Auto form – Quy trình số hóa tài liệu – Tự động hóa biểu mẫu

By 16 Tháng Chín, 2020Tháng Mười Một 6th, 2020Business Hack, Kiến thức, Tin nổi bật

Ở vị trí là một nhà quản trị, các CEO, Manager, quản lý cấp C-level thường phải phê duyệt, xem xét hàng trăm đề xuất một ngày. Tuy nhiên, công việc bận rộn, các cuộc họp, gặp gỡ đối tác khiến nhà quản trị phải dời việc phê duyệt, ký đề xuất, đơn từ vào cuối ngày hoặc trì hoãn tới ngày hôm sau. Trong khi đó, nhìn ra văn phòng, đội ngũ nhân viên có vẻ cũng đang chán nản vì ngồi chờ đợi chỉ đạo từ cấp trên để triển khai tiếp công việc. Làm thế nào để rút ngắn thời gian đề xuất – phê duyệt trong quy trình nội bộ doanh nghiệp? Làm sao để quy trình số hóa tài liệu diễn ra nhanh hơn?

Theo khảo sát của Mckinsey, chỉ 60% công việc được hoàn thành trong ngày, 40% thời gian nhân viên nhàn rỗi vì chờ xét duyệt hoặc xử lý, tạo lập các đơn từ, tờ trình. Theo nghiên cứu của Adobe, doanh nghiệp mất khoảng 61% chi phí biểu mẫu mỗi năm bởi sử dụng các biểu mẫu giấy. Điều đó khiến các nhà quản lý luôn đau đáu nỗi lo “làm sao cắt giảm chi phí văn phòng hàng năm và gia tăng hiệu suất công việc”. Auto Form chính là giải pháp triệt để nhất cho vấn đề này.

Auto Form là gì?

Auto form (tự động hóa biểu mẫu) là việc đưa các công việc tạo lập, chia sẻ ý tưởng, đề xuất – xét duyệt, booking tài nguyên chung, công tác quản lý dữ liệu, tài sản,…sang hình thức điện tử để loại bỏ lãng phí và tăng tính linh hoạt trong quy trình xử lý công việc hành chính.

Theo Process,

Tự động hóa biểu mẫu áp dụng cho tất cả đơn từ: chấm công, xin nghỉ, đề xuất, xét duyệt, bảng câu hỏi, hợp đồng, khảo sát,… trên ứng dụng và có thể chia sẻ chúng với mọi người hoặc in ra giấy nếu muốn.

Auto Form giải quyết trực tiếp 5 vấn đề lớn nhất của quy trình nội bộ

Quy trình số hóa tài liệu giúp doanh nghiệp 5 vấn đề lớn của doanh nghiệp
Quy trình số hóa tài liệu giúp doanh nghiệp 5 vấn đề lớn của doanh nghiệp

Thứ nhất, giảm chi phí văn phòng. Theo báo cáo của Mckinsey Global, doanh nghiệp áp dụng số hóa biểu mẫu giảm 90% chi phí văn phòng mỗi năm tương ứng với 8000 USD. Với biểu mẫu điện tử, mọi hồ sơ, giấy tờ của doanh nghiệp được chuyển sang dạng kỹ thuật số giúp lãnh đạo, nhân sự tạo lập, xử lý công việc trực tiếp trên phần mềm xóa sổ chi phí giấy, in ấn, lao động gián tiếp,…

Thứ hai, giảm tắc nghẽn hoạt động sản xuất kinh doanh. Quy trình thẩm định, phê duyệt – đề xuất, tờ trình thường ngốn hết ⅓ thời gian làm việc trong ngày của nhân viên. Thực tế đã chứng minh, 24% thời gian nhân viên nhàn rỗi, không có việc làm xuất phát từ lý do chờ đợi xét duyệt của cấp trên. Tình trạng đó làm tắc nghẽn tiến độ công việc và ảnh hưởng hiệu suất công việc và doanh thu của công ty. Biểu mẫu điện tử có thể giúp doanh nghiệp hanh thông sự tắc nghẽn đó bằng việc khai thác tối đa 24% thời gian lãng phí của nhân viên để tập trung vào công việc chuyên môn, tăng năng suất công việc.

