Với bối cảnh doanh nghiệp hiện nay, việc chuẩn hóa quy trình hành chính trong doanh nghiệp được triển khai nhằm quản lý một cách hợp lý các nguồn lực tác động trực tiếp đến doanh nghiệp như nhân lực, tài chính, thiết bị sản xuất,… nhằm đạt được các mục tiêu doanh nghiệp đã định hướng.
Trong bất kỳ một doanh nghiệp hoặc tổ chức nào thì một trong những mục tiêu chính của hoạt động quản lý quy trình là phối hợp những nỗ lực chung của tập thể nhằm đạt được những mục tiêu doanh nghiệp đã đề ra. Để thực hiện được điều này, nhà quản trị phải đề ra những quy trình hay những phương pháp hiệu quả được áp dụng để đạt được mục tiêu của doanh nghiệp đó.
Mục lục nội dung:
1. Chuẩn hóa quy trình liên phòng ban trong doanh nghiệp
Khái niệm về chuẩn hóa quy trình hành chính
Quy trình liên phòng ban trong doanh nghiệp là việc phối hợp hiệu quả nguồn lực từ các bộ phận, phòng ban vào công việc chung của doanh nghiệp. Là sự nỗ lực làm việc của toàn bộ nhân lực trong doanh nghiệp để đạt được các mục tiêu của tổ chức/doanh nghiệp đã đề ra.
Quy trình liên phòng ban bao gồm nhiều hoạt động cần phải thực hiện trong một vấn đề để đạt được mục đích của vấn đề đó. Bởi doanh nghiệp hay tổ chức được tạo thành từ một bộ phận các cá nhân, phòng ban cùng nhau làm việc để đạt được mục tiêu chung.
Để đạt được những mục tiêu này đòi hỏi cần có thời gian, nỗ lực và sự cam kết của toàn bộ nhân sự trong doanh nghiệp. Hoạt động chuẩn hóa quy trình hành chính trong doanh nghiệp là thật sự cần thiết bởi sự hiệu quả của nó đem lại. Doanh nghiệp có sự chuẩn hóa trong quy trình hành chính sẽ là bàn đạp vững chắc cho sự phát triển lâu dài bởi điều này đòi hỏi toàn bộ nhân sự trong doanh nghiệp/tổ chức phải có sự tương tác tốt để đạt hiệu quả làm việc tốt nhất.
Tính đặc thù của hoạt động quản lý quy trình hành chính
Để hoạt động tốt với vai trò một nhà quản trị, các hoạt động quản lý cần xác định rõ những câu hỏi như sau:Công việc sẽ được phân chia như thế nào
- Công việc được thực hiện như thế nào
- Ai sẽ là người thực hiện công việc đó
- Công việc đó được hiện với mục đích gì
- Khi nào công việc sẽ được hoàn thành
- Mức độ hiệu quả của công việc đó được thể hiện thế nào
Những nỗ lực đưa ra câu trả lời cho những câu hỏi trên sẽ khiến cho nhiệm vụ, vai trò của nhà quản lý hành chính trở nên rõ ràng nhất.
Ngoài ra để xây dựng sơ đồ quy trình phòng ban chuẩn cho doanh nghiệp, gợi ý bạn tham khảo sơ đồ 4 kiểu cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp & mô hình cấu trúc. Đây là những mô hình cơ bản & nền tảng giúp doanh nghiệp mới thành lập, SMEs xây dựng quy trình quản trị, làm việc.
2. Mẫu quy trình liên phòng ban chuẩn phù hợp với mọi doanh nghiệp
Nhằm mục đích giúp chuẩn hóa quy trình liên phòng ban trong doanh nghiệp, Fastwork đã tổng hợp và biên tập các mẫu quy trình liên phòng ban phù hợp với mọi lĩnh vực, mô hình kinh doanh khác nhau.
Đầu tiên để đi vào cụ thể, chúng ta cần hiểu về quy trình các phòng ban trong doanh nghiệp. Cụ thể hóa điều này bằng sơ đồ dưới đây
Bằng sơ đồ trên đã cho thấy những hoạt động thông thường thuộc các bộ phận chính trong doanh nghiệp để từ đó có chúng ta có dễ hình dung nhất về các hoạt động liên phòng ban. Ngoài ra, tùy thuộc vào doanh nghiệp thuộc những lĩnh vực đặc thù sẽ có những quy trình khác nhau trong các bộ phận đó. Ví dụ đối với doanh nghiệp thuộc lĩnh vực Xây dựng sẽ có thêm những quy trình được chuẩn hóa như: quy trình đấu thầu, quy trình dự thầu, quy trình kiểm tra chất lượng dự án, quy trình đàm phán,… Doanh nghiệp lĩnh vực sản xuất có những quy trình như: quy trình phát triển sản phẩm, lập kế hoạch kinh doanh, quy trình phân phối, quy trình quảng bá sản phẩm mới,…
Cùng tìm hiểu những quy trình cụ thể trong các mẫu chuẩn hóa quy trình dưới đây.
