7 điều lãnh đạo doanh nghiệp nhỏ cần biết trước khi áp dụng phần mềm quản lý quy trình công việc

Ứng dụng công nghệ vào quản trị và vận hành là xu thế tất yếu đảm bảo sự tăng trưởng bền vững của doanh nghiệp thời công nghệ số. Tuy nhiên, với nguồn chi phí giới hạn, lãnh đạo doanh nghiệp nhỏ cần lưu ý những gì trước khi triển khai sử dụng phần mềm quản lý quy trình công việc?

Hãy tìm hiểu qua bài viết dưới đây!

1. Quy trình là gì? Tại sao quy trình công việc lại quan trọng?

Quy trình (Procedure) là thuật ngữ chỉ tập hợp các công việc, nhiệm vụ được thực hiện theo một chuỗi cố định, nhằm kiểm soát chính xác chất lượng đầu vào và kết quả đầu ra.

Một doanh nghiệp có thể hoạt động với rất nhiều quy trình, bao gồm: 

  • Quy trình quản lý vận hành
  • Quy trình quản lý khách hàng
  • Quy trình đổi mới
  • Quy trình xã hội/ điều tiết cơ quan quản lý nhà nước…

Mỗi quy trình trong doanh nghiệp tùy vào nhu cầu sử dụng sẽ được xây dựng những tiêu chuẩn khác nhau cho từng giai đoạn, nhưng cùng hướng tới mục tiêu chung đó là tối ưu quy trình vận hành, tăng trưởng doanh thu cho doanh nghiệp bằng cách:

  • Giúp cho người thực hiện công việc biết rằng trong một quy trình nghiệp vụ, họ phải tiến hành những bước công việc nào và phải đạt được kết quả ra sao?
  • Giúp cho các thành viên phối hợp với nhau một cách ăn khớp và đúng trình tự
  • Giúp phân rõ vai trò, nhiệm vụ, phạm vi trách nhiệm của các thành viên cùng tham gia thực hiện một công việc, tránh ỉ nại, đổ lỗi lẫn nhau. 
  • Giúp cấp quản lý kiểm soát được tiến độ và chất lượng công việc, nhanh chóng phát hiện điểm nóng để xử lý kịp thời và tránh lặp lại lỗi sai ở những lần tiếp theo.
  • Tạo bệ phóng cho sự sáng tạo, hỗ trợ thực hiện công việc nhanh hơn, hiệu quả hơn và chất lượng hơn

“Nếu bạn không thể mô tả những gì bạn đang làm như một quy trình, bạn không thể biết bạn đang làm gì” (If you can’t describe what you are doing as a process, you don’t know what you’re doing). Đó là lý do, quy trình công việc đóng một vai trò vô cùng quan trọng mà bất cứ doanh nghiệp nào muốn đi nhanh, đi xa đều phải mạnh mẽ áp dụng.

2. Phần mềm quản lý quy trình là gì?

Phần mềm quản lý quy trình (Phần mềm tự động hóa quy trình) là công cụ số hóa toàn bộ các quy trình làm việc thực tế trong doanh nghiệp như: quy trình marketing, quy trình bán hàng, quy trình tư vấn, sản xuất…

phan-mem-quan-ly-quy-trinh
Phần mềm quản lý quy trình số hóa mọi công việc trên một giao diện duy nhất

Với việc số hóa quy trình online, mọi công việc gắn với quy trình sẽ được đưa vào các quy trình tương ứng để tự động hóa luồng luân chuyển. Các luồng thông tin trong công việc nhờ đó mà được truyền tải xuyên suốt, minh bạch, rõ ràng: ai là người thực hiện, deadline ra sao, tiến độ như thế nào,…  Cung cấp bức tranh quy trình tổng thể giúp nhà lãnh đạo kiểm soát toàn bộ tiến độ và chất lượng công việc của từng cá nhân, phòng ban. Nắm bắt tức thời tắc nghẽn để có biện pháp xử lý tránh ảnh hưởng đến hiệu suất doanh nghiệp.

