Hướng dẫn sử dụng FastWork Timesheet vào quản lý thời gian làm việc của nhân sự

Với FastWork Timesheet việc quản lý thời gian làm việc của nhân sự sẽ trở nên đơn giản và nhanh chóng hơn bao giờ hết. Dù ở bất cứ đâu, bạn chỉ cần mở điện thoại và chụp ảnh selfie thế là xong.

Tính hiệu quả của FastWork Timesheet đã được hàng nghìn doanh nghiệp sử dụng và xác nhận. 

1. Quản lý thời gian làm việc của nhân sự: Chấm công linh hoạt với FastWork Timesheet

So với những hình thức chấm công thông thường khác, FastWork Timesheet – phần mềm chấm công Face ID bằng di động cho phép người dùng dễ dàng thực hiện chấm công tại mọi vị trí làm việc ngay trên di động mà không cần phải đến đúng vị trí đặt máy chấm công hay quẹt thẻ từ để chấm công.

Phần mềm sẽ tự động chấm điểm trùng khớp hình ảnh chấm công với ảnh nhận diện trên hệ thống và tự động ghi nhận thời gian, vị trí mà nhân sự chấm công vào một hệ thống bảng công.

Tuy nhiên, để chấm công được, bạn phải đảm bảo rằng smartphone được kết nối với wifi công ty và bật định vị GPS địa điểm làm việc.

2. Tại sao nên chấm công với FastWork Timesheet?

Chấm công tại văn phòng nhanh chóng: Đối với những nhân viên làm việc tại một địa điểm cố định như văn phòng sẽ thực hiện chọn địa điểm chấm công là địa chỉ văn phòng làm việc và bật GPS để thực hiện chấm công. 

Dễ dàng chấm công ngoài hiện trường: Đối với những nhân viên thường xuyên làm việc ngoài hiện trường như: đội ngũ nhân viên phát triển thị trường, kỹ sư, nhân viên kỹ thuật bảo hành bảo trì, nhân viên dịch vụ khách hàng… sẽ thực hiện chấm công ngay tại hiện trường tương tự như tại văn phòng. Tuy nhiên, thay vì chọn địa điểm làm việc văn phòng, nhân viên chọn địa điểm làm việc tại khách hàng để thực hiện chấm công.

FastWork Timesheet sẽ tự động tổng hợp dữ liệu chấm công của nhân viên thành bảng công tổng. Cho phép nhân viên chủ động theo dõi bảng công và tình hình sử dụng quỹ phép của bản thân

Ngoài chức năng chính chấm công, FastWork Timesheet còn hỗ trợ nhân viên thực hiện tạo và gửi đơn xin nghỉ phép, vắng mặt, làm thêm, công tác… đến ban lãnh đạo nhanh chóng ngay trên smartphone mà không phải có mặt trực tiếp tại văn phòng.

Hệ thống quỹ phép, đơn từ số trên phần mềm chấm công FastWork

Xem thêm: Hiểu Đúng Về Phần Mềm Chấm Công Nhận Diện Khuôn Mặt Face ID?

3. Hướng dẫn sử dụng ứng dụng chấm công Face ID, tạo đơn từ với FastWork ở vai trò quản lý

Dưới đây là thông tin hướng dẫn cài đặt những trường thông tin nhà quản lý muốn quản lý khi chấm công Face ID, đơn từ,… Hiểu đơn giản rằng, ở giao diện dành cho người quản lý, bạn có thể thiết lập cụ thể các trường thông tin bạn muốn quản lý khi nhân viên chấm công, cũng như các loại đơn từ ở công ty bạn.

Tạo danh mục ca làm việc

Từ menu HRM → chọn Quản trị phân hệ HRM+

Chọn Danh mục → Chọn Ca làm việc
Chọn Thêm mới để thêm mới danh sách các ca làm việc

Nhập các thông tin của ca làm việc và ấn Lưu lại

Hướng dẫn sử dụng phân quyền duyệt đơn từ

Giúp cấu hình người duyệt đơn từ của từng bộ phận/phòng ban theo quy định của doanh nghiệp
Bước 1: Tại menu HRM → chọn Quản trị phân hệ HRM+

Bước 2: Chọn “Cấu hình” → “Đơn từ” để thiết lập các loại đơn từ áp dụng với các phòng ban

Bước 3: Chọn loại đơn cần cấu hình và chọn

Nhập các thông tin cấu hình theo từng loại đơn. Sau khi khai báo đầy đủ thông tin, chọn Lưu để lưu lại cài đặt. Màn hình danh sách sẽ hiển thị các cấu hình đơn từ đã cài đặt.

