Metro Mart – ông lớn ngành bán lẻ ứng dụng FastWork vào quản trị điều hành doanh nghiệp 

Metro Mart một trong những startup lớn trong ngành bán lẻ, được thành lập cuối năm 2017. Đến nay, Metro Mart đã có 17 chi nhánh chuyên phục vụ công nhân các nhà máy chế xuất tại các khu công nghiệp lớn của TPHCM và Bình Dương. Để giải quyết triệt để những bất cập trong nội tại Công ty, ban lãnh đạo Metro Mart đã quyết định ứng dụng FastWork vào quản trị và điều hành doanh nghiệp.

Metro Mart – một trong những ông lớn trong ngành bán lẻ thành lập cuối năm 2017

Bài toán chưa lời giải

Chính vì sở hữu đội ngũ nhân viên lớn, với gần 200 người làm việc tại 17 cơ sở khác nhau, nên Metro Mart đang gặp một số bất cập trong quản lý nhân sự. Cụ thể, ban lãnh đạo và bộ phận nhân sự Metro Mart làm chủ yếu việc tại văn phòng trụ sở chính, nên không thể biết được tại mỗi chi nhánh có bao nhiêu nhân viên đi làm, vắng mặt… , và không thể theo dõi chính xác việc nhân viên tuân thủ đúng quy định về thời gian làm việc của Công ty. Hơn thế, không thể biết được bảng công của nhân viên đó có thực sự chính xác hay không nếu nhân viên cấu với quản lý chi nhánh.

Đặc biệt, cán bộ nhân sự Metro Mart mất nhiều thời gian làm bảng công, bởi dữ liệu công từ máy chấm công vân tay đổ về chưa hoàn chỉnh. Khiến phòng nhân sự phải rà soát và phân loại đơn thư được tính công và không tính công để cập nhật vào bảng công. Còn nữa, cán bộ nhân sự phải xác thực lại bảng chấm công của nhân viên chi nhánh với quản lý hoặc check camera tại chi nhánh đó để có dữ công chuẩn nhất. Do vậy, gây mất nhiều thời gian và giảm hiệu suất làm việc của phòng hành chính nhân sự. 

Metro Mart – chuỗi cửa hàng tiện lợi chuyên phục vụ công nhân viên tại các khu công nghiệp lớn tại TP HCM và Bình Dương

Công việc kém hiệu quả, không nắm bắt tình hình công việc cũng là một trong những bài toán đang hiện hữu tại Metro Mart. Cụ thể là giao việc qua các công cụ chat vô tình kiến nhân viên khối văn phòng “tranh thủ” thời gian lướt web, làm việc riêng, lơ là công việc, dẫn đến hiệu suất làm việc giảm, chất lượng công việc kém. Hơn thế, ban lãnh đạo Metro Mart không nắm bắt được tình hình công việc, tiến độ công của nhân viên, chưa xây dựng được quy trình làm việc chuẩn và quản lý công việc rời rạc bằng bảng tính Excel, Folder…

“Tuy bạn đã giao hết trách nhiệm quản lý nhân viên cho cấp dưới, nhưng đôi lúc vẫn muốn chủ động nắm bắt tình hình quân số nhân viên đi làm trong ngày hay chủ động theo dõi tiến độ công việc của từng cá nhân hơn là đợi báo cáo của cấp dưới ” – CEO Hồ Ngọc Chương cho biết. 

Phần mềm quản trị và điều hành doanh nghiệp FastWork đáp án cho bài toán khó tại Metro Mart

Một số người cho rằng, các đơn vị, doanh nghiệp có nhiều chi nhánh làm việc thường cồng kềnh và khó áp dụng công nghệ bởi quá trình đào tạo diễn ra phức tạp, nhân viên chống chế. Tuy nhiên, Metro Mart đã chứng minh điều ngược lại. Hơn 200 nhân viên tại nhiều chi nhánh khác nhau đã nhanh chóng nắm bắt và sử dụng thành thạo phần mềm quản trị và điều hành doanh nghiệp FastWork để phục vụ công việc. 

Chấm công Face ID bằng di động lời giải cho toán quản lý nhân viên tại chuỗi bán lẻ MetroMart

Với nhiều hạn chế như không giúp lãnh đạo chủ động nắm bắt tình hình quân số nhân viên đi làm, vắng mặt trong ngày, không biết nhân viên của mình đang ở đâu, làm gì và có thật sự đang làm việc hay không? Cán bộ nhân sự mất nhiều thời gian tổng hợp bảng công… đã khiến máy chấm công vân tay không còn hiệu quả đối với nhiều doanh nghiệp, trong đó có Metro Mart. 

