Văn phòng điện tử (hay còn gọi là E-Office) đang là hình thức quản lý doanh nghiệp từ xa được rất nhiều nhà lãnh đạo quan tâm. Đặc biệt trong thời điểm các thành phố lớn có nguy cơ giãn cách xã hội do tình hình dịch Covid-19 tại Việt Nam diễn biến vô cùng phức tạp. Vậy lợi ích của văn phòng điện tử đối với doanh nghiệp giai đoạn khó khăn này là gì?
Hãy cùng tìm hiểu qua bài viết dưới đây!
Mục lục nội dung:
1. Văn phòng điện tử (E-office) là gì?
Thuật ngữ E-office hay Văn phòng điện tử ra đời, đánh dấu sự chuyển dịch từ mô hình quản trị truyền thống lên mô hình quản trị trực tuyến làm tiền đề cho tiến trình Chuyển đổi số doanh nghiệp.
Văn phòng điện tử là một phần mềm tích hợp đầy đủ các ứng dụng phục vụ nhu cầu quản lý, xử lý hồ sơ công việc, trao đổi thông tin, điều hành nội bộ, khởi tạo và quản lý văn bản tài liệu, công văn, báo cáo… nhằm mục đích thay thế và hiện đại hóa các phương thức quản lý thông tin truyền thống.
Mọi công văn, giấy tờ, đề xuất, báo cáo đều được khởi tạo, phê duyệt và lưu trữ trên một nền tảng tập trung trực tuyến với mục tiêu cốt lõi là xây dựng “văn phòng không giấy tờ”, giúp nhà lãnh đạo dễ dàng giải quyết các đơn từ mọi lúc mọi nơi ngay trên điện thoại di động. Trong trường hợp phải làm việc tại nhà để phòng dịch, 100% giấy tờ, văn bản vẫn được xử lý tức thời đảm bảo không có bất kỳ ảnh hưởng nào đến tiến độ công việc đội ngũ nhân sự.
2. Sự khác biệt của văn phòng điện tử so với mô hình quản trị “giấy tờ” kiểu cũ
Quản trị kiểu cũ | Văn phòng điện tử |
Quy trình khởi tạo đơn từ, đề xuất - trình ký rườm rà, chậm trễ do quá nhiều cấp phê duyệt | Khởi tạo nhanh chóng với hơn 100 biểu mẫu E-Forms có sẵn, phân quyền và phê duyệt trực tiếp trên điện thoại |
Thông tin nội bộ truyền tải lệch lạc, đối tượng tiếp nhận hiểu lầm ý lãnh đạo | Mọi thông báo đến tai người tiếp nhận đều chính xác 100% do nhà quản lý trực tiếp thiết lập |
Dữ liệu bị phân tán do quản lý lẻ tẻ, khó khăn để tìm kiếm | Phân loại và lưu trữ tập trung trên 1 nền tảng trực tuyến |
Nhân viên phải xếp hàng chờ đợi, gây ùn tắc giờ cao điểm, mất mỹ quan văn phòng. | Chấm công thông qua nhận diện khuôn mặt FaceID có tính chất cá nhân hóa, người dùng chủ động check-in, check-out trên di động cá nhân tránh trường hợp chờ đợi. |
Xuất công thủ công qua bảng Excel dễ sai sót, mất thời gian | Tự động tổng hợp không cần tính thủ công và dữ liệu cập nhật công khai trên phần mềm |
3. Lợi ích của văn phòng điện tử FastWork E-Office trong điều hành và quản trị doanh nghiệp
Một trong những công cụ giúp doanh nghiệp thiết lập văn phòng điện tử là Fastwork E-office. Hiệu quả của văn phòng điện tử Fastwork E-office mang lại đã được nhiều doanh nghiệp SME xác nhận.
Cắt giảm tối đa chi phí ẩn trong doanh nghiệp
Đại dịch Covid-19 diễn ra tại Việt Nam ảnh hưởng không nhỏ tới lợi nhuận của các doanh nghiệp. Chưa hết, hậu Covid -19, nhiều doanh nghiệp vẫn còn loay hoay trong bài toán doanh thu. Việc cắt giảm tối đa chi phí không cần thiết là điều cần làm.
Tuy nhiên, cách thức quản trị kiểu cũ tiêu tốn khá nhiều chi phí cho việc mua giấy tờ, mực in, đầu tư trang thiết bị lưu trữ. Chưa kể đến là chi phí sửa chữa, bảo trì định kỳ máy chấm công vân tay, thời gian lãng phí hay chi phí làm thêm giờ do công việc chậm tiến độ.
Với bộ công cụ văn phòng điện tử FastWork E-Office, doanh nghiệp sẽ không mất bất kỳ một khoản chi phí “thừa nào”, hơn hết số tiền bỏ ra cho 1 năm sử dụng chưa bằng 1 lần đầu tư máy chấm công vân tay.
