Với một doanh nghiệp Start-up, để công việc trở nên hiệu quả và vận hành ổn định, doanh nghiệp cần tìm ra một quy trình làm việc tối ưu nhất. Tuy nhiên để có một quy trình có tính ứng dụng là điều không hề dễ dàng đặc biệt là với một doanh nghiệp mới.
Cùng đọc bài viết sau để tìm hiểu 10 phương pháp tối ưu hóa quy trình làm việc cho doanh nghiệp Start-up.
Mục lục nội dung:
Tại sao quy trình làm việc lại quan trọng trong doanh nghiệp
Trước khi tìm hiểu áp dụng quy trình vào công việc quan trọng như thế nào chúng ta cần biết định nghĩa của nó.
Quy trình làm việc là tổ hợp các bước thực hiện công việc theo một tiêu chuẩn nhất định. Thông thường với mỗi quy trình có thể thay đổi theo từng thời kỳ của doanh nghiệp để có thể phù hợp với sự phát triển và tránh lãng phí các tài nguyên khác. Dựa vào các công việc khác nhau, các doanh nghiệp thường có các nhóm quy trình quản lý khách nhau: Quy trình quản lý khách hàng, quản lý vận hành, quy trình đề xuất, quy trình hành chính,…
Trong kỷ nguyên số, việc tối ưu hóa quy trình làm việc trở nên quan trọng hơn bao giờ hết, sự ra đời của các công nghệ mới đã và đang định hình lại cách thức hoạt động của doanh nghiệp. Việc số hóa & tối ưu quy trình làm việc có thể giúp các tổ chức hợp lý hóa quy trình, nâng cao năng suất, giảm chi phí và cải thiện lợi nhuận.
Lợi ích của việc tối ưu hóa quy trình trong công việc
Quy trình làm việc có ảnh hưởng lớn tới chất lượng thực hiện công việc. Một quy trình nếu được tối ưu hóa có thể tạo ra nhiều lợi ích với doanh nghiệp như:
– Nâng cao hiệu suất và hiệu quả làm việc trong nội bộ doanh nghiệp
– Đảm bảo tính trơn tru khi thực hiện
– Tiết kiệm thời gian, chi phí cho những khâu không cần thiết nhờ cải tiến các hoạt động vận hành
– Nâng cao vị thế cạnh tranh trong doanh nghiệp nhờ tạo ra những đột phá trong công việc mới
– Giảm thiểu rủi ro trong quá trình vận hành nhờ các đầu việc được chuẩn hóa theo thứ tự
Danh sách 7+ phần mềm quản lý công việc theo quy trình dành cho nhóm và doanh nghiệp (Danh sách gồm có phần mềm của Việt Nam và nước ngoài, một số phần mềm đã triển khai thành công ở hàng nghìn doanh nghiệp SMEs)
10 phương pháp tối ưu hóa quy trình làm việc
Dù là một doanh nghiệp khởi nghiệp hay một doanh nghiệp quy mô tầm cỡ, thì mọi hoạt động trong doanh nghiệp cần vận hành theo một quy trình thống nhất. Sự bền vững và lâu dài của một doanh nghiệp sẽ phụ thuộc rất nhiều vào sự vận hành có hiệu quả và hệ thống quản lý tốt.
1/ Xác định những thách thức khi xây dựng quy trình
Trước khi tối ưu hóa quy trình làm việc, doanh nghiệp cần xác định được những thách thức, phát sinh thường xảy ra. Theo thống kê, một vài vấn đề doanh nghiệp gặp phải khi triển khai quy trình bao gồm:
- Hệ thống không tương thích. Hiện nay, các doanh nghiệp startups có thể tham khảo các quy trình làm việc ở nhiều các công ty lớn và thành công trên thị trường. Tuy nhiên, để phát huy được tính hiệu quả, quy trình đó cần phải phù hợp với nội bộ mỗi doanh nghiệp. Và một số liệu đã chứng minh có đến 80% các doanh nghiệp áp dụng quy trình vào công việc không đem lại hiệu quả. Vì vậy, tìm kiếm được quy trình phù hợp là một thách thức cho các doanh nghiệp mới.