Thứ ba, tránh tình trạng hệ thống biểu mẫu của doanh nghiệp bị “tam sao thất bản”.

Sử dụng biểu mẫu giấy, doanh nghiệp mất đi 32% cơ hội tiếp cận khách hàng do không kiểm soát giấy tờ, nhân viên loay hoay đi tìm biểu mẫu, hợp đồng, đề xuất, xét duyệt dẫn đến gián đoạn công việc với khách hàng. Quy trình số hóa tài liệu, tự động hóa biểu mẫu Autoform giúp các doanh nghiệp tránh tình trạng tài liệu, đơn từ tam sao thất bản, sai sót trong việc tạo lập, quản lý các đơn từ, biểu mẫu. Qua đó, doanh nghiệp có thể nắm bắt 100% cơ hội tiếp cận khách hàng, tập trung cải tiến chất lượng sản phẩm để tăng sức cạnh tranh doanh nghiệp.


Thứ tư, tiết kiệm thời gian giải quyết công việc hành chính. Trung bình mỗi năm doanh nghiệp tốn 44.800 giờ làm việc cho việc giải quyết công việc hành chính, lặp đi lặp lại mỗi ngày. Nếu tính trên đơn vị doanh nghiệp 100 nhân viên, con số này chiếm khoảng 30-40% thời gian làm việc hành năm của công ty. 

Việc áp dụng tự động hóa biểu mẫu điện tử giúp doanh nghiệp tiết kiệm 40% thời gian xử lý giấy tờ, tập trung hoàn toàn cho công việc chuyên môn. Từ đó, năng suất và hiệu quả của cá nhân và tập thể tăng lên rõ rệt.

Thứ năm, Quy trình nội bộ nhất quán 51% so với quy trình làm việc trước đây

 Quy trình nội bộ nhất quán 51% so với quy trình làm việc trước đây
Quy trình nội bộ nhất quán 51% so với quy trình làm việc trước đây

Xử lý công việc bằng giấy tờ khiến doanh nghiệp không có được quy trình chung thống nhất tạo ra vô vàn bất lợi:

  • Nhân viên không nắm được biểu mẫu, giấy tờ đang ở giai đoạn nào của quy trình, đang thiếu sót gì mà chưa được giải quyết
  • Tốn thời gian đào tạo quy trình, gửi biểu mẫu cho nhân viên mới
  • Mỗi khi có thay đổi người phụ trách tại từng giai đoạn của quy trình, cả doanh nghiệp gần như phải “học lại”, hỏi lại sẽ gặp ai, ở phòng ban nào tại giai đoạn đó
  • Công văn, biểu mẫu giấy tờ qua nhiều lần in, sửa không còn như bản gốc; người phụ trách mỗi giai đoạn mất thêm thời gian rà soát, kiểm tra
  • Quy trình nội bộ được giải quyết dựa theo quan hệ cá nhân, người thân quen được hỗ trợ xử lý trước, đi tắt giai đoạn trong khi những giấy tờ gửi đến trước vẫn chưa được xử lý

Bên cạnh đó, mỗi lần sếp đi công tác xa, nhân viên luôn loay hoay không biết đề xuất ý tưởng như thế nào, nhận chỉ đạo qua điện thoại, zalo dẫn đến khó kiểm soát thông tin,…

Theo báo cáo của Mckinsey, đội ngũ nhân sự có thể thực hiện công việc nhất quán và dễ dàng hơn 51% khi sử dụng biểu mẫu kỹ thuật số. Mọi hoạt động đề xuất – xét duyệt, đơn từ,…được khởi tạo và chia sẻ trên phần mềm. Do đó doanh nghiệp có thể chỉ đạo từ xa mọi lúc mọi nơi tránh trì hoãn tiến độ dự án.

Chỉ 0.05% doanh nghiệp Việt Nam tiếp cận Autoform

Với những lợi ích nêu trên, các doanh nghiệp trên thế giới đã tận dụng Auto form như thế nào?

