Nếu như trước đây, chốn công sở được định nghĩa là nơi làm việc nghiêm túc, luôn tạo không khí căng thẳng, gấp gáp và không có nhiều không gian cho các công việc nhóm. Ngày nay, văn phòng đã trở nên tự do và cởi mở, điều đó tạo nên sự thay đổi lớn trong cách làm việc. Bên cạnh đó, việc các phần mềm hỗ trợ quản lý công việc đang dần đóng một vai trò lớn đối với các doanh nghiệp trên thế giới cũng khiến cho việc cộng tác giữa các đồng nghiệp trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn.
Ở Việt Nam, phần mềm quản lý công việc đang dần dần tạo thành một xu hướng trong cuộc cách mạng chuyển đổi số và được công nhận là một giải pháp hữu ích trong quản lý công việc đặc biệt là các công việc mang tính đội nhóm. Nó không chỉ giúp hỗ trợ đánh giá năng suất làm việc của từng nhân viên mà còn cho thấy được thái độ hợp tác của họ đối với công việc chung.
Bài viết dưới đây nhấn mạnh về 6 yếu tố hữu ích mà phần mềm quản lý công việc trực tuyến FastWork sở hữu khiến công việc nhóm trở nên dễ dàng và cộng tác hiệu quả hơn.
1. Tăng cường khả năng truyền tải thông tin tới từng thành viên.
Như đã đề cập, trước đây mỗi nhân viên sẽ có một không gian làm việc nhỏ, riêng biệt, mọi giấy tờ tài liệu sẽ được cất giữ trong một tủ hồ sơ cá nhân riêng và về cơ bản, mỗi nhân viên gần như tự nhốt mình khỏi thế giới để làm việc. Tuy nhiên ngày nay, FastWork nhận ra giá trị của việc truyền thông và tương tác giữa các nhân viên đối với công việc, do đó, các tính năng hỗ trợ tương tác được đưa vào phần mềm này.
Thông thường tại các doanh nghiệp nhỏ, truyền thông nội bộ gần như không có, việc giao tiếp giữa các thành viên trong nhóm luôn dẫn đến sự thiếu hiệu quả trong công việc. Khi xã hội phát triển hơn, họ nhận ra rằng giao tiếp kém tạo ra rất nhiều bất lợi trong công việc đặc biệt là các công việc mang tính đồng đội. Nó không chỉ khiến sự hợp tác giữa các nhiệm vụ trở nên kém đi, mà các thành viên trong nhóm còn bị lãng phí thời gian khi phải một mình thực hiện nhiệm vụ quan trọng, tự mình tìm kiếm câu trả lời cho mình hay phải kiểm tra email, trả lời và xử lý vấn đề.
Với phần mềm quản lý công việc trực tuyến FastWork, việc giao tiếp trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. FastWork mang đến quyền truy cập vào tất cả các thông tin phù hợp, mọi người đều biết nhiệm vụ của họ và các câu hỏi thắc mắc có thể được trả lời trong vòng vài giây thay vì bỏ lỡ email hoặc đuổi theo ai đó quanh văn phòng cả ngày. Với giao diện giao tiếp cởi mở của FastWork, văn phòng sẽ biến thành một cỗ máy làm việc trơn tru và cuối cùng, khách hàng sẽ là những người được hưởng lợi từ việc này.
Hãy yên tâm rằng, việc chia sẻ dữ liệu cũng như bình luận công việc đều được FastWork bảo mật đối với những người không liên quan. Việc đánh mất dữ liệu cũng không thể tự nhiên biến mất mà không có lý do.
2. Tăng khả năng hợp tác giữa các thành viên trong nhóm
Trong mỗi công việc nhóm, luôn luôn có những ý tưởng mới để chia sẻ, những ý tưởng này dù có ích hay không cũng đều mang tính xây dựng cho công việc trở nên chất lượng hơn. Ngày nay, mọi công ty hay công việc nhóm đều khuyến khích nhân viên đóng góp các ý tưởng mới. Tuy nhiên, trong quá trình làm việc, không phải lúc nào các cuộc họp cũng được tổ chức để những ý tưởng được nêu lên, gửi email cũng dễ dàng bị thất lạc hay leader quá bận rộn để nghiên cứu các ý kiến đó. Hiểu được tâm lý của mọi thành viên trong văn phòng, FastWork mang lại tính năng giúp việc đề xuất ý tưởng và gửi nó tới mọi thành viên trong nhóm dễ dàng hơn bằng cách để những thành viên khác có thể trực tiếp bình luận và đóng góp ý kiến.
Trong phần mềm quản lý công việc FastWork, các tính năng cộng tác rất được chú trọng và yêu thích. Nhìn rộng hơn thì nó còn giúp nhân viên không bị nhốt trong một “chiếc lồng” công việc. Thay vào đó, họ có một nền tảng để kết nối với các đồng nghiệp của mình, yêu cầu phản hồi về một ý tưởng hay yêu cầu trợ giúp về một nhiệm vụ nhất định và không gian văn phòng trở thành một nơi cởi mở, hợp tác toàn diện.
