Hướng Dẫn Cách Viết Thư Mời Phỏng Vấn Cho Vị Trí Quản Lý

By 16 Tháng Mười, 2020Tháng Ba 8th, 2021Nhân sự

Là một nhà tuyển dụng bạn luôn muốn tìm kiếm những mẫu thư mời phỏng vấn mang tính chuyên nghiệp gửi tới các ứng viên. Nhằm kêu gọi được những nhân tố xuất sắc nhất mà nhà tuyển dụng đã mất rất nhiều công sức để mang đến những tin tức tuyển dụng thực sự thu hút. Thế nhưng làm sao để tạo được hấp dẫn trước những ứng viên sáng giá tới và ứng tuyển vào vị trí doanh nghiệp cần thì thật sự là một bài toán rất cần lời giải. 

Hầu hết bộ phận nhân sự của các doanh nghiệp luôn đau đầu bởi vấn đề tuyển dụng. Rất khó để có thể tìm được cho mình những nhân tài mong muốn phát triển bản thân và cống hiến cho doanh nghiệp. 

Bên cạnh việc tạo ra những content thu hút các ứng viên, nhà tuyển dụng còn muốn đưa ra những mẫu thư mời hiệu quả. Với mong muốn thiết lập được cuộc hẹn trao đổi những kinh nghiệm và mong muốn của các ứng viên để từ đó có thể tìm ra được nhân tố xuất sắc cho vị trí quản lý của doanh nghiệp bạn. 

Vậy làm thế nào để tạo nên được những thư ngỏ lời phỏng vấn chuyên nghiệp và hiệu quả?

Cách viết thư mời phỏng vấn chuyên nghiệp

Hãy thể hiện đúng và đủ những nội dung một cách ngắn gọn và rõ ràng nhất. Chú trọng vào trọng tâm mong muốn mời được ứng viên tới buổi phỏng vấn của doanh nghiệp

Hãy thể hiện nội dung ngắn gọn nhất, đúng và đủ trong thư mời phỏng vấn
Hãy thể hiện nội dung ngắn gọn nhất, đúng và đủ trong thư mời phỏng vấn

Doanh nghiệp muốn tìm nhân sự cho vị trí quản lý của công ty, do vậy rất cần những nhân tố có kinh nghiệm cao. Chắc chắn ứng viên mà doanh nghiệp mong muốn là những nhân tố tài giỏi và có khả năng quản lý. Vì vậy họ có thể đánh giá được sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp qua thư mời phỏng vấn từ nhà tuyển dụng.

Chính vì vậy, nhà tuyển dụng cần phải đầu tư vào nội dung một cách trau chuốt và chuyên nghiệp theo thứ tự sau:

  • Mở đầu – Tiêu đề Email: Mục đích xác định đúng ứng viên và thể hiện nội dung là thư ngỏ lời phỏng vấn. Sao cho ứng viên cảm thấy thư được gửi đúng địa chỉ với nội dung rõ ràng. 
  • Lời cảm ơn ngắn gọn: Một số nhà tuyển dụng sẽ quên mất vài dòng cơ bản như lời cảm ơn. Thể hiện được sự tôn trọng và cảm kích vì họ đã quan tâm và ứng tuyển vào doanh nghiệp của bạn.
  • Mục đích: Nêu được rõ mục đích của buổi phỏng vấn nhằm tìm được nhân sự cho vị trí quản lý công ty.
  • Thời gian và địa điểm: Đây là thông tin quan trọng cần được nhấn mạnh và ghi rõ ràng. Tránh ghi sai thông tin vì sẽ gây mất thời gian cho ứng viên và thể hiện sự kém chuyên nghiệp của nhà tuyển dụng.
  • Cách thức phỏng vấn: Hiện nay có hai hình thức phỏng vấn được ưa chuộng là online và offline. Có thể trao đổi qua điện thoại, skype, zalo, . . . hoặc tới tận nơi phỏng vấn trực tiếp. Nhà tuyển dụng nên ghi rõ cách thức phỏng vấn để ứng viên chuẩn bị trước.
  • Thông tin liên lạc: Để lại thông tin liên lạc để ứng viên có thể liên lạc khi có thắc mắc. Ví dụ xác minh lại địa chỉ hay thời gian phỏng vấn,…
  • Thông tin cơ bản của công ty: Giúp giải đáp những thắc mắc nhỏ để ứng viên hiểu rõ hơn về doanh nghiệp. Một số thông tin cơ bản như Website, fanpage, . . . giúp tăng sự tin tưởng với các ứng viên.

Các thành phần trên trong thư mời phỏng vấn được coi là mẫu thư hẹn phỏng vấn đầy đủ và thể hiện được tính chuyên nghiệp của các nhà tuyển dụng. Phù hợp với tất cả các doanh nghiệp trong mọi lĩnh vực. Không chỉ dành cho các vị trí quản lý mà còn phù hợp với mọi nhiều vị trí khác nhau.

>>> Xem thêm 7 bước xây dựng Quy trình tuyển dụng chuyên nghiệp

Những lưu ý khi viết thư mời phỏng vấn online

Mặc dù nhà tuyển dụng viết đúng cấu trúc thư mời phỏng vấn chuẩn cho hoạt động tuyển dụng như trên. Nhưng vẫn chưa cảm thấy hài lòng hay không nhận được kết quả phản hồi khả thi. Vậy hãy để ý những lưu ý dưới đây để tránh những lỗi cơ bản.