Đi tìm lời giải cho bài toán trên, ban lãnh đạo Metro Mart đã quyết định thực hiện một thay đổi lớn trong doanh nghiệp đó là sử dụng phần mềm chấm công Face ID bằng di động thay thế máy chấm công vân tay. Quản trị điều hành doanh nghiệp Chấm công Face ID bằng di động giúp ban lãnh đạo Metro Mart chủ động nắm bắt quân số nhân viên đi làm vắng mặt, đi muộn về sớm tại các chi nhánh làm việc

Giờ đây, dù ở bất cứ đâu lãnh đạo Metro Mart đều chủ động nắm bắt nhanh tình hình quân số nhân viên có mặt, vắng mặt tại các địa điểm làm việc. Thậm chí, còn biết được chi tiết nhân viên nào đi muộn, về sớm bao nhiêu lần, bao nhiêu phút và biết được nhân viên của mình đang làm việc tại địa điểm nào nhờ bản đồ công nghệ GPS sau khi nhân viên thực hiện chấm công.

Thay vì chấm công bằng vân tay, nhân viên tại Metro Mart sẽ thực hiện chấm bằng Face ID thông qua app FastWork trên di động để khai báo địa điểm và thời gian vào ca làm việc. Tuy nhiên, bắt buộc nhân viên tại Metro Mart phải sử dụng wifi, bật định vị GPS địa điểm làm việc để chấm công. Quản trị điều hành doanh nghiệp Nhân viên chỉ chấm công được khi sử dụng wifi và bật định vị GPS tại địa điểm làm việc

Ứng dụng công nghệ nhận diện khuôn mặt Face ID, phần mềm chỉ cho phép chấm công được khi hình ảnh chấm công phải trùng khớp với hình ảnh nhận dạng chấm công trên hệ thống. Từ đó, tình trạng gian lận ngày công, chấm công hộ của nhân viên tại Metro Mart được xóa bỏ. 

Triệt tiêu tình trạng gian lận ngày công và chấm công hộ của nhân viên tại các chi nhánh 

Một điểm vượt trội khác biệt khi chấm công Face ID so với chấm công vân tay là không sử dụng đơn thư giấy, bởi phần mềm chấm công Face ID bằng di động của FastWork số hóa hệ thống đơn thư giấy thành đơn thư điện tử. Theo đó, nhân viên tại Metro Mart sẽ thực hiện gửi đơn nghỉ phép, làm thêm, công tác theo mẫu… ngay trên phần mềm bằng di động. Ban lãnh đạo, trưởng bộ phận cũng sẽ phê duyệt đơn ngay trên smartphone. 

Quản trị điều hành doanh nghiệp Hệ thống đơn thư giấy sẽ được quy chuẩn và số hóa thành đơn thư điện tử

Hình thức gửi, phê duyệt đơn điện tử giúp Metro Mart giảm thiểu việc sử dụng giấy tờ trong doanh nghiệp, giảm tối đa thời gian trình ký, phê duyệt và tra cứu, phân loại đơn hưởng lương, không hưởng lương khi làm bảng công. 

Hơn thế, chấm công Face ID bằng di động giúp Metro Mart khắc phục triệt để nhược điểm dữ liệu công không chính xác khi sử dụng hình thức chấm công vân tay. Bởi dữ liệu công không phải tổng hợp tay mà phần mềm sẽ tự động thu thập theo thời gian thực từ hoạt động chấm công, đơn thư để tổng hợp thành bảng công hoàn chỉnh và được quản lý tập trung trực tuyến trên hệ thống đám mây. Ngoài lãnh đạo công ty, cán bộ nhân sự thì nhân viên cũng sẽ chủ động theo dõi được bảng công của mình.

Quản trị điều hành doanh nghiệp Bảng công được phần mềm tự động cập nhật theo thời gian thực từ hoạt động chấm công, đơn thư điện tử

Ông lớn ngành bán lẻ Metro Mart cải thiện hiệu hiệu quả công việc bằng phần mềm quản lý công việc trực tuyến FastWork

Trước khi sử dụng phần mềm quản lý công việc trực tuyến của FastWork, Metro Mart đang thực hiện quản lý công việc bằng bảng tính Excel, Folder, giao việc và trao đổi công việc trên các ứng dụng: zalo, Skype, Facebook… Tuy nhiên, hình thức quản lý công việc và giao việc trên lại vô tình gây khó cho ban lãnh đạo Metro Mart. Khó quản lý tập trung, khó theo dõi tiến độ công việc, không có quy trình, kế hoạch làm việc cụ thể và giao việc thiếu chuyên nghiệp. Đồng thời, tạo cơ hội cho nhân viên “tranh thủ” lướt web, làm việc riêng… dẫn đến công việc kém hiệu quả. 