3. Tự động thông báo nhắc nhở công việc
Như đã thấy, phần mềm quản lý công việc FastWork sẽ loại bỏ tất cả sự thiếu hiệu quả tồn tại trong văn phòng trong nhiều năm. Một nhân viên không cần chờ phản hồi email để tự giác hoàn thành một nhiệm vụ cụ thể, Nhà quản lý cũng không phải liên tục rà soát công việc để email nhắc nhở từng người thực hiện. Tất cả mong đợi của nhân viên và Quản lý khi làm việc trong nhóm đều được FastWork đáp ứng.
Với các tiện ích như tự động thông báo giúp cập nhật liên tục thông tin mới về công việc giúp không ai bị bỏ lại phía sau. Bên cạnh đó, đối với mỗi công việc giao cho nhân viên, Nhà quản lý có thể thiết lập lịch nhắc nhở nhân viên hoàn thành công việc trước deadline. Hệ thống sẽ tự động nhắc nhở qua thông báo trên điện thoại và email giúp công việc luôn được ghi nhớ.
4. TeamWork mọi lúc mọi nơi
Ngày nay, với sự linh hoạt của FastWork, cho phép giao tiếp ngay cả khi các thành viên trong nhóm làm việc tại nhà hay tham dự một cuộc họp tại một nơi xa. Thay vì chờ đợi cho đến khi họ trở lại, công việc luôn luôn được tiếp tục và sự cộng tác vẫn xảy ra bất kể nơi nào.
Nền tảng điện toán đám mây giúp người dùng có thể làm việc và cập nhật công việc mọi lúc mọi nơi. Người dùng có thể sử dụng FastWork trên di động, theo dõi giám sát công việc bất cứ lúc nào muốn, ở bất cứ đâu.
5. Nhân viên mới nhanh chóng bắt kịp tiến độ công việc.
Với những nhân viên mới, công việc văn phòng trở nên quá bận rộn để có thời gian tới bắt tay và trò chuyện với từng người để học hỏi công việc. Rất nhiều người nói rằng, họ nắm bắt công việc chậm hơn bởi không được đào tạo kỹ càng cũng như không nhận được nhiều sự giúp đỡ từ các nhân viên khác. Họ cần được giao tiếp nhiều hơn, không phải chỉ để tìm hiểu về nhau, mà để nói về các công việc chung cùng làm sắp tới. Vậy làm sao để một nhân viên mới không mất nhiều thời gian cho việc này?
Với phần mềm quản lý công việc trực tuyến FastWork, rào cản này được nhanh chóng gỡ bỏ và thành viên mới có thể thích nghi với công việc ngay lập tức. Các nhiệm vụ được tạo và giao việc một cách rõ ràng. Mọi tài liệu cần thiết được nhanh chóng gửi đến để tham khảo cũng như các hướng dẫn công việc cũng được vạch ra chi tiết, thậm chí có quy trình làm việc cụ thể, trách nhiệm rõ ràng giữa các thành viên trong nhóm. Như vậy, dù đã bỏ lỡ rất nhiều cuộc họp trước đó, nhưng người mới sẽ nhanh chóng bắt kịp tiến độ và không còn cảm thấy ngại ngùng khi đề xuất ý tưởng. Hay chỉ với một cái tag (gắn thẻ), mọi thắc mắc sẽ được nhanh chóng phản hồi trực tiếp trên phần mềm gắn với từng công việc cụ thể.
6. Giám sát chặt chẽ tiến độ hoàn thành công việc.
Bên cạnh việc tạo môi trường làm việc xuyên suốt, hỗ trợ thường xuyên và tự động nhắc nhở thực hiện, việc giám sát chặt chẽ tiến độ hoàn thành công việc là vô cùng quan trọng để nâng cao hiệu quả làm việc.
FastWork hỗ trợ nhà quản lý giám sát tiến độ thực hiện công việc trực quan trên bởi nhiều mô hình tiên tiến như Kanban, Gantt chart, bảng phân bổ nguồn lực, dashboard,… Nhà quản lý có thể dễ dàng theo dõi các công việc đang hoàn thành đến đâu, có bao nhiêu công việc bị quá hạn, công việc trì trệ do đâu, nhân viên nào đang rảnh rỗi, hiệu quả làm việc của nhân viên thế nào,…điều này giúp mọi kế hoạch công việc luôn trong tầm kiểm soát.
Bằng sự thấu hiểu của mình đối với mọi thành viên trong văn phòng FastWork mang đến một không gian làm việc chất lượng, chuyên nghiệp và cố gắng nâng cấp giá trị theo mong muốn của thị trường, cũng như tính linh hoạt của nó khi áp dụng vào nhiều dự án công việc hay phòng ban. Trước đây. khi các doanh nghiệp còn đắn đo việc đầu tư trả phí để sử dụng phần mềm này sẽ đem lại lợi nhuận gì, bởi hiệu quả công việc sẽ mang lại lợi nhuận ở một khía cạnh khác. Tuy nhiên, khi các khách hàng đầu tiên áp dụng FastWork vào công việc tại công ty mình, họ thấy rằng phần mềm quản lý công việc trực tuyến FastWork đã giúp họ nâng cao hiệu suất làm việc, giảm rất nhiều chi phí cho việc in ấn tài liệu cũng như thời gian cho các buổi họp hành, từ đó tạo ra những giá trị không đo đếm được. Bên cạnh đó, một văn phòng làm việc cởi mở, cộng tác sẽ giúp mỗi ngày đi làm sẽ giảm bớt căng thẳng và chất lượng công việc được nâng cao hơn.
