Chi phí quản lý doanh nghiệp - Từ A-Z về tài khoản 642 theo Thông tư 133

Tùy thuộc vào đặc thù kinh doanh mà việc hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp đòi hỏi các chế độ kế toán khác nhau mà ngay cả đến những kế toán “kỳ cựu” cũng khó tránh khỏi sai sót.

Ở bài viết này, FastWork Team tổng hợp toàn bộ những thông tin quan trọng về hạch toán tài khoản 642 theo Thông tư 133 nhằm đơn giản hóa công tác quản lý chi phí “rối rắm” trong doanh nghiệp.

Mục lục nội dung:

Chi phí quản lý doanh nghiệp là gì?

Chi phí quản lý doanh nghiệp được định nghĩa là nguồn chi phí phát sinh xuyên suốt quá trình vận hành. Chi phí không được tách riêng cho từng hoạt động cụ thể nào mà liên quan tới toàn bộ các hoạt động trong doanh nghiệp.

Gợi ý doanh nghiệp tham khảo: Lỗ hổng thất thoát chi phí trong doanh nghiệp – CEO có đang nhận ra?

*Chi phí quản lý DN được định nghĩa là nguồn chi phí phát sinh xuyên suốt quá trình vận hành*

Ví dụ về chi phí quản lý doanh nghiệp

Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm các loại chi phí chung như:

Chi phí nhân viên quản lý: phản ánh các khoản phải trả cho cán bộ nhân viên quản lý doanh nghiệp như tiền lương, các khoản phụ cấp, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, bảo hiểm thất nghiệp của Ban giám đốc, nhân viên quản lý các phòng, ban.
Chi phí vật liệu quản lý: phản ánh chi phí vật liệu xuất dùng cho công tác quản lý doanh nghiệp như văn phòng phẩm, vật liệu sử dụng cho việc sửa chữa TSCĐ, công cụ, dụng cụ,… (giá có thuế hoặc chưa thuế GTGT)
Chi phí đồ dùng văn phòng: Chi phí dụng cụ, đồ dùng văn phòng dùng cho công tác quản lý (giá có thuế hoặc chưa thuế GTGT)
Chi phí khấu hao TSCĐ: Chi phí khấu hao TSCĐ dùng chung cho doanh nghiệp như Nhà cửa làm việc của các phòng ban, kho tàng, vật kiến trúc, phương tiện vận tải truyền dẫn, máy móc thiết bị quản lý dùng trên văn phòng,…
Thuế, phí & lệ phí: Tiền thuê đất, thuế môn bài & các khoản chi phí, lệ phí khác
Chi phi dự phòng: Khoản lập dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng phải trả tính vào chi phí sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp
Chi phí dịch vụ mua ngoài: Phản ánh các chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ công tác quản lý doanh nghiệp, các khoản chi mua & sử dụng các tài liệu kỹ thuật, bằng sáng chế (không đủ tiêu chuẩn ghi nhận TSCĐ) được tính theo phương pháp phân bổ dần vào chi phí quản lý doanh nghiệp, tiền thuê TSCĐ, chi phí trả cho nhà thầu phụ.
Chi phí bằng tiền khác: chi phí khác thuộc quản lý chung của doanh nghiệp trừ các loại chi phí nêu trên như tiếp khách, hội nghị khách hàng, công tác phí, tàu xe, khoản chi cho lao động nữ,…

Có thể bạn quan tâm: Giảm chi phí vận hành doanh nghiệp nhờ tự động hóa quy trình làm việc
Tải miễn phí: Bộ Tài liệu | Từ ý tưởng, lập kế hoạch kinh doanh đến Quản trị và Điều hành Doanh nghiệp

Khái niệm, kết cấu & nội dung chi phí quản lý doanh nghiệp 642

1. Chi phí quản lý doanh nghiệp 642 là gì?

Theo Thông tư 133/2016/TT-BTC, khoản phí phát sinh trong quá trình xây dựng & thực hiện các hoạt động quản lý doanh nghiệp được quy định với tên gọi là Chi phí quản lý doanh nghiệp 642 (hay Tài khoản 642).

Đây được xem như một nhân tố nền tảng cho toàn bộ hệ thống chi phí của bất kỳ doanh nghiệp nào. Chính vì vậy, làm sao để quản lý khoản phí này một cách hiệu quả & tối ưu nhất nhằm hạn chế mọi ảnh hưởng tiêu cực như sai sót, thua lỗ luôn là ưu tiên hàng đầu của bất kỳ doanh nghiệp nào.

2. Nguyên tắc kế toán tài khoản 642

– Tài khoản này chỉ dùng để quản lý chi phí kinh doanh bao gồm chi phí bán hàng & chi phí quản lý doanh nghiệp.

