Tạo cấu trúc phân chia công việc (Work breakdown structure – WBS) là phương pháp quản lý dự án được dùng phổ biến trong ngành xây dựng. Dù bạn là người mới vào nghề hay chuyên gia dày dặn kinh nghiệm thì việc lập WBS cho dự án xây dựng không phải lúc nào cũng dễ dàng. Các phương pháp, mẹo hay để lập WBS hiệu quả cho mọi dự án xây dựng được dân trong nghề truyền tai nhau là gì? Mời bạn tham khảo qua bài viết được FastWork tổng hợp dưới đây.
Mục lục nội dung:
Lập WBS cho dự án xây dựng là gì?
Cấu trúc phân chia công việc – WBS trong xây dựng là cách phân cấp công việc để tổ chức một dự án xây dựng. WBS giúp phân rã công trình bàn giao của dự án xây dựng thành các gói công việc (work packages) hay còn gọi là hạng mục nghiệm thu có thể quản lý, kiểm soát.
↪️ Xem thêm: 9 phần mềm quản lý dự án xây dựng tiêu biểu, có hỗ trợ số hóa WBS dự án, quản lý theo thời gian thực
Thông thường, người chịu trách nhiệm lập WBS cho một dự án xây dựng là ban lãnh đạo hoặc ban quản lý dự án. Mấu chốt của việc lập WBS là bóc tách, phân chia công trình thành các hạng mục lớn và tiếp tục bóc tách thành các công việc, nhiệm vụ con, ghép chúng thành sơ đồ, lên timeline và móc nối các hạng mục có liên quan lại với nhau. Bằng cách đó, bạn sẽ biết chính xác dự án sẽ được tiến hành như thế nào thông qua sơ đồ phân ra công việc WBS.
Đặc biệt khi áp dụng các phần mềm quản lý dự án, bạn có thể biểu diễn WBS & theo dõi kế hoạch dự án ở nhiều định dạng khác nhau: danh sách, lịch biểu, board, gantt chart,…
Cấu trúc của một WBS trong dự án xây dựng thường có 3 cấp độ:
- Phần trên cùng của một WBS là sản phẩm hoàn thiện của dự án, ví dụ tòa nhà A, cửa hàng B, khu đô thị C
- Tiếp đến bạn chia nhỏ dự án thành các điểm kiểm soát (milestones) nhỏ hơn hoặc các giai đoạn cần thiết để có thể bàn giao công trình
- Và cấp cuối cùng của một WBS đại diện cho các hạng mục công việc/ nhiệm vụ nhỏ nhất. Ở cấp độ này, bạn có thể tìm thấy các gói công việc thành phần cụ thể trong dự án xây dựng như hoàn thành mái nhà, sơn nội thất,… Các nhà quản lý thường gọi hạng mục này là các phần tử đầu cuối (terminal elements).
Khi lập WBS cho dự án xây dựng, bạn phải tuân thủ theo quy tắc 100%. Nghĩa là một cấu trúc phân chia công việc phải bao quát toàn bộ phạm vi dự án, bao gồm tất cả các sản phẩm bàn giao: thiết kế, kỹ thuật & quản lý dự án. Và tổng số công việc ở cấp “con” phải bằng 100% công việc ở “cấp độ mẹ”.
Không chỉ trong xây dựng, WBS còn là công cụ quản lý đa năng được dùng trong nhiều loại dự án khác nhau. Xem thêm mẫu cấu trúc phân chia công việc trong các lĩnh vực & những nguyên tắc cần lưu ý khi xây dựng WBS tại đây.
Ngoài ra, gợi ý bạn tìm đọc thông tin về phần mềm quản lý dự án thi công xây dựng FastCons, hỗ trợ lập quản lý dự án theo mô hình WBS, sử dụng linh hoạt trên App mobile và App web. FastCons gồm nhiều tính năng hữu ích như quản lý khối lượng, tiến độ thi công, vật tư hay tài chính công trường…
Tại sao cần lập WBS cho dự án xây dựng?