4. Hướng dẫn thực hiện chấm công nhận diện khuôn mặt bằng Fastwork Face ID

Với phần mềm chấm công Fastwork, nhân viên có thể lựa chọn vị trí chấm công theo công việc được giao. Cụ thể, khi được giao việc tại văn phòng, nhân viên có thể chấm công theo vị trí văn phòng được thiết lập trên App. Trường hợp được giao việc tại văn phòng khách hàng, nhân viên cũng có thể thực hiện chấm công tại vị trí đó.

Thực hiện chấm công vào tại văn phòng

Để thực hiện chấm công, chúng ta sẽ thực hiện các bước đơn giản sau:

• Bước 1: Từ màn hình giao diện chọn CHẤM CÔNG
• Bước 2: Chọn Chấm công vào

• Bước 3: Thực hiện chụp ảnh → bấm ok hoặc use photo tương ứng với hệ điều hành android hoặc ios
• Bước 4: Kiểm tra chấm công vào thành công sẽ có dòng chữ “Chúc bạn ngày làm việc hiệu quả” và vòng tròn avatar chuyển thành màu xanh

 

5. Hướng dẫn thực hiện gửi đơn/duyệt đơn 

Hướng dẫn thực hiện gửi đơn trên trên smartphone

• Bước 1: Từ màn hình giao diện chọn dấu 3 gạch
• Bước 2: Tại mục Cá nhân → chọn Đơn từ

• Bước 3: Chọn (+) để thực hiện chọn loại đơn từ
• Bước 4: Chọn loại đơn từ tương ứng và điền thông tin theo mẫu

Ví dụ mẫu Đơn nghỉ phép trên phần mềm FastWork

Hướng dẫn thực hiện duyệt đơn dành cho nhà quản lý

Duyệt trên Web app

Bước 1: Từ menu HRM → chọn Đơn từ chấm công

Bước 2: Chọn đơn cần duyệt

Bước 4: Chọn đồng ý hoặc từ chối 

Duyệt trên App Mobile

• Bước 1: Tại giao diện chính chọn dấu 3 gạch
• Bước 2: Chọn Duyệt đơn

• Bước 3: Tại đơn cần duyệt, ấn “Từ chối” hoặc “Đồng ý” sau đó nhập ghi chú duyệt đơn
• Lưu ý: Nếu không thấy đơn cần duyệt bạn thực hiện chọn vào bộ lọc để lọc theo thời gian/phòng ban

6. Theo dõi báo cáo chấm công (thời gian, hình ảnh, ca, địa điểm chấm công …) 

Cách theo dõi bảng tổng hợp chấm công

Bước 1: Từ menu HRM → chọn Bảng chấm công.

Bước 2: Hiện ra bảng quản lý chấm công. Kích vào hình mũi tên để tìm nhân viên muốn tìm

Cách tra cứu, theo dõi bảng chấm công của một nhân viên

• Bước 1: Từ Menu HRM → chọn Bảng chấm công
• Bước 2 : Từ quản lý bảng công chọn Phòng ban/Nhân viên

Bước 3: Nhập tên nhân viên cần tìm

7. Lợi ích phần mềm chấm công Face ID khi quản lý thời gian làm việc của nhân sự

Bạn lo ngại về những lợi ích mà phần mềm chấm công Face ID việc ứng dụng phần mềm chấm công Face ID bằng di động mang lại so với những hình thức chấm công cũ? Hãy cùng điểm qua những lợi ích vượt trội khi chấm công bằng Face ID mà các phần mềm chấm công khác không thể đáp ứng dưới đây.

Lợi ích góc độ doanh nghiệp: 

• Sử dụng máy chấm công vân tay, nhân viên vẫn có thể qua mặt bằng việc tạo dấu vân tay giả. Nhưng, với FastWork Timesheet, doanh nghiệp sẽ triệt tiêu 100% tình trạng chấm công hộ và gian lận ngày công của nhân viên. Bởi, ứng dụng công nghệ AI vào hậu kiểm hình ảnh chấm công phần mềm sẽ không ghi nhận công hoặc không cho phép nhân viên chấm công khi dữ liệu ảnh chấm công không trùng khớp với ảnh nhận diện trên hệ thống.
• Tiết kiệm chi phí nhờ sử dụng hệ thống đơn từ điện tử (biểu mẫu điện tử e-form). Doanh nghiệp sẽ nói tạm biệt những khoản chi phí mua giấy, đổ mực, mua và bảo hành máy in, chi phí chuyển phát nhanh, tiền cước di động cho những cuộc gọi thông báo ký phê duyệt… Bên cạnh đó là tối ưu việc lưu trữ đơn từ.
  

