Peter Drucker từng nói “Nếu chúng ta không biết đo lường, chúng ta sẽ không thể quản lý”. Đó là lý do ra đời của chỉ số KPI. Vậy KPIs là gì? Có bao nhiêu loại KPIs? Xây dựng KPI như thế nào để hoạt động quản trị rành mạch, thông suốt?
Mục lục nội dung:
1. Chính xác KPI là gì? Tại sao doanh nghiệp cần phải xây dựng KPI cho nhân viên?
KPI (Key Performance Indicator) là chỉ số đánh giá kết quả thực hiện công việc, được thể hiện qua số liệu, tỷ lệ, chỉ tiêu định lượng, nhằm phản ánh hiệu quả hoạt động của các tổ chức hoặc bộ phận chức năng hay cá nhân.
Nếu doanh nghiệp đặt mục tiêu kiếm nhiều lợi nhuận hơn trong năm tới, thì có thể đo lường KPI theo tăng trưởng bán hàng, lợi nhuận biên và chi phí vận hành. Nếu một công ty muốn đo lường hiệu quả của phòng nhân sự thì có thể đo lường KPI theo hiệu quả tuyển dụng, chất lượng đào tạo, năng suất của nguồn nhân lực… Hiện nay, rất nhiều công ty muốn đo lường tất cả các vấn đề trên, thì họ cần xây dựng một bộ chỉ tiêu KPI khác nhau cho từng vị trí phòng ban, nhân viên.
Dựa trên tiêu chí KPI, nhà quản lý có thể theo dõi được hiệu suất làm việc của nhân viên trực quan, minh bạch, chính xác cũng như đề ra chế độ lương thưởng, kỷ luật phù hợp, đồng thời nâng cao hiệu quả quy trình nghiệm thu thực hiện công việc và đảm bảo những mục tiêu, tầm nhìn có thể được hoàn thành đúng như kỳ vọng.
Đối với nhân viên, họ sẽ xác định được khả năng hoàn thành công việc so với mục tiêu đề ra. Từ đó có động lực làm việc cũng như phát hiện ra các khiếm khuyết nếu chậm tiến độ thực hiện nhiệm vụ để cải thiện kịp thời.
Có thể bạn quan tâm: Key Performance Indicators là gì? 18 ví dụ về Chỉ số KPI cho Nhà quản trị
2. Vai trò của KPI trong việc kết nối nhân sự và phòng ban
Kết nối các phòng ban, nhân sự tập trung vào 1 mục tiêu
Một trong những vấn đề khó khăn của nhà quản lý là kết nối, tập hợp các yếu tố, phòng ban khác nhau của công ty vào mục tiêu chung.
Trong khi bộ phận bán hàng chỉ tập trung vào việc thu hút khách hàng mới và chuyển đổi họ thành khách hàng mua hàng, nhóm phát triển sản phẩm thì tập trung vào công nghệ mới, sản phẩm mới và đưa ra thị trường thì phòng nhân sự lại chỉ lo làm sao lấp đầy các vị trí còn trống trong doanh nghiệp.
Việc áp dụng một số KPI sẽ giúp kết hợp tất cả các mục tiêu đó lại với nhau hướng đến một mục tiêu chung. Bằng cách tập trung vào các chỉ số chính nhấn mạnh vào hiệu quả kinh doanh, bạn sẽ cho nhân viên của mình thấy được vai trò và công việc của họ ngoài mục tiêu công việc tại bộ phận.
Kết nối công việc của nhân viên với mục tiêu của doanh nghiệp
KPI là cách hiệu quả để truyền đạt chiến lược cho nhân viên. Chúng giúp bạn xác định rõ điều cần đạt được và kết nối với mục tiêu cuối cùng của công ty. Thực tế khá nhiều nhân sự gặp tình trạng bị “cuốn” vào những công việc mà họ không biết nó đem lại kết quả gì, hiệu quả thế nào, tại sao lại thực hiện công việc đó. KPI giúp nhân sự vượt qua tình trạng mơ hồ này, xác định được mục tiêu rõ ràng trong công việc, lộ trình thăng tiến.