Xem thêm: Giới thiệu, đánh giá chi tiết Top 7 phần mềm tính lương
Văn phòng điện tử tối ưu thời gian xử lý công việc cho nhân viên
Hầu hết các doanh nghiệp sử dụng hình thức chấm công vân tay, xuất dữ liệu qua bảng Excel sau đó tính lương thủ công gặp phải tình trạng:
- Quá trình tổng hợp thông tin đi muộn, về sớm, tăng ca, nghỉ phép để hoàn thiện bảng chấm công chi tiết cho nhân sự mất quá nhiều thời gian
- Mỗi vị trí áp dụng một chế độ lương khác nhau nên việc tính lương hàng tháng khiến bộ phận kế toán vô cùng vất vả và áp lực.
- Trước khi gửi sếp duyệt còn phải chuyển qua nhân sự rà soát, xử lý thắc mắc, khiếu nại. Quy trình rườm rà đó cần sự cộng tác làm việc của nhiều cá nhân, phòng ban, không chỉ tốn kém nguồn lực mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ, hiệu suất làm việc của bộ phận chuyên trách.
Trong khi phần mềm E-Office của FastWork lại có thể giải quyết hoàn hảo bài toán đó bằng cơ chế tính lương tự động từ dữ liệu công được cập nhật công khai trên phần mềm, giúp giảm thiểu sai sót, rủi ro, tiết kiệm thời gian, công sức cho bộ phận C&B, Admin, Kế toán.
E-Office chuẩn hóa các quy trình nghiệp vụ – Thúc đẩy bộ máy vận hành
Bộ công cụ E-Office xây dựng 1 quy trình làm việc chuyên nghiệp – nhanh chóng – chính xác giúp nhân viên làm đúng, làm chuẩn, tăng hiệu suất chung của đội nhóm và doanh nghiệp. Mọi báo cáo, đơn từ, đề xuất bắt buộc khởi tạo trên hệ thống dựa trên 100+ biểu mẫu E-forms có sẵn, phân quyền chi tiết, gán người theo dõi rõ ràng.
Cụ thể, ngay khi lãnh đạo phê duyệt/ từ chối hoặc chuyển tiếp cho ai đó, nhân viên sẽ nhận được thông báo tức thời qua phần mềm. Nhiệm vụ nào đã quá hạn hoặc cần giải quyết gấp đều được hệ thống gửi lời nhắc tự động, đảm bảo luồng công việc diễn ra theo đúng kế hoạch mang lại hiệu suất tối đa.
Văn phòng điện tử e-office: Khắc phục những bất cập khi trao đổi công việc qua Email, Zalo
Với phần mềm văn phòng điện tử E-Office, nhà lãnh đạo dễ dàng quản lý thời gian làm việc của nhân viên ngay trên di động, nhìn thấy bức tranh tổng thể và chi tiết ai đi làm, ai vắng mặt, nhân sự nào đi muộn và đi muộn bao nhiêu phút. Tất cả đơn xin nghỉ phép, giải trình chấm công cũng được thực hiện trên phần mềm thay vì gửi Email như trước.
Phần mềm E-Office cung cấp môi trường trao đổi thuận tiện ngay dưới mỗi báo cáo, tránh tình trạng thảo luận qua Zalo, Skype dễ bỏ lỡ thông tin hoặc bị xao nhãng bởi những đoạn hội thoại không liên quan đến công việc.
Ngoài ra, lợi ích của văn phòng điện tử còn nằm ở khả năng phân loại chi tiết và lưu trữ tài liệu vô thời hạn giúp tìm kiếm nhanh chóng bất kỳ khi nào cần, tiện lợi hơn hẳn cách thức lưu trữ thủ công dễ thất thoát, tốn kém trang thiết bị vật tư.
Có thể bạn quan tâm: Giới thiệu FastWork Request – Phần mềm quản lý đề xuất và phê duyệt điện tử (E-form)
Hiệu quả khi làm việc từ xa – Xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp
Nhờ xây dựng một môi trường làm việc số nơi mọi thông tin, quy trình đều minh bạch rõ ràng, nhân sự của bạn có thể nắm bắt chính xác đầu việc cần làm, deadline thực hiện để sắp xếp thời gian phù hợp. Nhà quản lý theo dõi sát sao tiến độ công việc của nhân sự, phát hiện nhanh chóng các nút thắt để điều phối xử lý kịp thời. Ngay cả khi làm việc từ xa, hiệu quả công việc của doanh nghiệp vẫn được đảm bảo.
4. 5 bước cơ bản xây dựng Văn phòng điện tử
Để xây dựng văn phòng điện tử cho doanh nghiệp, bạn có thể tham khảo 5 bước sau:
- Chuẩn hóa hệ thống giấy tờ, quy trình xử lý nội bộ
- Xác định mô hình phù hợp
- Lên kế hoạch triển khai
- Đào tạo nhân sự
- Đo lường và đánh giá kết quả
Tham khảo thông tin chi tiết: Hướng dẫn xây dựng Văn phòng điện tử từ A-Z cho doanh nghiệp
5. Bộ phần mềm Văn phòng điện tử toàn diện cho doanh nghiệp 4.0
Nằm trong nền tảng Quản trị điều hành doanh nghiệp chung FastWork.vn,phần mềm E-OFFICE là bộ phần mềm văn phòng điện tử giúp các doanh nghiệp số hóa thành công mọi quy trình công việc.
