Trong suy nghĩ của nhiều nhân viên, họ luôn kỳ vọng vào sự thay đổi của doanh nghiệp trong thời đại công nghiệp 4.0, khi mà các giải pháp quản lý công việc trực tuyến lên ngôi và là giải pháp thúc đẩy động lực làm việc một cách linh hoạt hơn và ai cũng có quyền tiếp cận thông tin từ nhiều phía. Điều này khiến doanh nghiệp gặp thách thức trong việc thay đổi bộ máy vận hành để cung cấp trải nghiệm làm việc tốt hơn cho nhân viên. Đó cũng được coi là chiến lược để thu hút và giữ chân người tài.
Cũng giống như khách hàng, nhân viên cũng luôn muốn tìm hiểu và xây dựng mối quan hệ với doanh nghiệp, củng cố hiểu biết sâu sắc hơn về cách thức hoạt động của doanh nghiệp, có tiếng nói của họ và thúc đẩy mối quan hệ có giá trị với công ty và các đồng nghiệp. Họ muốn có cơ hội học hỏi và phát triển trong doanh nghiệp, mong muốn chủ nhân của họ đáp ứng nhu cầu của họ như cách họ cống hiến cho công ty.
Tuy nhiên, chỉ có một vài tổ chức đủ nhanh nhẹn để đáp ứng các tiêu chuẩn mới này, dẫn đến thị trường việc làm trở nên thoáng qua hơn và tình trạng thường xuyên nhảy việc để tìm kiếm sự hài lòng cá nhân cao hơn.
Giải pháp cho vấn đề chỉ có thể là thay đổi cách đãi ngộ và đối xử với nhân viên giống như chính khách hàng của doanh nghiệp, bên cạnh đó sử dụng các ứng dụng công nghệ trong quản lý để hiểu rõ hơn về nhu cầu của họ và làm cho mọi tương tác trở nên khéo léo, trực quan và bổ ích nhất có thể. Dưới đây là một vài mẹo về cách làm như vậy:
Truyền cảm hứng làm việc cho nhân viên bằng cách hoán đổi trao đổi công việc qua email bằng một công cụ hỗ trợ mang tính cộng tác
Các công cụ mạng xã hội quốc tế như Slack, Yammer và Chatter, hay những phần mềm phổ biến ở Việt Nam như phần mềm FastWork, Wework, Amis giúp mọi người cộng tác dễ dàng hơn. Người dùng có thể trao đổi tin nhắn, chia sẻ tệp, dữ liệu và tạo các tin tức được cá nhân hóa như trên Facebook hoặc Twitter giúp việc theo dõi thông tin dễ dàng hơn và giảm lộn xộn trong các hộp thư đến. Ưu điểm của những phần mềm này, đó là giao diện được thiết kế thân thiện với người dùng, chỉ sau thời gian ngắn bạn hoàn toàn có thể nắm vững mọi thao tác sử dụng.
Thúc đẩy động lực làm việc bằng cách trao quyền kiểm soát thông tin trong tầm tay
- Thông tin chấm công, ngày công, giờ làm thêm
- Thông tin số lượng ngày phép, tổng ngày phép đã sử dụng
- Đơn từ nghỉ phép
- Báo cáo KPI
- Công việc cần làm trong ngày, tiến độ thực hiện
- ….
Đây là những thông tin cơ bản mà một nhân viên muốn được biết trong quá trình làm việc. Tuy nhiên, có một thực tế là vì nhiều lý do mà doanh nghiệp không cung cấp đầy đủ thông tin cho nhân viên hay nói cách khác, nhân viên không được trao quyền kiểm soát thông tin bản thân.
Việc nhân viên được quyền nắm rõ mọi thông tin của bản thân trong quá trình đi làm sẽ thúc đẩy tính chủ động, ý thức xây dựng kế hoạch làm việc , gắn kết mối quan hệ doanh nghiệp – người lao động.
Tăng cường cộng tác
Ai cũng hiểu rằng, việc cộng tác hiệu quả trong môi trường văn phòng sẽ giúp hiệu quả công việc cao hơn, tuy nhiên với khối lượng công việc lớn, họ thường chủ động “mày mò” làm việc thay vì trao đổi với đồng nghiệp. Do đó, một công cụ giúp cộng tác trong môi trường văn phòng giữa nhân viên và sếp, nhân viên và nhân viên trở nên hiệu quả hơn sẽ giúp nâng cao hiệu quả công việc, gắn kết tình đồng đội với các công việc nhóm.
Phần mềm quản lý công việc trực tuyến FastWork là một cách tuyệt vời để truyền cảm hứng cho nhân viên của bạn tiếp tục học hỏi, đồng thời cung cấp cho họ các tài nguyên để làm điều đó. Với phần mềm FastWork – Nền tảng quản lý công việc trực tuyến, các công ty có thể tạo ra một môi trường tùy chỉnh với nội dung và cách thức riêng để giúp nhân viên chủ động hơn trong công việc, từ thiết lập quy trình đến các kỹ năng hỗ trợ cụ thể của công ty và tiến trình nghề nghiệp.