Giao việc và trao đổi công việc bằng các ứng dụng chat gây mất nhiều thời gian tìm lại thông tin và bị sao nhãng bởi có nhiều nhóm chat

“Sử dụng phần mềm quản lý công việc là quyết định đúng đắn, kịp thời giúp tôi khắc phục được nhiều khó khăn ngay lúc này. Giờ đây, tôi dễ dàng nắm bắt nhanh bức tranh toàn cảnh công việc trong doanh nghiệp dựa trên các giao diện Dashboard, Kanban, lịch biểu… Biết được khối công việc của từng phòng ban, nhân viên, tiến độ công việc đang trong giai đoạn nào và hoạch định thời gian có thể hoàn thành xong công việc đó và quản lý tất cả các công việc tôi giao, tôi trách trên một hệ thống”.

Quản trị điều hành doanh nghiệp Quản lý tổng quan tất cả các công việc trong doanh nghiệp trên một màn hình duy nhất với % tiến độ, trạng thái, tình trạng…

Hình thức giao việc cho nhân viên tại Metro Mart cũng được thay đổi hoàn toàn bằng việc sử dụng phần mềm. Nhân viên phải sử dụng phần mềm để nhận việc, trao đổi đổi công việc, báo cáo tiến độ công việc, khai báo kế hoạch công việc… thay vì giao nhận việc thông qua công cụ chat. Chính vì vậy việc nhân viên tranh thủ lướt web hoàn toàn được loại bỏ.

Hơn thế FastWork còn là một “ người trợ lý” giúp ban lãnh đạo Metro Mart nhắc nhở nhân viên cập nhật thông tin công việc mới, có trao đổi mới, cập nhật tiến độ cố việc và thực hiện công việc đến hạn hằng ngày. Nhờ đó, nhân viên chủ động thực hiện công việc hơn, hoàn thành công việc đúng hạn, công việc cũng theo đó sẽ được cải thiện hơn về chất lượng. Quản trị điều hành doanh nghiệp 

Trao đổi công việc gắn với công việc giúp nhân viên tập trung và nắm bắt thông tin công việc nhanh chóng

Hơn thế, phần mềm giúp Metro Mart xây dựng quy trình làm việc chuyên nghiệp và là một “ người trợ lý” giúp ban lãnh đạo Metro Mart nhắc nhở nhân viên cập nhật thông tin công việc mới, có trao đổi mới, cập nhật tiến độ cố việc và thực hiện công việc đến hạn hằng ngày. Nhờ đó, nhân viên chủ động thực hiện công việc hơn, hoàn thành công việc đúng hạn, công việc cũng theo đó sẽ được cải thiện hơn về chất lượng. 

Quản trị điều hành doanh nghiệp Quy trình làm việc chuyên nghiệp giúp nhân viên tại Metro Mart phát hiện nhanh “nút thắt cổ chai” trong công việc

“Đặc biệt nhất tại phần mềm quản trị và điều hành doanh nghiệp FastWork là all in one, tất cả các phần mềm đều được sử dụng trên một nền tảng và liên kết chặt chẽ với nhau. Ví dụ: Phần mềm chấm công sẽ được liên kết với phần mềm tính lương trực tuyến, quản lý chấm công sẽ liên kết với phần mềm quản lý nhân sự – HRM… 

Hơn thế, chỉ sử dụng 1 app FastWork mà có thể quản trị và điều hành tất cả các nghiệp vụ trong doanh nghiệp như: HRM, CRM, WORK, OFFICE… Thật sự rất tiện ích” – CEO Hồ Ngọc Chương cho biết. 

Quản trị điều hành doanh nghiệp Bằng Smartphone CEO Hồ Ngọc Chương ở bất cứ nơi đâu vẫn có thể điều hành mọi nghiệp vụ trong doanh nghiệp

Đừng chần chừ thay đổi nếu thay đổi giúp bạn “giải thoát” lớp vỏ bọc tụt lùi và là con đường đưa bạn đi đến thành công nhanh nhất.

Đăng ký tư vấn

Bình luận

Leave a Reply