Lập kế hoạch là giai đoạn quan trọng quyết định nên sự thành công của mỗi dự án trong doanh nghiệp. Một bản kế hoạch dự án được xây dựng chi tiết, bài bản sẽ giúp nhân viên và nhà quản lý thực hiện công việc có quy trình, dễ dàng và hiệu quả hơn.
Trong bài viết này, FastWork sẽ cung cấp đến bạn những kiến thức hữu ích về việc lập kế hoạch dự án. Đồng thời, hướng dẫn cách lập kế hoạch dự án và mẫu excel quản lý dự án hữu ích với Nhà quản lý.
Mục lục nội dung:
5 giai đoạn của vòng đời dự án
Viện Quản lý Dự án, cuốn Kiến thức Quản lý Dự án, đã thông tin một dự án gồm 5 giai đoạn sau. Trong đó, giai đoạn lập kế hoạch dự án được xem là cần chú trọng nhất.
- Khởi đầu: Xuất phát từ thực tiễn, nghiên cứu, bắt đầu ý tưởng dự án và xác định các mục tiêu của dự án
- Lập kế hoạch: Trong giai đoạn lập kế hoạch dự án, phạm vi của dự án được xác định bằng cấu trúc phân chia công việc (WBS) và phương pháp luận của dự án để quản lý dự án được quyết định. Chi phí, chất lượng và nguồn lực được ước tính, đồng thời xác định lịch trình dự án với các mốc quan trọng và nhiệm vụ phụ thuộc. Mục tiêu chính của giai đoạn này là xây dựng được kế hoạch dự án của bạn.
- Thực hiện: Giai đoạn này thực hiện bàn giao các công việc trong dự án. Thông thường, giai đoạn này bắt đầu bằng cuộc họp khởi động và sau đó là các cuộc họp nhóm và báo cáo tình trạng trong khi dự án đang được thực hiện.
- Giám sát & Kiểm soát: Giai đoạn này được thực hiện song song với giai đoạn thực hiện dự án. Các chỉ số về tiến độ và hiệu suất được đo lường để giữ cho tiến độ của dự án phù hợp với kế hoạch dự án.
- Kết thúc dự án: Dự án hoàn thành khi bên liên quan nhận được sản phẩm cuối cùng. Các nguồn lực được giải phóng, các hợp đồng được ký kết và lý tưởng nhất là sẽ có đánh giá về những thành công và thất bại.
Lập kế hoạch dự án là gì?
Kế hoạch dự án hay kế hoạch quản lý dự án là bản mô tả quy trình thực hiện dự án từ lúc bắt đầu triển khai đến khi kết thúc. Các yếu tố được đề cập trong kế hoạch dự án có thể bao gồm: mục tiêu, chi phí, phân chia trách nhiệm công việc, quy định thời gian, quy trình đánh giá, kiểm soát chất lượng…
Bản kế hoạch sẽ được doanh nghiệp cập nhật, điều chỉnh trong suốt quá trình dự án triển khai.
Lập kế hoạch dự án: Xác định rõ mục tiêu và nhiệm vụ của mình
Qua 5 vòng đời trên, giai đoạn lập kế hoạch dự án đóng vai trò vô cùng quan trọng. Sẽ rất khó để một dự án thành công khi nhân viên hay nhà quản lý không xác định rõ mục tiêu và nhiệm vụ của mình.
Bản kế hoạch được xây dựng hiệu quả sẽ giúp bạn dễ dàng hình dung các bước thực hiện, chuẩn bị sẵn tất cả nguồn lực cho dự án. Những quy định ràng buộc như thời gian, phạm vi trách nhiệm, chi phí có trong bản kế hoạch sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu các rủi ro phát sinh. Đồng thời, tránh việc xử lý nhiệm vụ chồng chéo, lãng phí các nguồn lực.
Ngoài ra, nó còn giúp nhà quản lý so sánh được thực tế dự án diễn ra với bản kế hoạch, theo dõi hiệu suất làm việc của nhân sự. Từ đó đưa ra các phương án điều chỉnh và cải thiện kịp thời để dự án đạt được kết quả đúng kỳ vọng.
Six Sigma (6 sigma) lần đầu tiên được giới thiệu vào những năm 1980 bởi Bill Smith, một kỹ sư của Motorola. Ý tưởng ban đầu của phương pháp tiếp cận này là cải thiện đáng kể quy trình bằng cách xác định và loại bỏ các khiếm khuyết, đồng thời nâng cao chất lượng sản phẩm. Bạn đã biết phương pháp 6 sigma trong quản lý dự án hiệu quả?
