Xác định mục tiêu chính xác và thiết lập hệ thống các nhiệm vụ cần thực hiện để đạt được mục tiêu doanh nghiệp đề ra là công việc quan trọng nhất các nhà quản trị cần chú trọng. Đó cũng chính là hai vấn đề chính trong chỉ tiêu OKR. Ngày nay nhiều người vẫn lẫn lộn giữa hai chỉ tiêu KPI và OKR. Vậy nên ở bài viết này, chúng tôi sẽ làm rõ OKR là gì và những điều doanh nghiệp cần biết về OKR.
Mục lục nội dung:
1. OKR là gì?
OKR (viết tắt của Objectives and Key Results) là một công cụ mạnh mẽ giúp thiết lập và đo lường mục tiêu trong doanh nghiệp. Andrew Grove được biết đến như là cha đẻ của OKR, khi Andrew Grove giới thiệu về phương pháp OKR lần đầu tiên trong cuốn sách High Output Management (Xuất bản năm 1983) và cách OKR thành công như thế nào ở Intel. Cũng vì lý do này mà OKR còn được biết đến với cái tên “iMBOs” (Intel Management by Objectives).
OKR bao gồm 2 phần:
- Objectives: Còn được hiểu là “What”, tức là mục tiêu, chúng ta cần đạt được là gì?
- Key Results: Còn được hiểu là “How”, tức là những chỉ số giúp đo lường tiến trình để đạt được mục tiêu đó.
Chỉ tiêu này được sử dụng cho mọi bộ phận: Marketing, kỹ thuật phần mềm, kế toán, bán hàng,…với nhiệm vụ thiết lập mục tiêu ở nhiều cấp từ ban quản trị, quản lý cấp trung đến đội ngũ nhân viên. Chúng cũng có thể hoạt động như một bảng tiêu chuẩn để đánh giá mức độ hoàn thành công việc của một cá nhân.
Lưu ý khi thiết lập OKR:
- Mục tiêu là những điều cần đạt được dựa trên những dữ liệu có sẵn trong quá khứ, điều kiện thị trường, tiềm lực tài chính và nhân tố con người để xác định mục tiêu.
- Kết quả chính là những nhiệm vụ cần thiết hiện để đạt được kết quả hoàn thành mục tiêu đề ra. Những nhiệm vụ này cần được xây dựng sát với mục tiêu đề ra và có khả năng thực hiện tránh thiết lập những nhiệm vụ xa vời thực tế dẫn đến nhân viên dễ nản chí.
>>> Xem thêm: Sự khác biệt giữa chỉ tiêu OKR và KPI – có thể bạn chưa biết?
2. Lịch sử hình thành của OKR
OKR được đặt nền tảng từ Andy Grove – CEO của tập đoàn Intel. Grove đã nghiên ra các chỉ tiêu về MBO (Management by Objectives) là quản lý toàn bộ công việc dựa trên việc đo lường mục tiêu và dựa trên kế hoạch thực hiện mục tiêu. Sau đó ông đã truyền dạy lại cho John Doerr– nhà đầu tư và là thành viên hội đồng quản trị của Google và Amazon. John Doerr đã sửa đổi thành OKR, và sau này ông đã giới thiệu nó đến với Google vào năm 1999. Sau đó OKR được công nhận và áp dụng chính thức tại Google, và nhanh chóng trở thành một phần văn hoá tại đây. Những nhà sáng lập trẻ như: Larry Page, Sergey Brin, Marissa Mayer, Susan Wojcicki và Salar Kamangar cũng có mặt tại đó và nhanh chóng truyền bá thuật ngữ này rộng rãi trên thế giới.
Kể từ đó OKR được nhiều công ty sử dụng như Allbirds, Apartment Therapy, Netflix và các tổ chức phi lợi nhuận truyền cảm hứng như Code for America. Những công ty này sau khi áp dụng đều cho ra kết quả khả quan thậm chí là vượt ngoài mong đợi.
