Nút cổ chai trong quy trình làm việc không chỉ làm giảm hiệu suất nhân sự, tốn kém chi phí, nó còn là mấu chốt cản trở sự tăng trưởng của bất kỳ doanh nghiệp nào, dù quy mô to hay nhỏ.
Mục lục nội dung:
1. Khái niệm nút cổ chai trong quy trình làm việc
Nút cổ chai (Bottleneck) lấy ý tưởng từ cấu trúc điển hình của một chiếc chai, là điểm hẹp nhất và dễ xảy ra tắc nghẽn nhất.
Nút cổ chai trong quy trình làm việc được hiểu là điểm nóng xuất hiện xuyên suốt quá trình thực hiện công việc, trong đó số lượng công việc yêu cầu vượt quá khả năng xử lý thông thường của một nhân viên bình thường, khiến luồng công việc bị gián đoạn, chậm trễ hoặc tắc nghẽn.
Trên thực tế, một quy trình làm việc có thể có nhiều hơn một nút cổ chai. Thậm chí nút cổ chai của quy trình này chính là nút thắt cản trở tiến độ thực hiện quy trình công việc khác.
2. 5 nút thắt cổ chai phổ biến 90% doanh nghiệp gặp phải
Quy trình xử lý, phê duyệt báo cáo, đề xuất thủ công rườm rà
Theo thống kê của McKinsey, trung bình 1 ngày doanh nghiệp sẽ lãng phí 40% thời gian làm việc để giải quyết các vấn đề liên quan đến giấy tờ, thủ tục hành chính, báo cáo công việc. Hiệu suất nhân sự cũng từ đó bị ảnh hưởng đáng kể, thay vì 100% như nhà quản trị kỳ vọng thì mức độ hoàn thành công việc của cán bộ, nhân viên chỉ đạt ở mức 50 – 60%. Tại sao lại như vậy?
Nhân viên lấy đủ lý do biện minh cho việc chậm trễ tiến độ
Không hoàn thành deadline đặt ra, người này đổ lỗi cho người kia chậm tiến độ, người kia đổi lý do không nhận được email, gửi báo cáo sếp chưa duyệt. Ai cũng có lý do biện mình, công việc thì chậm trễ, cũng chẳng biết “đè đầu” ai ra để chịu trách nhiệm.
Teamwork kém hiệu quả, không phân công chính xác các đầu việc
Không phân luồng chi tiết các đầu việc ngay từ đầu mà nghĩ ra việc gì giao thêm việc đó dẫn đến toàn bộ các nhiệm vụ trong quy trình bị đảo lộn, tiến độ bị ảnh hưởng và chất lượng đương nhiên cũng không thể đảm bảo.
Thiếu tương tác giữa các cá nhân, phòng ban
Một môi trường trao đổi trực tiếp giữa những cá nhân cùng thực hiện quy trình là vô cùng cần thiết. Tuy nhiên, việc xử lý nhiệm vụ riêng lẻ, thiếu sự tương tác, thảo luận, trao đổi ý kiến gây bất đồng trong quá trình triển khai làm giảm hiệu quả công việc.
Quan trọng nhất, không biết nút thắt ở đâu để giải quyết
Các bộ phận liên quan không nắm được tình hình xử lý công việc của các bộ phận ở các bước trước để có sự chuẩn bị về nguồn lực, kế hoạch công việc. Lãnh đạo không kiểm soát được chính xác công việc đang bị tắc nghẽn ở bước nào, khâu nào trong quy trình để có sự can thiệp kịp thời.
>>> Có thể bạn quan tâm: Phần mềm quản lý doanh nghiệp vừa và nhỏ
2. N+1 vấn đề phát sinh từ tắc nghẽn
- Nhân viên không có tinh thần làm việc, người thì quá tải vì không thể quản lý khối lượng công việc khổng lồ, người lại nhàn rỗi chờ việc để làm vì công việc ở giai đoạn trước chưa hoàn tất.