Lập WBS bản chất là bổ nhỏ dự án thành các công việc, hạng mục nhỏ hơn được sắp xếp theo cấu trúc để dễ quản lý và kiểm soát. Khi nhìn vào WBS, bạn sẽ biết chính xác để hoàn thiện dự án này cần phải thực hiện những công việc gì, với thứ tự như thế nào? và khối lượng cùng thời gian ước tính hoàn thiện là bao lâu? Việc phân tách dự án thành các đầu việc nhỏ hơn cho phép nhà quản lý ước tính chi phí, kiểm soát tiến độ và ngân sách dễ dàng.
WBS cũng giúp phân chia trách nhiệm rõ ràng trong một tổ chức. Hạng mục nào giao thầu, thầu phụ là ai với khối lượng ký kết là bao nhiêu? Hạng mục nào do doanh nghiệp tiến hành thi công thì sẽ do ai phụ trách, dự trù nguồn lực như thế nào? WBS sẽ trả lời chính xác câu hỏi dự án này có những ai tham gia, vai trò của các bên liên quan là gì, và nhiệm vụ của họ là gì để góp phần hoàn thành dự án. Như vậy, các mục tiêu chính khi lập WBS cho dự án xây dựng bao gồm:
- Chi tiết, trực quan hóa các nhiệm vụ và hạng mục bàn giao cho đội nhóm và nhà thầu phụ
- Xác định các mốc thời gian quan trọng: thời điểm tiến hành và kết thúc hạng mục (nghiệm thu hạng mục)
- Xác định tiêu chí nghiệm thu và đánh giá chất lượng
- Kiểm soát và hạn chế rủi ro dự án
- Cung cấp thông tin về dự toán, dự trù nguồn lực trên từng đầu việc & hạng mục thi công.
↪️ Tải miễn phí: Mẫu bảng tiến độ thi công xây dựng 2023 & hướng dẫn thiết lập
2 Hướng lập WBS cho dự án xây dựng
Có 2 cách tổ chức cấu trúc phân chia công việc được dùng phổ biến trong các dự án xây dựng, đó là: theo hạng mục công trình hoặc theo giai đoạn.
1. Phân chia công việc theo hạng mục công trình
Nhiều chuyên gia quản lý dự án xây dựng cho rằng, cách lập WBS theo phương pháp này cần tập trung vào các hạng mục bàn giao hữu hình chứ không phải quy trình.
Hệ thống phân cấp cho loại WBS này giúp bạn nắm bắt được công trình sẽ bàn giao hoặc các chuyển giao tạm thời sau khi triển khai dự án xây dựng. Dưới đây là ví dụ về một WBS trong dự án xây dựng nhà ở được bóc tách nhỏ hơn thành các hạng mục thi công kèm đầu mục nghiệm thu chi tiết:
Lập WBS theo hạng mục công trình mang lại những lợi ích:
- Giúp đơn giản hóa quá trình ước tính chi phí.
- Cho phép các bên liên quan xem bao quát phạm vi công việc
- Làm rõ mối quan hệ giữa các nhiệm vụ
- Có thể áp dụng trong tất cả các giai đoạn của dự án.
- Dễ dàng điều chỉnh khi dự án thay đổi
2. Phân chia công việc theo giai đoạn
Loại WBS này chia dự án xây dựng thành các giai đoạn, và thiết lập trình tự thời gian cho các giai đoạn đó. Nó phản ánh đầy đủ các bước cần thực hiện để hoàn thiện một công trình.
Tuy nhiên, quản lý dự án xây dựng thường phức tạp và phát sinh nhiều biến số so với khi bắt đầu. Việc nắm bắt tất cả hoạt động xuyên suốt dự án xây dựng sẽ khó hơn việc xác định các hạng mục cần bàn giao. Do đó khi tạo WBS, bạn dễ mắc lỗi như tổng số hoạt động (activities) ở cấp độ con nhiều hơn hoặc ít hơn phạm vi dự án cho phép, vi phạm nguyên tắc 100% như chúng tôi đã đề cập ở trên.