Các bước lập kế hoạch dự án cơ bản nhất
Dưới đây là 4 bước để lập một bản kế hoạch dự án bài bản, các doanh nghiệp có thể tham khảo.
Bước 1: Xác định mục tiêu dự án
Để xác định chính xác mục tiêu, bạn cần hiểu rõ về đối tượng dự án hướng tới. Đó có thể là khách hàng, người dùng sản phẩm, các nhà lãnh đạo,… Tùy thuộc vào bản chất của mỗi dự án, các bên liên quan cũng có thể bao gồm cá nhân, tổ chức bên ngoài hoặc các thành viên trực tiếp làm việc trong dự án.
Bạn nên thu thập thông tin hoặc tổ chức các cuộc họp để thảo luận về các nguồn lực, thống nhất mong muốn giữa các bên. Từ đó cụ thể hóa mục tiêu cho dự án. Đồng thời, để bám sát với thực tế, mục tiêu đặt ra cần đảm bảo nguyên tắc SMART:
- S – Specific: Cụ thể, dễ hiểu
- M – Measurable: Đo lường được
- A – Attainable: Trong khả năng, có thể đạt được
- R – Realistic: Tính thực tế
- T – Time-Bound: Thời hạn hoàn thành
Bước 2: Thiết lập lộ trình triển khai, phân bổ tài nguyên
Để dễ theo dõi và quản lý, bạn nên chia dự án thành các giai đoạn và giới hạn thời gian cụ thể. Thực hiện các nhiệm vụ theo thứ tự mức độ ưu tiên. Thời gian hoàn thành công việc có thể tính theo giờ, ngày, tuần hoặc tháng, tùy thuộc vào độ phức tạp của dự án. Bạn cũng nên sử dụng các công cụ đo lường, kiểm soát để đảm bảo dự án diễn ra theo đúng tiến độ.
Lộ trình dự án bao gồm những nội dung chính:
- Xác định ngày bắt đầu, nghiệm thu, kết thúc và những cột mốc quan trọng trong quá trình triển khai dự án
- Các nguồn lực cần để thực hiện dự án, ngân sách dự trù…
- Mối quan hệ phụ thuộc giữa các công việc trong dự án
- Phân chia đầu việc cho từng cá nhân, nhóm, phòng ban thực hiện dự án
Bước 3: Quản lý rủi ro phát sinh
Khi triển khai dự án, bạn có thể sẽ gặp phải các tình huống không thuận lợi. Những rủi ro đó có thể là: nhân sự không đáp ứng, dự trù sai kinh phí, dự tính sai thời gian, đối tác thay đổi yêu cầu,… Việc tính toán trước những trường hợp phát sinh có thể xảy ra giúp bạn có phương án chủ động để kiểm soát kịp thời. Từ đó hạn chế tối đa những tác động tiêu cực, đảm bảo dự án vẫn hoạt động thông suốt. Gợi ý bạn tham khảo Hướng dẫn xây dựng kế hoạch quản trị rủi ro dự án từ A-Z.
Bước 4: Trình bày kế hoạch & tiếp nhận phản hồi
Sau khi xây dựng xong kế hoạch dự án, bạn hãy trình bày & thảo luận lại với các bên liên quan. Việc này giúp những người tham gia hiểu rõ lộ trình, nhiệm vụ để chuẩn bị triển khai dự án. Ngoài ra, bạn cũng nên ghi nhận những ý kiến đóng góp, phản hồi để điều chỉnh bản kế hoạch được hoàn hảo.