Nếu doanh nghiệp còn đang loay hoay tìm kiếm một ý tưởng xây dựng KPI phù hợp. Hãy Click bài viết Case study: Tự động hóa quy trình xây dựng KPI cho nhân viên để có các con số trực quan hơn về KPI các doanh nghiệp trên thế giới đang theo dõi.
3. Phân biệt KPI và OKR
OKR và KPI khác nhau về phạm vi và đơn vị đo lượng. Chỉ tiêu OKR trả lời câu hỏi mục tiêu của doanh nghiệp là gì và cách để đạt được mục tiêu đó. Còn chỉ số KPI đo lường, định lượng bằng con số chính xác và thực hiện thường xuyên hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng gắn liền với nhiệm vụ cá nhân, bộ phận, tổ chức cụ thể. Tham khảo bài viết phân biệt chi tiết giữa KPI và OKR.
4. Phân loại KPI trong doanh nghiệp
Tùy theo doanh nghiệp, tổ chức mà KPI sẽ khác nhau, ngay cả mỗi bộ phận cũng sẽ có một KPI khác nhau (Sales, Marketing, Product, HR) và mỗi người trong một bộ phận cũng có KPI khác nhau (SEO KPIs, Email KPIs, Social KPIs) nhưng nhìn chung thì KPI thường chia làm 2 loại:
- KPI được gắn với các mục tiêu mang tính chiến lược: Các mục tiêu mang tính chiến lược: tiền, profit, market share… tức là những mục tiêu tác động trực tiếp đến sự sống còn của công ty. Ví dụ KPI chiến lược là phải đạt doanh số 10 tỷ tháng và mỗi năm 120 tỷ, không đạt được mục tiêu đó thì có khả năng công ty sẽ bị ảnh hưởng, nhà đầu tư rút vốn, giám đốc Sales và Marketing bị cho thôi việc.
- KPI được gắn với các mục tiêu mang tính chiến thuật: Các chiến thuật là những hoạt động nhỏ nhằm giúp công ty đến được gần hơn với việc đạt mục tiêu chiến lược. Ví dụ HR KPI là mỗi tháng cần phải đạt được 100 số lượng CV sales nhận được trên mỗi kênh, tuy nhiên, số lượng CV này dù có đạt được cũng không đảm bảo sẽ giúp công ty đạt được doanh số.
Nhưng các KPI này là một chỉ số mang tính đo lường sự phát triển và hiệu quả của các chiến thuật đang được thực thi và đồng thời bản thân các KPI này phải liên hệ trực tiếp tới việc nó sẽ tác động tới việc đạt mục tiêu chiến lược ra sao. Ví dụ: nhiều CV thì cơ hội tìm được nhiều ứng viên sales tiềm năng, từ đó công ty sẽ sở hữu được nhiều “best seller”, doanh thu lúc đó tăng lên đáng kể.
Cho nên các tầng cấp quản lý (directors, managers) là người sẽ bị ép KPI chiến lược và các bạn này phải tạo ra các KPI chiến thuật để phục vụ việc đạt mục tiêu KPI chiến lược mà các bạn đang chịu. Các KPI chiến lược này sẽ được áp cho các bạn cấp dưới đang thực thi các công việc tương ứng.
4.3. Xây dựng KPIs cố định, không có sự cập nhật và tùy chỉnh theo thời gian
Tiếp tục ví dụ trên, chẳng hạn, chỉ với một nửa thời gian dự kiến là 3 tháng, tỷ lệ chuyển đổi bán hàng đã đạt ngưỡng 20%, lúc này doanh nghiệp cần tùy chỉnh KPI để phù hợp với tình hình thực tế của doanh nghiệp. Tương tự, khi gặp những vấn đề khó khăn, các chỉ số đánh giá cũng nên được tối ưu lại để đảm bảo nhân viên có thể xử lý được công việc hợp lý, hiệu quả.