- Năng suất thấp hơn do chậm trễ tiến độ, quá thời hạn công việc vẫn dang dở
- Khó khăn trong việc phân bổ thời gian, nguồn lực để xây dựng một quy trình tiêu chuẩn phù hợp
- Mâu thuẫn phát sinh, xuất hiện tình trạng đổ lỗi lẫn nhau giữa nội bộ phòng ban hoặc giữa các phòng ban thực hiện cùng một quy trình
- Không có tiềm năng phát triển vượt bậc do phải đối phó với các vấn đề hàng ngày, thay vì tập trung xây dựng chiến lược và thích ứng để mở rộng.
- Tốn kém chi phí cho những nhân sự không chất lượng, không mang lại hiệu quả cho doanh nghiệp.
- Nhân viên có xu hướng bất bình, không hài lòng về quy trình làm việc dẫn đến chán nản, không có động lực làm việc
Rõ ràng dù doanh nghiệp bạn có đề cao bất kỳ yếu tố nào trong 3 yếu tố Chi phí – Thời gian – Chất lượng thì nút cổ chai luôn là điểm nóng cần xử lý nhanh chóng và triệt để.
Không chỉ giải quyết bài toán cắt giảm chi phí, tối ưu năng suất, nút cổ chai còn giữ vai trò mấu chốt cho sự tăng trưởng bền vững của doanh nghiệp.
3. Đi tìm nguyên nhân và giải pháp tháo gỡ
3.1. Cách xác định nguyên nhân
Hệ thống hóa lại quy trình
Bước đầu tiên trong hành trình xác định nút cổ chai là xác định rõ ràng doanh nghiệp bạn đang vận hành theo bao nhiêu quy trình và cấu trúc từng quy trình ra sao, chúng liên quan đến nhau như thế nào? Hãy thể hiện trực quan bằng biểu đồ để đánh giá chính xác và dễ dàng hơn.
Khảo sát nhân viên – những người trực tiếp tham gia vào quy trình
Trò chuyện với những cá nhân trực tiếp tham gia vào quy trình là cách phát hiện nút cổ chai nhanh chóng nhất. Họ sẽ chỉ ra cho bạn biết trong một guồng công việc xuyên suốt, điểm nào thường xuyên xảy ra tắc nghẽn và tắc nghẽn đó ảnh hưởng như thế nào đến tiến độ chung.
Bạn có thể yêu cầu họ điền vào phiếu khảo sát với những câu hỏi cụ thể như:
- Các hoạt động lặp đi lặp lại trong công việc hàng ngày của bạn là gì?
- Những công việc đó mất bao nhiêu thời gian?
- Khi người thực hiện giai đoạn trước chậm tiến độ, đến bước bạn đảm nhận, bạn sẽ làm gì?
- Bạn xử lý ra sao khi kế hoạch hoặc báo cáo công việc gửi đi rất lâu nhưng quản lý chưa duyệt?
Phân tích dữ liệu báo cáo thống kê
Dựa vào số liệu báo cáo thống kê năng suất, bạn cũng dễ dàng nắm bắt được một quy trình cụ thể sẽ mất bao lâu để xử lý? Những bộ phận nào đang đáp ứng thời hạn và chỉ tiêu, bộ phận nào đang “tụt lại”. Tuy nhiên, quá trình này tiêu tốn rất nhiều thời gian tổng hợp của không chỉ cấp quản lý mà cả của ban lãnh đạo.
3.2. Giải pháp tháo gỡ “nút cổ chai” trong quy trình làm việc
Có nhiều biện pháp khả thi giải quyết tắc nghẽn trong quy trình làm việc như thuê thêm nhân viên, tổ chức đào tạo lại cán bộ nhân viên, ứng dụng công nghệ. Trong đó, phần mềm tự động hóa quy trình liên phòng ban được khuyến khích áp dụng vì tiết kiệm chi phí, hạn chế rủi ro và gần như không xảy ra bất kỳ phát sinh nào trong quá trình triển khai thực hiện.