10 “cạm bẫy” thường gặp khi lập kế hoạch dự án
Có thể bạn chưa có nhiều kinh nghiệm trong lập quản lý dự án, ngoài những hướng dẫn và đề xuất công cụ & mẫu Excel trên, gợi ý bạn tham khảo thêm 10 cạm bẫy thường gặp khi lập kế hoạch dự án:
- Không nhất quán
- Nhân sự thiếu kinh nghiệm
- Thiếu linh hoạt
- “Lạc quan” để công việc quá hạn
- Thiếu kết nối, tương tác nội bộ
- Dự toán ngân sách không hợp lý
- Giám sát kém
- Vai trò không xác định
- Không có sự ủng hộ của các bên liên quan
- Thiếu minh bạch
Đọc nội dung đầy đủ về những lỗi thường gặp khi xây dựng kế hoạch dự án
Mẫu kế hoạch triển khai dự án bằng Excel
Bên cạnh lập kế hoạch và quản lý dự án trên phần mềm, lập kế hoạch dự án với excel là cách được nhiều doanh nghiệp sử dụng bởi tính trực quan, dễ dàng theo dõi và sắp xếp công việc. Dưới đây là một số mẫu excel về kế hoạch dự án bạn có thể tham khảo:
Nhìn chung, bản kế hoạch dự án trình bày trên Excel sẽ cần có những thông tin sau:
- Tên các đầu mục công việc sẽ làm
- Phân rõ người phụ trách từng công việc
- Ngày dự kiến bắt đầu thực hiện dự án
- Ngày dự kiến kết thúc dự án
- Tiến độ xử lý công việc
- …
???? Nếu bạn đang cần mẫu Excel quản lý dự án: Đừng quên tải bản lập kế hoạch dự án mẫu Miễn Phí 20 Mẫu Excel Quản Lý Tiến Độ Dự Án, Phòng Ban
Lập kế hoạch dự án, kết hợp theo dõi & đánh giá tiến độ thực hiện, sức khỏe dự án trên App
Ngoài việc lập kế hoạch dự án bằng phương pháp thủ công, các doanh nghiệp có thể tìm hiểu những công cụ quản lý dự án hiện đại như phần mềm FastWork Project – quản lý linh hoạt mọi lúc mọi nơi trên app mobile và web app, với chi phí nhỏ, phù hợp với nhóm và SMEs. Tham khảo thêm ICFOOD Việt Nam quản lý dự án sản xuất hiệu quả với FastWork.
Phần mềm quản lý dự án FastWork Project giúp doanh nghiệp quản lý tập trung hàng trăm dự án trực tuyến trên một màn hình. Với FastWork Project, bạn có thể dễ dàng lập kế hoạch dự án, phân bổ nguồn lực theo cấu trúc WBS, quản lý chi phí chính xác, theo sát tiến độ từng hạng mục kịp thời.
Dưới đây là hướng dẫn lập kế hoạch dự án cơ bản trên FastWork Project, doanh nghiệp có thể tham khảo:
Bước 1: Khởi tạo dự án, thêm các trường thông tin về dự án, người thực hiện, người theo dõi… bạn cũng có gán khách hàng, hợp đồng theo từng dự án
Bước 2: Trong dự án, bạn thêm danh sách công việc, gán người thực hiện vào từng công việc kèm thời gian thực hiện. Quản lý có thể theo dõi chi tiết tiến độ từng công việc, theo dõi nhanh công việc đã quán hạn, nhân sự nào đang chậm tiến độ, đánh giá điểm & chất lượng công việc trong từng dự án.
FastWork Project cho phép theo dõi kế hoạch dự án ở nhiều mô hình khác nhau: dạng danh sách, nguồn lực, lịch biểu, board, gantt chart. Nhà quản lý dễ dàng theo dõi thu chi trong dự án, nhân sự chủ động gửi và quản lý phê duyệt đề xuất gán liền trong từng dự án.
Bước 3: Theo dõi tổng quan tình hình sức khỏe dự án qua số liệu về tiến độ kế hoạch và tiến độ thực tế, các cảnh báo về KPI tiến độ, tình trạng dự án. Với dashboard tổng quan này, nhà quản lý nhanh chóng nắm bắt được những rủi ro có thể xảy ra. Kiểm tra chi tiết từng hạng mục công việc để tìm ra điểm tắc nghẽn khi thực thi dự án.
FastWork Project hỗ trợ quản lý theo dõi, nắm bắt nhanh tình hình hàng trăm dự án trên 1 màn hình duy nhất.
Ngoài những thông tin cơ bản trên, FastWork Project cung cấp nhiều tiện ích phù hợp để quản lý nhiều dự án phức tạp như dự án thi công, xây dựng, phát triển sản phẩm, dự án của các phòng ban… Quý doanh nghiệp có nhu cầu tìm hiểu về tính năng và trải nghiệm Demo Free phần mềm Quản lý dự án FastWork Project có thể liên hệ tới 0983-089-715 hoặc để lại thông tin đăng ký dưới Form để được tư vấn miễn phí.
- Đọc thêm: EVN PECC4 tháo gỡ nút thắt quản lý dự án với FastWork Project
- Top 9 phần mềm Quản lý Dự án tốt nhất cho các doanh nghiệp Việt Nam
- Lập kế hoạch dự án trên 20 phần mềm quản lý dự án sau. Tại sao không?