5. Những sai lầm trong công tác xây dựng KPI trong doanh nghiệp?
5.1. KPIs không liên kết với những mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp
Đúng như tên gọi Key Performance Indicator, KPI phải là những chỉ số thực sự QUAN TRỌNG. Cụ thể hơn, chúng phải được xây dựng và theo dõi dựa trên những mục tiêu mang tính chiến lược của từng phòng ban, doanh nghiệp. Việc xây dựng và đánh giá KPI không ăn khớp với những mục tiêu cụ thể có thể khiến doanh nghiệp lãng phí nguồn lực và tài nguyên, đồng thời không đem lại kết quả như kỳ vọng.
5.2. Chỉ tập trung tới các chỉ số KPI kết quả
KPI như “Tăng tỉ lệ chuyển đổi bán hàng của website lên 20%” là chỉ số đánh giá kết quả cuối cùng, nhưng không cho ta thấy nguyên nhân để có được kết quả này. Vô hình chung, chỉ số này sẽ trở nên mông lung và khó có thể đạt được nếu như không được xây dựng tập các KPI thể hiện nguyên nhân bổ sung thêm (Ví dụ trong trường hợp này có thể là “Tung ra thị trường 3 sản phẩm mới trong năm”).
Nhìn chung, giữa các chỉ số KPI cần có mối quan hệ nhân quả chặt chẽ. Doanh nghiệp từ đó cũng nên cân bằng giữa hai loại chỉ tiêu KPI về kết quả và nguyên nhân để đảm bảo kết quả đầu ra được như mong đợi.
* Lưu ý, doanh nghiệp không nên áp dụng KPI để đo lường kết quả các mục tiêu thuộc lĩnh vực sáng tạo: Đặc điểm công việc của các vị trí sáng tạo như họa sỹ thiết kế, phát triển phần mềm, kiến trúc sư, chuyên gia phân tích dữ liệu,…là công việc, mục tiêu đổi mới liên tục, không lặp lại, thậm chí có những việc diễn ra đúng 1 lần hoặc trong thời gian ngắn, vì vậy không áp dụng được KPI.
6. 05 bước xây dựng bộ KPIs cho từng nhân viên hiệu quả
Đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ trong công tác xây dựng bộ chỉ tiêu KPI, FastWork KPI hỗ trợ nhà quản lý dễ dàng xây dựng hệ thống KPI phù hợp cho từng vị trí, phòng ban trong doanh nghiệp với 5 bước cơ bản sau.
Bước 1: Xác định bộ phận/người xây dựng KPIs
Có 2 phương pháp chính:
- Các trưởng bộ phận/phòng/ban chức năng là người hiểu rõ và tổng quan nhất về các nhiệm vụ, yêu cầu của các vị trí chức danh trong bộ phận sẽ trực tiếp xây dựng hệ thống KPIs cho các vị trí trong bộ phận/phòng/ban đó. Bộ phận/Phòng/Ban càng lớn thì càng chia nhỏ việc xây dựng KPIs cho các cấp dưới.
- Bộ phận nhân sự, đội ngũ quản lý cấp cao sẽ đưa ra bộ KPIs cho phòng/ban/bộ phận. Phương pháp này đảm bảo được tính khách quan, khoa học về phương pháp. Tuy nhiên, các chỉ số KPIs đưa ra có thể không thực tế, không thể hiện được đúng chức năng, nhiệm vụ của bộ phận/phòng/ban. Để khắc phục vấn đề này, hệ thống KPIs sau khi được xây dựng cần có sự thẩm định, đánh giá của bộ phận chức năng.
Bước 2: Xác định các chỉ số KPIs
Mỗi vị trí trong một bộ phận sẽ có những chức năng/trách nhiệm riêng nên yếu tố quan trọng nhất khi xây dựng các chỉ số KPIs là việc phải đảm bảo chúng được gắn bó chặt chẽ với những mục tiêu cụ thể của phòng ban, doanh nghiệp.
Sau khi đã thống nhất được KPI với phần mục tiêu của vị trí, phòng ban, bước tiếp theo, bạn cần ứng dụng những tiêu chí SMART để đánh giá từng chỉ số thực hiện công việc:
S – Specific: Mục tiêu cụ thể
M – Measurable: Mục tiêu đo lường được
A – Attainable: Mục tiêu có thể đạt được
R – Relevant: Mục tiêu thực tế
T – Timebound: Mục tiêu có thời hạn cụ thể
Nếu các chỉ số KPIs xây dựng không đạt được tiêu chí SMART, nó không chỉ gây ảnh hưởng xấu đến việc đánh giá nói riêng mà còn gây hậu quả tiêu cực cho hệ thống quản trị tổ chức nói chung.
