Quản lý hiệu quả đội ngũ nhân sự khi mà mỗi người giữ một vai trò với những nhiệm vụ khác nhau chưa bao giờ là điều dễ dàng. Đó là lý do lãnh đạo các doanh nghiệp có xu hướng ứng dụng phần mềm lập kế hoạch để kiểm soát chặt chẽ việc lập kế hoạch và triển khai công việc theo kế hoạch của đội ngũ nhân sự bởi nó ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí doanh nghiệp.
1. 5 lợi ích hàng đầu phần mềm lập kế hoạch mang lại cho nhân viên và nhà quản lý
Quản lý tập trung lịch trình nhân sự
Toàn bộ kế hoạch công việc, lịch trình của từng cá nhân, phòng ban đều được khởi tạo và quản lý tập trung trên một giao diện. Điều đó giúp cho việc theo dõi, kiểm soát tiến độ, sắp xếp, phân luồng công việc của ban lãnh đạo trở nên dễ dàng, thuận tiện dù ở bất cứ đâu chỉ với một chiếc điện thoại di động.
Cập nhật thông tin và trạng thái khách hàng
Không chỉ theo dõi công việc nhân sự, ban lãnh đạo còn có thể truy cập tất cả các thông tin chi tiết khách hàng và tình trạng chăm sóc. Đảm bảo xử lý kịp thời những phát sinh nhằm mang đến cho khách hàng chất lượng phục vụ tốt nhất.
Ngoài ra, nhà quản trị cũng có thể theo dõi tần suất sử dụng phần mềm của nhân sự để đề xuất hướng giải quyết trong trường hợp đầu tư chi phí mua phần mềm nhưng nhân viên lại chống đối không sử dụng.
Tăng cường sự tập trung
Với lịch trình được lập sẵn, nhân viên biết chính xác họ cần làm những gì, những công việc gì cần ưu tiên, tránh tình trạng nhầm lẫn, quên việc, sót việc. Nhờ phần mềm lập kế hoạch, khi có những công việc phát sinh cần xử lý gấp, ban lãnh đạo có căn cứ để điều phối nhân sự hợp lý, không còn xuất hiện tình trạng nhân sự ngập trong deadline, người lại rảnh rỗi không có việc. Nhân viên chủ động theo dõi lịch trình của mình để tập trung xử lý đảm bảo đúng deadline đã đề ra.
Đề xuất tham khảo: Đánh giá chuyên sâu 7 phần mềm quản lý công việc cho doanh nghiệp/nhóm? Phần mềm nào chi phí nhỏ, phù hợp với SMEs?
Giảm thiểu sai sót
Phần mềm cung cấp hệ thống lịch biểu chi tiết bao gồm đầu mục công việc lớn, các công việc con, ngày bắt đầu thực hiện, ngày cần hoàn thành, giảm thiểu tối đa sai sót, nhầm lẫn trong quá trình triển khai nhiệm vụ.
Nhân sự cập nhật tình trạng công việc hàng ngày để kiểm soát chính xác số lượng công việc đã hoàn thành, chưa hoàn thành, giúp tối ưu thời gian xử lý các nhiệm vụ.
Giảm căng thẳng
Hiệu suất sẽ không được đảm bảo khi nhân sự của bạn làm việc trong trạng thái căng thẳng. Và một trong những lý do tạo ra sự căng thẳng đó là sự bối rối, mơ hồ trong quá trình triển khai nhiệm vụ. Giữa hàng tá các công việc, không biết nên bắt đầu từ đâu, làm gì trước tiên là tình trạng chung hầu hết những người làm việc không theo kế hoạch cụ gặp phải. Phần mềm lập kế hoạch ra đời thực hiện nhiệm vụ phân bổ khoa học các lịch trình, cải thiện hiệu suất và hạn chế căng thẳng.