- Quy trình thực hiện rườm rà. Chúng ta có thể hiểu rằng với những bộ máy càng phức tạp thì quy trình càng nên tối ưu đơn giản hóa. Tuy nhiên, hầu hết các doanh nghiệp trong thời gian tìm kiếm quy trình lại thường mắc phải lỗi phức tạp hóa. Chính điều này, đã tiêu tốn nhiều thời gian khi nhân viên thực hiện quy trình khi làm việc. Và đôi khi, đây chính là nguyên nhân khiến doanh nghiệp vụt mất những cơ hội trong dự án. Vì vậy, đây cũng là một thách thức khi xây dựng quy trình cho các doanh nghiệp Startups
- Liên kết đứt quãng. Khi có một quy trình tốt, việc áp dụng nó vào công việc hàng ngày là vô cùng quan trọng. Tuy nhiên, một trong những thách thức không thể bỏ qua đó chính là thiếu giao tiếp và thực hiện quy trình nhỏ lẻ không áp dụng toàn diện. Điều này, khiến cho việc liên kết bị đứt đoạn giữa các quy trình. Vì vậy,Chúng ta cần giao tiếp hàng ngày và tối ưu quy trình để ngày càng hiệu quả.
2/ Thiết lập mục tiêu
Sau khi nhận ra các thách thức, doanh nghiệp sẽ tiến hành thiết lập các mục tiêu trong quy trình mình làm việc. Mục tiêu này có thể không giải quyết được hết các vấn đề đang tồn đọng. Nhưng nó cần rõ ràng, cụ thể và đo đếm được. Và với từng giai đoạn, mục tiêu cho các quy trình cần được thay đổi và nâng cấp. Do đó, các nhà lãnh đạo không cần quá vội vàng để xây dựng một mục tiêu hoàn thiện ngay từ đầu.
3/ Tự động hóa các tác vụ lặp lại
Các tác vụ thủ công, lặp đi lặp lại tiêu tốn thời gian và nguồn lực có giá trị, thường dẫn đến tình trạng nhân viên làm việc kém hiệu quả. Các công cụ tự động hóa quy trình làm việc có thể cải thiện đáng kể hiệu suất bằng cách tự động hóa các tác vụ lặp lại này, cho phép các đội nhóm tập trung vào công việc có giá trị cao, mang tính sáng tạo hơn.
Ví dụ, việc ứng dụng phần mềm quản lý khách hàng FastWork CRM giúp tự động thu thập Lead từ các nguồn tiếp thị, quảng cáo. Điều phối tự động, minh bạch tới các nhân viên và giám sát xử lý Lead theo quy trình. Đồng thời phần mềm cung cấp trải nghiệm CSKH liền mạch nhờ lưu lại hồ sơ khách hàng, lịch sử tư vấn, quá trình làm việc từ trước tới nay,… Từ đó giúp tối ưu hiệu suất các phòng Marketing, phòng Kinh doanh, Chăm sóc khách hàng và hỗ trợ quản lý toàn diện hoạt động kinh doanh B2B trong doanh nghiệp.
Lợi ích của tự động các tác vụ lặp lại:
- Giảm thiểu lỗi của con người
- Tiết kiệm thời gian
- Nâng cao năng suất của nhân viên
4/ Áp dụng phần mềm quản lý công việc
Hiện nay để hoạt động quản lý dễ dàng hơn, các nhà quản trị có thể sử dụng các phần mềm quản lý quy trình cho doanh nghiệp. Các giải pháp phần mềm ngày càng trở nên thông minh và hữu ích. Thông qua phần mềm, công việc có thể được tự động hóa, phân tích triển khai và mô hình hóa các đầu việc trong quy trình của doanh nghiệp. Khi triển khai áp dụng phần mềm, doanh nghiệp có thể tiết kiệm một khối lượng thời gian lớn. Bên cạnh đó, chi phí cũng được cắt giảm khi có thể giảm thiểu nhân sự quản lý, theo dõi mà năng suất vẫn đảm bảo.
Hiện nay có rất nhiều đơn vị cung cấp các phiên bản phần mềm quản lý công việc có bản miễn phí giúp doanh nghiệp tiếp cận giải pháp quản trị hiện đại mà không lo về mặt chi phí. Bạn có thể tham khảo top 20 phần mềm quản lý công việc miễn phí được đội ngũ FastWork tổng hợp tại đây!
5/ Tận dụng AI và Học máy
Đến năm 2025, Trí tuệ nhân tạo (AI) và Học máy (ML) sẽ có tác động mạnh mẽ đến việc tối ưu hóa quy trình làm việc của các doanh nghiệp. Các công cụ này có thể phân tích lượng dữ liệu khổng lồ theo thời gian thực để hỗ trợ nhà quản lý hiệu chỉnh quy trình, hệ thống và tác vụ phù hợp. Ví dụ, các phần mềm AI có thể dự đoán tình trạng tắc nghẽn trong quy trình làm việc và đề xuất thay đổi phân bổ tài nguyên để hạn chế rủi ro chậm tiến độ & thúc đẩy năng suất nhân viên.
Theo dự đoán của Gartner, trong 5 năm tới Generative AI sẽ tạo ra tác động ngày càng mạnh mẽ đối với các doanh nghiệp thuộc nhiều lĩnh vực. Đến năm 2025, 30% doanh nghiệp sẽ triển khai chiến lược thử nghiệm và phát triển nội dung có hỗ trợ AI.
6/ Áp dụng hình thức làm việc từ xa (remote) & làm việc kết hợp (hybrid working)
Sự chuyển dịch từ mô hình làm việc truyền thống sang hình thức làm việc online từ xa và kết hợp sẽ tiếp tục được nhiều doanh nghiệp áp dụng trong những năm tới. Các công ty cần tối ưu hóa quy trình làm việc hỗ trợ cả nhân viên tại văn phòng và nhân viên làm việc từ xa, để tăng cường tính cộng tác, giao tiếp và năng suất không bị ảnh hưởng. Ứng dụng các nền tảng quản lý dự án dựa trên đám mây, phần mềm giao tiếp (ví dụ: Slack , Microsoft Teams ) và phần mềm quản lý công việc (ví dụ FastWork Work+, Asana, Trello, Monday.com, Jira,….) có thể hỗ trợ và tối ưu hóa các mô hình này.
7. Triển khai các phương pháp làm việc Agile và Lean
Các phương pháp Agile và Lean từ lâu đã gắn liền với việc tối ưu hóa quy trình làm việc trong phát triển phần mềm, nhưng ngày nay chúng ngày càng được áp dụng rộng rãi trong mọi ngành. Các phương pháp này nhấn mạnh vào tính linh hoạt, cải tiến liên tục và lấy khách hàng làm trọng tâm. Mô hình Agile khuyến khích việc các công ty cần thường xuyên ghi nhận phản hồi của khách hàng, chú trọng vào việc cải tiến sản phẩm liên tục, và học hỏi từ những sai lầm. Trong khi Lean nhấn mạnh vào việc giảm lãng phí và tăng hiệu suất.
Đến năm 2025, các doanh nghiệp triển khai các phương pháp này vào quy trình làm việc của mình sẽ được hưởng lợi nhờ khả năng phản ứng tốt hơn với sự thay đổi của thị trường và nhu cầu của khách hàng.
Tham khảo thêm Kiến thức đầy đủ nhất về Agile trong quản lý dự án
8. Ra quyết định dựa trên Dữ liệu
Ra quyết định dựa trên dữ liệu sẽ tiếp tục là khía cạnh cốt lõi của việc tối ưu hóa quy trình làm việc. Các tổ chức tận dụng công nghệ để theo dõi các chỉ số như hiệu suất chính (KPI) và số liệu quy trình làm việc, đồng thời xác định các điểm nghẽn và thực hiện biện pháp các điều chỉnh sáng suốt.
Theo đó, các hệ thống kho dữ liệu (data warehousing), trí tuệ kinh doanh (business intelligence – BI) và trực quan hóa dữ liệu (data visualization) có thể cung cấp cho các tổ chức thông tin chi tiết theo thời gian thực, giúp Ban lãnh đạo đưa ra quyết định thông minh hơn, nhanh hơn để tối ưu hóa quy trình làm việc.
9. Đầu tư vào đào tạo và nâng cao kỹ năng cho nhân viên
Khi quy trình làm việc được số hóa, kỹ năng của nhân viên cũng phải phát triển theo. Đào tạo và nâng cao kỹ năng số sẽ rất quan trọng để duy trì khả năng cạnh tranh vào năm 2025. Các doanh nghiệp nên tập trung vào việc đào tạo cho nhân sự khả năng làm chủ các công cụ, phần mềm kỹ thuật số và phương pháp hay nhất, mới nhất trong quản lý quy trình làm việc. Điều này có thể thực hiện bằng cách tổ chức các chương trình đào tạo nội bộ, tài trợ cho nhân viên tham gia các khóa học trực tuyến, hội thảo,…
Đặc biệt, việc đào tạo về các công nghệ mới như AI, phần mềm tự động hóa và nền tảng đám mây sẽ rất quan trọng, đảm bảo nhân viên có thể tận dụng đầy đủ các giải pháp này để tối ưu hóa quy trình & tăng hiệu suất làm việc.
10. Đảm bảo tính bảo mật
Khi các doanh nghiệp tiếp tục áp dụng các công nghệ và quy trình làm việc mới, việc đảm bảo tính bảo mật và tuân thủ quy định sẽ vẫn là ưu tiên hàng đầu. Các nỗ lực tối ưu hóa quy trình làm việc phải bao gồm các biện pháp bảo mật mạnh mẽ để bảo vệ dữ liệu nhạy cảm, sở hữu trí tuệ và thông tin khách hàng. Tuân thủ theo quy định, chẳng hạn như GDPR, HIPAA và các tiêu chuẩn cụ thể của ngành cũng cần phải được đưa vào thiết kế quy trình làm việc.
Việc triển khai các biện pháp kiểm tra tuân thủ tự động, mã hóa dữ liệu và kiểm soát truy cập an toàn có thể giúp doanh nghiệp tránh được rủi ro và bảo vệ danh tiếng của mình.
Như vậy, việc đặt ra một quy trình làm việc và tối ưu hóa quy trình đó là vô cùng quan trọng đối với một doanh nghiệp. Các nhà quản trị của doanh nghiệp mới cần nhanh chóng đưa ra các phương án hiệu quả để áp dụng và dễ dàng bắt kịp thị trường.
Phần mềm quản lý quy trình công việc hiệu quả nhất
Hiện nay, trên thị trường có rất nhiều những phần mềm quản lý công việc hiệu quả. Một trong số đó là FastWork Workflow – Tính năng Quản lý quy trình nằm trọng Bộ ứng dụng quản trị công việc – FastWork Work+. FastWork Workflow được áp dụng để số hóa quy trình công việc và tự động hóa giao việc cho nhân viên, các phòng ban trong doanh nghiệp. Phần mềm này sẽ giúp số hóa tất cả các quy trình thực tế trong doanh nghiệp lên hệ thống phần mềm để quản lý, nhằm tự động hóa tất cả luồng công việc và kết nối nhiều quy trình giữa các phòng ban.
Nhà lãnh đạo có thể nhìn vào cơ cấu hiện tại của doanh nghiệp để có thể thay đổi sao cho phù hợp nhất, giảm tải sự cồng kềnh, hạn chế tắc nghẽn giúp doanh nghiệp của bạn vận hành trơn tru và hiệu quả hơn. Phần mềm hỗ trợ:
- Dễ dàng thiết lập & chuẩn hoá tất cả các quy trình làm việc trong phòng ban và liên phòng ban
- Tự động chuyển bước trong quy trình, giao việc cho nhân viên khi đến lượt thực hiện.
- Nhân viên chủ động tạo task, thao tác kéo – thả để phối hợp hoàn thành công việc theo quy trình có sẵn
- Lập tức phát hiện giai đoạn nào đang có công việc ứ đọng. Quy trình đang bị nghẽn ở bước nào để xử lý, tối ưu quy trình kịp thời
Ngoài ra, phần mềm FastWork Workflow giúp các doanh nghiệp:
- GIẢM 90% thời gian trung bình để xử lý và đưa công việc vào quy trình thực thi
- GIẢM 70%: Thời gian cho lãnh đạo xử lý tắc nghẽn, giao việc và phê duyệt
- ÍT NHẤT 50%: Công việc được giao tự động trong các quy trình
- TĂNG 150%: Hiệu suất quản trị và năng suất nhân sự
Không chỉ với các doanh nghiệp non trẻ, các doanh nghiệp lâu năm cũng cần có một quy trình làm việc tối ưu cho phù hợp với tình hình thực tế hiện nay. Sự hỗ trợ và kiểm soát của phần mềm sẽ giúp bạn nhìn nhận được các yếu điểm trong hệ thống làm việc theo từng thời kỳ. Từ đó, nhà lãnh đạo có thể thay đổi và bổ sung sớm nhất quy trình khi cần để gia tăng hiệu quả làm việc.
Từ khi ra đời, phần mềm hỗ trợ số hóa quy trình – FastWork đã được hơn 5000 khách hàng tiêu biểu tin tưởng triển khai thành công giải pháp như: CMC Telecom, Metro Mart, VietinBank, Mobifone, EVN, Petrolimex, Honda, Vietnam Post, Bệnh viện đa khoa Phú Thọ,…
Liên hệ với các chuyên gia chuyển đổi số của chúng tôi để được tư vấn 1-1 với bài toán riêng của doanh nghiệp bạn ngay hôm nay!