Tự động hóa quy trình được hiểu là một chuỗi các hành động tự động được tạo ra xuyên suốt quá trình kinh doanh của một doanh nghiệp đảm bảo mọi luồng công việc diễn ra một cách trôi chảy nhất. Tự động hóa quy trình tháo gỡ toàn bộ nút thắt cổ chai doanh nghiệp gặp phải trong quy trình làm việc giúp:
- Hạn chế sai sót
- Gia tăng kết nối
- Cải thiện hiệu suất nhân sự
- Loại bỏ các tác vụ thủ công kém hiệu quả
- Kết hợp dễ dàng nhiều nhiệm vụ, đa phòng ban
- Minh bạch, dễ kiểm soát, tăng sự tin cậy
- Xây dựng văn hóa doanh nghiệp
Xem thêm: Tự động hóa quy trình – “Chìa khóa” giải phóng mọi rắc rối trong quản trị và điều hành doanh nghiệp
4. Tự động hóa quy trình liên phòng ban, xử lý tắc nghẽn trong quy trình công việc với FastWork Workflow
Thấu hiểu sâu sắc những khó khăn doanh nghiệp Việt gặp phải trong quá trình phát hiện và tháo gỡ nút cổ chai trong quy trình làm việc, FastWork cho ra mắt Bộ giải pháp tự động hóa quy trình FastWork WorkFlow nằm trong Nền tảng quản trị doanh nghiệp thống nhất FastWork.vn. Nhằm chuẩn hóa các quy trình nghiệp vụ, giúp nhà lãnh đạo quản lý tiến độ và hiệu suất công việc trên 1 giao diện duy nhất, nhanh chóng phát hiện điểm nóng để có phương án giải quyết triệt để.
#1 Tự động hóa không giới hạn quy trình: FastWork WorkFlow hỗ trợ doanh nghiệp thiết lập – phân quyền – kiểm soát – theo dõi số lượng lớn quy trình trên 1 hệ thống duy nhất. Nhà quản lý nhanh chóng nắm bắt tắc nghẽn ở bất cứ đâu để có phương án xử lý kịp thời, tránh mắc lại lỗi sai đó trong những lần sau.
#2 Chi phí hợp lý, miễn phí cập nhật tính năng mới: Chi phí sử dụng nhỏ, với rất nhiều tính năng ưu việt được cập nhật liên tục phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp và thị trường. Tham khảo bảng giá sử dụng FastWork Workflow tại đây.
#3: Lộ trình triển khai nhanh chóng: FastWork sở hữu đội ngũ tư vấn, kỹ thuật viên chuyên nghiệp, hỗ trợ triển khai đào tạo nhanh chóng và phối hợp xử lý phát sinh 24/7.
#4: Khả năng trao đổi, tích hợp dữ liệu: Môi trường cộng tác làm việc trực tuyến kết nối 2 chiều, tạo điều kiện trao đổi thuận tiện, đính kèm tài liệu, hình ảnh dễ dàng ngay dưới mỗi nhiệm vụ. Tích hợp API liền mạch, đồng bộ hóa toàn bộ dữ liệu doanh nghiệp với rất nhiều ứng dụng khác.
#5: Tương thích với nhiều thiết bị: Sử dụng trên cả 2 nền tảng Web và App di động với hệ điều hành Android và IOS.
FastWork.vn tự hào trở thành đối tác tin cậy của hơn 3500+ doanh nghiệp trong hành trình ứng dụng phần mềm công nghệ vào quản trị và điều hành.
KHÁCH HÀNG TIÊU BIỂU
KHỐI NHÀ NƯỚC: Cấp nước thành phố, Điện lực Quảng Ninh, Bệnh viện Trung Ương, Trường Cao đẳng Công nghiệp & Xây dựng,…
KHỐI DOANH NGHIỆP: Vnpost, VPbank, Vietinbank, MetroMart, HONDA, Tập đoàn CMC, SEONGON, ACEFIC5, Thịnh Cường, SC Việt Nam…
Qúy doanh nghiệp quan tâm đến Bộ giải pháp tự động hóa quy trình toàn diện cho doanh nghiệp 4.0, vui lòng liên hệ hotline 0983 08 97 15 để được hỗ trợ nhanh chóng nhất hoặc điển vào Form đăng ký dưới đây!