– Các khoản chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp không được coi là chi phí được trừ theo quy định của Luật thuế TNDN nhưng có đầy đủ hóa đơn chứng từ & đã hạch toán đúng theo chế độ kế toán thì không được ghi giảm chi phí kế toán mà chỉ điều chỉnh trong quyết toán thuế TNDN để làm tăng số thuế TNDN phải nộp.

– Tài khoản 642 được mở chi tiết theo từng nội dung chi phí theo quy định (cụ thể ở phần ví dụ về chi phí quản lý doanh nghiệp).

3. Kết cấu & nội dung hệ thống tài khoản 642

Bên Nợ:

Các chi phí quản lý kinh doanh phát sinh trong kỳ
Số dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng phải trả (Chênh lệch giữa số dự phòng phải lập kỳ này lớn hơn số dự phòng đã lập kỳ trước chưa sử dụng hết)

Bên Có:

Các khoản được ghi giảm chi phí quản lý kinh doanh;
Hoàn nhập dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng phải trả (chênh lệch giữa số dự phòng phải lập kỳ này nhỏ hơn số dự phòng đã lập kỳ trước chưa sử dụng hết);
Kết chuyển chi phí quản lý kinh doanh vào tài khoản 911 “Xác định kết quả kinh doanh”.

Tài khoản 642 không có số dư cuối kỳ.

Tài khoản 642 – Chi phí quản lý kinh doanh có 2 tài khoản cấp 2:

Tài khoản 6421 – Chi phí bán hàng: Phản ánh chi phí bán hàng thực tế phát sinh trong quá trình bán sản phẩm, hàng hóa và cung cấp dịch vụ trong kỳ của doanh nghiệp và tình hình kết chuyển chi phí bán hàng sang TK 911- Xác định kết quả kinh doanh.
Tài khoản 6422 – Chi phí quản lý doanh nghiệp: Phản ánh chi phí quản lý chung của doanh nghiệp phát sinh trong kỳ và tình hình kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp sang TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh.

4. Cách hạch toán tài khoản 642

*Hướng dẫn hạch toán chi tiết tài khoản 642*

– Tiền lương, tiền công, phụ cấp và các khoản khác phải trả cho nhân viên bộ phận bán hàng, bộ phận quản lý doanh nghiệp, trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động các khoản hỗ trợ khác (như bảo hiểm nhân thọ, bảo hiểm hưu trí tự nguyện…) của nhân viên phục vụ trực tiếp cho quá trình bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ, nhân viên quản lý doanh nghiệp, ghi:

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý kinh doanh (TK cấp 2 phù hợp)
Có các TK 334, 338.

Tìm hiểu thêm: Phân loại 6 cách tính lương phổ biến nhất trong doanh nghiệp Việt Nam

– Trích khấu hao TSCĐ dùng cho quản lý chung của doanh nghiệp, bộ phận bán hàng như: Nhà cửa, vật kiến trúc, kho tàng, thiết bị truyền dẫn,…, ghi:

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý kinh doanh (TK cấp 2 phù hợp)
Có TK 214 – Hao mòn TSCĐ.

– Thuế môn bài, tiền thuê đất,… phải nộp Nhà nước, ghi:

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý kinh doanh (6422)
Có TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước.

– Lệ phí giao thông, lệ phí qua cầu, phà phải nộp, ghi:

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý kinh doanh (6422)
Có các TK 111, 112,…

– Giá trị vật liệu xuất dùng, hoặc mua vào sử dụng ngay cho bộ phận bán hàng, bộ phận quản lý doanh nghiệp như: xăng, dầu, mỡ để chạy xe, vật liệu dùng cho sửa chữa TSCĐ chung của doanh nghiệp,…, ghi:

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý kinh doanh (TK cấp 2 phù hợp)
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1331) (nếu được khấu trừ)
Có TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu
Có các TK 111, 112, 242, 331,…

– Trị giá dụng cụ, đồ dùng văn phòng xuất dùng hoặc mua về sử dụng ngay cho bộ phận bán hàng, bộ phận quản lý doanh nghiệp không qua nhập kho được tính trực tiếp một lần vào chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, ghi:

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý kinh doanh (TK cấp 2 phù hợp)
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Có TK 153 – Công cụ. dụng cụ
Có các TK 111, 112, 331,…

– Tiền điện thoại, điện, nước mua ngoài phải trả, chi phí sửa chữa TSCĐ dùng cho quản lý kinh doanh một lần với giá trị nhỏ, ghi:

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý kinh doanh (6422)
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Có các TK 111, 112, 331, 335,…

– Chi phí phát sinh về hội nghị, tiếp khách, chi cho lao động nữ, chi cho nghiên cứu, đào tạo, chi nộp phí tham gia hiệp hội và chi phí quản lý khác, ghi:

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý kinh doanh (6422)
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu được khấu trừ thuế)
Có các TK 111, 112, 331,…

– Thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ phải tính vào chi phí quản lý kinh doanh, ghi:

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý kinh doanh
Có TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1331, 1332).

