Giao việc hiệu quả giúp bạn tận dụng được tối đa kiến thức và kỹ năng của cấp dưới, cải thiện năng suất làm việc chung của nhóm, giúp quy trình làm việc trơn tru và hoàn thành dự án đúng hạn. Tuy nhiên, không phải Nhà quản lý nào cũng sở hữu kỹ năng giao việc hiệu quả. Giáo sư Trường Kinh tế London – John Hunt chia sẻ: “Chỉ 30% các nhà lãnh đạo nghĩ rằng họ có thể làm tốt nhiệm vụ giao việc cho nhân viên. Và chỉ 1/3 trong số đó được cấp dưới của họ công nhận là nhà lãnh đạo giao việc tốt. Điều này đồng nghĩa với chỉ 1/10 các nhà lãnh đạo thực sự biết cách giao việc cho nhân viên.”
Dưới đây, FastWork gợi ý bạn tham khảo 8 tips để giao việc đúng, xóa bỏ áp đặt giữa cấp trên và cấp dưới, cải thiện trải nghiệm nhân sự, cải thiện năng suất làm việc.
Mục lục nội dung:
1. Phân quyền cho cấp dưới hợp lý
Người cán bộ quản lý giỏi không phải là người làm giỏi mọi việc, và làm tất cả các công việc của cấp dưới, mà là người biết giao việc và phân quyền cho cấp dưới.
Việc ôm đồm, làm thay việc cấp dưới sẽ không đem lại hiệu quả cao trong công việc, chỉ tạo nên tính ỉ lại, thụ động cho cấp dưới. Phân quyền hợp lý sẽ có những điểm lợi sau:
- Người quản lý sẽ có nhiều thời gian hơn để tập trung vào những công việc quan trọng hơn, không bị sa vào những công việc sự vụ thường ngày.
- Cấp dưới sẽ chủ động hơn trong công việc, không phải thường xuyên xin ý kiến giải quyết của cấp trên
- Cấp dưới có điều kiện phát huy tính sáng tạo khi giải quyết các công việc của họ. Họ cảm thấy được tôn trọng hơn, có trách nhiệm công việc hơn.
- Cấp dưới có điều kiện được học hỏi, tích luỹ kinh nghiệm hơn
2. Đào tạo, huấn luyện trước khi giao việc
Trước khi giao việc mới cho cấp dưới, người quản lý cần phải xem xét cấp dưới của mình có biết làm công việc đó chưa? Có hiểu được quy trình làm việc không?
Mọi trường hợp khi giao việc cho cấp dưới không cần biết cấp dưới có biết làm hay không và có khả năng thực hiện được công việc đó hay không đều là hình thức khoán trắng công việc cho cấp dưới. Điều này vô cùng nguy hại, sẽ đem lại nhiều hậu quả không tốt: công việc đổ bể, làm nhụt trí cấp dưới, gây thiệt hại cho doanh nghiệp…Do vậy trước khi giao việc hãy:
- Tìm hiểu cấp dưới có biết làm công việc đó không? Có khả năng thực hiện được công việc không?
- Đào tạo, huấn luyện trước khi giao việc
- Kiểm tra đánh giá các công việc được giao. Đối với những công việc mới khi giao cho cấp dưới thực hiện thì trong thời gian đầu cần thường xuyên kiểm tra giám
sát để kịp thời phát hiện những sai sót. Mức độ kiểm tra sẽ giảm dần theo khả năng của cấp dưới. - Duy trì kiểm tra đánh giá thường xuyên, đặc biệt ở những điểm quan trọng của quá trình thực hiện công việc.
3. Biết khuyến khích động viên kịp thời
Khuyến khích động viên sẽ tạo động lực làm việc tốt cho người lao động, tránh tình trạng chỉ biết phê bình, chỉ trích sẽ làm cho cấp dưới dễ chán nản khi thực hiện công việc.
Khuyến khích động viên có thể khuyến khích bằng lợi ích vật chất hoặc khuyến khích bằng tinh thần như biểu dương khen ngợi trước tập thể, giấy khen,… 9 cách tạo động lực cho nhân sự
Khuyến khích động viên có thể khuyến khích bằng lợi ích vật chất hoặc khuyến khích bằng tinh thần như biểu dương khen ngợi trước tập thể, giấy khen,…
4. Biết cách giao việc hiệu quả
Để giao việc hiệu quả, ngoài việc biết khuyến khích động viên người lãnh đạo cần biết những điểm mạnh và điểm yếu của mỗi cá nhân. Trước khi giao việc hãy tìm hiểu:
- Cấp dưới có biết làm công việc đó không
- Họ có nhiệt tình với công việc đó không?
- Họ có đủ điều kiện về thời gian để thực hiện không?
- Công việc được giao có nâng cao năng lực của cấp dưới không
- Công việc có phù hợp với các kiến thức, kỹ năng mà họ được đã được đào tạo không
- Công việc có phù hợp với tính cách và những phẩm chất cá nhân của họ không như: đòi hỏi sự khéo léo, sức khoẻ, tính kiên nhẫn,…
- Công việc đó có phù hợp với điều kiện hoàn cảnh của họ không? Ví dụ: điều kiện gia đình không cho phép họ thường xuyên xa nhà, làm đêm,…
5. Cung cấp thông tin đầy đủ về công việc cho cấp dưới trước khi giao việc
Cấp dưới chỉ có thể thực hiện tốt công việc được giao khi họ có đầy đủ các thông tin cần thiết về công việc. Do vậy khi giao việc cho cấp dưới, người quản lý cần cung cấp các thông tin sau về công việc:
- Nội dung công việc cần thực hiện là gì và giới hạn phạm vi công việc được giao để tránh việc trùng lắp với công việc của các nhân viên khác.
- Kết quả cần đạt được và thời gian cho phép thực hiện công việc đó. Đây là yếu tố cơ bản để đánh giá chất lượng công việc của người dưới quyền.
- Điều kiện về nguồn lực cho công việc
- Các thông tin liên quan đến công việc.
Để xây dựng quy trình giao việc, cung cấp đầy đủ thông tin về công việc cho cấp dưới, tránh bỏ sót các yêu cầu & tài liệu công việc, nhiều nhà quản lý đang sử dụng phần mềm quản lý công việc (sử dụng Online trên PC & mobile). Gợi ý bạn tìm hiểu Top những ứng dụng giao việc, quản lý công việc hiệu quả cho nhóm.
6. Cho phép cấp dưới tham gia vào quá trình ra quyết định đối với công việc họ được giao
Khi cấp dưới được phép tham gia vào quá trình giao việc sẽ giúp họ hiểu rõ công việc hơn. Trong nhiều trường hợp, cấp trên không thể nắm rõ công việc cụ thể bằng cấp dưới là người trực tiếp thực thi công việc, do vậy ý kiến bổ xung của họ sẽ có giá trị giúp cho việc thực hiện công việc được tốt hơn.
Khi giao việc, cấp dưới cần phải biết, và được tham gia góp ý:
- Địa điểm công việc sẽ diễn ra
- Thời hạn hoàn thành
- Công việc đó là gì?
- Được phép tham gia thảo luận khi ra quyết định có liên quan đến công việc được giao.
7. Xác định quyền hạn và trách nhiệm phải tương xứng với công việc được giao
- Tuân thủ theo cơ cấu tổ chức.
- Mọi người liên quan đến công việc nên được thông báo trước
- Tập trung vào quản lý kết quả công việc hơn là tập trung xem xét đánh giá quá trình thực hiện. Điều này khác với đánh giá nhận định về một con người cụ thể: xem xét cả quá trình làm việc chứ không xem xét đánh giá chỉ dựa trên một số kết quả, sự kiện.
- Giao việc, và quản lý kiểm tra phải nhất quán
8. Xây dựng các mối quan hệ tốt đẹp trong tổ chức
Xây dựng các mối quan hệ tốt đẹp trong tổ chức sẽ tạo ra môi trường làm việc tốt cho người lao động từ đó giúp họ làm việc có hiệu quả hơn và gắn bó với công việc và với doanh nghiệp hơn. Để xây dựng mối quan hệ tốt trong doanh nghiệp, bạn có thể tham khảo nhanh 73 ý tưởng gắn kết nhân viên, đội ngũ.
Nhân sự hoàn thành công việc với hiệu suất và trải nghiệm tốt, nhà quản lý cần có kỹ năng giao việc hiệu quả – thấu tình đạt lý. Với 8 tips trên, hy vọng bạn có thêm kỹ năng và ý tưởng khi giao việc cho cấp dưới của mình. Là nhà quản lý, bạn cũng đừng quên tham khảo các phần mềm hỗ trợ giao việc nhanh, chính xác & đầy đủ thông tin như FastWork Work+.
FastWork Work – Hỗ trợ Nhà quản lý Giao việc hiệu quả, theo dõi, đánh giá công việc từng nhân sự, đảm bảo tính khách quan minh bạch
▪️ Giao việc & theo dõi tiến độ công việc của từng cá nhân
▪️ Tổ chức công việc, lên kế hoạch, báo cáo, trao đổi, đánh giá công việc tập trung trên phần mềm
▪️ Tự động hóa & kết nối liên thông quy trình làm việc giữa các phòng ban
▪️ Quản lý công việc ngoài hiện trường: thi công, kỹ thuật, bảo trì, dịch vụ,…
Là giải pháp On Cloud, FastWork WORK+ cho phép bạn truy cập dữ liệu và làm việc mọi lúc mọi nơi trên cả PC/Tablet/Mobile. Đăng ký tư vấn ngay hôm nay để TRẢI NGHIỆM DEMO FREE.