Mô hình quy trình nghiên cứu, phát triển dự án mới
Chức năng của từng bộ phận trong quy trình nghiên cứu, phát triển dự án mới:
- Ban Giám đốc chỉ thị, chuyển giao kế hoạch tới bộ phận R&D
- Phòng R&D: Có nhiệm vụ nghiên cứu thị trường, lên kế hoạch phát triển sản phẩm/dự án/dịch vụ mới
- Phòng Marketing: Tiếp nhận thông tin về sản phẩm/dự án mới từ phòng R&D. Phòng Marketing có trách nhiệm xây dựng kế hoạch Marketing cho dự án/sản phẩm đó. Bao gồm các hoạt động: Thiết kế nhận diện thương hiệu, lên kế hoạch quảng cáo, sáng tạo nội dung, lập kế hoạch phát triển thương hiệu cho doanh nghiệp,…
- Phòng Sales: Phòng Sales nhận thông tin về sản phẩm/dự án từ phòng R&D và kế hoạch phát triển dự án từ phòng Marketing để xác định nhu cầu khách hàng và lập kế hoạch kinh doanh phát triển sản phẩm. Đồng thời tìm kiếm thêm cơ hội kinh doanh từ các đối tác, các kênh bán hàng khác nhau,…
- Phòng Sản xuất: Nhận thông tin chi tiết về sản phẩm/dịch vụ, mẫu mã thiết kế và tiến hành sản xuất. Tại bước sản xuất này cũng cần có sự tham gia của phòng R&D nhằm đánh giá sản phẩm trước khi được ra mắt phân phối tới khách hàng.
- Phòng Chăm sóc khách hàng: Sau khi sản phẩm/dịch vụ đã được phân phối tới khách hàng, bộ phận Chăm sóc khách hàng có nhiệm vụ lắng nghe những phản hồi, đánh giá từ khách hàng về sản phẩm để có sự điều chỉnh phù hợp.
Mô hình quy trình lập kế hoạch truyền thông
Hoạt động xây dựng kế hoạch truyền thông sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp sẽ được thực hiện chính bởi phòng Marketing. Bởi tính đặc thù của công việc Marketing nên các hoạt động diễn ra khá độc lập với các bộ phận khác. Hoàn toàn các hoạt động Marketing đều mang tính xã hội, hướng tới bên ngoài cộng đồng và không nằm trong khuôn khổ nội bộ.
Có thể hiểu đơn giản, bộ phận Marketing là tiếng nói và cầu nối giữa doanh nghiệp và khách hàng, giữa sản phẩm và người tiêu dùng.
Song bên cạnh đó cũng cần sự hỗ trợ từ các bộ phận liên quan cho một kế hoạch truyền thông hoàn chỉnh. Mối liên hệ giữa phòng Marketing và các bộ phận liên quan có thể dễ thấy như: Phòng Sales, phòng Kế toán, phòng Thiết kế,… Trong một số doanh nghiệp có tính đặc thù như doanh nghiệp sản xuất, thương mại hay doanh nghiệp chuỗi bán lẻ thì cần có sự liên kết chặt chẽ với các phòng ban khác như phòng R&D, phòng Chăm sóc khách hàng, phòng Sản xuất,…
Một kế hoạch Marketing sẽ được Ban giám đốc phê duyệt và chỉ thị tới phòng Marketing xây dựng và triển khai. Từ đó mỗi trưởng các bộ phận sẽ tiếp nhận kế hoạch và triển khai theo các hạng mục công việc của từng bộ phận đó. Cụ thể như sau
- Bộ phận Content: Chịu trách nhiệm sản xuất nội dung, thông điệp, hình ảnh truyền thông tới khách hàng. Hoạt động này được coi là quan trọng trong một kế hoạch Marketing bởi tính cạnh tranh giữa các doanh nghiệp ngày càng lớn. Bởi vậy, nội dung đặc sắc và thông điệp ấn tượng sẽ là điều cần thiết trong một kế hoạch truyền thông.