3. Lợi ích của OKR là gì?
Những lợi ích chỉ tiêu OKR mang lại cho doanh nghiệp:
Thứ nhất, Liên kết chặt chẽ nội bộ các phòng ban, đội nhóm thực hiện công việc vì một mục tiêu chung. OKR có thể kết nối hiệu suất làm việc của cá nhân với phòng ban và mục tiêu chung của công ty. Từ đó doanh nghiệp trở thành một thể thống nhất.
Thứ hai, tập trung tới những vấn đề thiết yếu nhất. Doanh nghiệp mỗi một giai đoạn có thể xác định 2-3 mục tiêu chính giúp nhân viên, phòng ban, nhà quản trị ưu tiên thực hiện các công việc đạt được những mục tiêu quan trọng đó.
Bên cạnh đó, OKR giúp doanh nghiệp đo lường tiến độ thực hiện và hiệu quả triển khai chính xác. Qua các chỉ số OKR giúp doanh nghiệp đánh giá được các cá nhân, phòng ban và công ty đã thực hiện được bao nhiêu % mục tiêu đề ra.
Tạo cơ hội nhân viên thể hiện năng lực. Áp doanh số là cách hiệu quả giúp các nhân viên cạnh tranh và thực hiện tốt nhất công việc. Do đó đội ngũ nhân viên có thể được thể hiện hết năng lực của mình thậm chí có những sáng tạo ngoài mong đợi.
Ngoài ra, OKR còn tăng tính minh bạch của công ty, OKR cho phép toàn bộ nhân viên, nhà quản lý đều theo dõi nội dung công việc của bản thân, đội nhóm, phòng ban trong doanh nghiệp. Do đó tất cả mọi người đều có thể đánh giá năng suất làm việc của mình và những người xung quanh
>>> Tham khảo: Phần mềm theo dõi tiến độ công việc Fastwork.
4. Ví dụ trực quan về chỉ tiêu OKR
Giả sử, doanh nghiệp đặt mục tiêu tăng 20% doanh thu so với tháng trước là 400 tỷ VND. Vậy doanh thu 400 tỷ VND là mục tiêu lớn nhất cần đạt được. Những nhiệm vụ cần hoàn thành để đạt được mục tiêu đó là:
- Phòng Marketing phải đạt được thêm 500 leads mới trong đó 200 chuyển đổi thành khách hàng
- Đội telesale thực hiện 500 cuộc gọi tư vấn trong tháng
- Phòng kinh doanh tăng KPI doanh số cho một nhân viên lên 20% so với tháng trước
- Xây dựng 5 chiến lược truyền thông bao gồm: 3 video truyền thông thương hiệu, 2 chương trình khuyến mãi giảm giá 35% cho khách hàng thân thiết và khách hàng mua hàng lần đầu.
- Đội ngũ nhân sự tuyển mới 2 content marketing, 5 nhân viên Sale thực chiến và 2 Telesale
Bằng việc đo lường kết quả thực hiện mục tiêu các tháng/ quý trước đó nhà quản trị tính toán được các con số có khả năng thực hiện. Sau đó phân bổ công việc cho các nhà quản lý bộ phận. Các trưởng phòng bộ phận có trách nhiệm chia nhỏ công việc đến các cá nhân trong phòng ban của mình sau đó tiến hành thực hiện.
5. Chỉ tiêu OKR cho cá nhân
Chẳng hạn với nhiệm vụ phòng Marketing: “tăng thêm 500 leads mới trong đó 200 trở thành khách hàng trong tháng”.
Vậy nhiệm vụ này trở thành mục tiêu của phòng marketing và mỗi cá nhân trong phòng này phải triển khai một khối lượng công việc nhất định.
