Để đối phó với những bất ổn mà Covid-19 mang lại, nhiều doanh nghiệp đã phải triển khai hoạt động làm việc từ xa. Điều này vô tình đã đưa doanh nghiệp tới một bài toán mới: quản lý nhân viên work from home sao cho hiệu quả. Mặc dù các quy định và chính sách mới đã được thiết lập cụ thể nhưng còn rất nhiều vấn đề cần cải thiện như sự gắn kết và năng suất của nhân viên. Không chỉ vậy, người quản lý cũng có những thách thức nói riêng như làm thế nào để nâng cao sự tập trung của nhân viên hay thiếu đi sự giám sát thực tế.
Bài viết dưới đây sẽ gợi ý những giải pháp quản lý hiệu quả công việc khi nhân viên làm việc tại nhà.
Mục lục nội dung:
Work From Home là gì?
Hình thức làm việc này còn được gọi với cái tên “Work Remote”. Đây là hình thức làm việc tại nhà hoặc bất kỳ địa điểm nào ngoài công sở. Nhân viên trẻ tuổi, đặc biệt là GenZ có xu hướng yêu thích hình thức làm việc này. Bởi work from home mang đến cảm giác thoải mái, sáng tạo hơn khi làm việc.
Work from home còn là một hình thức làm việc đã xuất hiện từ lâu nhưng tới đầu năm 2020 mới thực sự phổ biến. Do tác động của dịch bệnh, nhiều doanh nghiệp lựa chọn hình thức này vừa để đảm bảo an toàn sức khỏe cho nhân viên vừa duy trì hoạt động động kinh doanh.
Nhân viên có thể lựa chọn làm việc không cần đến cơ quan vào một số ngày trong tháng hoặc hoàn toàn làm việc tại nhà. Chế độ này được công ty sắp xếp theo tính chất cụ thể của vị trí công việc. Tuy nhiên trên thực tế, không phải công việc nào cũng có thể làm việc tại nhà.
Đọc thêm: Triển khai Hybrid working có thể giúp giảm tới 30% chi phí vận hành và mặt trái của mô hình làm việc Hybrid Working
Ưu nhược điểm của hình thức Work From Home (WFH)
Lợi ích khi lựa chọn phương thức Work From Home
Nhắc đến lợi ích của Work From Home hẳn sẻ có nhiều điều đáng chú ý. Nhân viên có thể chủ động giờ giấc tạo tâm thế thoải mái từ đó khơi dậy hứng khởi làm việc. Khung giờ làm việc trong ngày cũng được điều chỉnh để phù hợp với năng suất và tình trạng sức khỏe của người lao động.
Nhân viên có nhiều sự lựa chọn để cân bằng giữa công việc và cuộc sống. Đây là lợi ích to lớn của chế độ làm việc tại nhà. Hình thức làm việc này cũng phù hợp với những công ty mới thành lập chưa được trang bị đầy đủ cơ sở vật chất.Work from home cũng là giải pháp tối ưu dành cho những ngày thời tiết xấu, ô nhiễm hoặc ùn tắc giao thông kéo dài. Đối với doanh nghiệp, có thể tiết kiệm chi phí cơ sở vật chất khi nhân viên không làm việc tại văn phòng.
Những thách thức của doanh nghiệp khi thực hiện phương thức Work From Home
Bên cạnh những lợi ích, hình thức Work From Home cũng cho thấy nhiều hạn chế.
- Tác phong làm việc thiếu tính chủ động, thiếu tập trung vào mục tiêu công việc. Môi trường diễn ra xung quanh rất dễ làm xao nhãng sự tập trung vào công việc.
- Nhân viên dần trở nên cô lập, thiếu tính liên kết so với hình thức làm việc giao tiếp trực tiếp với đồng nghiệp và cấp trên. Tính kết nối thông tin với tổ chức lỏng lẻo cùng các hình thức giao lưu chia sẻ bị giảm đi đáng kể.
- Hình thức Work From Home cũng là “cơ hội” cho những nhân viên không thực sự tích cực vào công việc.
- Nhiều nhân viên không phân bổ thời gian làm việc và nghỉ ngơi hợp lý. Điều này sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả làm việc.
- Đặc biệt, nhà quản lý và cấp lãnh đạo gặp hạn chế trong việc kết nối nhân viên cũng như giám sát theo dõi tiến độ công việc hàng ngày. Do đó, nhà quản lý không thể nhanh chóng đưa ra những giải pháp khắc phục các vấn đề nhân viên gặp phải một cách kịp thời.
Cách quản lý công việc hiệu quả khi làm việc tại nhà
Trong thời buổi công nghệ phát triển cùng với sự ra đời của nhiều giải pháp phần mềm hỗ trợ làm việc từ xa (work from home), việc theo dõi hiệu quả công việc cũng trở nên dễ dàng hơn cho những người quản lý.
