Hướng dẫn sử dụng Kanban cho người mới

By 13 Tháng Tư, 2021Business Hack, Kiến thức

Kanban là một phương pháp quản lý quy trình làm việc được sử dụng nhằm xác định, quản lý và cải tiến hiệu suất. Phương pháp này được thiết kế giúp người dùng có thể hình dung, tối đa hóa hiệu quả và liên tục cải tiến công việc của mình. 

Trong tiếng Nhật Kanban có nghĩa là thẻ thị giác, bắt nguồn từ công ty Toyota những năm 40. Ngày nay Kanban được áp dụng ngày càng nhiều trong lĩnh vực kinh doanh tại nhiều doanh nghiệp trên toàn thế giới. 

Kanban là gì? Định nghĩa về Kanban Board 

Kanban được xuất phát từ năm 1940 trong hệ thống kế hoạch sản xuất tinh gọn của Công ty Toyota. Theo tiếng Nhật Kanban là thẻ thị giác, bạn có thể gọi theo thuật ngữ chuyên môn trong lĩnh vực kinh tế là “Phương pháp quản lý công việc Kanban”. Thay vì sản xuất hàng hóa hàng loạt ra thị trường, Toyota áp dụng Kanban và sản xuất các sản phẩm dựa trên nhu cầu của khách hàng. Mục đích chính của Kanban là giảm thiểu các hoạt động lãng phí mà không làm giảm năng suất, tạo ra nhiều giá trị hơn cho khách hàng mà không gây phát sinh chi phí. 

Cho đến đầu thế kỷ 21, các doanh nghiệp trong ngành công nghệ phần mềm đã nhanh chóng nhận ra phương pháp Kanban có thể được sử dụng để thay đổi hoạt động phân phối sản phẩm và dịch vụ một cách tích cực. 

Với sự tập trung cao vào hiệu quả bằng cách khai thác những tiến bộ trong công nghệ máy tính, Kanban đã không chỉ hoạt động trong lĩnh vực công nghiệp ô tô mà còn được ứng dụng thành công vào các lĩnh vực thương mại khác như CNTT, phát triển phần mềm, R&D,…

Vào đầu năm 2007, phương pháp Kanban đã xuất hiện trên hệ thống phần mềm bao gồm tất cả các yếu tố cốt lõi của nó. Người dùng có thể xây dựng hệ thống quản lý công việc của mình bằng cách thiết lập bảng Kanban đơn giản với 3 cột cơ bản là “Công việc yêu cầu”, “Đang tiến hành” và “Hoàn thành”. 

Sau khi được thiết lập, quản lý và vận hành chính xác, phương pháp quản lý quy trình làm việc này đóng vai trò như một kho lưu trữ thông tin theo thời gian thực. Ở đó người dùng sẽ nhận thấy các vấn đề, các nút thắt cổ chai trong hệ thống có thể làm gián đoạn công việc. 

Kanban ngày càng được áp dụng phổ biến trong kinh doanh
Kanban ngày càng được áp dụng phổ biến trong kinh doanh

Hướng dẫn sử dụng Kanban cho người mới bắt đầu

Khi đặt mục tiêu triển khai phương pháp Kanban, mọi doanh nghiệp cần phải thận trọng trong việc áp dụng vào thực tế thông qua các bước thực hành. 

David Anderson (người tiên phong trong giải pháp LEAN/Kanban) đã đề xuất 6 bước thực hành cốt lõi cần được thực hiện nếu muốn áp dụng thành công phương pháp Kanban

Hình dung quy trình làm việc

Để hình dung quy trình bằng cách sử dụng hệ thống Kanban, người dùng sẽ cần một bảng với các thẻ và cột. Mỗi cột trên bảng đại diện cho một bước trong quy trình làm việc. Mỗi thẻ kanban đại diện cho một hạng mục công việc.

Điều quan trọng đầu tiên trong quá trình thực hành Kanban chính là người dùng phải xác định điều gì cần thiết để biến một yêu cầu công việc thành sản phẩm hoàn thiện. Chỉ khi hiểu được quy trình làm việc đang được triển khai và vận hành như thế nào, người sử dụng mới có thể thực hiện các điều chỉnh cần thiết để cải thiện quy trình làm việc như mong muốn.

