Thực tế việc quản lý tài sản tại các doanh nghiệp bằng việc sử dụng văn bản giấy còn khá nhiều bất cập: mất nhiều thời gian tra cứu, kiểm kê thông tin tài sản, không theo dõi được quá trình cấp phát, thu hồi, quản lý thiếu khoa học dễ mất mát văn bản, giấy tờ bàn giao… FastWork Asset – Phần mềm quản lý tài sản nội bộ trực tuyến ra đời không chỉ mang đến cho doanh nghiệp giải pháp quản lý tài sản hiệu quả mà còn giúp doanh nghiệp tiến gần hơn đến khái niệm doanh nghiệp số.
Mục lục nội dung:
1. Thực trạng công tác quản lý tài sản trong doanh nghiệp hiện nay
Một nghiên cứu mới nhất của FastWork về hình thức quản lý tài sản được khảo sát dựa trên 1000 doanh nghiệp trong nước cho biết: 90 % các doanh nghiệp đang sử dụng hình thức quản lý tài sản bằng văn bản giấy, 10% còn lại đã bắt đầu ứng dụng công nghệ để quản lý.
Qua đó cho thấy, phần lớn các doanh nghiệp tại nước ta đang sử dụng hình thức quản lý tài sản truyền thông bằng văn bản giấy hoặc File Excel. Tuy nhiên, hình thức quản lý này lại vô tình tạo ra nhiều khó khăn trong công tác quản lý tài sản cho doanh nghiệp.
Quản lý thiếu khoa học, dễ thất lạc
Quản lý tài sản bằng văn bản giấy gây khó khăn trong quá trình kiểm kê tổng số lượng tài sản, số tài sản đang sử dụng và số tài sản hư hỏng…
Doanh nghiệp sẽ gặp nhiều rắc rối nếu quản lý thông tin tài sản bằng giấy tờ, sổ sách
Việc quản lý tài sản bằng văn bản giấy cũng gây khó khăn trong quá trình tra cứu tìm kiếm bởi số lượng hồ sơ giấy tờ tăng dần theo thời gian và sắp xếp chống chéo, thiếu khoa học, không được đánh số thứ tự.
Hơn thế, việc lưu trữ bằng bản giấy qua nhiều năm chưa kể đến yếu tố qua nhiều đời nhân viên chính là lý do kiến văn bản “không cánh mà bay”. Thậm chí do điều kiện lưu trữ không tốt dẫn đến ẩm mốc, chuột cắn… gây mất mát hoặc thất lạc.
Khó theo dõi quá trình cấp phát, thu hồi tài sản
Việc sử dụng văn bản giấy trong công tác cấp phát và thu hồi tài sản là điều cần thiết trong mỗi doanh nghiệp. Tuy nhiên, hình thức quản lý này lại vô tính tạo ra nhiều khó khăn cho nhà quản lý trong công tác theo dõi quá trình cấp phát, thu hồi tài sản. Bởi thực tế văn bản bàn giao, thu hồi được lưu trữ cố định, khó linh động trong quá trình tìm kiếm, cập nhật thông tin trạng thái, tình trạng sử dụng. Do đó, có nhiều trường hợp thiết bị đã được thu hồi nhưng vẫn còn lưu trữ giấy bàn giao cấp phát trước đó.
Một thực tế khác tại các doanh nghiệp là người đứng tên trong văn bản khác với tên người sử dụng thực tế, bởi quá trình chuyển giao giữa nhân viên và nhân viên tại nhiều phòng ban trong doanh nghiệp không diễn ra đúng theo quy định có giấy tờ của công ty.
>>> Có thể bạn quan tâm: Top 7 phần mềm quản lý tính lương 2021 nên tham khảo
Tốn thời gian, nhân lực và kinh phí
Việc kiểm kê lại tài sản thường sẽ khiến doanh nghiệp mất nhiều thời gian có thể là 1 tuần đến 1 tháng tùy thuộc vào quy mô doanh nghiệp. Bên cạnh đó là sử dụng các phương thức thủ công để nhập liệu không chỉ làm tiêu tốn thời gian và nguồn lực thực hiện mà còn khiến doanh nghiệp mất một khoản chi phí lớn cho quá trình di chuyển giữa các văn phòng, chi nhánh.
Tốn thời gian và kinh phí trong quá trình kiểm kê tài sản
Để giảm thiểu tối đa những khó khăn, rủi ro và thất thoát tài sản. Các doanh nghiệp cần trang bị cho mình một giải pháp quản lý tài sản chuyên nghiệp hơn. FastWork Asset – phần mềm quản lý tài sản nội bộ trực tuyến sẽ là sự lựa chọn tối ưu cho doanh nghiệp trong việc quản lý, kiểm kê tài sản. Vừa giúp tiết kiệm thời gian và công sức, giúp các công ty chủ động hơn trong việc quản lý vật chất, tài sản.
2. Phần mềm quản lý tài sản FastWork Asset và những lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp
Có thể hiểu đơn giản, phần mềm quản lý tài sản cố định FastWork Asset giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý và theo dõi thông tin về tình hình sử dụng cũng như những biến động liên quan tới tài sản trong nội bộ doanh nghiệp.
