FastStore được đánh giá là một trong những phần mềm quản lý quán cafe tốt nhất. Hỗ trợ công tác quản lý phân ca – kiểm soát thời gian làm việc của nhân viên chuỗi cửa hàng trở nên đơn giản & thuận tiện hơn rất nhiều nhờ tự động hóa.
Mục lục nội dung:
Cách quản lý nhân viên quán cafe phổ biến
Quản lý quán cafe không chỉ dừng lại ở vấn đề quản lý order, quản lý bàn trống, quản lý thu chi, tồn kho, chất lượng nguyên vật liệu,… Mà việc sắp xếp ca kíp, kiểm soát tình hình chấm công nhân sự cũng là câu chuyện đau đầu của rất nhiều doanh nghiệp kinh doanh mô hình kinh doanh chuỗi cafe.
- Về vấn đề quản lý chấm công
Cách chấm công phổ biến nhất mà hầu hết quán cafe hay các cửa hàng bán lẻ áp dụng là chấm công bằng máy vân tay. Tại mỗi cơ sở đều lắp đặt 1 máy chấm công vân tay giúp ghi nhận công cán hàng ngày, thời gian ra/ vào cửa hàng của đội ngũ nhân viên bán hàng. Dữ liệu công cuối tháng sẽ xuất ra File Excel, gửi cho nhân sự rà soát sau đó bộ phận nhân sự thực hiện chốt công, tính lương.
Nhân viên được phép chấm công linh hoạt tại nhiều vị trí cửa hàng trong trường hợp được điều động hỗ trợ các cơ sở khác.
- Về vấn đề phân ca nhân sự
Thông thường, quản lý sẽ tạo 1 file google sheet sau đó gửi cho nhân viên điền nguyện vọng ca làm việc cho tuần tới sau đó cân nhắc điều chỉnh để sắp xếp ca làm việc chính thức cho nhân sự. Công việc đó được thực hiện lặp lại hàng ngày, hàng tháng.
File Excel quản lý chung ca kíp từng nhân viên được chia sẻ chung cho tất cả các nhân viên trong hệ thống cửa hàng.
Thực tế những bất cập tồn tại trong phương thức quản lý quán cafe, phân chia ca kíp nhân sự
Trong quá trình vận hành thực tế, hình thức quản lý quán cafe thủ công bằng giấy tờ, Excel tồn tại rất nhiều bất cập khiến cho công tác theo dõi thời gian làm việc của nhân viên bán hàng gặp vấn đề về tính chính xác.
Một Case Study điển hình FastWork đã từng triển khai là chuỗi Hashtag Cafe với 5 cửa hàng chi nhánh đặt tại HCM. Buổi trưa do có một số chi nhánh gần khu vực văn phòng nên số lượng khách hàng tăng đột biến, phải luân chuyển nhân sự qua lại giữa các cửa hàng để hỗ trợ bán hàng. Tuy nhiên, cửa hàng trưởng không theo dõi được nhân sự có thực sự qua hỗ trợ cơ sở ngay sau khi được phân công hay không, hay cố tình đi chậm, tranh thủ thời gian làm việc riêng mấy tiếng mới đến nơi. Việc chấm công vào 1 cửa hàng, ra 1 cửa hàng thiếu tính đồng bộ cũng khiến bộ phận nhân sự rất vất vả trong công tác tổng hợp công cuối tháng.
Các ca kíp đăng ký ngay tại File Excel chung, xuất hiện tình trạng cửa hàng trưởng đã chốt ca làm việc rồi nhưng nhân viên bán hàng vẫn tự ý đổi lịch – ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng dịch vụ chăm sóc tại cửa hàng, ca đông khách thì không có nhân viên, ca vắng khách không cần người thì lại thừa nhân sự.
Hashtag có một đầu mối duy nhất tiếp nhận và quản lý đơn xin đổi ca, tăng ca,… của các nhân sự chi nhánh tránh việc báo xin nghỉ qua Zalo hoặc các phương tiện chat dễ bị trôi. Việc tổng hợp thông tin từ đó cũng dễ dàng và nhanh chóng hơn. Tuy nhiên, áp dụng phương thức này lại gây ra tình trạng các nhân viên làm cùng vị trí không nắm được ai nghỉ ai đi làm để phân chia công việc cho phù hợp. Đặc biệt trong trường hợp nhân sự quản lý đơn nghỉ làm không liên lạc được, các cửa hàng sẽ có sự xáo trộn về mặt nhân viên cũng như công việc.
Hay một ví dụ khác về việc quản lý nhân sự tại chuỗi AHA Cafe, cụ thể là AHA chi nhánh Tây Hồ.
Tại AHA, đội ngũ nhân viên bán hàng chủ yếu là những nhân sự part-time với 2 ca gãy: ca sáng (8h-15h), ca chiều (15h-23h) và ca full time (8h-23h). Thời gian làm việc từ thứ 2 đến chủ nhật, phụ cấp 1 bữa ăn với ca full-time làm đủ 8 giờ.
AHA cũng áp dụng phương thức chấm công vân tay đầu và cuối giờ làm việc, dữ liệu công được xuất ra Excel vào cuối tháng. Tình hình làm việc tại cửa hàng: số nhân viên đi làm/ vắng mặt, xin nghỉ sẽ được cửa hàng trưởng báo cáo với giám đốc vào cuối ngày.