Cách xác định KPI Các chuyên gia cho rằng KPI thường bị nhầm lẫn với các số liệu kinh doanh. Thực tế, KPI cần phải được xác định theo các mục tiêu kinh doanh cốt lõi. Dưới đây là gợi ý các bước để xác định KPI
| Các bước xác định KPI | Ví dụ cụ thể Mục tiêu công việc của bạn là tăng doanh thu bán hàng trong năm nay. KPI của bạn là Tăng trưởng doanh thu. Đây là các để bạn xác định KPI |
| Mục tiêu công việc mong muốn của bạn là gì? | Mục tiêu là tăng doanh thu bán hàng lên 20% trong năm nay |
| Tại sao bạn lại muốn đạt được mục tiêu đó? | Bạn muốn đạt mục tiêu này vì nó giúp hoạt động kinh doanh có lãi |
| Bạn đo lường tiến độ, phát triển trong công việc thế nào? | Đo lường bằng cách doanh thu tăng thể hiện qua USD |
| Làm thế nào để đạt được mục tiêu công việc đó? | Để đạt được mục tiêu này cần thuê thêm nhân viên bán hàng, thúc đẩy khách hàng hiện tại mua nhiều sản phẩm hơn |
| Ai là người sẽ chịu trách nhiệm về kết quả kinh doanh? | Giám đốc bán hàng là người chịu trách nhiệm về số liệu này |
| Làm thế nào để đo lường, biết được đã đạt được mục tiêu công việc? | Doanh thu sẽ tăng 20% trong năm nay |
| Khi nào thì xem xét, đánh giá tiến độ với mục tiêu công việc | Xem xét hàng tháng |
Bước 3: Đánh giá mức độ hoàn thành KPI
Sau khi đã xác định được KPIs cho từng vị trí công việc trong doanh nghiệp, đã đến lúc áp dụng nó vào trong việc quản trị, cả nhân sự và năng suất. Có thể phân chia mọi đầu công việc, KPI về 3 nhóm chính:
Nhóm A: tốn nhiều thời gian để thực hiện, ảnh hưởng nhiều đến mục tiêu chung.
Nhóm B: tốn ít thời gian để thực hiện, ảnh hưởng nhiều đến mục tiêu chung HOẶC/VÀ tốn nhiều thời gian để thực hiện, ảnh hưởng ít đến mục tiêu chung.
Nhóm C: tốn ít thời gian, ảnh hưởng ít.
Mỗi nhóm này thường sẽ có trọng số khác nhau, tùy thuộc vào mức độ quan trọng của chúng, chẳng hạn như: A: 50%; B: 30% và C: 20%
Để đánh giá mức độ hoàn thành của một nhân viên A có sẽ bao gồm cả 3 yếu tố KPI: A, B và C.
Bước 4: Liên hệ giữa đánh giá KPIs và lương thưởng
Với mỗi mức độ hoàn thành KPIs, người xây dựng hệ thống KPIs sẽ xác định một mức lương thưởng nhất định.
Chính sách này có thể được quy định từ trước bởi các cấp lãnh đạo trong doanh nghiệp, của quản lý cấp cao nhất trong phòng ban, người xây dựng hệ thống KPIs hoặc do chính các nhân viên tự thống nhất với nhau.
Bước 5: Điều chỉnh và tối ưu KPI
Hệ thống KPIs phải được theo dõi và điều chỉnh theo thời gian.
Ban đầu, hãy xem xét các KPIs vừa được lập để đảm bảo rằng các số liệu là phù hợp. Có thể mất vài tháng đầu để mọi thứ đạt đến mức tối ưu nhưng một khi đã có được KPI cuối cùng, hãy duy trì nó trong ít nhất một năm.