Dưới đây là ví dụ lập WBS cho dự án xây dựng đường hầm. Với 5 giai đoạn chính: Khảo sát & thiết kế; Phê duyệt bản vẽ; Ước tính & chuẩn bị; Tiến hành xây dựng và Đóng dự án.
5 Bước lập WBS cho dự án xây dựng
Khởi tạo và triển khai cấu trúc phân chia công việc cho dự án xây dựng luôn cần sự nỗ lực của cả đội nhóm. Bao gồm: kiến trúc sư, kỹ sư, tổng thầu, quản lý tài chính, và các bên liên quan khác. Khi đó, nhà quản lý – người đóng vai trò kiểm soát WBS cần thu thập thông tin, thảo luận & thống nhất mong muốn giữa các bên trước khi lập WBS.
Sau đó, lấy mục tiêu cuối cùng của dự án – ví dụ một tòa nhà đã hoàn thành, và tuần tự phân rã thành các đơn vị công việc. Bạn cũng có thể áp dụng phương pháp đảo ngược bằng cách đi từ chi tiết – xác định các phần tử công việc nhỏ nhất, đến tổng quan – hoàn thành tòa nhà.
↪️ Tìm hiểu thêm 4 Phương pháp phổ biến để xây dựng bảng công việc WBS cho dự án tại đây
Quy trình 5 bước lập WBS cho một dự án xây dựng:
- Thu thập tất cả các thông tin có sẵn về dự án xây dựng. Tùy thuộc vào tính chất của từng dự án, có thể bao gồm: bản vẽ, nghiên cứu kỹ thuật, hoặc đề xuất công việc của các bên liên quan.
- Xác định mục tiêu dự án dựa trên khả năng thực tế & có thể đo lường được. Đồng thời tạo từ điển WBS cho dự án. Đây là bản mô tả chi tiết từ mã sản phẩm, tiêu chí đánh giá, yêu cầu chất lượng, ước tính chi phí & tiến độ, liệt kê nguồn lực (vật liệu, lao động & thiết bị) cần có để triển khai dự án xây dựng.
- Chọn hướng lập WBS theo sản phẩm phân phối hay theo giai đoạn. Tùy thuộc vào mục đích và tính chất của từng dự án. Nếu bạn đang trong giai đoạn đầu của việc lập kế hoạch, chọn cách tiếp cận dựa trên quy trình sẽ tốt hơn.
- Liệt kê các sản phẩm bàn giao chính theo từng giai đoạn xây dựng. Gắn sản phẩm với các mốc thời gian và quy trình triển khai rõ ràng. Dùng màu sắc để đánh dấu mức độ quan trọng của từng hạng mục & phân biệt gói công việc cần thực hiện để hoàn thành sản phẩm.
- Phân rã sản phẩm thành nhiều cấp độ. Chúng đại diện cho các gói công việc và các phần tử đầu cuối trong sơ đồ WBS. Nhà quản lý phải có khả năng ước tính, đo lường, kiểm soát các gói công việc này. Đảm bảo chúng được triển khai theo tuần tự và có tính liên kết với nhau. Đồng thời linh hoạt điều chỉnh các gói công việc khi dự án thay đổi.
6 Ví dụ bảng WBS điển hình trong dự án xây dựng
Dưới đây là các ví dụ bảng mô tả cấu trúc phân chia công việc hoàn chỉnh sau khi lập WBS cho dự án xây dựng. Các nhà quản lý tham khảo để hiểu rõ bản chất và hình dung rõ hơn về các dạng WBS có thể áp dụng cho một dự án.
- Ví dụ WBS trong dự án xây dựng điển hình: Chia dự án thành các giai đoạn từ lập kế hoạch, triển khai xây dựng, kiểm soát & đánh giá, và đóng dự án.
- WBS trong dự án xây dựng tòa nhà thương mại: Ví dụ cho thấy các mốc quan trọng và sản phẩm bàn giao của dự án. Đồng thời phân cấp rõ ràng các đối tượng và quy trình triển khai từng gói công việc.
