Cẩm nang Họp bán hàng hàng ngày với team kinh doanh

Cuộc họp bán hàng hàng ngày (Daily Huddle) luôn là vấn đề gây tranh cãi khi không ít cá nhân cho rằng nó làm gián đoạn dòng chảy công việc. Đặc biệt đối với team kinh doanh thường xuyên phải ra ngoài gặp khách hàng, việc tổ chức cuộc họp này càng bất khả thi.

Bài viết dưới đây sẽ chỉ ra cuộc họp bán hàng ngày quan trọng như thế nào và cách để tổ chức một cách hiệu quả & tối ưu nhất!

1. Daily Huddle (họp bán hàng hàng ngày) là gì?

Cuộc họp bán hàng hàng ngày (còn được gọi là cuộc họp đứng – stand up meeting) là cuộc họp bắt buộc được tổ chức hàng ngày với toàn bộ nhóm bán hàng nhằm mục đích cải thiện hiệu quả kinh doanh.

Các cuộc họp hàng ngày này được sử dụng để đạt được bốn mục tiêu chính: 

• Thông báo thông tin mới về sản phẩm/ chính sách 
• Tăng cường đào tạo 
• Chia sẻ thông tin, làm rõ vấn đề, tháo gỡ khúc mắc nội bộ
• Tạo động lực bán hàng cho nhân viên

Ý nghĩa của các buổi họp này bên cạnh việc tăng tính gắn bó giữa các thành viên, đặc biệt giúp các trưởng nhóm/ trưởng phòng nhanh chóng cập nhật được các phát sinh và chủ động nắm thông tin để kiểm soát được tình hình kinh doanh của cả đội nhóm.

Gợi ý quản lý kinh doanh, bán hàng tìm hiểu: Biểu đồ cây Treemap chart: Ứng dụng trong biểu diễn data & quản lý số liệu bán hàng quản lý tình hình kinh doanh bán hàng trên toàn công ty hoặc phân cấp theo khu vực

2. Ai nên tổ chức họp 

Để đảm bảo có cuộc họp diễn ra hiệu quả, cuộc họp cần được điều hành bởi vị trí trưởng nhóm/ trưởng phòng kinh doanh hoặc Giám đốc kinh doanh. Với các mô hình kinh doanh tự quản theo nhóm nhỏ, thì việc họp hàng ngày càng quan trọng hơn. Quan hệ giữa các thành viên trong 1 team cũng đặc biệt thân thiết hơn nên việc tổ chức họp hiệu quả cao hơn khi họp lớn. Đôi khi sự tham gia của các Giám đốc kinh doanh, giám đốc công ty cũng giúp truyền đạt ý tưởng và kỳ vọng của công ty rõ ràng hơn tới các nhân viên. 

3. Thời gian tốt nhất để họp 

Theo nghiên cứu, đây là thời gian lý tưởng để tổ chức các cuộc họp bán hàng hằng ngày hiệu quả nhất: buổi sáng, trước 9h.

Tại sao lại là buổi sáng? Nếu các trưởng nhóm biết cách truyền cảm hứng, chia sẻ thông tin thì nó sẽ giúp kích hoạt động lực để cả nhóm bắt đầu một ngày mới mạnh mẽ, với tâm thế kinh doanh tốt hơn. 

Tổ chức họp từ 8-9h sáng sẽ không bị ảnh hưởng tới giờ vàng để bán hàng hay gọi điện cho khách hàng. Bạn cũng nên đưa ra quy định họp nhóm: nếu ai đó xuất hiện sau 9:00 sáng, họ sẽ không được phép tham gia cuộc họp. Điều này sẽ giảm việc xao nhãng vì cuộc họp thực ra rất ngắn, và đây là một lợi ích phụ tuyệt vời của việc tổ chức một cuộc họp bán hàng mỗi ngày: nó đảm bảo mọi người xuất hiện đúng giờ (hoặc ít nhất là cố gắng). 

Thông thường, các nhân viên bán hàng cảm thấy gắn bó và có tinh thần làm việc tốt hơn khi được trưởng nhóm quan tâm, chia sẻ và kết nối thường xuyên. Các cuộc họp nhóm cũng giúp xử lý xung đột, mâu thuẫn ngầm ngay trước khi nó trở thành vấn đề trong team. 

Nếu tổ chức buổi họp nhóm trong các khung giờ khác, bạn có thể gặp phải những vấn đề sau: nhân viên bị phân tâm bởi họ đã bắt tay vào làm việc, hoặc đang bận tư vấn khách hàng. Việc chú tâm thấp có thể dẫn tới cuộc thảo luận bị lãng quên vào sáng hôm sau khi công việc bắt đầu trở lại. 

4. Cuộc họp nên kéo dài trong bao lâu

Các team kinh doanh nên dành 30 phút cho một cuộc họp đứng. Nếu suôn sẻ và không có vấn đề gì mới, bạn vẫn nên duy trì các cuộc họp hàng ngày với giới hạn 15 phút. Dù bạn chọn thời lượng cuộc họp nào, đừng bao giờ đi quá thời gian bạn đã đặt trước cho cuộc trò chuyện nhóm. Bạn sẽ mất uy tín với tư cách là một nhà quản lý, tệ hơn là nhân viên sẽ không còn tôn trọng các cuộc họp ngắn nếu nó kéo dài quá lâu. 

5. Không gian họp lý tưởng

Việc duy trì tính riêng tư khi tổ chức các cuộc họp là cần thiết để nhân viên của bạn có thể thoải mái đưa ra ý kiến. Một số người tổ chức các cuộc họp trực tiếp trong các văn phòng có thiết kế mở, nơi nhóm thực sự chỉ đứng xung quanh nhau tại không gian làm việc của họ. Tác giả không khuyến khích phương pháp đó nếu nó có thể tránh được. Quyền riêng tư là tốt cho nhóm. Nó không chỉ giúp người lãnh đạo cuộc họp dễ dàng chia sẻ thông tin một cách thẳng thắn mà còn khuyến khích các thành viên trong team kinh doanh chia sẻ cởi mở hơn. Nếu không có đủ phòng họp cho tất cả team kinh doanh, hãy chọn không gian thoáng và vai trò dẫn dắt của trưởng nhóm lúc này sẽ đặc biệt cần lưu tâm. 

Có thể bạn quan tâm: Daily Standup Meeting – Phương pháp họp nhanh và hiệu quả

6. Mẫu khung chương trình họp hiệu quả và Mô hình IERM (I Earn Real Money)

IERM là viết tắt cho 4 từ: Information (thông tin) – Education (đào tạo) – Recognition (nhận biết) & Motivation (động lực). 

Đây được xem là khung nội dung hiệu quả bao gồm 4 phần của một cuộc họp bán hàng hàng ngày, tất nhiên chỉ nên gói gọn từ 15-30p. 

Phần 1. Thông tin 

Để làm ấm các cuộc họp và tạo không khí cởi mở, thông thường các trưởng nhóm thường sử dụng các thông tin dưới đây để bắt đầu cuộc họp như là:

• Thông tin chung về tình hình kinh doanh
• Nhắc nhở deadline (ví dụ: kế hoạch kinh doanh, khảo sát, v.v.) 
• Chia sẻ các kết quả bán hàng, chốt hợp đồng mới nhất
• Chào mừng các thành viên mới trong nhóm 
• Những ngày lễ sắp tới của công ty 
• Cập nhật chính sách nhân sự 
• Sinh nhật hoặc ngày kỷ niệm công việc

1-2 thông tin trên sẽ là “tàu phá băng” giúp nhân viên của bạn cởi mở hơn. Bạn có thể tạo không khí bằng vài câu đùa hài hước hoặc gợi mở để nhân viên trò chuyện.

Sau đó là các thông tin quan trọng về sản phẩm, chính sách để nhân viên có thể ghi nhớ tốt nhất sau khi đã giành được sự tập trung của họ. 

Phần 2. Đào tạo

Trong phần đào tạo của cuộc trò chuyện nhóm, các trưởng nhóm cần tập trung vào huấn luyện các quy trình bán hàng hoặc hệ thống. Do giới hạn về mặt thời gian, bạn nên chỉ chọn 1 -2 nội dung để chia sẻ. 

Các chủ đề khác mà bạn có thể đưa ra đã thảo luận gồm: 

• Cách để kéo dài cuộc gọi bán hàng, tư vấn khách hàng 
• Phương pháp hay về CRM hoặc cách sử dụng công cụ CRM 
• Hướng dẫn mẹo viết và trả lời email để duy trì quan tâm của khách hàng 
• Nghệ thuật báo giá 
• Cách để chốt hợp đồng nhanh nhất 

Với các nội dung mới cần nhiều thời gian và công sức để đào tạo, bạn có thể cân đối kéo dài chương trình đào tạo ra cả tuần bằng các phần nhỏ. Trên thực tế, nếu một khái niệm hoặc quy trình bán hàng mới hiệu quả, thu hút, các trưởng nhóm có thể chỉ nói về quy trình đó suốt cả tuần và phân tích, đề cập nó ở một góc độ mới mỗi ngày.

Phần 3. Chia sẻ

Trong khoảng 10p cuối của cuộc họp, bạn nên dành thời gian để cập nhật về tình hình kinh doanh của cả team, chia sẻ những thành tích mới và tuyên dương những nhân viên kinh doanh mới chốt được hợp đồng chẳng hạn. 

Lập 1 bảng tính để update theo ngày, gắn thẻ xanh với những nhân viên có hiệu quả kinh doanh cao, thẻ đỏ với những nhân viên chưa có kết quả tốt. Việc so sánh ngầm và việc có tên trên bảng vinh danh cũng giúp nhân viên sinh ra cảm giác tự hào và động lực cống hiến cao hơn. Ngược lại, nó cũng giúp tăng trách nhiệm của các cá nhân trong nhóm vì không ai muốn phải chịu sự bối rối khi có kết quả thấp và nhìn thấy tên của họ bằng màu đỏ. 

Tuy nhiên, nguyên tắc “không phê bình công khai” là điều các trưởng nhóm cần lưu ý. Thay vào đó, hãy thống kê các số liệu bán hàng vượt trội, chủ động đưa ra và tuyên dương các cá nhân đó, và thể hiện sự coi trọng của bản thân. Như cách nói:“Tôi muốn gửi lời cảm ơn đặc biệt đến bạn Thành vì đã chốt được hợp đồng 100.000.000 hôm qua. Tất cả hãy dành 1 tràng pháo tay cho Thành, làm rất tốt!”. Chia sẻ thành tựu là rất quan trọng khi hoạt động nhóm. Đây là một trong những lý do chính tại sao bạn nên tổ chức một cuộc họp bán hàng mỗi ngày.

Phần 4: Động lực.

Mỗi khi tôi bắt gặp một câu trích dẫn hay meme động lực trên internet, hãy lưu nó lại và sử dụng làm trang kết thúc của slide buổi họp. Sau đó, hãy yêu cầu một trong những nhân viên của bạn đọc to nó, chia sẻ cách nghĩ của bản thân và chốt lại bằng việc trưởng nhóm giải thích ý nghĩa của câu nói đó cho nhân viên, tại sao lại chọn câu nói đó cho buổi họp hôm nay.

Bạn cũng có thể sử dụng 1 video hoặc podcast thú vị để thúc đẩy mọi người tương tác với nhau vào cuối buổi họp. Phần này của cuộc họp có vẻ thừa hoặc sến súa, nhưng đừng bỏ qua nó. Đó là cơ hội để khiến nhân viên suy nghĩ ở cấp độ cao hơn và cảm thấy hài lòng về công việc họ đang làm cũng như hài lòng với công ty và sự nghiệp của họ.

7. Kết thúc cuộc họp

Nghệ thuật kết thúc cuộc họp cũng rất quan trọng để đảm bảo tất cả nhân viên kinh doanh của bạn đều nắm được vấn đề. 

• Nếu cuộc họp còn hai hoặc ba phút, trưởng nhóm hãy hỏi cả phòng xem họ học được gì từ cuộc họp, điều gì họ hào hứng muốn thử hoặc điều gì họ ghi nhớ nhất.
• Yêu cầu không quá ba người, và nếu không ai giơ tay, hãy đưa ra vấn đề và tự mình kêu gọi ai đó. 
• Cuối cuộc họp. Trưởng nhóm cần tổng kết những điều nhân viên cần ghi nhớ. Chúc họ may mắn. 
• Và nếu có, hãy sử dụng một câu khẩu hiệu riêng cho đội nhóm của mình, hô tụng 3 lần để bày tỏ sự quyết tâm. Nó cũng sẽ giúp kết thúc cuộc họp với một năng lượng cao và đưa mọi người vào đúng tâm thế để tư vấn và chốt hợp đồng hiệu quả hơn. 

Thông thường, nhân viên sẽ ngay lập tức được kích thích trạng thái hăng say và làm việc với năng lượng cao hơn (nói chuyện lớn hơn, với âm điệu tự tin hơn) sau khi cuộc họp kết thúc.  

8. Mẹo hiệu quả & Những điều nên tránh

Mẹo hiệu quả

• Khuyến khích nhân viên chia sẻ “khó khăn” ngay cả khi họ không nghĩ rằng có ai trong nhóm có thể giúp họ giải quyết nó. Nói ra vấn đề có thể thúc đẩy hành động bất ngờ để được giúp đỡ.
• Bất cứ ai trong 2 ngày không báo cáo gì, thường nguy cơ là có một vấn đề lớn hơn đang rình rập. Vì vậy, hãy thách thức thành viên trong nhóm báo cáo rằng “Mọi thứ đều ổn!” và họ sẽ nói ra vấn đề của mình.
• Đặt thời điểm bắt đầu cuộc trò chuyện nhóm hàng ngày vào một thời điểm kỳ lạ, chẳng hạn như 8:08 hay 8:22. Mọi người có nhiều khả năng đến đúng giờ hơn so với các cuộc họp được lên lịch vào giờ đúng hoặc nửa giờ (8h, 8h30).
• Luôn kết thúc đúng giờ dù nội dung họp chưa hoàn thành. Sử dụng bộ hẹn giờ trong vài tuần đầu tiên để tạo thói quen và các thành viên trong nhóm sẽ tự học cách tiếp nhận vấn đề và chuyển sang mục tiếp theo.
• Lập kế hoạch 1 phút cho mỗi người , nghĩa là một nhóm tám người sẽ có một cuộc trò chuyện nhóm tám phút hàng ngày. 