Xem thêm: Phần mềm số hóa quy trình và tự động hóa giao việc FastWork WorkFlow dành riêng cho doanh nghiệp nhỏ

  • Giảm thiểu các tác vụ thủ công lặp lại

Loại bỏ thủ tục giấy tờ, tăng tốc chuyển đổi số và tối đa hóa năng suất bằng cách tự động hóa hầu hết mọi quy trình làm việc. Thay vì phải làm đi làm lại những thao tác công việc thủ công gây mất thì giờ, nhân viên hoàn toàn có thể dùng quỹ thời gian đó để tập trung làm các công việc cốt lõi, đẩy nhanh hiệu suất.

  • Quản lý tài liệu tự động

Mọi tài liệu, file báo cáo, hình ảnh, biểu mẫu thu thập đều dễ dàng được đính kèm ngay dưới mỗi nhiệm vụ, công việc. Tự động lưu trữ và hệ thống toàn bộ thông tin trao đổi, dữ liệu liên quan đến từng công việc trên phần mềm.

  • Báo cáo hiệu suất theo thời gian thực

Kiểm soát tiến độ và hiệu suất thực hiện quy trình theo thời gian thực giúp nhà lãnh đạo nhanh chóng xác định nút thắt, cơ sở để cải tiến và hoàn thiện quy trình làm việc. 

Sở hữu những tính năng vượt trội, phần mềm quản lý quy trình làm việc hứa hẹn sẽ là bước tiến mới trong công tác quản trị, mang lại hiệu quả vượt bậc cho doanh nghiệp nếu nghiêm túc triển khai áp dụng.

3. 7 lưu ý khi ứng dụng phần mềm quản lý quy trình trong doanh nghiệp nhỏ

Mục đích

Rất nhiều các chủ doanh nghiệp nhỏ có định kiến rằng phần mềm tự động hóa quy trình là không cần thiết. Tuy nhiên trên thực tế có những doanh nghiệp họ chỉ ứng dụng phần mềm cho những nhóm nhỏ từ 5-10 người và hiệu quả nhận lại là vô cùng rõ rệt. Giao tiếp thông suốt, tương tác trao đổi dễ dàng, mọi công việc đều triển khai công khai và minh bạch, giải quyết triệt để tình trạng đổ lỗi lẫn nhau, bất đồng nội bộ mà 90% doanh nghiệp gặp phải.

Các tác vụ lặp đi lặp lại được tự động hóa và hạn chế tối đa tắc nghẽn xảy ra vì đã có phần mềm sắp xếp hợp lý các công việc hàng ngày thay bạn.

Đừng đưa ra quyết định dựa trên ý kiến chủ quan cá nhân, điều bạn cần cân nhắc kỹ càng là quy trình làm việc của doanh nghiệp bạn đang tồn tại những bất cập gì và phần mềm có xử lý hiệu quả không?

Xem thêm: 5 lý do doanh nghiệp nhỏ cần một phần mềm công nghệ tối ưu quy trình vận hành

Quy mô nhân sự của doanh nghiệp

Khi số lượng nhân viên của bạn ít hơn 10, điều quan trọng là đừng vội cho rằng bạn không cần phần mềm tự động hóa quy trình làm việc. Nếu doanh nghiệp bạn có nhiều văn phòng làm việc, một nền tảng kết nối như phần mềm tự động hóa quy trình làm việc chắc chắn sẽ giúp mọi thứ dễ dàng hơn.

cai-thien-chat-luong-lam-viec-doi-nhom
Tự động hóa quy trình giúp phòng ban gắn kết, cải thiện chất lượng đội nhóm

Cơ sở làm việc (có 1 hay nhiều)

Như đã nói ở trên, mặc dù doanh nghiệp bạn hoạt động chỉ với 5-10 nhân sự nhưng lại rải rác ở 3-4 địa điểm, làm thế nào để gắn kết họ, đảm bảo mọi công việc được thực hiện trên sự thống nhất và đồng thuận giữa các bên. Công cụ phần mềm thiết lập môi trường cộng tác làm việc trực tuyến kết nối 2 chiều, tạo điều kiện trao đổi thuận tiện, đính kèm tài liệu, hình ảnh dễ dàng ngay dưới mỗi nhiệm vụ. Giúp hoạt động triển khai quy trình diễn ra một cách liền mạch, từng cá nhân trong team biết chính xác bạn đồng hành của mình đang làm gì và làm đến đâu để có sự chuẩn bị phù hợp.