– Khi phát sinh các khoản ghi giảm chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, ghi:

Nợ các TK 111, 112,…
Có TK 642 – Chi phí quản lý kinh doanh (TK cấp 2 phù hợp)

– Đối với sản phẩm, hàng hoá tiêu dùng nội bộ sử dụng cho mục đích bán hàng, quản lý doanh nghiệp, ghi:

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý kinh doanh (6422)
Có các TK 155, 156 (chi phí sản xuất sản phẩm hoặc giá vốn hàng hoá).

– Hạch toán sản phẩm, hàng hóa cho, biếu, tặng, khuyến mại, quảng cáo

Trường hợp sản phẩm, hàng hoá dùng để biếu, tặng cho khách hàng bên ngoài doanh nghiệp được tính vào chi phí sản xuất, kinh doanh:

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý kinh doanh (TK cấp 2 phù hợp)
Có các TK 155, 156.

Nếu phải kê khai thuế GTGT đầu ra, ghi:

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý kinh doanh
Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp.

– Trường hợp sản phẩm, hàng hoá dùng để biếu, tặng cho cán bộ công nhân viên được trang trải bằng quỹ khen thưởng, phúc lợi:

Nợ TK 353 – Quỹ khen thưởng, phúc lợi (tổng giá thanh toán)
Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (33311).

Đồng thời ghi nhận giá vốn hàng bán đối với giá trị sản phẩm, hàng hoá, NVL dùng để biếu, tặng công nhân viên và người lao động:

Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán
Có các TK 155, 156.

– Hoa hồng bán hàng bên giao đại lý phải trả cho bên nhận đại lý, ghi:

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý kinh doanh (6421)
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 131 – Phải thu của khách hàng.

– Kế toán dự phòng các khoản phải thu khó đòi khi lập Báo cáo tài chính:

Trường hợp số dự phòng phải thu khó đòi phải trích lập kỳ này lớn hơn số đã trích lập từ kỳ trước, kế toán trích lập bổ sung phần chênh lệch, ghi:

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý kinh doanh (6422)
Có TK 229 – Dự phòng tổn thất tài sản (2293).

Trường hợp số dự phòng phải thu khó đòi phải trích lập kỳ này nhỏ hơn số đã trích lập từ kỳ trước, kế toán hoàn nhập phần chênh lệch, ghi:

Nợ TK 229 – Dự phòng tổn thất tài sản (2293)
Có TK 642 – Chi phí quản lý kinh doanh (6422).

Việc xác định thời gian quá hạn của khoản nợ phải thu được xác định là khó đòi phải trích lập dự phòng được căn cứ vào thời gian trả nợ gốc theo hợp đồng mua, bán ban đầu, không tính đến việc gia hạn nợ giữa các bên. Doanh nghiệp trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi đối với khoản cho vay, ký cược, ký quỹ, tạm ứng… được quyền nhận lại tương tự như đối với các khoản phải thu theo quy định của pháp luật.

– Khi trích lập dự phòng phải trả cần lập cho hợp đồng có rủi ro lớn và dự phòng phải trả khác (trừ dự phòng phải trả về bảo hành sản phẩm, hàng hóa, công trình xây dựng), ghi:

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý kinh doanh
Có TK 352 – Dự phòng phải trả.

Trường hợp số dự phòng phải trả cần lập ở cuối kỳ kế toán này nhỏ hơn số dự phòng phải trả đã lập ở cuối kỳ kế toán trước chưa sử dụng hết thì số chênh lệch được hoàn nhập ghi giảm chi phí, ghi:

Nợ TK 352 – Dự phòng phải trả
Có TK 642 – Chi phí quản lý kinh doanh.

– Cuối kỳ kế toán, kết chuyển chi phí quản lý kinh doanh vào tài khoản 911 để xác định kết quả kinh doanh trong kỳ, ghi:

Nợ TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh
Có TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp.

Trên đây là toàn bộ thông tin về chi phí quản lý doanh nghiệp 642 được ban hành gần nhất theo Thông tư 133/2016/TT-BTC. Hy vọng sẽ hữu ích đối với các chủ doanh nghiệp nói chung & bộ phận kế toán doanh nghiệp nói riêng.

Tìm đọc thêm: Mô hình cơ cấu tổ chức doanh nghiệp: Ưu và nhược điểm

Ngoài ra, bạn có thể cân nhắc ứng dụng các phần mềm quản trị doanh nghiệp nhằm tổ chức & chia sẻ tập trung dữ liệu, cải thiện hiệu quả kinh doanh & nâng cao năng suất lao động. Với chi phí chỉ từ 46k/user/tháng, nền tảng FastWork tối ưu nguồn chi phí quản lý & vận hành đảm bảo chi phí phát sinh ở mức tối thiểu & có thể lường trước được.