Viện McKinsey Global ước tính giá trị hàng năm cho số hóa dữ liệu, trong đó tự động hóa biểu mẫu là bước đầu cần chú trọng trong các ngành có thể đạt đến 3 nghìn tỷ USD. Hơn 40 chính phủ trên toàn thế giới đã cam kết mở dữ liệu điện tử và thực hiện xóa sổ hoàn toàn giấy tờ hành chính. Viện Dữ liệu(ODI) tại London đã thực hiện mở dữ liệu điện tử cho phép tất cả doanh nghiệp truy cập lấy dữ liệu từ hệ thống Big Data của đơn vị này.

Quy trình số hóa tài liệu - tự động hóa biểu mẫu trên thế giới mang lại doanh thu vượt trội
Quy trình số hóa tài liệu – tự động hóa biểu mẫu trên thế giới mang lại doanh thu vượt trội

Theo báo cáo của Mckinsey về tốc độ chuyển đổi số, tại Thụy Điển 60% các công ty đã số hóa toàn bộ giấy tờ, kết quả các công ty này đã tiết kiệm 850-900 Sec mỗi năm. Tại Hoa Kỳ, 75% các công ty đã thực hiện số hóa dữ liệu, sử dụng biểu mẫu điện tử, sử dụng các phần mềm tính lương, phần mềm quản lý hồ sơ, phần mềm quản lý công văn tiết kiệm 120 tỷ USD mỗi năm.

Cùng với đó, đầu tháng 7 năm 2020 Google rót vốn hơn 10 tỷ USD vào địa phận Ấn Độ để đẩy nhanh quy trình số hóa tài liệu – số hóa văn phòng điện tử.

Nhìn chung, thế giới đang ráo riết trong cuộc đua chuyển đổi số lần này, bất cứ doanh nghiệp nào cũng đều muốn là một trong số các doanh nghiệp tiên phong trong công cuộc chuyển đổi này.

Liệu rằng cục diện thế giới có xoay chuyển sau 5 năm tới và Việt Nam đang ở đâu trong cuộc đua này?

Nếu trung bình các doanh nghiệp Châu Âu đạt 60% chuyển đổi số thì Việt Nam lại chỉ đạt được 0.05% doanh nghiệp đã thực hiện chuyển đổi số. Con số này có quá nhỏ? Theo nghiên cứu của Cisco: Việt Nam chỉ có 50 doanh nghiệp thực hiện chuyển đổi số. Tại sao vậy?

Nguyên nhân Việt Nam áp dụng Autoform chậm hơn thế giới

Tại sao các doanh nghiệp còn ngần ngại trong việc tự động hóa quy trình biểu mẫu và chuyển đổi số. Sau đây là 5 rào cản lớn nhất làm cản trở quyết định chuyển đổi số của các doanh nghiệp:

Quy trình số hóa tài liệu - chuyển đổi số Việt Nam diễn ra chậm khiến doanh thu sụt giảm do dịch bệnh
Quy trình số hóa tài liệu – chuyển đổi số Việt Nam diễn ra chậm khiến doanh thu sụt giảm do dịch bệnh

Lối mòn tư duy

Theo khảo sát của Scoro, 99% nhân viên được hỏi đều không muốn làm việc tại văn phòng hành chính quá nhiều giấy tờ và họ đang chờ đợi quyết định thay đổi mô hình làm việc hiện đại từ cấp trên. Thế nhưng, các nhà quản lý có vẻ chưa “thoát” ra khỏi tư duy quản lý truyền thống để tiếp xúc với người bạn “công nghệ” mà cả thế giới đang săn lùng. Theo thống kê của AIIM: 98% doanh nghiệp được hỏi về mong muốn chuyển đổi số dữ liệu, họ đều có chung quan điểm rằng “dùng biểu mẫu, hợp đồng giấy đã quá quen thuộc với họ nên chưa có ý định thay đổi cho đến khi có quy định của chính phủ”. Trong khi bộ phận nhân viên đang trông chờ sự thay đổi “số hóa văn phòng” từ lãnh đạo thì các cấp quản lý lại e ngại về sự thích nghi của đội ngũ nhân viên với một mô hình làm việc mới.