  • Sử dụng giọng văn phong nghiêm túc, trang nghiêm và đúng đắn với nhà tuyển dụng. Không sử dụng emoji hay viết tắt trong suốt thư mời.
  • Thể hiện sự lịch sự, tránh gửi mail/điện thoại những khung giờ nghỉ như ngoài giờ làm việc hay những ngày nghỉ lễ. Hãy gửi thư vào những khung giờ chính để có thể trao đổi dễ dàng và nhanh chóng.
  • Thể hiện sự lịch thiệp khi gửi mail tới những email cá nhân hoặc facebook, zalo của ứng viên. Không nên gửi qua những tài khoản mạng xã hội chung của doanh nghiệp ứng viên đang làm việc.
Lưu ý những yêu cầu cơ bản để thư mời phỏng vấn được hiệu quả
Lưu ý những yêu cầu cơ bản để thư mời phỏng vấn được hiệu quả

Ngoài ra để tăng tỷ lệ xác nhận phỏng vấn thư mời phỏng vấn của các ứng viên nhà tuyển dụng có thể thực hiện các cách sau:

  • Tạo điều kiện cho các ứng viên lựa chọn ngày, giờ thậm chí hình thức phỏng vấn phù hợp. Trong trường hợp có lý do chính đáng để giúp ứng viên dễ dàng sắp xếp lịch trình của mình hơn. Nhờ vậy họ sẽ click vào thư mời phỏng vấn và xác nhận dễ dàng hơn.
  • Sau khi gửi thư trong một thời gian ngắn từ 2 đến 6 tiếng, bạn hãy gọi điện để xác nhận lại. Nhắc nhở ứng viên đọc mail nếu chưa đọc và phản hồi lại nếu đọc rồi. Ngoài ra với cách này bạn có thể kiểm tra được thái độ ứng xử của ứng viên. Giúp bạn có được những ấn tượng và đánh giá tổng quan của họ.

>>> Tham khảo Các mẫu thư mời nhận việc chuẩn cho nhà tuyển dụng

Sử dụng mẫu thư mời phỏng vấn sao cho hiệu quả

Thư mời phỏng vấn là một lá thư được gửi đến cho các ứng viên có hồ sơ được xét duyệt. Sau khi nhận được thư này các ứng viên có thể chấp nhận hoặc từ chối lời mời của nhà tuyển dụng. Vì vậy hãy đầu tư về nội dung sao cho thật trau chuốt và chuyên nghiệp. Từ đó, tỷ lệ ứng viên xác nhận thư mời sẽ cao hơn, qua đó có thể thấy đây là một phương pháp hiệu quả. 

Việc nhà tuyển dụng chú trọng vào nội dung thư mời phỏng vấn là việc làm tất yếu. Giúp nhanh chóng tìm được ứng viên thích hợp cho vị trí quản lý doanh nghiệp. Tuy nhiên không chỉ với vị trí quản lý mà bất kỳ vị trí nào  nhà tuyển dụng cũng cần đảm bảo nội dung đầy đủ các yếu tố trên. Nhằm xây dựng được đội ngũ nhân viên vững chắc và phát triển doanh nghiệp ngày càng lớn mạnh hơn.

Giới thiệu Giải pháp phần mềm Quản lý tuyển dụng trực tuyến

Việc ứng dụng Giải pháp phần mềm quản lý tuyển dụng trực tuyến (Fastwork Hiring) được phát triển bởi đội ngũ Fastwork sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm đến 90% thời gian xử lý tuyển dụng. Trong đó, Fastwork Hiring sẽ cung cấp công cụ hỗ trợ doanh nghiệp trong các hoạt động:

  • Xây dựng các trang tin tuyển dụng
  • Tự động thu thập thông tin ứng viên
  • Quản lý quy trình tuyển dụng (lọc CV, phỏng vấn, lưu trữ hồ sơ ứng viên,…)
  • Tự động cập nhật báo cáo và đánh giá
Ứng dụng giải pháp phần mềm Fastwork Hiring giúp doanh nghiệp tiết kiệm 90% thời gian xử lý tuyển dụng
Ứng dụng giải pháp phần mềm Fastwork Hiring giúp doanh nghiệp tiết kiệm 90% thời gian xử lý tuyển dụng

Bên cạnh đó, Fastwork Hiring còn có những tính năng nổi bật giải quyết được các vấn đề trong tuyển dụng của doanh nghiệp như: 

  • Đưa ra được kế hoạch, quy trình tuyển dụng dễ dàng hơn cho doanh nghiệp 
  • Tự động tạo và quản lý nguồn ứng viên bằng cách thu thập CV từ các nguồn website và hệ thống Fastwork Hiring, xây dựng cơ sở dữ liệu ứng viên để tái sử dụng,…
  • Dễ dàng tương tác trực tiếp với ứng viên trên hệ thống phần mềm
  • Tự đông tạo ghi chú và đánh giá theo từng ứng viên
  • Tích hợp API tự động lấy CV sau khi ứng viên đăng ký trên website
Fastwork Hiring đưa ra được kế hoạch, quy trình tuyển dụng dễ dàng hơn cho doanh nghiệp
Fastwork Hiring đưa ra được kế hoạch, quy trình tuyển dụng dễ dàng hơn cho doanh nghiệp

Từ những lợi ích thuận tiện cho công việc tuyển dụng nhân sự, giải pháp phần mềm đã được hơn 1500 doanh nghiệp tin tưởng sử dụng. Con số đang ngày được tăng lên hàng ngày bởi có tính hiệu quả cao và tiết kiệm được thời gian, chi phí. Góp công không hề nhỏ cho sự phát triển của các doanh nghiệp lớn nhỏ khác nhau.

Để được tư vấn và sử dụng phần mềm quản lý nhân sự FastWork Hiring, vui lòng liên hệ với hotline 0983 089 715.

Hoặc đăng ký dùng thử và trải nghiệm ngay tại WEBSITE của chúng tôi.

>>> Tham khảo 5 trick viết content tuyển dụng hay và thu hút nhất

Đăng ký tư vấn

Leave a Reply