Tháng 09/2021, khi cả nước quay trở lại cuộc sống “bình thường mới” sau thời gian dài giãn cách do ảnh hưởng của dịch Covid-19, Công ty Cổ phần Xây dựng & Đầu tư Hạ tầng Dầu khí quyết định triển khai FastWork số hóa quản lý doanh nghiệp, thay thế cho quy trình cũ, công cụ cũ rườm rà, nhiều bất cập.
Về PETRO INVEST
Công ty Cổ phần Xây dựng & Đầu tư Hạ tầng Dầu khí (PETRO INVEST.,JSC) thành lập năm 2007 theo mô hình Cổ phần hóa, hoạt động chủ yếu trong các lĩnh vực:
- Xây dựng các công trình giao thông vận tải, xây dựng dân dụng, xây dựng thủy lợi, xây dựng cơ sở hạ tầng;
- Kinh doanh bất động sản; Kinh doanh nhà, khu đô thị và khu công nghiệp; Dịch vụ quản lý bất động sản; Môi giới bất động sản
- Sản xuất và buôn bán máy móc thiết bị, vật liệu phục vụ ngành xây dựng, giao thông, công nghiệp, nông nghiệp…
- Sản xuất và buôn bán gỗ, các sản phẩm từ gỗ ( trừ các loại gỗ nhà nước cấm).
- Khai thác và thu gom than cứng; Khai thác và thu gom than non; Khai thác quặng sắt; Khai thác quặng kim loại khác không chứa sắt; Khai thác đá, cát, sỏi, đất sét;
- Hoạt động dịch vụ hỗ trợ vận tải đường sắt đường bộ: Kho bãi và lưu giữ hàng hóa; Hoạt động dịch vụ hỗ trợ trực tiếp cho vận tải đường sắt và đường bộ.
Trong suốt hành trình phát triển, PETRO INVEST luôn không ngừng đổi mới, cải tiến để phù hợp với nhu cầu thị trường. Đầu tư hệ thống máy móc, trang thiết bị hiện đại & chuyên biệt phục vụ công tác thi công xây lắp công trình, dự án.
Đội ngũ Cán bộ quản lý, Kỹ sư, giàu kinh nghiệm, tinh nhuệ và sáng tạo, không ngừng học hỏi để tự hoàn thiện bản thân.
Nhờ đó mà PETRO INVEST gặt hái được rất nhiều bằng khen, chứng nhận, tiêu biểu là danh hiệu:
- Top 100 doanh nghiệp phát triển vững mạnh, toàn diện năm 2014
- Top 100 nhà lãnh đạo giỏi Asean năm 2014
- Và rất nhiều giải thưởng giá trị khác
Hành trình thay mới các công cụ truyền thống, ứng dụng công nghệ số hóa quản lý doanh nghiệp
Đại diện PETRO INVEST chia sẻ trước khi tìm đến FastWork, công ty vẫn đang áp dụng phương thức quản lý hoàn toàn thủ công, cụ thể:
- Quản lý chấm công, tình hình đi làm/ vắng mặt của nhân viên bằng máy chấm công vân tay đối với bộ phận văn phòng. Đối với kỹ sư, nhân viên công trường làm việc tại các điểm dự án, chỉ huy trưởng được giao nhiệm vụ điểm danh qua sổ vào đầu & cuối ngày.
- Quản lý hồ sơ nhân sự qua Excel, lưu trữ dưới dạng văn bản giấy
- Về quy trình công việc: Toàn bộ các quy trình từ thanh toán, quyết toán, tạm ứng, hoàn ứng,…xử lý 100% trên giấy, quản lý & lưu trữ bằng giấy.
- Về quản lý thi công công trình: Quản lý tiến độ trên Excel, các trao đổi về công việc hàng ngày được thực hiện trên Zalo theo phạm vi nhóm dự án.
Phương thức quản lý qua Excel & Zalo đảm bảo tính thuận tiện & nhanh chóng trong việc trao đổi thông tin, tuy nhiên nó vẫn tồn tại 2 điểm bất cập nổi bật:
- Cấp quản lý không nắm theo dõi được chính xác số lượng nhân sự đi làm trong ngày, báo cáo chênh lệch giữa đội ngũ văn phòng & cán bộ công trường luôn luôn xảy ra.
- Không theo dõi được chi tiết tiến độ thực hiện công việc của từng cá nhân, phòng ban. Thường xuyên xuất hiện tình trạng trễ deadline, chậm tiến độ ảnh hưởng đến lộ trình thi công chung.
Trước những thách thức trên, PETRO INVEST đã quyết định dùng đến sự trợ giúp từ FastWork, triển khai số hóa quản lý doanh nghiệp thay thế các công cụ truyền thống nặng về mặt giấy tờ.
Những ứng dụng PETRO INVEST sử dụng bao gồm:
- Bộ ứng dụng Quản trị nội bộ & Văn phòng FastWork OFFICE+
- Bộ ứng dụng Quản trị công việc & hiệu suất FastWork WORK+
- Bộ ứng dụng Quản trị nhân sự toàn diện từ A-Z
Xây dựng văn phòng số nói không với giấy tờ
Như đã chia sẻ trước đó, 100% tác vụ khởi tạo, quản lý & lưu trữ dữ liệu tại PETRO INVEST được thực hiện thủ công, nặng về mặt giấy tờ. Quyết định áp dụng FastWork được xem là cột mốc đánh dấu sự chuyển đổi từ mô hình văn phòng truyền thống sang văn phòng số hiện đại, tiện ích.