Chính những tư duy lối mòn đó đã khiến các nhà quản lý ngần ngại chuyển đổi số, quy trình số hóa tài liệu trở nên dài hơn. Và nếu doanh nghiệp vẫn tiếp tục giữ tư duy lạc hậu đó, rất có thể trong 5 năm tới doanh nghiệp đã bị đánh bại bởi các đối thủ khác.

Ngần ngại trong bài toán chi phí

Bắt đầu bước vào một cuộc chuyển đổi số – nơi của công nghệ, thiết bị hiện đại, máy móc thông minh, sử dụng trí tuệ nhân tạo thay cho con người và giải phóng mô hình làm việc cũ. Chi phí đường dài của cuộc chuyển đổi này không hề nhỏ với các doanh nghiệp Việt. Đặc biệt trong thời kỳ đầu của cuộc chuyển đổi doanh nghiệp sẽ tốn kém khá nhiều chi phí trong khi đó tiềm lực tài chính của các doanh nghiệp nước ta còn gặp nhiều hạn chế. 

Tuy nhiên nếu các doanh nghiệp Việt Nam vẫn tiếp tục chần chừ, ngần ngại thì đến khi nào chúng ta mới hoàn thành quy trình số hóa tài liệu và đạt thành công trong cuộc đua chuyển đổi số này. Đối với bài toán chi phí này, các doanh nghiệp không nên nhìn vào những khoản chi trước mắt mà cần hướng đến lợi ích lâu dài. 

Ngần ngại thay đổi khi quy trình nội bộ đang hoạt động bình thường

Riêng đối với chi phí biểu mẫu, việc sử dụng biểu mẫu điện tử có thể mang lại cho nhà quản trị một khoản thặng dư hậu hĩnh lên tới 6000 USD. Chứng minh, theo thống kê của Adobe, hàng năm doanh nghiệp trung bình tiêu tốn 8000 USD cho chi phí giấy, 120 USD chi phí gián đoạn công việc chưa kể đến chi phí quản lý dữ liệu, chi phí nhân sự,…Trong khi đó, với biểu mẫu điện tử E form doanh nghiệp chỉ chi tiêu một khoản duy nhất dao động từ 300 đến 1000 USD mỗi năm. Do đó, doanh nghiệp có thể tiết kiệm 90% chi phí văn phòng và tập trung 100% nguồn lực nâng cao hiệu quả kinh doanh, mở rộng quy mô thị trường.

Thật dễ dàng để các doanh nghiệp lớn nhận ra sự “bất bình thường” trong mô hình quản lý cũ tại văn phòng của mình. Tuy nhiên, hiện nay 80% doanh nghiệp Việt đều có quy mô kinh doanh vừa và nhỏ. Với tiềm lực tài chính còn eo hẹp, các doanh nghiệp này gần như sử dụng 90% sự tập trung vào việc mở rộng quy mô, tăng sức cạnh tranh trên thị trường. Do đó, sự bất bình thường đang tồn tại trong văn phòng hành chính của các doanh nghiệp Việt còn chưa được quan tâm hoặc tạm gác lại  để tập trung cho những công việc ưu tiên khác.

Điều đó không sai. Tuy nhiên, trong cuộc chạy đua này, vạch đích “chuyển đổi số” sẽ không chờ đợi bất cứ ai. Nếu các doanh nghiệp tiếp tục trì hoãn số hóa văn phòng – bước đầu của chuyển đổi số có lẽ chỉ sau vài tháng nữa vị trí của các doanh nghiệp trên thị trường đã có sự xê dịch rất lớn.

Làn sóng chuyển đổi số chưa thật sự mạnh mẽ

Hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp đều đã nghe ít nhiều về lợi ích của chuyển đổi số nhưng lại không biết áp dụng từ đâu? các bước chuyển đổi số diễn ra như thế nào? Nguyên nhân từ đâu?

Nguyên nhân chính của những vấn nạn trên xuất phát việc làn sóng chuyển đổi số chưa “gõ cửa” văn phòng làm việc của các doanh nghiệp. Hơn nữa, số lượng doanh nghiệp Việt thực hiện chuyển đổi số còn quá hạn chế dẫn đến tâm lý e ngại, sợ khó, chờ người đi trước để kế thừa thay vì đi đầu. Thực tế, quá trình chuyển đổi số ở nước ta không hề khó khăn như các doanh nghiệp vẫn thường nghĩ mà còn gặp rất nhiều thuận lợi.