Ví dụ OKR cho nhân viên Content Marketing (gồm 10 người):
- Biên tập 50 bài viết mới về sản phẩm, tối ưu SEO
- Biên dịch 50 bài viết thông tin từ tư liệu nước ngoài
- Xây dựng kế hoạch nội dung cho 3 video, 5 cuốn Ebook
- Sáng tạo nội dung trên Fanpage Facebook – một ngày 3 bài
- Seeding các Forum, diễn đàn, social media về sản phẩm dịch vụ (đạt 200 điểm) theo thang điểm của công ty
>>> Xem thêm: KPI (Key Performance Indicators) là gì? 18 ví dụ về Chỉ số KPI cho Nhà quản trị
6. Những sai lầm khi sử dụng OKR
Lỗi lớn nhất khi xây dựng chỉ số OKR là dựa trên mong muốn cá nhân mà không tham khảo ý kiến từ các bộ phận trong công ty. Một OKR khoa học nên được tạo theo cấu trúc kim tự tháp với nền tảng bắt đầu từ cấp độ nhân viên – nhà quản lý – trường bộ phận tạo ra một mục tiêu chung.
Ngoài ra, chỉ số OKR có thể sẽ không phát huy hết hiệu quả nếu tổ chức chỉ tập trung vào việc duy trì các dịch vụ hiện tại mà không có chiến lược phát triển trong tương lai.
7. So sánh OKR với các phương pháp quản trị hiệu suất nổi tiếng khác
Ngoài OKR, trên thế giới còn phổ biến rất nhiều phương pháp quản trị hiệu suất khác như EFQM, 4DX, BSC và Smart goal. Mời bạn đọc thêm về định nghĩa, phân tích cũng như so sánh điểm giống & khác nhau giữa các mô hình này qua loạt 5 bài được tổng hợp dưới đây:
8. OKR FAQ – Hỏi đáp nhanh về OKR
Chu trình OKR kéo dài bao lâu?
Thông thường, chu trình OKR sẽ được đo lường trong khoảng 3 tháng. Nếu bạn là công ty vừa và nhỏ mới thiết lập OKRs lần đầu và muốn thử nghiệm trước thì có thể đặt thời gian đo lường ngắn hơn, khoảng 6 tuần là hợp lý
Nên đo lường bao nhiêu loại OKRs theo quý?
Phụ thuộc vào độ lớn và quy mô phòng ban, thiết lập từ 1-3 OKRs để theo dõi trong quý cho cả doanh nghiệp. Sau khi đã vận dụng thành thạo OKRs, bạn có thể thiết lập 1-3 mục tiêu chính cho toàn doanh nghiệp, và tiếp tục bổ nhỏ 1-3 mục tiêu chính cho mỗi team/phòng ban
Làm thế nào để thiết lập OKRs cho những mục tiêu không đo lường được?
Sử dụng chỉ số North Star sẽ giúp bạn thiết lập OKRs cho các mục tiêu không đo lường được, đặc biệt với các công ty khởi nghiệp. Phương pháp North Star sẽ giúp đo lường mức độ thành công của công ty, với các chỉ số như: giữ chân khách hàng, giá trị doanh nghiệp, tăng trưởng doanh thu…
Để triển khai OKR thành công cần bao lâu?
Giống như chu trình OKRs, một kế hoạch quy trình triển khai OKR (đặc biệt với các doanh nghiệp lần đầu triển khai OKRs) cũng có thể mất khoảng 3 tháng.
Tốt nhất là bạn nên thiết lập kế hoạch triển khai OKRs trong vòng 2-4 tuần đầu tiên của quý.
OKR không phải là vạn năng, tuy nó là một công cụ hữu ích và mạnh mẽ, nhưng việc áp dụng nó không đúng hay không biết cách để áp dụng, sẽ dẫn đến những ảnh hưởng tiêu cực. Trên đây là một vài chia sẻ làm thế nào để áp dụng OKR qua đó mang lại tối đa giá trị của công cụ này. Hy vọng các bạn đã tìm thấy nội dung hữu ích từ chia sẻ của chúng tôi.