- WBS trong dự án kỹ thuật mở rộng nhà máy: Ví dụ minh họa các sản phẩm bàn giao quan trọng trong một dự án, từ quy trình nghiên cứu, thiết kế đáp ứng các yêu cầu phân phối thông tin – RFI trong xây dựng.
- WBS trong dự án xây dựng nhà máy xử lý nước thải
- WBS trong dự án xây dựng cửa hàng bán lẻ
- WBS trong dự án xây dựng cơ sở y tế
Mẫu WBS trong dự án xây dựng bằng Excel miễn phí
Các nhà quản lý có thể tải miễn phí mẫu excel dưới đây để lập WBS cho bất kỳ dự án xây dựng tòa nhà nào. Với template này, bạn tạo bảng cấu trúc phân chia công việc theo giai đoạn hoặc theo hạng mục công trình đều được.
↪️ Tải mẫu excel để bắt đầu lập WBS cho dự án xây dựng tại đây.
Việc tạo một WBS cho dự án xây dựng bằng excel, bảng giấy,… không phải lúc nào cũng mang lại hiệu quả. Nhất là với các dự án phức tạp, đòi hỏi tốc độ hoàn thiện nhanh, trao đổi thông tin xuyên suốt & update tình hình triển khai liên tục, thì việc dùng các công cụ truyền thống là không tối ưu.
Khi đó, chúng tôi khuyến nghị các nhà quản lý nên chuyển sang dùng các phần mềm quản lý dự án xây dựng chuyên sâu như FastCons để việc khởi tạo, kiểm soát bảng WBS & điều hành dự án được dễ dàng hơn.
- Tham khảo thêm Top 21 phần mềm quản lý dự án miễn phí tốt nhất hiện nay
Hướng dẫn lập WBS cho dự án xây dựng trên phần mềm FastCons
Là giải pháp quản lý dự án chuyên biệt dành riêng cho lĩnh vực Xây dựng – Phần mềm FastCons (thuộc nền tảng quản trị doanh nghiệp tổng thể FastWork platform) cho phép các nhà thầu triển khai – theo dõi – kiểm soát realtime hàng loạt dự án thi công cùng lúc. Hỗ trợ nhanh việc lập WBS cho dự án xây dựng là một trong những tính năng ưu việt có trong FastCons.
Doanh nghiệp xây dựng có thể dễ dàng tạo bảng cấu trúc công việc WBS cho dự án ngay trên FastCons chỉ với 2 bước sau.
- Bước 1: Khởi tạo dự án, thêm các trường thông tin về dự án, người thực hiện, người theo dõi… bạn cũng có gán khách hàng, hợp đồng theo từng dự án.
- Bước 2: Tạo hạng mục, tạo công việc hoặc import file WBS excel lên phần mềm. Sau khi đã có bảng công việc, bạn tiếp tục thiết lập mối quan hệ phụ thuộc, công việc cha-con và gán người phụ trách cho từng giai đoạn
Tại giao diện Gantt chart, bạn có thể click chuột vào dấu “+” để thêm công việc mới, hoặc kéo thả chuột trên thanh timeline để điều chỉnh thời gian.
Hỗ trợ hiệu quả Doanh nghiệp Xây dựng quản lý dự án thi công Xây dựng, bên cạnh số hóa wbs của dự án, FastCons giúp quản lý tiến độ công trường, vật tư & tài chính công trường mọi lúc mọi nơi, theo thời gian thực.
Đến nay, FastCons đã được hơn 3500 doanh nghiệp tin dùng, tiêu biểu như Tập đoàn xây lắp PC1, Cát Tường Group, Giao thông Sóc Trăng, Delta Group, Xây dựng Quê Hương, Gia Phú, Xcons,…
Để được tư vấn chi tiết & Demo 1-1 miễn phí về giải pháp quản lý dự án chuyên sâu cho doanh nghiệp Xây dựng, vui lòng liên hệ Hotline 0983-089-715 hoặc điền thông tin đăng ký vào Form bên dưới.
Tìm hiểu thêm:
