Quản lý nhân viên làm việc từ xa – giải bài toán năng suất cho nhà quản trị

By 8 Tháng Một, 2021Tháng Hai 1st, 2021Business Hack, Kiến thức

Ngày nay các doanh nghiệp đang nắm bắt một xu hướng làm việc hiện đại mới đó là sử dụng nguồn nhân lực tài năng đến từ khắp nơi trên thế giới. Vậy làm thế nào để nhà quản trị có thể quản lý nhân viên làm việc từ xa, đồng thời duy trì mối quan hệ lâu dài đó dù khoảng cách địa lý có hàng ngàn kilomet? Điều này thực sự là không hề dễ dàng chút nào bởi việc khoảng cách ảnh hưởng đến mối quan hệ là điều không ai mong muốn. 

Với sự phát triển của công nghệ ngày nay, nơi mọi tài nguyên thông tin đều có thể được tiếp cận với mọi người từ mọi ngóc ngách đã khiến việc giao tiếp trực tiếp ngày một ít hơn. 

Tuy nhiên hoạt động quản lý từ xa là trách nhiệm của một nhà quản trị. Công việc của một nhà quản trị trong việc quản lý đội nhóm làm việc từ xá đã trở nên thách thức hơn bao giờ hết. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn cho nhà quản trị cách thức quản lý từ xa khiến cho công việc hiệu quả mà vẫn giữ được nhiệt huyết của đội ngũ làm việc.

Nhân viên làm việc từ xa là gì?

Chủ để làm việc từ xa xuất hiện kể từ khi đại dịch Covid-19 bùng phát, khi đó hầu hết mọi người đều nghi ngờ tính hiệu quả về phương thức làm việc từ xa. Nhưng giờ đây, mọi hoạt động hay quá trình làm việc đều liên quan đến việc kết nối các nhóm làm việc, dự án tại các quốc gia và lục địa khác nhau.

Nhân viên làm việc từ xa là gì?
Nhân viên làm việc từ xa là gì?

Đội ngũ làm việc từ xa là tập hợp một nhóm các chuyên gia đến từ các múi giờ khác nhau, họ bao gồm các văn hóa khác nhau và kỹ năng đa dạng cùng làm việc trong một dự án thống nhất.

Mỗi cá nhân sẽ làm việc ở một vị trí riêng biệt, sống và làm việc ở các thành phố khác nhau.Sẽ có rất nhiều sự khác biệt khi quản lý trực tiếp đội ngũ làm việc ngay tại văn phòng so với việc quản lý họ từ xa. 

Đối với nhà quản trị khi phải quản lý nhân viên làm việc từ xa, sẽ có những thách thức đi kèm bao gồm việc quản lý dự án, quản lý nhóm, giữ cho công việc trôi chảy đúng tiến độ. Bên cạnh đó là những lợi ích về văn hóa làm việc từ xa. Một vài số liệu nghiên cứu về hoạt động làm việc từ xa đến từ cuộc khảo sát của Connect Solutions cho thấy:

  • 30% nhân viên được hỏi nói rằng họ hoàn thành công việc nhiều hơn trong thời gian ngắn hơn
  • 82% cho biết họ làm việc với mức độ căng thẳng thấp hơn

 Cũng theo Harvard Business Review cho thấy:

  • 87% nhân viên cảm thấy kết nối hơn nhờ các công cụ hội nghị trực tuyến mới.

>>> Tham khảo ngay Vì sao doanh nghiệp SME nên sử dụng Phần mềm Quản lý công việc

Những thách thức trong việc quản lý nhân viên làm việc từ xa

Ngày nay khi lực lượng làm việc từ xa càng trở nên phổ biến, các thách thức liên quan đến quản lý nhân viên làm việc từ xa càng tăng lên như

  • Thiếu công cụ giao tiếp phù hợp
  • Sử dụng không đúng nguồn lực
  • Thiếu sự phân công trách nhiệm cá nhân 
  • Sự tôn trọng thời gian người khác
  • Không có vai trò, nhiệm vụ rõ ràng
  • Thiếu lịch trình công việc
  • Khó theo dõi hiệu suất nhân viên
  • Thiếu tính gắn kết nhóm
  • Nâng cao giá trị mỗi cá nhân đối với nhóm làm việc

Các vấn đề nhà quản trị phải đối mặt để quản lý nhân viên làm việc từ xa

  1. Sử dụng đúng công cụ làm việc từ xa

Hãy chắc chắn rằng đội ngũ của bạn đang sử dụng đúng các công cụ phù hợp và chính xác để hoạt động cộng tác từ xa trở nên hiệu quả. Công nghệ ngày nay đã giúp chúng ta có một nhóm làm việc hiệu quả trên toàn cầu. Vì vậy cần thông qua các công cụ phù hợp để giúp việc tổ chức công việc từ xa trên tập trung 1 hệ thống.