- Quản lý công việc: Tùy thuộc vào nhu cầu sử dụng và quy mô doanh nghiệp, các phần mềm quản lý hiệu quả công việc cũng đưa ra nhiều sự lựa chọn khác nhau. Trello, Microsoft Planner, Freedcamp, Project Manager… đều là những nền tảng có nhiều ưu điểm, hỗ trợ đắc lực cho doanh nghiệp trong việc quản lý hiệu quả và tiến độ công việc. Các tính năng cơ bản gồm: list công việc, trao đổi, phân công, nhắc nhở, thông báo, theo dõi tiến trình,…
- Thống kê và báo cáo: sau mỗi ngày làm việc, việc đưa ra những bản thống kê và báo cáo sẽ giúp người quản lý giám sát được tiến độ công việc. Các giải pháp phần mềm hiện nay đều đã tích hợp hệ thống báo cáo tự động, tính năng quản lý trạng thái và theo dõi tiến độ,…
- Trao đổi qua các ứng dụng giao tiếp: Việc tạo group chat hay những cuộc họp trực tuyến sẽ thúc đẩy mọi người tăng tương tác, đưa ra ý kiến sẽ phát hiện vấn đề còn tồn tại chưa được giải quyết.
Giới thiệu FastWork Work+ giải pháp làm việc từ xa tối ưu nhất
Bộ sản phẩm phần mềm FastWork Work+ gồm 5 sản phẩm bao gồm:
Phần mềm Quản lý dự án và nhóm FastWork Project
Fastwork Project cho phép quản lý tổng quan dự án hiệu quả mọi lúc mọi nơi. Sử dụng công cụ Dashboard, Kanban và Gant Chart, quản lý công việc dưới dạng danh sách, lịch biểu và bảng phân bổ nguồn lực, phần mềm cho phép hoạt động trên đa dạng thiết bị di động. Phần mềm của FastWork hỗ trợ doanh nghiệp quản lý mọi mặt của dự án ngay cả trong điều kiện Work From Home:
- Quản lý thời gian thực hiện dự án
- Quản lý thành viên tham gia dự án
- Quản lý tình trạng của dự án
- Quản lý tiến độ thực hiện dự án
- Quản lý các hạng mục trong dự án
- Quản lý mối quan hệ phụ thuộc công việc trong dự án
- Quản lý lịch làm việc trong dự án
- Quản lý tài liệu đính kèm dự án
- Quản lý lịch sử các hoạt động trong dự án
- Quản lý và lưu trữ các trao đổi, thảo luận trong dự án
Phần mềm quản lý công việc trực tuyến FastWork Workplace
Với Fastwork Workplace giúp nhà quản lý theo dõi toàn bộ công việc từ tổng quan đến chi tiết của từng cá nhân, phòng ban trên một màn hình. Tối ưu thời gian xử lý công việc, tăng hiệu suất làm việc nhân sự.
FastWork Workplace ứng dụng trên 2 nền tảng web và di động, giúp người dùng dễ dàng thực hiện và quản lý công việc mọi lúc mọi nơi trên điện thoại hoặc laptop kết nối Internet.
Phần mềm số hóa quy trình và tự động hóa giao việc FastWork Workflow
Phần mềm Quản lý quy trình giúp số hóa tất cả các quy trình thực tế trong doanh nghiệp lên hệ thống phần mềm để quản lý, nhằm tự động hóa tất cả luồng công việc và kết nối nhiều quy trình giữa các phòng ban. Phần mềm này giúp giảm tải sự cồng kềnh, hạn chế tắc nghẽn giúp doanh nghiệp của bạn vận hành trơn tru và hiệu quả hơn.
Phần mềm quản lý công việc hiện trường FastWork Fieldforce
Là ứng dụng chuyên biệt để quản lý nhân viên hiện trường. Doanh nghiệp có thể quản lý tổng quan: thời gian làm việc, địa điểm làm việc, giám sát quá trình thực hiện công việc của đội ngũ nhân viên làm việc ngoài hiện trường. Kết nối thông tin liền mạch giữa đội văn phòng và đội hiện trường, từ đó tối ưu thời gian xử lý công việc, tăng hiệu quả làm việc và cải thiện năng suất đội ngũ nhân sự.
Phần mềm tích hợp FastWork API
Là ứng dụng kết nối giúp doanh nghiệp có thể tích hợp các sản phẩm khác nhau. Không cố định, bạn có thể kết nối sản phẩm với hàng nghìn ứng dụng khác trên cùng một nền tảng.
Với tình hình biến động hiện nay, xu hướng Work from home vẫn là một hình thức làm việc phổ biến cả trong tương lai. Các nhà nghiên cứu và phát triển phần mềm ngày một cung cấp rất nhiều giải pháp hỗ trợ doanh nghiệp làm việc từ xa. Tuy nhiên yếu tố con người vẫn là trên hết. Vai trò của người lãnh đạo đưa ra cách quản lý phù hợp cùng tinh thần trách nhiệm tự giác cao độ của mỗi nhân viên sẽ đem lại hiệu quả như mong muốn.
Chúc doanh nghiệp có lựa chọn đúng đắn và gặt hái thành công !
Doanh nghiệp có nhu cầu tìm hiểu và tham khảo DEMO Giải pháp Work From Home vui lòng để lại thông tin bên dưới để được hỗ trợ nhanh nhất.
Hoặc truy cập Events để nhận vé mời sự kiện đặc sắc từ chúng tôi!
Work From Home là gì? Vì sao đây là xu hướng làm việc của nền kinh tế hiện đại
Work From Home là gì? Tất tần tật về WFH bạn cần biết
Digital Workplace – Bức họa Văn phòng số trong tương lai
Giải mã xu hướng chấm công bằng khuôn mặt FastWork Face ID lên ngôi
Hưỡng dẫn nhà quản trị thiết lập KPI mùa giãn cách do Covid-19