Lợi ích dưới góc độ doanh nghiệp
Quản lý khoa học: Tất cả các dữ liệu về tài sản của doanh nghiệp đều được lưu trữ và quản lý khoa học – tập trung – trực tuyến trên một hệ thống duy nhất. Do đó, doanh nghiệp sẽ thuận lợi hơn trong việc kiểm kê tất cả các tài sản hiện có trong doanh nghiệp hoặc biết rõ tài sản nào đang được sử dụng bởi phòng ban nào, cá nhân là ai?
Quản lý khoa học, tập trung trên một giao diện duy nhất
Việc quản lý tài sản cũng trở nên khoa học và chuyên nghiệp hơn với bởi phần mềm sẽ hỗ trợ phân nhóm tài sản để quản lý. Với các nhóm tài sản sẽ được phân loại nhỏ hơn để quản lý.
Ví dụ: Nhóm tài sản bao gồm: nhóm tài sản cố định, máy móc thiết bị, phương tiện vận tải, thiết bị truyền dẫn… Trong nhóm máy móc thiết bị sẽ được phân loại thành: máy tính, laptop, bàn phím, chuột có dây, không dây… để dễ quản lý.
Tối ưu thời gian kiểm kê tài sản: Công tác kiểm kê tài sản của doanh nghiệp cũng mất nhiều thời gian, đối với những doanh nghiệp lớn, có nhiều chi nhánh thời gian kiểm kê có thể lên tới 1 tuần. Nhưng quản lý bằng phần mềm doanh nghiệp chỉ mất 1 phút, thậm chí 1 giây để kiểm kê toàn bộ các tài sản hiện có của doanh nghiệp.
Tham khảo video giới thiệu giao diện, cách sử dụng phần mềm quản lý tài sản FastWork Asset.
Phần mềm quản lý tài sản: Lợi ích từ góc độ nhà quản lý
Quản lý và theo dõi mọi lúc mọi nơi: Nhà quản lý dễ dàng quản lý, theo dõi tình trạng, trạng thái sử dụng tài sản trong doanh nghiệp của nhân viên mọi lúc mọi nơi trên máy tính dù không có mặt tại văn phòng làm việc.
Dễ dàng theo dõi quá trình cấp phát, thu hồi tài sản và cập nhật nhanh thông tin, hiện trạng tài sản Realtimes theo thời gian thực.
Tra cứu, tìm kiếm nhanh thông tin tài sản: Thật khó để nhà quản lý tìm ra ngay ai đang sử dụng tài sản nào, nhà quản lý sẽ mất vài tiếng để lục lại đống giấy tờ trong kho hoặc phải hỏi từng người trong văn phòng mới có thể biết được thông tin về tài sản cần tìm. Thậm chí, nhà quản lý không tìm thấy thông tin về tài sản bởi tài sản đã hỏng cất trong kho hoặc đã được thanh lý mà “quên” chưa cập nhật vào hồ sơ lưu trữ.
Nhưng, khi quản lý tài sản bằng phần mềm, việc tra cứu thông tin tài sản trở nên nhanh chóng và đơn giản hơn. Nhà quản lý có thể tra cứu theo từ khóa tài sản hoặc nhóm tài sản… sẽ biết được tài sản nào đang thuộc quyền sở hữu của ai và biết được tình trạng sử dụng của tài sản đó ngay trên hệ thống phần mềm.
Dễ dàng tra cứu bằng cách tìm kiếm từ khoa như trên Google
3. Phần mềm quản lý tài sản nội bộ FastWork Asset có những tính năng nổi bật gì?
Quản lý danh mục tài sản tập trung và khoa học
Tất cả các tài sản trong doanh nghiệp sẽ được quản lý một cách khoa học theo nhóm, theo phân loại.
Quản lý tất cả các tài sản khoa học theo nhóm, theo phân loại
Người phụ trách quản lý tài sản sẽ khởi tạo nhanh các nhóm danh mục tài sản bằng cách sao chép, nhân bản từ tài sản đã có hoặc tạo mới trực tiếp trên hệ thống phần mềm và định nghĩa các trường mở rộng theo từng nhóm, loại tài sản để dễ quản lý thông tin tài sản đó.
Đối với các nhóm tài sản sẽ được phân loại nhỏ hơn để quản lý. Ví dụ: Các nhóm tài sản trong doanh nghiệp gồm: Nhóm tài sản cố định, máy móc thiết bị, phương tiện vận tải, thiết bị truyền dẫn… Trong nhóm lại được phân loại thành: Máy tính, laptop, bàn phím, chuột có dây, chuột không dây…
Phần mềm quản lý tài sản doanh nghiệp: Dễ dàng khai báo, tra cứu danh mục tài sản
Sau khi phân nhóm, phân loại tài sản, người phụ trách sẽ thực hiện khai báo danh mục tài sản bằng cách nhập liệu trực tiếp lên hệ thống phần mềm hoặc Import từ file Excel.