Khi bắt đầu làm việc với mục X, hãy kéo mục đó từ cột “Việc cần làm” và khi hoàn thành, bạn chuyển mục đó sang “Hoàn thành”. Bằng cách này, Kanban dễ dàng theo dõi tiến độ công việc và phát hiện ra những trở ngại hoặc vấn đề có thể khiến công việc bị ngưng trệ. 

Giới hạn công việc đang tiến hành

Một trong những chức năng chính của Kanban là đảm bảo rằng số lượng các hạng mục công việc đang triển khai được quản lý bất cứ lúc nào. Nếu không có giới hạn trong quá trình làm việc, điều đó có nghĩa người dùng đang triển khai  kanban không thành công. Việc phải thực hiện cùng một lúc quá nhiều nhiệm vụ, công việc có thể khiến nhóm của bạn hoạt động không hiệu quả. 

Giới hạn WIP trong bảng Kanban có nghĩa là triển khai một hệ thống kéo trên mỗi nhiệm vụ hoặc toàn bộ quy trình làm việc. Người dùng có thể cài đặt các mục tối đa cho mỗi giai đoạn đảm bảo rằng thẻ Kanban chỉ được “kéo” sang bước tiếp theo khi hoàn thành các điều kiện. Những ràng buộc mang tính điều kiện này giúp bạn phát hiện những vấn đề tiềm ẩn trong quy trình làm việc và đưa ra biện pháp xử lý thích hợp. 

Hướng dẫn sử dụng Kanban cho người mới bắt đầu
Hướng dẫn sử dụng Kanban cho người mới bắt đầu

Quản lý luồng công việc

Quản lý luồng công việc trong thực hành Kanban là quản lý cách triển khai công việc, không bao gồm quản lý con người. Theo dòng chảy công việc, phương pháp này sẽ quản lý tiến độ của các hạng mục công việc trong quá trình triển khai.

Một trong những mục tiêu chính khi triển khai hệ thống Kanban là tạo ra một dòng chảy công việc trơn tru và khoa học. Thay vì quản lý con người, các nhà quản trị sẽ cảm thấy tốt hơn nên tập trung vào việc quản lý các quy trình làm việc và hiểu cách hoàn thành công việc đó nhanh hơn thông qua hệ thống. 

Xác định rõ ràng các chính sách quy trình

Người dùng không thể cải thiện bất cứ điều gì đó mà bản thân không hiểu rõ vấn đề cốt lõi đang gặp phải. Đây là lý do tại sao người dùng nên xác định rõ ràng các mục tiêu, nội dung trong quy trình áp dụng Kanban. 

Ngoài ra cần cung cấp rõ nội dung, cách thức và quy trình thực hành Kanban đến mọi cá nhân trong nhóm hoặc trong doanh nghiệp. Khi tất cả mọi người hiểu và nắm bắt được mục tiêu chung, họ sẽ làm việc tích cực hơn, tăng cường tính liên kết từ đó tăng hiệu suất làm việc. 

Vòng lặp thông tin phản hồi

Đối với các doanh nghiệp muốn đẩy nhanh tiến độ thực hành Kanban, việc áp dụng vòng lặp phản hồi là một bước cần thiết. Điều này đảm bảo rằng cách thức tổ chức hiện tại có thể phản ứng tốt trước những thay đổi trong tương lai hay không. Một ví dụ về vòng lặp phản hồi là các cuộc họp hàng ngày nơi mà các thành viên có thể đứng lên trình bày ý kiến của mình trước nhóm. Cuộc họp này thường được thực hiện đối diện với bảng Kanban, mỗi thành viên trong nhóm có thể nói với mọi người về những công việc họ đã làm ngày hôm qua hoặc những gì họ sẽ làm vào hôm nay. 