Mọi công văn, giấy tờ, đề xuất, báo cáo đều được khởi tạo, phê duyệt và lưu trữ trên một nền tảng tập trung trực tuyến với mục tiêu cốt lõi là xây dựng “văn phòng không giấy tờ”, giúp nhà lãnh đạo dễ dàng giải quyết các đơn từ mọi lúc mọi nơi ngay trên điện thoại di động.
Khởi tạo đề xuất nhanh chóng theo mẫu có sẵn 
Lưu trữ tập trung & phân loại đề xuất theo trạng thái
Trong trường hợp phải làm việc tại nhà để phòng dịch, 100% giấy tờ, văn bản vẫn được xử lý tức thời đảm bảo không có bất kỳ ảnh hưởng nào đến tiến độ công việc đội ngũ nhân sự.
Không chỉ góp phần giảm thiểu chi phí in ấn giấy tờ, không gian lưu trữ, FastWork OFFICE+ còn rút ngắn thời gian chờ xử lý, phê duyệt đề xuất qua nhiều cấp bậc tồn tại ở cách quản lý thủ công.
Xem thêm: Lợi ích của văn phòng điện tử trong vận hành doanh nghiệp
Số hóa công việc, tập trung vào Quản lý dự án, quy trình
FastWork WORK+ giải quyết trọn vẹn bài toán quản lý tiến độ thi công & quy trình công việc mà PETRO INVEST đang gặp phải trên một nền tảng trực tuyến.
Dashboard báo cáo tiến độ tổng quan, hiển thị chi tiết từng công việc do ai phụ trách, deadline ra sao, đang thực hiện đến bước nào? Chỉ với 1 thiết bị di động, ban lãnh đạo có thể nhanh chóng nắm bắt tình hình công việc của từng cá nhân, phòng ban, ai đang gặp vướng mắc để có hướng xử lý kịp thời tránh gây tắc nghẽn.
Các quy trình liên phòng ban được xây dựng & thực hiện theo một luồng quy chuẩn, tự động hóa giao việc cho người mới, chuyển bước khi công việc trước đó đã hoàn thành. Thay vì quản lý bằng giấy tờ, các file đính kèm, hình ảnh, báo cáo & trao đổi giữa các cá nhân liên quan được theo dõi & cập nhật hoàn toàn trên phần mềm. Đảm bảo tính minh bạch, chính xác & hỗ trợ tìm kiếm nhanh chóng khi cần.
Xem thêm: Bộ giải pháp Quản trị công việc & Hiệu suất từ FastWork.vn
Số hóa hồ sơ, thông tin nhân sự, tự động hóa chấm công
Giải pháp FastWork Staff giúp PETRO INVEST số hóa hoạt động quản lý hồ sơ, cải thiện hiệu quả quản lý đội ngũ nhân viên và tiết kiệm đáng kể thời gian cho phòng hành chính nhân sự.
Chỉ với 1 click, bạn có thể nắm bắt nhanh chóng các thông tin như: vị trí công việc, phòng ban, chi nhánh, giới tính, email, số điện thoại, quê quán, quá trình công tác, quá trình đào tạo, hợp đồng, bảo hiểm, lương, phụ cấp…
FastWork cung cấp các báo cáo đa chiều về tình hình nhân sự doanh nghiệp cũng như cảnh báo biến động để bộ phận nhân sự theo dõi & xử lý.
Phần mềm chấm công di động FaceID lần đầu tiên sử dụng trí tuệ nhân tạo AI nhân danh khuôn mặt đáp ứng trọn vẹn nhu cầu quản lý chấm công đội ngũ công trường tại PETRO INVEST. Mọi dữ liệu chấm công bao giờ vị trí, hình ảnh, giờ vào/ ra đều được cập nhật tức thời & chính xác giúp ban lãnh đạo theo dõi chặt chẽ ai đi làm, ai vắng mặt, đi sớm/ về muộn. Xử lý triệt để sự sai lệch trong báo cáo ở hình thức sổ chấm công cũ.
Về cơ bản, FastWork giải quyết trọn vẹn những khó khăn PETRO INVEST đang gặp phải & bước đầu giúp việc quản lý doanh nghiệp trở nên thuận tiện, nhanh chóng & dễ dàng hơn rất nhiều.
Ngoài PETRO INVEST, FastWork.vn tự hào đồng hành cùng hơn 3500+ đơn vị Xây dựng có tiếng trên hành trình số hóa hoạt động quản lý doanh nghiệp. Tiêu biểu là Delta Group, Xây dựng Quê Hương (Phú Cường group), Gia Phú, PNP Toàn Cầu, Xcons, Picons, Giao thông Sóc Trăng,…
Để tư vấn giải pháp phần mềm phù hợp, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ Hotline 0983 089 715 hoặc điền thông tin vào Form đăng ký dưới đây!