  Fastwork Timesheet mang lại lợi ích không chỉ cho doanh nghiệp, chủ doanh nghiệp mà giúp nhân viên có sự linh hoạt

Lợi ích từ góc độ ban lãnh đạo, quản lý: 

• Sau khi nhân viên thực hiện chấm công, dữ liệu hình ảnh – thời gian – địa điểm chấm công của toàn bộ nhân sự trong doanh nghiệp sẽ hiển thị đầy đủ trên hệ thống. Thông qua smartphone, ban lãnh đạo chủ động nắm bắt nhanh tình hình quân số nhân viên đi làm, vắng mặt, ai làm việc ở đâu… trực quan trên bản đồ Map.
• Hơn thế, lãnh đạo còn có thể giám sát được việc nhân viên tuân thủ đúng quy định về thời gian, biết được chi tiết nhân viên nào đi muộn, về sớm bao nhiêu phút… ngay cả khi không có mặt tại văn phòng.

Lợi ích từ góc độ cán bộ kế toán: 

• Giảm 100% thời gian và công sức làm bảng công: Toàn bộ dữ liệu check in – check out trong ngày của nhân viên, kết hợp với hệ thống đơn từ điện tử, sẽ cho ra bảng công hoàn chỉnh và tự động 100% mà không cần tính toán bằng tay như sử dụng máy chấm công vân tay.
• Triệt tiêu 100% tình trạng nhầm lẫn, sai sót dữ liệu công so với việc tổng hợp công bằng tay khi sử dụng máy chấm công. Hơn thế, toàn bộ dữ liệu công được ghi nhận, lưu trữ và quản lý trực tuyến trên hệ thống phần mềm, chỉ những người có quyền xem mới có thể xem và chỉnh sửa, dễ dàng cho việc tìm kiếm tra cứu về sau nếu cần.

 Lợi ích từ góc độ nhân viên: 

• Nhân viên dễ dàng thực hiện chấm công tại mọi địa điểm làm việc, kể cả ngoài văn phòng thông qua smartphone, linh động hơn so với máy chấm công chỉ cố định tại một vị trí.
• Dễ dàng báo cáo nghỉ, làm thêm, công tác, đi muộn, về sớm… thông qua hệ thống đơn từ điện tử được tích hợp sẵn trên hệ thống thay vì gửi đơn từ giấy. Hệ thống sẽ tự tính toán đơn hưởng lương, không hưởng lương để ghi nhận công chuẩn xác cho bạn 100%
• Với các hình thức chấm công khác, nhân viên không thể theo dõi được ngày công, quỹ phép của bản thân. Nhưng với FastWork, nhân viên chủ động theo dõi ngày công của bản thân, chi tiết từng số thời gian đi muộn, về sớm…, biết được tính hình sử dụng quỹ phép còn bao nhiêu ngày, đang sử dụng phép ứng hay phép lũy kế và trạng thái đơn từ gửi đi đã được duyệt hay chưa mà hình thức chấm công bằng vân tay không thể giúp bạn

FastWork Timesheet, phần mềm chấm chấm công Face ID đầu tiên tại Việt Nam cho phép việc thực hiện chấm công diễn ra dễ dàng ngay trên di động. Là công cụ hỗ trợ doanh nghiệp quản lý thời gian làm việc của nhân sự hiệu quả, giúp tối ưu hóa mọi quá trình tổng hợp công được tự động hóa, nhanh chóng và chính xác.

Hơn 3500 doanh nghiệp, thuộc mọi lĩnh vực, quy mô đã sử dụng FastWork Timesheet vào hoạt động quản lý nhân sự, đặc biệt là quản lý thời gian làm việc của nhân viên. Một số khách hàng đang sử dụng giải pháp của FastWork là: Bệnh viện Đa khoa Tỉnh Phú Thọ, CMC Telecom, Metro Mart, BreadTalk, Le Pavillon Hội An, Thế giới Nệm, Vietnam Post,…  

• Tìm hiểu câu chuyện chuyển đổi số: Metro Mart ứng dụng FastWork số hóa chấm công 500 nhân sự tại hệ thống 20 siêu thị

Nếu bạn có nhu cầu nhận TƯ VẤN MIỄN PHÍ và DEMO TRẢI NGHIỆM FastWork – phần mềm chấm công Face ID bằng di động, hãy để lại thông tin đăng ký dưới form hoặc liên hệ: 0983 089 715 để được tư vấn. 

Fastwork hy vọng được đồng hành cùng quý doanh nghiệp trong quá trình phát triển.

Đăng ký tư vấn