Những điều cần tránh:

• Đừng tập trung quá nhiều vào cuộc trò chuyện nhóm hàng ngày, nếu không nó sẽ kéo dài quá giới hạn 15  – 30 phút và mọi người sẽ bắt đầu bực bội với cuộc họp.  
• Với các phòng kinh doanh lớn có nhiều đội nhóm nhỏ. Giám đốc/trưởng phòng cần là người tổ chức 1 cuộc họp nhanh, tập trung tất cả các nhóm nhỏ để cung cấp thông tin cập nhật và sau đó các nhóm tự tổ chức họp riêng với nhau.
• Tránh kiểm tra hoặc thắc mắc các nhân viên của bạn đã làm gì vào ngày hôm trước. Vì họ sẽ cảm thấy như họ đang được quản lý quá tiểu tiết. Điều này  có thể tốt cho quản lý nhưng ngược lại, tạo ra tâm lý không thoải mái và chống đối của nhân viên. 

9. Phân biệt các hình thức họp team khác

Có bốn loại cuộc họp khác nhau thường được áp dụng cho các team kinh doanh. Bạn có thể tham khảo:

• Cuộc trò chuyện nhóm hàng ngày – cuộc họp kéo dài 15-30 phút để thảo luận về các vấn đề chiến thuật và cung cấp cập nhật mới về sản phẩm/ chính sách.
• Cuộc họp bán hàng hàng tuần  – một cuộc thảo luận 60-90 phút để xem xét tiến độ thực hiện mục tiêu kinh doanh và ưu tiên bán hàng để đạt mục tiêu doanh thu.  
• Cuộc họp quản lý hàng tháng  – cuộc họp kéo dài nửa ngày hoặc cả ngày, trong đó tất cả các nhà quản lý cấp cao, cấp trung (Giám đốc, trưởng phòng, leader) cùng nhau tháo gỡ các vấn đề tồn tại lớn trong kinh doanh.
• Các cuộc họp lập kế hoạch hàng quý và hàng năm  – cuộc họp ngoại vi 1-3 ngày, nơi các nhà lãnh đạo thiết lập chủ đề hàng quý và / hoặc hàng năm tiếp theo.

10. Lợi ích tổ chức thường xuyên các cuộc họp chiến lược

Các cuộc trò chuyện nhóm hàng ngày là một điều hoàn toàn cần thiết khi bạn mở rộng quy mô công ty. Các nhà lãnh đạo rất thành công bao gồm John D. Rockefeller và Steve Jobs đã thực hiện cuộc trò chuyện nhóm hàng ngày để liên tục mở rộng quy mô kinh doanh của họ từ thành công này đến thành công khác. Và cũng là một thói quen quan trọng trong danh sách kiểm tra 10 Thói quen Rockefeller nổi tiếng.

Cuộc trò chuyện nhóm hàng ngày giúp theo dõi tiến trình và chỉ ra những vấn đề gây nên nguy cơ không đạt mục tiêu doanh thu.

Về cơ bản, với cuộc họp nhóm hàng ngày được thiết lập đồng bộ với các cuộc họp hàng tuần, hàng tháng và hàng năm, bạn sẽ tạo ra một nhịp điệu cuộc họp về cơ bản là nhịp tim của tổ chức của bạn – Phương pháp hiệu quả để phát triển doanh nghiệp nhanh hơn và kết nối nhân viên của bạn.

Nhằm hỗ trợ thuận tiện cho việc tổ chức , quản lý chi tiết lịch họp & nội dung cuộc họp bán hàng hàng ngày, quý doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm Quản lý cuộc họp trực tuyến FastWork Meeting. Không chỉ góp phần cải thiện chất lượng cuộc họp, FastWork Meeting còn loại bỏ triệt để tình trạng nhân sự quên lịch họp, không nắm bắt được nội dung, mục tiêu và định hướng triển khai công việc sau cuộc họp.

Xem chi tiết tính năng và hướng dẫn sử dụng phần mềm TẠI ĐÂY

Để nhận tư vấn miễn phí hoặc demo 1-1 từ chuyên gia, vui lòng liên hệ Hotline 0983-089-715 hoặc điền thông tin vào Form đăng ký bên dưới!

Đăng ký tư vấn