Giới thiệu phần mềm lập kế hoạch công việc hiệu quả FastWork Workplace
Nằm trong Nền tảng quản trị và điều hành doanh nghiệp trực tuyến FastWork.vn, phần mềm FastWork Workplace trở thành công cụ lập kế hoạch được ứng dụng rộng rãi tại hơn 3500+ doanh nghiệp Việt nhằm xây dựng một môi trường làm việc chuyên nghiệp, cải thiện chất lượng công việc, tối ưu hiệu suất nhân sự.
Các bước lập kế hoạch với phần mềm FastWork Workplace
1. Tạo nhanh lịch trình công việc
FastWork Workplace cho phép các cá nhân và nhà quản lý khởi tạo nhanh các công việc bằng cách nhập liệu trực tiếp trên hệ thống hoặc import từ File Excel, nhân bản từ kế hoạch mẫu.
Chi tiết một công việc sẽ bao gồm các thông tin về ngày giờ bắt đầu và kết thúc nhiệm vụ, người thực hiện, người theo dõi, mô tả công việc, file tài liệu, hình ảnh đính kèm.
Không những nhân viên có thể chủ động nắm bắt kế hoạch công việc của bản thân mà nhà quản lý cũng dễ dàng kiểm soát lịch trình đội ngũ nhân sự, đảm bảo chất lượng công việc với nguồn lực tối đa và thời gian tối thiểu.
2. Quản lý kế hoạch công việc trực quan – tập trung trên 1 nền tảng
FastWork cung cấp đa dạng các giao diện quản lý kế hoạch công việc bao gồm dạng danh sách, dạng bảng, dạng phân bổ nguồn lực giúp nhân sự dễ dàng theo dõi lịch trình công việc, kiểm soát tình trạng thực hiện, công việc nào ưu tiên, công việc nào đã quá hạn để sắp xếp thời gian giải quyết phù hợp.
FastWork có tính năng nhắc nhở khi công việc đến hạn hoàn thành, tránh trường hợp quên việc, bỏ sót công việc.
3. Thêm nhanh công việc phát sinh vào kế hoạch
Khi xảy ra phát sinh, nhân viên có thể tự lập vào kế hoạch công việc gán người theo dõi hoặc đánh giá là quản lý trực tiếp, thiết lập trạng thái ưu tiên để tập trung hoàn thành, giảm tải bớt khối lượng công việc
Khi cần sự điều phối từ ban lãnh đạo, từ thống kê lịch trình nhân sự, họ cũng có căn cứ để phân bổ phù hợp, tránh chồng chéo công việc dẫn đến hiệu quả giảm sút.
4. Theo dõi, cập nhật tiến độ tiến độ theo thời gian thực
Không chỉ quản lý toàn bộ kế hoạch công việc của từng cá nhân, phòng ban trên một nền tảng tập trung trực tuyến, với FastWork nhà quản lý còn có thể theo dõi chi tiết tiến độ triển khai kế hoạch của nhân sự theo thời gian thực. Lượng công việc đã triển khai được bao nhiêu % kế hoạch, bao nhiêu % công việc hoàn thành quá hạn, đúng hạn, bao nhiêu % chưa thực hiện đều được cập nhật công khai, minh bạch trên phần mềm.
5. Môi trường cộng tác, trao đổi toàn diện
Trong quá trình lập kế hoạch công việc, nhân sự hay nhà quản lý có thể dễ dàng đính kèm các video, hình ảnh, file tài liệu liên quan vào từng công việc. Giúp cho việc triển khai thực hiện, sử dụng tài nguyên diễn ra liền mạch. Nhân viên có thể trao đổi trực tiếp với cấp quản lý, các cá nhân cùng tham gia thực hiện 1 công việc có thể trao đổi lẫn nhau – xây dựng một môi trường cộng tác làm việc toàn diện, cải thiện hiệu suất, chất lượng nhiệm vụ.
>> Xem thêm: Giải pháp phần mềm quản lý công việc – dự án và hiệu suất toàn diện cho doanh nghiệp
Để nhận DEMO miễn phí phần mềm lập kế hoạch công việc FastWork Workplace, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ Hotline 0983 089 715 hoặc điền thông tin vào Form đăng ký dưới đây!
