ cá nhân chính là chìa khóa tạo ra sự công bằng, hài hòa và cải thiện hiệu suất của đội ngũ.
Nó cung cấp một hệ thống nhiệm vụ rõ ràng, sự liên kết giữa chúng trong tổng thể dự án. Giúp các cá nhân nắm rõ vai trò, trách nhiệm của mình, có lịch trình công việc cụ thể để sắp xếp thời gian triển khai phù hợp, đảm bảo hiệu suất và chất lượng dự án.
Sự cộng tác đang định hình lại cách thức hoạt động của doanh nghiệp, các công cụ hỗ trợ kết hợp với quy trình quản lý công việc chất lượng giúp:
- Các thành viên trong nhóm biết được đâu là việc họ cần ưu tiên
- Hoàn thành công việc đúng deadline
- Cân bằng khối lượng công việc
- Tất cả thông tin về các nhiệm vụ được đồng bộ hóa
- Giảm căng thẳng, áp lực trong công việc
Với sự phát triển mạnh mẽ của các công cụ quản lý dự án, việc công tác làm việc trở nên dễ dàng hơn trước rất nhiều. Hỗ trợ ban lãnh đạo quản lý hiệu quả ngay cả những dự án phức tạp nhất, dựa trên sự cộng tác trong dòng chảy công việc của các cá nhân, phòng ban tham gia dự án.
Tìm hiểu và nhận dùng thử DEMO miễn phí công cụ quản lý công việc, dự án, tác vụ All-in-one, mạnh mẽ và sử dụng linh hoạt trên App mobile & App web: Được tích hợp sẵn bộ E-office.
2. Quản lý tác vụ và Quản lý dự án khác nhau như thế nào?
Quản lý tác vụ hay quản lý nhiệm vụ có liên quan chặt chẽ và là một phần của quản lý dự án. Hai khái niệm này rất dễ nhầm lẫn nên chúng ta cần hiểu rõ để nắm được sự khác biệt cụ thể giữa chúng.
- Quản lý tác vụ có thể là một quá trình ngắn hạn, dài hạn hoặc xuyên suốt. Nó đòi hỏi nhà quản lý phải sử dụng phải sử dụng các kỹ thuật, công cụ phần mềm để chia nhỏ các mục tiêu của tổ chức hoặc dự án thành các nhiệm vụ, phân công công việc cho từng cá nhân, phòng ban gắn với thời hạn cụ thể cũng như theo dõi chặt chẽ tiến độ thực hiện.
- Quản lý dự án về cơ bản không liên quan đến các khía cạnh lâu dài của kinh doanh. Đây là một quy trình tạm thời luôn có ngày hoàn thành và tiêu chí thành công rất chính xác – một dịch vụ, sản phẩm hoặc tính năng có điểm đầu và điểm cuối xác định, được phân phối trong một ngân sách cụ thể.
Trong khi quản lý tác vụ chỉ đơn giản là việc giám sát các khía cạnh liên quan đến công việc thì quản lý dự án lại bao gồm rất nhiều các chi tiết đơn lẻ từ lập kế hoạch chiến lược, dự trù ngân sách, quản lý tài nguyên, tài liệu trong đó có quản lý và theo dõi các công việc.
3. 5 mô hình quản lý tác vụ (Quản lý công việc) hiệu quả và phổ biến nhất
Mô hình thác nước (Waterfall)
Thác nước là một phương pháp tiếp cận tuyến tính đòi hỏi nhà quản lý phải lập kế hoạch sâu rộng. Các nhiệm vụ cố định, được xác định chi tiết trước khi triển khai, thể hiện rõ sự phụ thuộc, công việc ở giai đoạn trước phải hoàn thành thì nhiệm vụ sau mới được bắt đầu.
Điểm mạnh của mô hình thác nước là nó có thể dự đoán chính xác thời điểm kết thúc dự án nhưng điểm yếu là thiếu tính linh hoạt. Đó là lý do tại sao quản lý dự án theo mô hình thác nước phù hợp với các dự án lớn, đòi hỏi phải tuân thủ nghiêm ngặt về thời gian triển khai và gần như không xảy ra bất kỳ công việc phát sinh nào.
Mô hình thác nước có thể được sử dụng khi:
- Yêu cầu không thay đổi thường xuyên
- Yêu cầu lớn nhưng độ phức tạp thấp
- Dự án ngắn
- Yêu cầu rõ ràng
- Môi trường ổn định
- Công nghệ và công cụ được sử dụng ổn định
- Nguồn lực có sẵn và được đào tạo kỹ lưỡng
Mô hình Agile
Agile không hẳn là một kỹ thuật quản lý công việc mà là một tập hợp các nguyên tắc, ban đầu được áp dụng cho các dự án phát triển phần mềm. Bốn giá trị chính được mô tả trong Tuyên ngôn Agile là:
- Cá nhân và sự cộng tác quan trọng hơn quy trình và công cụ
- Phản hồi thay đổi hơn là bám sát kế hoạch
- Cộng tác với khách hàng quan trọng hơn đàm phán hợp đồng
- Sản phẩm dùng được tốt hơn là tài liệu chi tiết
Với Agile, các nhiệm vụ trong dự án được hình thành và điều chỉnh tùy vào tình hình triển khai trên thực tế, thay vì đặt mọi thứ cố định từ đầu như trong mô hình quản lý WaterFall. Chính vì vậy, Agile phù hợp với các dự án đòi hỏi sự linh hoạt, có mức độ phức tạp hoặc không chắc chắn.