2. Tính hợp tác của các thành viên

Tính hợp tác là một phần quan trong trong doanh nghiệp và cũng là một mặt hạn chế đối với các nhóm làm việc từ xa. Sức mạnh đoàn kết là khi cả đội ngũ cùng có tinh thần đồng đội và kết hợp lẫn nhau. Sự thiếu phối hợp dẫn đến việc quản lý không tốt, ảnh hưởng đến việc tổ chức dự án theo đúng tiến độ. 

Tính hợp tác giữa các thành viên là một trong những thách thức cho nhà quản trị trong quản lý công việc từ xa
Tính hợp tác giữa các thành viên là một trong những thách thức cho nhà quản trị trong quản lý công việc từ xa

3. Sự khác biệt về văn hóa

Một trong những thách thức lớn nhất khác trong việc quản lý nhân viên từ xa đến từ các quốc gia khác nhau, nơi mỗi người có quan điểm khác nhau về công việc và ranh giới gia đình.

Đối với việc điều phối lực lượng lao động quy mô toàn cầu, các nhà quản trị thường thiếu hiểu biết về sự khác biệt văn hóa. Mỗi người đến từ các nền văn hóa khác nhau sẽ có những quan điểm, thái độ làm việc khác nhau. Làm việc với đội ngũ từ xa chưa bao giờ trở nên dễ dàng nhưng chắc chắn cũng không khó như nhiều nhà quản trị có thể tưởng tượng. 

“Một khi bạn hiểu và đánh giá cao nền tảng văn hóa của người khác, bạn có thể kết nối với họ nhiều hơn”

4. Thiết lập trình quản lý

Đội ngũ nhân viên làm việc từ xa luôn có một không gian làm việc tự do cho riêng mình. Vậy để làm thế nào để nhà quản trị có thể biết rằng mỗi cá nhân có đang làm việc và thực hiện nhiệm vụ đúng deadline hay không? Đó luôn là một bài toán cần lời giải của các nhà quản trị bởi việc khó khăn và hạn chế trong việc kiểm soát.

Do đó để tạo môi trường làm việc minh bạch, nhà quản trị cần thực hiện các hoạt động 

  • Thiết lập vai trò và trách nhiệm rõ ràng
  • Thảo luận về mục tiêu cụ thể trong dự án với các thành viên để mọi người hiểu được trách nhiệm
  • Đưa ra lịch làm việc, ngày nghỉ, thời gian họp và các nội quy cơ bản khác của đội ngũ
  • Theo dõi các chỉ số dự án
  • Giám sát tốt mọi vấn đề

Hướng dẫn nhà quản trị quản lý nhân viên làm việc từ xa

Các công ty lớn như Aha, NationBuilder, Automatic Buffer và nhiều công ty khác đang hoạt động thành công với tư cách là các công ty làm việc từ xa 100%. Nếu bạn là một nhà quản trị và đang tìm kiếm một vài phương pháp về cách quản lý nhân viên làm việc từ xa thì dưới đây là một vài gợi ý:

  1. Đặt ra ranh giới từ xa với nhân viên

Đội ngũ nhân viên làm việc từ xa sẽ cần một vài quy tắc về công việc và cuộc sống cá nhân khi làm việc. Các cá nhân trong đội ngũ làm việc với các múi giờ khác nhau, do đó việc trò chuyện hoặc email có thể gây phiền đến cuộc sống cá nhân của họ.

Nhà quản trị cần thảo luận về thời gian làm việc với từng thành viên trong đội ngũ, thông qua việc tôn trọng thời gian làm việc của mỗi cá nhân. Điều này giúp xây dựng mối quan hệ tích cực với nhân viên, nhằm đảm sự kết nối luôn được thông suốt.