Trọn gói Phần mềm văn phòng điện tử FastWork cung cấp bao gồm:
- FastWork FaceID – Phần mềm chấm công bằng FaceID (Đầu tiên tại Việt Nam): Ứng dụng công nghệ nhận diện khuôn mặt kết hợp định vị thông qua bản đồ số GPS, phần mềm giúp cập nhật chính xác thời gian – hình ảnh – vị trí chấm công của nhân sự theo thời gian thực. Tự động hóa bảng công tối ưu thời gian tổng hợp, truy xuất dữ liệu.
- FastWork Payroll – Phần mềm tính lương tự động: Tự động hóa bảng lương dựa trên dữ liệu bảng công hoàn thiện và công thức tính lương cho từng vị trí đã được cấu hình trên phần mềm.
- FastWork Request – Phần mềm đề xuất nội bộ: Số hóa toàn bộ quy trình soạn thảo – gửi – phê duyệt các đề xuất nội bộ như: thanh toán, tạm ứng, khen thưởng, kỷ luật,…Phân loại chi tiết, lưu trữ tập trung đề xuất hỗ trợ tìm kiếm nhanh chóng khi cần.
- FastWork News – Phần mềm thông báo & truyền thông nội bộ: Chuẩn hóa quy trình soạn thảo – phê duyệt – ban hành thông báo nội bộ. Rút ngắn thời gian truyền tải, đảm bảo đúng người, đúng thông điệp.
- FastWork Dispatch – Phần mềm quản lý văn bản, công văn: Thống nhất trong toàn công ty công tác tiếp nhận và xử lý văn bản đi /đến nhằm tránh thất thoát văn thư. Tổ chức phân loại văn bản theo các nhóm, đảm bảo an toàn, bảo mật văn bản.
- FastWork Asset – Phần mềm quản lý tài sản nội bộ: Quản lý toàn bộ tài sản trong doanh nghiệp khoa học, tập trung trên một hệ thống trực tuyến bao gồm hệ thống danh mục, kê khai đăng ký, thông tin – quá trình sử dụng.
- FastWork Expense – Phần mềm Quản lý thu chi nội bộ: Toàn bộ thông tin phiếu thu/ chi được lưu trữ và quản lý trực tuyến. Minh bạch hóa các khoản tiền, trách nhiệm của mỗi cá nhân và tìm kiếm mọi lúc khi cần, hạn chế những thất thoát không đáng có.
- FastWork Booking – Phần mềm Đăng ký sử dụng phòng họp, thiết bị dùng chung: Quản lý tất cả các tài nguyên và lịch đăng ký sử dụng tài nguyên tập trung trực tuyến trên một hệ thống. Nhân viên đăng ký dễ dàng, lãnh đạo phê duyệt/ từ chối nhanh chóng mọi lúc mọi nơi.
- FastWork Meeting – Phần mềm quản lý cuộc họp trực tuyến: Hỗ trợ hiệu quả trong việc tổ chức và quản lý, lưu trữ nội dung các cuộc họp – Giúp mọi cuộc họp diễn ra thành công, hoàn thành được mục tiêu của cuộc họp.
9 ứng dụng trên đồng bộ trên 1 nền tảng duy nhất với phiên bản Web App và Mobile App. Thực thi kế hoạch xây dựng E-Office qua những phần mềm cụ thể trên doanh nghiệp có thể xóa bỏ văn phòng truyền thống, dần hoàn thiện văn phòng điện tử, tiến đến số hóa và chuyển đổi số doanh nghiệp.
Bộ giải pháp trên phù hợp với:
- Doanh nghiệp siêu nhỏ, nhỏ và vừa
- Doanh nghiệp đang có mong muốn thực hiện số hóa toàn bộ doanh nghiệp, chuyển đổi số
- Doanh nghiệp muốn tối ưu quy trình hành chính, tối ưu chi phí vận hành doanh nghiệp
MỘT SỐ KHÁCH HÀNG TIÊU BIỂU
- KHỐI NHÀ NƯỚC: Cấp nước thành phố, Điện lực Quảng Ninh, Bệnh viện Trung Ương, Trường học…
- KHỐI DOANH NGHIỆP: Vnpost, VPbank, Vietinbank, MetroMart, HONDA, Tập đoàn CMC, Dệt May 10, SEONGON, ACEFIC5, Thịnh Cường, SC Việt Nam…
Quý doanh nghiệp muốn tìm hiểu kỹ hơn về phần mềm xây dựng văn phòng điện tử E-Office, vui lòng liên hệ hotline: 0983 089 715 hoặc đăng ký ngay tại đây!