Đặc trưng Agile là tính lặp (Iterative). Dự án sẽ được thực hiện trong các phân đoạn lặp đi lặp lại. Các phân đoạn (được gọi là Iteration hoặc Sprint) này thường có khung thời gian ngắn (từ 1 – 4 tuần).
Mô hình Scrum
Là một hình thức quản lý công việc Agile, Scrum ủng hộ việc trao quyền cho một nhóm nhỏ, tự tổ chức để xác định mức độ ưu tiên của từng nhiệm vụ.
Mô hình Scrum vận hành như thế nào:
- Product Owner (PO): chịu trách nhiệm lập kế hoạch ban đầu, thiết lập các ưu tiên và phối hợp với các bộ phận khác của công ty
- Scrum Master: chịu trách nhiệm giám sát công việc trong suốt quá trình thực hiện
- Dev Team: các thành viên của nhóm Scrum có trách nhiệm thực hiện phần việc trên mỗi sprint.
Nhóm Scrum thường sử dụng Bảng Scrum để theo dõi công việc của từng thành viên trong nhóm (dòng chảy công việc – flow of work). Mỗi nhiệm vụ (task) được chia thành các đoạn nhỏ gọi là “stories”, mỗi stories chuyển giao trong Bảng gọi là “backlog” (những việc phải làm), trở thành “work-in-progress” (việc đang triển khai).
Phương pháp quản lý công việc này đề cao tính linh hoạt và cho phép nhóm của bạn có cái nhìn rõ ràng về tình trạng của dự án, hỗ trợ đánh giá chính xác các rào cản có thể kìm hãm họ. Tuy nhiên, khả năng thất bại rất cao vì đòi hỏi toàn bộ các thành viên phải có đủ kinh nghiệm, năng lực và nhiệt huyết với công việc.
Mô hình Kanban
Khá giống với Scrum, Kanban sử dụng các thẻ thị giác nhằm trực quan hóa công việc và luồng công việc, góp phần cải thiện chất lượng đầu ra bằng cách gia tăng sự tập trung của đội nhóm vào những nhiệm vụ thực sự quan trọng. Hệ thống này lý tưởng cho các nhóm nhỏ làm việc trong bối cảnh mà các ưu tiên nhiệm vụ có thể thay đổi thường xuyên.
Mô hình sử dụng bảng Kanban để đại diện cho các giai đoạn phát triển khác nhau và các thẻ Kanban để mô tả các nhiệm vụ trong quá trình làm việc. Ở dạng đơn giản nhất (hình trên), cấu trúc của bảng Kanban có ba cột: Việc cần làm – Đang thực hiện – Đã hoàn thành.
Để hình dung quy trình của bạn với hệ thống Kanban, bạn sẽ cần một bảng với các thẻ và cột. Mỗi cột trên bảng đại diện cho một bước trong quy trình làm việc của bạn. Mỗi thẻ Kanban đại diện cho một hạng mục công việc.
Điều đầu tiên và quan trọng nhất là khi tạo mới một tác vụ, bạn cần điền đầy đủ thông tin cần thiết để công việc có thể tiến hành. Sau đó bạn kéo mục đó từ cột “Việc cần làm” sang “Đang làm” và khi hoàn thành, bạn chuyển mục đó sang “Hoàn thành”. Bằng cách này, bạn có thể dễ dàng theo dõi tiến độ và phát hiện các điểm nghẽn.
| Mô hình Kanban và Workflow được ứng dụng trong phần mềm FastWork Workflow – Quản lý quy trình công việc giúp nhà quản lý kiểm soát tình trạng thực hiện của từng tác vụ và kiểm soát các luồng công việc |
Mô hình GTD (Getting things done)
Được tạo ra bởi cố vấn hiệu suất David Allen vào cùng thời điểm Agile xuất hiện. GTD biết đến như một hệ thống nắm bắt ý tưởng và quản lý công việc dựa trên nguyên tắc “ người đứng đầu là người có ý tưởng, không nắm giữ chúng”.
GTD quản lý công việc bằng cách tổ chức, phân loại những công việc cần làm, ưu tiên và lịch trình của bạn, nhờ đó bạn sẽ kiểm soát được “núi công việc” của mình. Theo dõi sơ đồ trong hình ảnh để hiểu hơn về cách thức ứng dụng phương pháp Get things done.