Ngoài ra vòng phản hồi còn có các đánh giá về chất lượng dịch vụ, đánh giá chiến lược, đánh giá cách thức hoạt động hoặc các cuộc họp đánh giá rủi ro. Tần suất của các đánh giá phụ thuộc vào nhiều yếu tố, tuy nhiên các đánh giá cần đi thẳng vào vấn đề, không quá dài và không lạc đề. Thời lượng trung bình lý tưởng của một vòng lặp phản hồi là từ 10-15 phút. Tuy nhiên trong một số trường hợp các ý kiến phản hồi có thể lên đến hàng giờ, tùy vào quy mô và chủ đề được đánh giá. 

Cải thiện tính hợp tác (sử dụng các mô hình và phương pháp khoa học)

Cải thiện tính hợp tác là một bước không thể thiếu trong thực hành Kanban. Để sự cải tiến diễn ra liên tục và thay đổi bền vững trong một tổ chức cần sử dụng đến một tầm nhìn chung vì một tương lai tốt đẹp hơn và sự hiểu biết chung về các vấn đề cần được giải quyết. Các nhóm làm việc cần có sự hiểu biết chung về mục tiêu, quy trình làm việc, tiến độ và rủi ro của họ thường có khả năng nhìn nhận và giải quyết vấn đề hiệu quả hơn. 

Kanban mang đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp
Kanban mang đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp

Các ưu điểm và lợi ích của thực hành Kanban

Kanban ngày càng được áp dụng rộng rãi tại nhiều công ty, doanh nghiệp. Thực hành Kanban không chỉ giúp tránh lãng phí nguồn ngân sách, thời gian mà giúp tăng năng suất nhân viên, tối ưu thời gian làm việc, cải thiện quy trình vận hành cho các doanh nghiệp. 

Nhiều doanh nghiệp hiện nay áp dụng phương pháp Kanban để trở nên nhạy bén và thích ứng với những thay đổi của thị trường cũng như sức ép cạnh tranh. 

Nói một cách đơn giản, Kanban Board giúp đội ngũ nhân viên hoàn thành nhiều công việc hơn, với hiệu suất làm việc tốt hơn. Việc áp dụng Kanban trong sản xuất và quy trình làm việc mang lại nhiều lợi ích như: 

  • Mọi người đều ở trên cùng một trang: Kanban là một bảng thông tin trung tâm, hiển thị nhiệm vụ và quy trình làm việc, giúp các thành viên trong nhóm cập nhật nhanh chóng
  • Kanban chỉ ra những nút thắt trong quy trình làm việc: Bảng Kanban hiển thị các khó khăn, trở ngại hiện hữu trong quy trình làm việc, giúp người dùng tìm ra và giải quyết những vấn đề ảnh hưởng đến công việc
  • Sự linh hoạt: Kanban có thể áp dụng cho tất cả bộ phận, nhóm trong doanh nghiệp 
  • Giúp tăng ý kiến phản hồi: Doanh cập nhật các phản hồi từ khách hàng và đội ngũ nhân sự tốt hơn từ Kanban
  • Tăng hiệu suất công việc: Bảng Kanban giúp người dùng tập trung và hoàn thành công việc với thời gian nhanh hơn, hiệu suất tốt hơn
Phần mềm quản lý quy trình, công việc Fastwork sử dụng Kanban Board
Phần mềm quản lý quy trình, công việc Fastwork sử dụng Kanban Board

FastWork vừa cung cấp hướng dẫn sử dụng Kanban cho người mới bắt đầu dành cho các cá nhân, nhà quản lý và các startup. Kanban mang đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp cũng như khách hàng cùng với việc dễ áp dụng và có thể ứng dụng phương pháp với mọi lĩnh vực, quy mô kinh doanh. 

Doanh nghiệp tham khảo thêm:
Tìm hiểu nguyên tắc 5W-1H-5M – Chìa khóa xây dựng và quản lý quy trình công việc hiệu quả
7 điều lãnh đạo doanh nghiệp cần biết trước khi áp dụng Phần mềm Quản lý quy trình công việc
Quản lý công việc theo quy trình tại Fastwork có gì nổi bật?
TOP 20 Phần mềm Quản lý công việc miễn phí tốt nhất
Workflow và tầm quan trọng trong doanh nghiệp số

Leave a Reply