7 Bước Xây dựng Quy trình Tuyển Dụng Chuyên Nghiệp

Một quy trình tuyển dụng hiệu quả là cách để doanh nghiệp tiết kiệm thời gian tìm kiếm nhân tài, tối ưu chi phí, thu hút và giữ chân nhân viên. Mặt khác, quy trình tuyển dụng cũng chính là bí quyết làm thương hiệu đưa tên tuổi doanh nghiệp đến gần hơn với công chúng đặc biệt là thế hệ trẻ.

Quy trình Tuyển dụng là gì?

Tuyển dụng là công việc quan trọng nhất trong tất cả các quy trình phòng nhân sự. Quy trình tuyển dụng là một chuỗi các hoạt động được thực hiện xuyên suốt từ việc xác định nhu cầu tuyển dụng, tìm kiếm ứng viên, sàng lọc, tuyển chọn, phỏng vấn, lựa chọn, tuyển dụng và giới thiệu nhân viên mới để tìm ra những người gắn bó với công ty trong tương lai.

Những yếu tố cần có để xây dựng một quy trình tuyển dụng chuyên nghiệp:

• Thứ nhất, xác định quy mô nhóm tuyển dụng

Các nhóm tuyển dụng của doanh nghiệp có thể lớn hoặc nhỏ tùy thuộc vào quy mô của tổ chức. Tuy nhiên công việc tuyển dụng thường được xây dựng bởi người quản lý tuyển dụng để đảm bảo chất lượng ứng viên cũng như thời gian tuyển dụng.

• Xác định nguồn tuyển dụng ứng viên

Hiện nay có rất nhiều hình thức thu hút ứng viên như biển quảng cáo, phát tờ rơi, headhunt, đăng tin tuyển dụng lên các kênh truyền thông xã hội để. Ngoài ra, nhiều doanh nghiệp hiện nay ưa chuộng sử dụng các phần mềm tuyển dụng như MyWork, Top CV,…để tìm kiếm ứng viên.

• Lên kế hoạch tuyển dụng

Đây là công việc quan trọng của bộ phận nhân sự. Kế hoạch tuyển dụng cần được xây dựng một cách chi tiết, xác định rõ ràng các yếu tố: yêu cầu vị trí tuyển dụng, chi phí tuyển dụng, thời gian tuyển dụng, phương pháp phỏng vấn, bảng hỏi tuyển dụng, bảng đánh giá kết quả phỏng vấn,…

Tham khảo chi tiết: Bộ biểu mẫu quy trình tuyển dụng mới nhất

Lợi ích của một quy trình tuyển dụng khoa học?

Hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp lớn đã đang sở hữu quy trình tuyển dụng chuyên nghiệp. Tuy nhiên các doanh nghiệp vừa và nhỏ còn đang phân vân có nên xây dựng một quy trình tuyển dụng hay không khi tiềm lực kinh tế và con người còn nhiều hạn chế.

Vậy quy trình tuyển dụng có vai trò như thế nào trong doanh nghiệp?

• Thu hút ứng viên có năng lực nộp hồ sơ
• Xây dựng đội ngũ nhân sự lớn mạnh
• Tối ưu chi phí và cắt giảm thời gian tìm kiếm ứng viên của bộ phận nhân sự
• Kế hoạch tuyển dụng được chuẩn bị kỹ lưỡng giúp công tác sàng lọc, lựa chọn ứng viên được thực hiện nhanh chóng và hiệu quả
• Quy trình tuyển dụng phản ánh tính chuyên nghiệp của doanh nghiệp
• Thu hút và giữ chân nhân tài
• Đưa thương hiệu của doanh nghiệp đến gần hơn với khách hàng
• Nhân viên gắn bó có động lực, nhiệt tình và tận tâm với công việc. 
• Tuyển dụng chủ động
• Cải thiện hiệu suất làm việc của nhân sự

Dưới đây là các bước xây dựng một quy trình tuyển dụng chuyên nghiệp:

Bước 1: Xác định nhu cầu tuyển dụng

Quy trình tuyển dụng của doanh nghiệp cần bắt đầu từ việc xác định nhu cầu. Nhà quản lý cần quan sát xem những vị trí đang bị bỏ trống, sau đó phân tích đặc điểm của công việc từ kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm cần thiết

Dưới đây là những công việc cần làm trong việc xác định nhu cầu tuyển dụng:

• Kiểm tra khối lượng công việc hiện tại trong các phòng ban
• Xác định chất lượng làm việc của đội ngũ nhân viên
• Lập danh sách những kỹ năng, kiến thức còn thiếu trong đội nhóm để bổ sung nhân lực
• Phân tích đặc điểm, đặc trưng công việc và lên kế hoạch tuyển dụng

Các yếu tố ảnh hưởng đến việc tuyển dụng:

• Quy mô doanh nghiệp
• Mức lương
• Văn hóa làm việc doanh nghiệp
• Điều kiện làm việc trong tổ chức
• Tốc độ tăng trưởng của doanh nghiệp
• Thực trạng việc làm thị trường lao động

Bước 2: Chuẩn bị bản mô tả công việc

Khi doanh nghiệp đã xác định chính xác về những yêu cầu về kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm, nhiệm vụ và trách nhiệm của ứng viên. Bộ phận nhân sự cần xây dựng một bản mô tả công việc hoàn chỉnh (JD) để xác định mức độ đáp ứng yêu cầu của ứng viên đối với vị trí công việc.

Một bản mô tả công việc phải bao gồm:

• Tên công việc, chức vụ, phòng ban
• Nhiệm vụ và trách nhiệm công việc
• Trình độ và Kỹ năng công việc
• Nơi làm việc
• Thời gian làm việc
• Điều kiện làm việc
• Vị trí
• Quyền lợi và mức lương cho nhân sự

Bước 3: Tìm kiếm tài năng

Tìm kiếm, thu hút tài năng là những khía cạnh quan trọng nhất của quy trình tuyển dụng. Trước hết, nguồn ứng viên nên được tìm kiệm từ nội bộ công ty để đảm bảo chất lượng ứng viên. Sau đó doanh nghiệp có thể tạo các tin tuyển dụng trên các trang mạng xã hội hoặc phần mềm tuyển dụng.

Bước 4: Sàng lọc

Một cuộc khảo sát về các nhà tuyển dụng cho thấy 46% doanh nghiệp cố gắng xây dựng quy trình tuyển dụng hoàn hảo để thu hút nhân tài hàng đầu trong thị trường. Và đến 52% doanh nghiệp xác nhận rằng sự thách thức lớn nhất của quy trình tuyển dụng sàng lọc ứng viên từ vô vàn những hồ sơ ứng tuyển.

Các bước để sàng lọc hồ sơ ứng viên hiệu quả:

• Sàng lọc các ứng dụng trên cơ sở tiêu cơ bản
• Sắp xếp hồ sơ ứng viên ưu tiên thông qua: chứng chỉ, kinh nghiệm công việc, kiến thức chuyên môn, năng lực kỹ thuật và kỹ năng cụ thể khác cần thiết cho vai trò.
• Chọn các ứng viên có trình độ ưu tiên và tiêu chí cơ bản
• Lọc danh sách ứng viên được chọn có sơ yếu lý lịch hẹn phỏng vấn.

Bước 5: Phỏng vấn

Sau khi bộ phận nhân sự sàng lọc một danh sách ứng viên lý tưởng nhất, doanh nghiệp sẽ bắt đầu chuyển qua giai đoạn phỏng vấn. Tuy vào quy mô và yêu cầu vị trí công việc để bộ phận nhân sự lựa chọn phương pháp phỏng vấn cho phù hợp.

Sau khi bộ phận nhân sự sàng lọc một danh sách ứng viên lý tưởng nhất, doanh nghiệp sẽ bắt đầu chuyển qua giai đoạn phỏng vấn. Tuy vào quy mô và yêu cầu vị trí công việc để bộ phận nhân sự lựa chọn phương pháp phỏng vấn cho phù hợp.

Các mẹo phỏng vấn doanh nghiệp cần biết và thực hiện triệt để:

• Phỏng vấn video

Đây là một cách nhanh chóng, dễ dàng và thuận tiện để sàng lọc ứng viên và năng lực của họ. Cuộc phỏng vấn qua điện thoại hoặc video cũng là cơ hội đầu tiên để doanh nghiệp để lại ấn tượng ban đầu cho nhân viên tiềm năng của mình. Vì vậy, trong cuộc phỏng vấn này hãy đảm bảo rằng các câu hỏi xoay quanh vấn đề kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm được đề cập trong mô tả công việc. Điều đó có thể giúp doanh nghiệp loại bỏ những hồ sơ không đạt yêu cầu trước khi bắt đầu phỏng vấn trực tiếp.