2. Khuyến khích sự đa dạng của mỗi cá nhân

Không có gì ngạc nhiên khi một đội ngũ làm việc xuyên quốc gia gặp trở ngại về văn hóa. Đôi khi việc đa dạng văn hóa dẫn đến sự hiểu lầm và xung đột cũng khiến hoạt động team-work trở nên khó khăn. Do đó, việc chấp nhận sự đa dạng văn hóa cho phép hoạt động xây dựng nhóm hiệu quả hơn.

Nói một cách đơn giản đó là những người khác nhau đến từ những khu vực khác nhau hãy luôn sẵn sàng đón nhận những phản hồi, thúc đẩy tư duy tôn vinh sự khác biệt, tôn trọng các quốc gia và khác biệt văn hóa mỗi quốc gia đó.

Nhà quản trị cần đưa ra mục tiêu và kỳ vọng cụ thể vào công việc cho đội ngũ làm việc từ xa của mình
Nhà quản trị cần đưa ra mục tiêu và kỳ vọng cụ thể vào công việc cho đội ngũ làm việc từ xa của mình

3. Đưa ra mục tiêu và kỳ vọng cụ thể

Mỗi doanh nghiệp làm việc đều có những mục tiêu cụ thể dù là làm việc trực tiếp hay trực tuyến. Xác định mục tiêu cụ thể và rõ ràng sẽ giúp cho sự tập trung của nhân viên nỗ lực hướng đến mục tiêu chính xác hơn. Nhà quản trị cần đặt mục tiêu, kỳ vọng rõ ràng trong những điều sau:

  • Giờ làm việc
  • Phương tiện thông tin liên lạc
  • Sự đúng giờ
  • Thời hạn thực hiện các dự án, công việc
  • Các cuộc họp đã lên kế hoạch
  • Phản hồi email

4. Nâng cao kỹ năng giao tiếp trực tuyến

Thực tế có rất nhiều nhóm làm việc được hỏi đã trả lời rằng họ gặp trở ngại lớn nhất trong khi làm việc từ xa đó là giao tiếp. Nếu không có một kỹ năng giao tiếp trực tuyến tốt sẽ rất khó để kết nối các cá nhân trong nhóm với nhau.

Trong mỗi cuộc trò chuyện, hãy truyền đạt một cách nhanh chóng và ngắn gọn để mọi người không bị nhầm lẫn thông tin. Ngoài ra, nhà quản trị cũng cần phát triển kỹ năng viết và nói chuyện bằng việc sử dụng chính xác các công cụ làm việc trực tuyến để đạt hiệu quả. 

5. Sử dụng một phần mềm quản lý công việc, dự án phù hợp

Văn hóa làm việc từ xa sẽ phát triển mạnh mẽ nếu nhà quản trị biết tận dụng phần mềm quản lý nhóm thích hợp để lập kế hoạch nhiệm vụ, dự án, công việc và con người. Đây là những gì một nhà quản trị có thể triển khai hoạt động với đội ngũ của mình thông qua phần mềm:

  • Giao tiếp với đội ngũ làm việc
  • Theo dõi quá trình phát triển dự án
  • Theo dõi năng suất làm việc 
  • Duy trì và quản lý bảng chấm công
  • Chia sẻ thông tin theo thời gian thực
  • Thảo luận, trao đổi về công việc
  • Có thể tương tác mọi lúc mọi nơi

>>> Tham khảo bài viết 4 phần mềm Quản lý làm việc nhóm hiệu quả nhất

Sử dụng phần mềm quản lý công việc phù hợp là một trong các phương pháp quản lý công việc từ xa
Sử dụng phần mềm quản lý công việc phù hợp là một trong các phương pháp quản lý công việc từ xa

So với việc làm việc từ xa, làm việc trực tiếp cùng nhau sẽ đơn giản hơn nhiều. Khi làm việc từ xa, nhà quản trị sẽ phải cố gắng trong việc quản lý và giao tiếp để có thể nắm bắt tốt đội ngũ của mình. Bởi xu hướng toàn cầu hiện nay do đó người quản trị phải không ngừng trau dồi kỹ năng quản lý nhân viên làm việc từ xa của mình.

Hãy sẵn sàng loại bỏ những tư duy cũ kỹ và nỗ lực thúc đẩy sự phát triển đội ngũ của mình để hướng tới thành công của doanh nghiệp. 

Chúc các nhà quản trị luôn hoạt động hiệu quả với đội ngũ của mình !

>>> Nhận ngay ưu đãi Tặng miễn phí 1 năm sử dụng Phần mềm Quản lý công việc

Leave a Reply