Khai báo nhanh danh mục bằng cách nhập liệu trực tiếp lên hệ thống phần mềm hoặc Import từ file Excel
Đồng thời trong quá trình khai báo danh mục sản phẩm, người quản lý sẽ thực hiện gán người phụ trách sử dụng, người nhận bàn giao tài sản. Các thông tin liên quan đến người sử dụng tài sản cũng được quản lý chi tiết, tập trung trên hệ thống phần mềm: Tên, ngày sinh, chức vụ, phòng ban…
Tìm hiểu thêm: Review chi tiết 3 phần mềm quản lý tài sản doanh nghiệp phổ biến hiện nay
Quản lý tình trạng sử dụng tài sản
Phần mềm quản lý thiết bị trong doanh nghiệp FastWork Asset sẽ làm công tác theo dõi và quản lý quá trình sử dụng tài sản, mọi thiết bị đều được số hóa lên hệ thống phần mềm.
Quản lý tài sản theo hiện trạng sử dụng: Bình thường – Hỏng – Mất – Thanh lý
Phần mềm quản lý tài sản công ty lưu trữ lại lịch sử vòng đời sử dụng sản phẩm như quá trình cấp phát cho nhân viên sử dụng – thu hồi tài sản đã cấp phát – bảo hỏng, báo mất, phần mềm tự động chuyển tình trạng tái sản về hỏng hoặc mất và ghi nhật ký tình trạng sử dụng.
Tối ưu thời gian kiểm kê và tra cứu thông tin tài sản khi cần
Quản lý bằng văn bản giấy tờ, đôi khi người quản lý phải mất 1 giờ, thậm chí vài giờ để tìm kiếm thông tin tài sản. Nhưng với phần mềm quản lý tài sản công ty FastWork Asset việc tra cứu thông tin tài sản trở nhanh chóng hơn bao giờ hết. Chỉ mất 1 phút, thậm chí 1 giây để tìm kiếm bằng bộ lọc thông minh, người quản lý dễ dàng thực hiện tìm kiếm thông tin tài sản theo phòng ban, tình trạng và tìm kiếm theo danh mục tài sản.
Chỉ mất 1 phút, thậm chí 1 giây để tìm kiếm nhanh thông tin tài sản bằng bộ lọc thông minh
Được quản lý tập trung trên một hệ thống nên công tác kiểm kê lại tài sản cũng diễn ra nhanh chóng. Giao diện Dashboard giúp nhà quản lý nắm bắt nhanh, tổng quan hiện trạng tất cả tài sản trong nội bộ công ty. Biết được số thiết bị đã hết hạn bảo hành, hết hạn bảo hành trong tháng tới và hết bạn bảo hành tháng này.
Nhà quản lý nắm bắt nhanh, tổng quan hiện trạng tất cả tài sản trong nội bộ công ty bằng giao diện Dashboard
Muốn biết chi tiết hơn về tài sản, chỉ cần chọn tài sản, phần mềm sẽ hiển thị đầy đủ thông tin về lịch sử cấp phát tài sản cho người phụ trách, phòng ban phụ trách.
Tìm hiểu thêm: Kiến thức về E-office – Văn phòng điện tử
4. Chi phí sử dụng phần mềm FastWork Asset
Bảng giá của FastWork Asset “rất Việt Nam” so với các phần mềm quản lý tài sản online có cùng tính năng. Với chi phí khoảng 20.000VNĐ/tài khoản/tháng là bạn đã có một phần mềm quản lý tài sản tốt, chuyên nghiệp cho doanh nghiệp của mình.
Bạn có thể xem thông tin bảng giá chi tiết của phần mềm quản lý tài sản doanh nghiệp TẠI ĐÂY
5. Kết luận
FastWork Asset – phần mềm quản lý tài sản nội bộ trực tuyến giúp doanh nghiệp quản lý tốt nguồn lực vật chất của doanh nghiệp. Đồng thời, nắm bắt tức thời tình trạng, hiện trạng sử dụng các tài sản trong doanh nghiệp. Có thể xem đây là một bước tiến công nghệ tuyệt vời của quản trị và điều hành, là công cụ hỗ trợ hiệu quả để doanh nghiệp bạn trở thành một “doanh nghiệp 4.0” thực sự.
Với nhiều tính năng vượt trội, FastWork Asset đã giúp hơn 1500 khách hàng doanh nghiệp thuộc mọi quy mô, mọi lĩnh vực tin dùng. Một số khách hàng tiêu biểu đang sử dụng giải pháp của FastWork là: VPBank, Seongon, Chuỗi cửa hàng bán lẻ Metro Mart, Bệnh viện Trưng Vương, Nhà máy thuốc lá Khánh Hội, Ta Coffee, Bệnh viện nhiệt đới Trung Ương, Dệt may 10, Bóng đèn Điện Quang, Phú Hưng Thịnh, Gốm Phước…
Nếu bạn có nhu cầu nhận TƯ VẤN MIỄN PHÍ và DEMO TRẢI NGHIỆM FastWork Asset – phần mềm quản lý tài sản nội bộ trực tuyến, hãy để lại thông tin đăng ký dưới form hoặc liên hệ: 0983 089 715 để được tư vấn.