Anh Trần Bách – Giám đốc AHA chi nhánh Tây Hồ chia sẻ: “Hàng tháng, anh là người thực hiện xuất dữ liệu sau đó tổng hợp thời gian làm việc của nhân viên cửa hàng để tính lương và phụ cấp. Chính vì thực hiện hoàn toàn thủ công nên rất vất cả, anh không còn nhiều thời gian cho những công việc kinh doanh khác”
Những khó khăn của 2 chuỗi cafe kể trên cũng chính là những bất cập chung trong phương thức quản lý quán cafe mà hầu hết khách hàng của chúng tôi gặp phải. Đó cũng là lý do FastStore ra đời – giải quyết trọn vẹn bài toán quản lý nhân sự – phân chia ca kíp cho doanh nghiệp kinh doanh mô hình chuỗi, với nhiều cơ sở, nhiều ca kíp và thời gian làm việc không cố định.
Xem thêm: Metro Mart và câu chuyện số hóa chấm công 500 nhân sự tại hệ thống 20 điểm bán lẻ trên toàn quốc
FastStore – Phần mềm quản lý quán cafe tốt nhất dành cho mô hình chuỗi
Hướng tới mục tiêu phát triển hệ thống giải pháp phần mềm cá nhân hóa theo từng lĩnh vực, FastWork.vn là đơn vị tiên phong cung cấp Bộ giải pháp quản lý nhân sự & vận hành chuỗi kinh doanh cafe.
FastStore sở hữu các tính năng quản lý nhân sự quán cafe cùng các tiện ích hỗ trợ đi kèm:
- Phân ca/ đăng ký ca
- Chấm công di động
- Tự động hóa bảng công, bảng lương
- Quản lý chi phí
- Quản lý trang thiết bị
- Quản lý đơn từ, đề xuất trực tuyến
Quản lý & theo dõi hoạt động chấm công hàng ngày của nhân sự
FastWork cho phép thiết lập không giới hạn ca làm việc & địa điểm chấm công. Nhân sự chủ động chấm công đầu/ cuối ca trên điện thoại di động, định danh bằng FaceID & GPS. Dữ liệu chấm công bao gồm ca làm việc, hình ảnh, vị trí và thời gian chấm công sẽ được cập nhật tức thời trên phần mềm giúp nhà quản lý nắm bắt nhanh chóng tình hình nhân sự tại từng cửa hàng chi nhánh mà không cần thông qua bất kỳ đầu mối nào khác.
Toàn bộ đơn từ chấm công, xin nghỉ, tăng ca được khởi tạo, phê duyệt và quản lý tập trung, giản lược tối đa các tác vụ thủ công.
Quản lý phân ca theo ngày/ theo tuần
Việc đăng ký ca, phân ca nhân sự trở nên đơn giản & thuận tiện hơn rất nhiều với FastStore.
| Đối với nhân viên | Đối với trưởng cửa hàng |
| – Chủ động đăng ký ca làm việc theo ngày/ theo tuần bằng cách chọn cửa hàng và khung giờ làm – Theo dõi, quản lý bảng phân ca cá nhân, ca nào được duyệt/ không được duyệt, tránh tình trạng bị động trong việc sắp xếp thời gian | – Phân ca trực tiếp cho nhân viên – Phê duyệt/ từ chối ca nhân viên đăng ký – Căn cứ lịch đăng ký ca của nhân sự, dựa vào định mức cố định cho từng ca để điều chỉnh ca làm phù hợp |
FastStore cung cấp các tiện ích hỗ trợ xem nhanh bảng phân ca theo ngày/ theo tuần. Quản lý duyệt đơn lẻ từng ca hoặc duyệt nhiều ca ngay trên Mobile.
Báo cáo thống kê phân bổ nguồn lực: số nhân viên theo từng giờ, số nhân viên theo từng ca và số giờ làm việc của từng nhân viên.
Tự động hóa bảng công, bảng lương
Dữ liệu đăng ký ca, đơn từ nghỉ phép, tăng ca ngay sau khi được phê duyệt/ từ chối sẽ tự động tích hợp với dữ liệu công, cung cấp bảng công hoàn chỉnh mà không cần truy xuất, tổng hợp thủ công như ở phương thức cũ.
Phần mềm tự động tính lương dựa trên dữ liệu công và cấu hình tính lương cho từng vị trí đã được thiết lập sẵn.
Quản lý trang thiết bị
Phần mềm giúp kiểm soát số lượng, thông tin trang thiết bị, CSVC tại mỗi cửa hàng/chi nhánh. Lưu lại đầy đủ lịch sử mua sắm, thanh toán, bảo hành thiết bị.
Quản lý thu chi
- Lập các loại phiếu thu, phiếu chi trên phần mềm bằng các biểu mẫu có sẵn
- Phê duyệt/ từ chối phiếu thu/ phiếu chi trực tuyến
- Quản lý ngân sách, tổng thu, tổng chi, dư thực tế so với kế hoạch kèm thông tin công nợ chênh lệch
FastStore giúp minh bạch hóa toàn bộ thông tin công cán giữa nhân viên, quản lý và nhân sự trên một nền tảng chung trực tuyến. Xây dựng môi trường làm việc khoa học, kỷ luật, nâng cao hiệu suất nhân sự nhờ giảm tải tối đa các tác vụ thủ công lặp lại như đăng ký ca, phân ca, xuất công, tính lương.
Xem chi tiết các tính năng trên FastStore tại video dưới đây.
FastStore không chỉ thu hút sự quan tâm của các doanh nghiệp kinh doanh mô hình chuỗi cafe mà những “ông lớn” ngành bán lẻ Việt cũng tin tưởng sử dụng rộng rãi như Chuỗi siêu thị mini Metro Mart, Bóng đèn Điện Quang, Mắt Việt Group, Thế giới Nệm, Bún Bò Xưa, HONDA,…
Để nhận DEMO miễn phí phần mềm quản lý quán cafe FastStore, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ Hotline 0983 089 715 hoặc điền thông tin đăng ký vào Form dưới đây!