- Bộ phận Digital: Bộ phận có nhiệm vụ chính là hoạt động truyền thông về sản phẩm/thương hiệu trên các nền tảng công nghệ, mạng xã hội, chuyên viên SEO, thương mại điện tử,…
- Bộ phận PR-Event: Bộ phận như là tiếng nói truyền thông của doanh nghiệp ra bên ngoài. Mọi hoạt động liên quan đến truyền thông báo chí, người nổi tiếng, chương trình quảng bá sản phẩm, ra mắt sản phẩm mới,… đều có sự đóng góp quan trọng của bộ phận này.
- Bộ phận Ads: Một kế hoạch truyền thông sẽ khó đạt hiệu quả nếu thiếu hoạt động quảng cáo của bộ phận Ads. Đây là bước triển khai quan trọng trong một kế hoạch bởi có liên quan đến chi phí doanh nghiệp bỏ ra cho kế hoạch truyền thông.
- Phòng Thiết kế: Thông thường ở các doanh nghiệp lớn, bộ phận Thiết kế sẽ được tách riêng với phòng Marketing. Bởi đặc thù phòng Thiết kế trong doanh nghiệp không chỉ gói gọn trong các hoạt động thiết kế để phục vụ mục đích truyền thông. Tuy nhiên, trong một vài doanh nghiệp sẽ có sự bổ sung nhân sự Thiết kế trong phòng Marketing của mình để có sự kết nối chặt chẽ hơn trong công việc.
- Phòng Sales: Có mối liên hệ chặt chẽ với phòng Marketing trong hoạt động triển khai kế hoạch Marketing bởi Sales là bộ phận trực tiếp tương tác với khách hàng, làm việc với đối tác. Do đó, bộ phận Sales cần nắm được chi tiết kế hoạch Marketing đang triển khai để cùng phối hợp với phòng Marketing trong việc lắng nghe và thấu hiểu khách hàng.
- Phòng Kế toán: Có nhiệm vụ chính trong kế hoạch Marketing đó là xử lý các vấn đề phát sinh có liên quan đến thanh toán chi phí quảng cáo, chi phí cho các đối tác truyền thông, đơn vị dịch vụ truyền thông khác,…
Mô hình quy trình tuyển dụng nhân sự
Bộ phận Hành chính-Nhân sự là một trong những bộ phận chức năng quan trọng không thể thiếu trong doanh nghiệp. Đây là bộ phận chịu trách nhiệm xử lý các vấn đề liên quan đến nguồn nhân lực – thành phần làm nên sự lớn mạnh của doanh nghiệp. Do đó, sự quan trọng của bộ phận Hành chính-Nhân sự được thể hiện rộng rãi ở các nghiệp vụ chính như tuyển dụng, đào tạo nhân sự; quản lý chế độ, lương thưởng, phúc lợi của người lao động; tính công tính lương;…
Ngoài ra các hoạt động của bộ phận nhân sự cũng phần lớn là các công việc như tuyển dụng, đào tạo và thiết lập mối quan hệ với người lao động trong doanh nghiệp – nói gọn lại đó là công việc quản lý nguồn nhân lực.
Để hoạt động tuyển dụng nhân sự được triển khai một cách hiệu quả, cùng tìm hiểu quy trình tuyển dụng chuẩn hóa sau đây.
- Xuất phát từ nhu cầu của phòng ban có nhu cầu tuyển dụng, phòng Nhân sự lên kế hoạch tuyển dụng đó bao gồm về thời gian, chi phí. Trong đó số lượng và chất lượng tuyển dụng cũng cần được phòng Nhân sự đề ra trong kế hoạch tuyển dụng đó.
- Ban Giám đốc: Xem xét và xác nhận kế hoạch tuyển dụng từ phòng Nhân sự thông qua văn bản. Từ đó làm cơ sở để triển khai kế hoạch.
- Phòng Nhân sự có nhiệm vụ trong các hoạt động triển khai tuyển dụng. Từ việc tìm kiếm ứng viên, sàng lọc CV cho đến bước hẹn phỏng vấn. Tùy thuộc vào đặc thù công việc và vị trí tuyển dụng, nhân sự có thể tham gia cùng phòng ban có nhu cầu tuyển dụng để thực hiện phỏng vấn ứng viên. Bởi trong buổi phỏng vấn ứng viên cần có sự đánh giá về cả chuyên môn, kỹ năng đáp ứng công việc lẫn tính cách và con người nhằm có sự chọn lựa chính xác nhất.