• Lịch sự và tôn trọng ứng viên

Phỏng vấn là một quá trình hai chiều. Trong quá trình này, ứng viên tiềm năng cũng sẽ đánh giá xem công ty của bạn có phù hợp hay không. Vì vậy, hãy lịch sự, tôn trọng ứng viên trong các câu hỏi và thái độ của mình.

• Chuẩn bị kỹ lưỡng danh sách câu hỏi trong cuộc phỏng vấn tránh những câu hỏi mang tính trừu tượng, riêng tư,…
• Cuộc phỏng vấn cần có ít nhất 2 vị trí: bộ phận nhân sự và bộ phận kiểm tra trình độ chuyên môn

Để tuyển dụng, quản lý nhân sự hiệu quả hơn, tham khảo: Giới thiệu và đánh giá khách quan 7+ phần mềm quản lý nhân sự phổ biến

Bước 6: Đánh giá và tuyển dụng.

Đây là giai đoạn cuối cùng của quy trình tuyển dụng. Ở giai đoạn này, doanh nghiệp cần xem lại bản tiêu chí lựa chọn ứng viên để xác định danh sách ứng viên trúng tuyển.

Các công việc cần làm trong giai đoạn đánh giá và tuyển dụng:

• Xác minh lại với ứng viên

Hãy kiểm tra một lần nữa về mức độ đáp ứng yêu cầu vị trí tuyển dụng của ứng viên. Sau khi đã chắc chắn tuyển dụng ứng viên, bộ phận nhân sự cần gửi email thông báo trúng tuyển đến ứng viên và xác minh sự chắc chắn làm việc tại doanh nghiệp của ứng viên.

• Gửi lời mời công việc với ứng viên

Thư mời làm việc nên bao gồm tất cả nội dung cần thiết để ứng viên không bỡ ngỡ trong ngày đầu đi làm. Nội dung thư mời làm việc bao gồm ngày bắt đầu và các điều kiện tuyển dụng, giờ làm việc và lương thưởng, chế độ đãi ngộ,…

• Đánh giá và tối ưu hóa Quy trình Tuyển dụng

Doanh nghiệp cần đánh giá lượng thời gian, nỗ lực, chi phí, phương pháp tuyển dụng và nguồn lực đã bỏ ra trong quy trình tuyển dụng. Qua đó đánh giá những ưu điểm và hạn chế trong đợt tuyển dụng và rút kinh nghiệm cho lần tuyển dụng tiếp theo của doanh nghiệp.

Bước 7: Giới thiệu nhân sự mới

Khi ứng viên chấp nhận lời mời làm việc, họ chính thức trở thành nhân viên của công ty. Sau khi hoàn tất, việc sàng lọc trước khi tuyển dụng bao gồm kiểm tra thông tin tham khảo lý lịch. Bộ phận nhân sự sẽ tiến hành bàn giao công việc và giới thiệu ứng viên với các nhân viên trong phòng ban đó.

Ebook Biểu mẫu Quy trình tuyển dụng

FastWork đã tổng hợp một số biểu mẫu phục vụ cho Quy trình tuyển dụng, hy vọng hữu ích với Nhà quản lý nhân sự.

Nằm trong nền tảng quản trị và điều hành doanh nghiệp thống nhất FastWork.vn, FastWork Hiring đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ trong công tác tuyển dụng từ Xây dựng website tuyển dụng chuyên nghiệp để hút nguồn ứng viên; Xây dựng kế hoạch và quy trình tuyển dụng; Tạo và quản lý nguồn ứng viên chuyên nghiệp đến làm việc trực tiếp với ứng viên ngay trên hệ thống phần mềm; Đánh giá ghi chú ứng viên sau mỗi vòng phỏng vấn. Cuối cùng là đánh giá đo lường kết quả tuyển dụng để có chiến lược tuyển dụng dài hạn cũng như kế hoạch hoạch định chi phí một cách hiệu quả.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp có thể tham khảo thêm bộ phần mềm quản trị nhân sự FastWork HRM: Quản lý đầy đủ mọi nghiệp vụ nhân sự từ hồ sơ, tuyển dụng, chấm công – tính lương, quản lý KPI,…

Để nhận DEMO miễn phí, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ Hotline 0983 089 715 hoặc điền thông tin vào Form đăng ký dưới đây!