Vậy hãy xem Việt Nam có những tư liệu gì để chiến thắng trong cuộc đua chuyển đổi số văn phòng này.

Cơ hội áp dụng Autoform đơn giản hơn những lầm tưởng của doanh nghiệp Việt

Hầu hết các doanh nghiệp cho rằng quy trình số hóa dữ liệu nước ta có rất nhiều rào cản. Tuy nhiên, hoàn toàn trái ngược với quan điểm đó, theo nghiên cứu của Cisco, Việt Nam là nước nằm trong top 10 các doanh nghiệp có cơ hội chuyển đổi số thành công cao tại khu vực Châu Á – Thái Bình Dương.

Cơ hội số hóa dữ liệu - chuyển đổi số Việt Nam so với Thế giới
Cơ hội số hóa dữ liệu – chuyển đổi số Việt Nam so với Thế giới

Thứ nhất, cơ hội kế thừa và đổi mới

Hiện nay khoảng 60% doanh nghiệp thế giới đã và đang chuyển đổi số. Do đó giải pháp tự động hóa biểu mẫu Auto Form đã và đang được triển khai rộng rãi trên toàn thế giới.

Đó vừa là động lực thúc đẩy các nhà quản trị Việt nhanh chóng bắt tay vào thực hiện công cuộc số hóa văn phòng vừa là cơ hội để chúng ta kế thừa cách triển khai, kinh nghiệm áp dụng từ các doanh nghiệp đã thành công trên thế giới như: Microsoft, Apple, Google, Amazon,…

Từ đó doanh nghiệp có thể vận dụng và đổi mới cách áp dụng biểu mẫu điện tử sao cho phù hợp với bối cảnh của doanh nghiệp.

Thứ hai, cơ hội nội tại trong mô hình doanh nghiệp

Các doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ chiếm ⅔ tổng số các doanh nghiệp tại Việt Nam. Đó là một cơ hội tốt để các doanh nghiệp này thực hiện số hóa dữ liệu ngay từ thời điểm mới thành lập hoặc khi còn “trứng nước” bởi sau khi mở rộng quy mô doanh nghiệp sẽ rất khó khăn trong việc chuyển đổi mô hình kinh doanh kỹ thuật số.

Cơ hội nội tại thứ 2, đó là nhân sự Việt Nam đang trong thời kỳ dân số vàng chủ yếu là lao động trẻ có khả năng học hỏi, thích nghi với công nghệ cao. Do đó đây thật sự được coi là thời điểm vàng của chuyển đổi số văn phòng ở nước ta. Theo dự đoán của các nhà kinh tế học, sau năm 2025 dân số Việt Nam có thể không còn trong khung dân số vàng và chuẩn bị bước vào thời kỳ già hóa dân số. Do đó ở thời điểm hiện tại các doanh nghiệp cần khai thác tối đa lợi thế nhân lực này làm bàn đạp chiến thắng cuộc đua chuyển đổi số.

Thứ ba, cơ hội từ chính phủ – bước đệm số hóa văn phòng

Theo nghị định 119/2018/NĐ-CP toàn bộ các doanh nghiệp phải thực hiện chuyển đổi số hóa đơn đơn giấy sang hóa đơn điện tử trước 1/11/2020. Có thể thấy quyết định này của Chính phủ sẽ là bước đệm để các doanh nghiệp thực hiện chuyển đổi số toàn bộ dữ liệu, biểu mẫu mà không chỉ riêng hóa đơn.

Nhìn chung quy trình số hóa tài liệu tiến tới số hóa văn phòng chỉ còn phụ thuộc vào yếu tố thời gian. Tuy nhiên nếu doanh nghiệp thực hiện sớm sẽ chiếm được nhiều lợi thế hơn trong tương lai và tránh tình trạng tụt hậu quá xa so với thế giới.

Leave a Reply