Công nghệ phần mềm 

Trước khi chọn một phần mềm quy trình kinh doanh, rất nhiều yếu tố cần được xem xét dựa trên nhu cầu của bạn. Mặc dù thiết lập một máy chủ có những lợi ích riêng, nhưng nó đòi hỏi rất nhiều thao tác sao lưu thủ công và hoạt động bảo trì cũng đòi hỏi thường xuyên hơn. Một phần mềm lưu trữ đám mây liền mạch với giá thành tiết kiệm là giải pháp phù hợp, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp nhỏ. Tất cả dữ liệu của bạn sẽ được lưu trữ trực tuyến một cách an toàn và sử dụng trên nhiều loại thiết bị.

Xem thêm: Review top 5 phần mềm quản lý công việc hiệu quả nhất hiện nay cho doanh nghiệp và đội nhóm 

Giá thành

Một yếu tố quan trọng trong việc lựa chọn bất kỳ phần mềm nào là chi phí. Các doanh nghiệp luôn bị ràng buộc bởi tiền bạc nhưng điều đó không có nghĩa là bạn không thể tiếp cận với các khía cạnh tốt nhất của công nghệ. Bạn có thể bắt đầu với những chương trình dùng thử hoặc tận dụng những gói khuyến mãi phù hợp với quy mô, nhu cầu và ngân sách doanh nghiệp mình.

Cách thức triển khai

Vì các doanh nghiệp nhỏ không thể chi một khoản lớn đầu tư vào công nghệ nên cần lựa chọn đơn vị cung cấp lộ trình triển khai nhanh chóng, hỗ trợ xử lý phát sinh 24/7. Sở hữu đội ngũ tư vấn viên và kỹ thuật viên nhiệt huyết, giàu kinh nghiệm, FastWork không chỉ nỗ lực mang đến cho khách hàng sản phẩm tốt nhất, mà hơn cả là dịch vụ hỗ trợ tuyệt vời nhất.

Dịch vụ hỗ trợ

Ký kết triển khai phần mềm chưa phải là kết thúc, doanh nghiệp của bạn có vận hành nó một cách triệt để để đạt được hiệu quả tốt nhất hay không phụ thuộc phần lớn dịch vụ hỗ trợ từ nhà cung cấp phần mềm. Ngoài giá thành, yếu tố bạn cần ưu tiên còn là mức độ khả thi khi triển khai và dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật. 

Phần mềm tự động hóa quy trình FastWork WorkFlow nằm trong Nền tảng quản trị doanh nghiệp thống nhất FastWork.vn hỗ trợ doanh nghiệp thiết lập – phân quyền – kiểm soát – theo dõi số lượng lớn quy trình trên 1 hệ thống duy nhất. Nhà quản lý nhanh chóng nắm bắt tắc nghẽn ở bất cứ đâu để có phương án xử lý kịp thời, tránh mắc lại lỗi sai đó trong những lần sau. Lộ trình triển khai nhanh chóng với chi phí tiết kiệm, miễn phí cập nhật tính năng mới. Đội ngũ tư vấn, kỹ thuật viên tâm huyết, nhiệt tình, hỗ trợ xử lý phát sinh 24/7.

phan-mem-quan-ly-quy-trinh-fastwork-workflow

Qúy doanh nghiệp quan tâm vui lòng liên hệ hotline 0983 08 97 15 để được hỗ trợ nhanh chóng nhất hoặc điển vào Form đăng ký dưới đây!

Đăng ký tư vấn

Leave a Reply