- Hoạt động tuyển dụng sẽ kết thúc khi Ban giám đốc nhận được báo cáo và đánh giá chất lượng tuyển dụng từ phòng Nhân sự và phòng ban tuyển dụng nhân sự đó.
3. 11 phương pháp xây dựng quy trình làm việc giữa các phòng ban
- Tạo ra hoàn cảnh chung, mục tiêu chung
- Tăng cường sự cảm thông trong công việc
- Giao tiếp bằng ngôn ngữ thông thường – cách xây dựng quy trình làm việc giữa các phòng ban hiệu quả
- Tham gia vào các quy trình của các phòng ban khác
- Chia sẻ thông tin nhanh chóng, cập nhật giữa các phòng ban
- Tạo sự liên kết giữa lãnh đạo các phòng ban
- Ăn mừng sau mỗi dự án
- Khuyến khích phản hồi
- Nuôi dưỡng niềm tin
- Tạo dựng môi trường làm việc thoải mái
- Tăng cường liên kết qua các hoạt động ngoại khóa
Đọc chi tiết 11 phương pháp xây dựng quy trình làm việc, phối hợp công việc giữa các phòng ban
4. Ứng dụng mô hình quản lý 3 chiều chuẩn hóa, kết nối công việc liên phòng ban
Định nghĩa 1 cách đơn giản, đây là mô hình quản lý công việc theo chiều dọc từ trên xuống, từ dưới lên & theo chiều ngang. Thể hiện mối liên kết giữa sếp – nhân viên & các phòng ban, cụ thể:
- Cấp trên giao việc & theo dõi tiến độ từ trên xuống
- Các phòng ban phối hợp theo quy trình chiều ngang
- Nhân viên báo cáo, đề xuất chủ động từ dưới lên
Để xây dựng quy trình, kết nối công việc giữa các phòng ban trong doanh nghiệp, nhà quản lý cân nhắc tham khảo mô hình quản lý 3 chiều. Khá nhiều doanh nghiệp SMEs hiện nay, đã & đang triển khai song song số hóa mô hình này, giúp tối ưu thời gian quản lý, tạo dựng quy trình làm việc thông suốt, dữ liệu tập trung, minh bạch trên nền tảng số.
5. Kết luận
Chuẩn hóa quy trình liên phòng ban trong doanh nghiệp vẫn còn là khái niệm khá mới mẻ trong nhiều doanh nghiệp hiện nay. Bởi việc vận hành theo phương pháp truyền thống vốn dĩ đã quá quen thuộc và tồn tại khá lâu trong văn hóa quản trị doanh nghiệp của người Việt. Việc chúng ta cần thay đổi để phù hợp với xu thế ngày một phát triển là điều quan trọng tiên quyết để đưa doanh nghiệp vững mạnh hơn.
Ngoài những mẫu chuẩn hóa quy trình trên, nhà quản lý có thể tham khảo và ứng dụng các phần mềm, ứng dụng hỗ trợ hữu hình hóa những mô hình đó. FastWork Workflow là gợi ý cụ thể. Với phần mềm FastWork Workflow bạn có thể thiết kế những mô hình trên theo luồng, gắn với các phòng ban và nhân sự cụ thể.
Ví dụ về Xây dựng và chuẩn hóa quy trình Content Marketing trên FastWork Workflow bạn có thể tìm hiểu Tại Đây
Bài toán xây dựng quy trình chuẩn hóa trong doanh nghiệp luôn là vấn đề doanh nghiệp quan tâm hàng đầu. Liên hệ ngay HOTLINE 098-308-9715 hoặc nhấn Đăng ký tư vấn để được trải nghiệm Free Demo của phần mềm.
>>> Tham khảo Giải pháp chuyển đổi số cho từng doanh nghiệp
Doanh nghiệp tham khảo thêm:
Tự động hóa quy trình – “Chìa khóa” giải phóng mọi rắc rối trong quản lý và điều hành doanh nghiệp
Kinh nghiệm quản lý quy trình bán hàng mô hình B2C
Phần mềm quản lý quy trình công việc FastWork Workflow
TOP 20 phần mềm quản lý công việc miễn phí tốt nhất
Workflow và tầm quan trọng trong doanh nghiệp số