Việc quản trị nhân sự theo KPI là một phương pháp hữu hiệu đã được kiểm chứng ở nhiều doanh nghiệp và thực tế là + 1500 khách hàng doanh nghiệp của FastWork cũng đang sử dụng phương pháp này.
7. 18 chỉ số ví dụ về KPI của doanh nghiệp
Dưới đây, chúng tôi gợi ý bạn tham khảo 18 chỉ số KPI đo lường phổ biến trong doanh nghiệp gồm:
- Chỉ số về tài chính
- Chỉ số về khách hàng
- Chỉ số về Quy trình thực hiện công việc
- Chỉ số về Tuyển dụng
8. 9 Mẫu KPI Excel mới nhất dành cho các phòng ban của doanh nghiệp
- KPI Dành cho cấp Quản lý và Bộ phận nhân viên
- KPI cho bộ phận Kinh doanh
- KPI cho phòng Marketing
- KPI cho bộ phận Sale
- KPI cho bộ phận SEO
- KPI phòng Nhân sự
- KPI cho bộ phận Tài chính – Kinh doanh
- KPI trong quản lý dự án
- KPI cho Doanh nghiệp Bán lẻ
Tải miễn phí: 9 Mẫu KPI Excel mới nhất dành cho các phòng ban của doanh nghiệp
9. Phần mềm KPI – Đo lường và đánh giá tự động KPI nhân viên
Dưới đây, chúng tôi gợi ý bạn tham khảo tính năng phần mềm quản lý KPI của FastWork, hiện đã được các doanh nghiệp lớn triển khai. Tham khảo khách hàng đang triển khai phần mềm FastWork.
Một số tính năng nổi bật của phần mềm FastWork KPI:
#1 Tự động hóa tính toán KPI : Phần mềm sẽ tự động tính toán điểm số KPI của nhân viên dựa trên các chỉ số ví dụ: số công việc hoàn thành, số công việc hoàn thành đúng hạn, hoàn thành quá hạn, chưa hoàn thành và tổng…
#2 Liên kết đa dạng: Phần mềm KPI của FastWork có thể liên kết với nhiều ứng dụng và phần mềm khác: phần mềm quản lý công việc, phần mềm chấm công, phần mềm quản lý thông tin nhân sự… để tạo thành bộ công cụ Quản trị nhân sự toàn diện.
#3: Triển khai chuyên nghiệp: Sở hữu đội ngũ kỹ sư, chuyên gia tư vấn hàng đầu , FastWork giúp tư vấn, hỗ trợ doanh nghiệp thiết lập và chuẩn hóa bộ chỉ tiêu KPI cho từng vị trí và số hóa chạy tự động trên hệ thống phần mềm.
Người dùng có thể xem video dưới đây để có cái nhìn tổng quan về tính năng và giao diện phần mềm quản lý KPI của FastWork.
#4: Khả năng trao đổi, tích hợp dữ liệu: Môi trường cộng tác làm việc trực tuyến kết nối 2 chiều, tạo điều kiện trao đổi thuận tiện, đính kèm tài liệu, hình ảnh dễ dàng ngay dưới mỗi nhiệm vụ. Tích hợp API liền mạch, đồng bộ hóa toàn bộ dữ liệu doanh nghiệp với rất nhiều ứng dụng khác.
#5: Tương thích với nhiều thiết bị: Sử dụng trên cả 2 nền tảng Web và App di động với hệ điều hành Android và IOS.
Ngoài phần mềm FastWork KPI, gợi ý bạn có thể tham khảo thêm một số phần mềm quản lý KPI khác như:
- Công cụ quản lý KPI Domo
- Phần mềm KPI ClicData
- Phần mềm quản lý KPI digiiKPI
- Phần mềm KPI SimpleKPI
Xem chi tiết thông tin giới thiệu và đánh giá tổng quan những phần mềm quản lý KPI trên tại đây.
Để được tư vấn chi tiết và nhận Demo trải nghiệm về phần mềm quản lý đánh giá KPI – FastWork KPI, vui lòng liên hệ hotline: 0983 089 715 hoặc điền thông tin vào Form đăng ký dưới đây!
Xem thêm: Tìm hiểu về bộ phần mềm Quản trị nhân sự toàn diện FastWork HRM+