Áp dụng phương pháp này nhằm mục đích giải tỏa tâm trí và cải thiện năng suất bằng cách chuyển đổi ý tưởng thành hành động thể chất. Đây là cách GTD hoạt động:
- Thu thập toàn bộ các nhiệm vụ cần phải hoàn thành tại bất kỳ thời điểm nào, các ý tưởng hay các nhiệm vụ thường kỳ.
- Làm rõ và sắp xếp các nhiệm vụ: Những công việc không khả thi sẽ được chuyển vào “thùng rác”, những công việc đơn giản sẽ được triển khai thực hiện luôn. Những nhiệm vụ phức tạp sẽ được chia thành những công việc nhỏ lẻ để dễ quản lý. Những công việc cần nhiều thời gian thực hiện sẽ được ưu tiên lên lịch.
- Đánh giá thường xuyên: Dành thời gian để đánh giá các công việc đã hoàn thành, cập nhật danh sách những nhiệm vụ mới ít nhất 1 tuần 1 lần là chìa khóa giúp cải thiện hiệu quả quản lý.
- Bắt tay vào triển khai công việc: Các nhiệm vụ được phân loại chi tiết, ưu tiên và chia nhỏ thành các đầu việc nhỏ giúp cho việc thực thi trở nên dễ dàng. Bạn biết chính xác bạn cần làm gì khi nào, hoàn thành nó trong bao lâu để đảm bảo tiến độ diễn ra theo đúng lịch trình.
Bạn nên chọn phương pháp quản lý tác vụ nào?
Lựa chọn một phương pháp quản lý tác vụ phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố: từ mức độ phức tạp của công việc, tính linh động của thời gian và các bên liên quan đến quy mô, văn hóa làm việc của nhóm, thậm chí là cả sự không thích thay đổi.
Để tìm được một phương pháp mang lại lợi ích cho tất cả mọi người, các nhà quản lý không nên tự mình quyết định mà cần họp bàn thu thập ý kiến của các thành viên trong nhóm bởi họ mới chính là người trực tiếp thực thi triển khai phương pháp đó từ lý thuyết ra thực tế.
Một điều cần nhớ là các hệ thống quản lý tác vụ được trình bày ở trên không loại trừ lẫn nhau – chúng có thể kết hợp hiệu quả hỗ trợ doanh nghiệp cải thiện chất lượng quản lý.
Dưới đây là một ví dụ về sự kết hợp như vậy:
- Mô hình Agile được sử dụng để thiết lập nguyên tắc và tư duy làm việc của đội ngũ
- GTD có thể được áp dụng để xác định, tổ chức và sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc
- Kanban cung cấp màn hình trực quan hỗ trợ kiểm soát và theo dõi chặt chẽ tất cả các nhiệm vụ.
Kết hợp các phương pháp quản lý tác vụ với phần mềm quản lý công việc & dự án – Cộng tác hiệu quả đa nhiệm vụ, đa phòng ban
Phần mềm quản lý công việc được đánh giá là lựa chọn tốt nhất để cải thiện năng suất nhân sự, hỗ trợ cộng tác hiệu quả trên một hệ thống duy nhất.
Xem thêm: Phần mềm Quản lý dự án – công việc – quy trình toàn diện FastWork Work+
Phần mềm FastWork hỗ trợ khởi tạo công việc nhanh chóng, phân quyền chi tiết deadline, người thực hiện, người theo dõi đồng thời tạo môi trường cộng tác hiệu quả giúp cho việc triển khai dự án diễn ra liền mạch.
Các mô hình quản lý tác vụ được sử dụng trong Phần mềm quản lý dự án FastWork Project
Mô hình Kanban
Mô hình Gantt
Điểm nổi bật của phần mềm Quản lý dự án FastWork Project
#1. Lập kế hoạch dự án, phân bổ công việc hiệu quả tập trung trên cùng một hệ thống
#2. Theo dõi tiến độ dự án trực quan, bám sát tình trạng công việc dự án mọi lúc mọi nơi
#3. Quản lý chi phí dự án hiệu quả, minh bạch, giảm thiểu các rủi ro về mặt tài chính
#4. Đề xuất, phê duyệt mua sắm trang thiết bị phục vụ triển khai dự án dễ dàng nhanh chóng
#5. Cung cấp nhiều công cụ hỗ trợ cộng tác dự án hiệu quả.
Xem chi tiết: Giới thiệu phần mềm quản lý dự toàn diện FastWork Project
Qúy doanh nghiệp quan tâm đến phần mềm quản lý công việc – dự án – quy trình FastWork, vui lòng liên hệ Hotline 0983 089 715 hoặc điền Form đăng ký dưới đây để được hỗ trợ nhanh chóng nhất!