Bắt đầu thay đổi suy nghĩ về cách làm việc của nhân viên bằng FastWork
Thay đổi cách giao việc cho nhân viên
Nếu như trước đây, tất cả công việc được trưởng nhóm thông báo qua email, các group chat zalo, skype hay viber thì nay với sự phát triển của internet và phần mềm quản lý công việc trực tuyến FastWork, mọi công việc được tạo và giao nhanh ngay trên phần mềm, tự động nhắc nhở deadline và giúp nhân viên có thể chủ động theo dõi công việc của mình mà không phải lo lắng bỏ sót công việc. Bên cạnh đó, các tài liệu phục vụ cho công việc cũng không chia sẻ thông qua email và tài liệu giấy gây tình trạng làn làm việc luôn ngập trong giấy tờ nữa, thay vào đó, quản lý hay chính bản thân nhân viên có thể gắn link, chia sẻ tài liệu với nhau một cách đồng bộ hơn và chỉ mất 5s để có thể tìm kiếm mỗi khi cần.
Người quản lý sẽ thay đổi cách thức giao việc cho nhân viên với các tính năng trên phần mềm quản lý công việc trực tuyến FastWork
- Lập nhanh danh sách công việc, gắn nhiệm vụ cho những thành viên liên quan
- Giao nhanh công việc trên Kanban, bảng phân bổ nguồn lực, lịch biểu
- Theo dõi trạng thái công việc của mỗi thành viên (Chưa thực hiện, đang thực hiện, hoàn thành, tạm dừng, hủy)
Giám sát công việc và quy trình làm việc của nhân viên mà không khiến họ cảm thấy mình bị “soi mói”
Hiện trạng thực tế tại các văn phòng hiện nay 70% người quản lý bị nhân viên đánh giá là khó tính, khắt khe. Tuy nhiên nếu không có sự chặt chẽ trong quản lý, công việc thường sẽ không được hoàn thành đúng chỉ tiêu chất lượng chung. Thực tế, khi nhân viên nghĩ rằng mình luôn bị sếp để ý, kiểm soát từng chút một sẽ có tâm lý chung là không có hứng thú trong công việc, làm việc một cách gượng ép. Do vậy, phần mềm quản lý công việc FastWork có thể giúp người quản lý, trưởng nhóm, giám sát lặng lẽ theo dõi toàn bộ quy trình làm việc của nhân viên mình mà không khiến nhân viên cảm thấy khó chịu vì bị theo dõi.
Những tính năng giúp người quản lý giám sát chặt chẽ công việc của nhân viên trên phần mềm FastWork như:
- Thiết lập quy trình làm việc theo nghiệp vụ
- Tự động chuyển bước khi hoàn thành các bước trong quy trình
- Tự động giao việc trên quy trình (Khi bấm hoàn thành và chuyển đến bước tiếp theo, hệ thống tự động gửi thông báo tới người có trách nhiệm với bước đó)
- Báo cáo tiến độ thực hiện trên bảng Gantt vs Kanban
Thay đổi cách thức đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên bằng KPIs trên phần mềm FastWork
Trước đây, nhiều nhân viên cảm thấy có phần ấm ức vì không được đánh giá đúng năng lực. Đối với các cấp quản lý, họ thường ít có cơ sở để đánh giá đúng năng lực làm việc của nhân viên, tính chỉ tiêu KPIs không chính xác hoặc không có KPIs rõ ràng cho từng cá nhân, bộ phận dẫn đến tình trạng:
- Nhân viên không làm việc trực tiếp với sếp thường sẽ không được đánh giá cao dù nỗ lực đến mấy.
- Công việc đơn lẻ không tên nhiều nhưng sếp vẫn nghĩ rằng họ không đóng góp gì cho công ty.
- Nhân viên cảm thấy mất cảm hứng, chán nản trong công việc.
Để giải quyết vấn đề trên, phần mềm quản lý công việc trực tuyến FastWork cung cấp tính năng đo lường chính xác KPIs đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên thuộc mọi phòng ban như:
- Thiết lập chỉ tiêu KPIs theo cá nhân/phòng ban/đội nhóm
- Tự động tổng hợp kết quả thực hiện KPIs
- Tổng hợp kết quả thực hiện công việc theo bộ phận, nhân viên.
Phấn đấu để trở thành người quản lý là một hành trình nỗ lực dài hạn, nhưng để trở thành một người quản lý thành công có thể vừa gần gũi với nhân viên, vừa có thể truyền cảm hứng làm việc cho họ không phải điều dễ dàng nếu không có một phương pháp khoa học, cụ thể.
Hãy để phần mềm quản lý công việc trực tuyến FastWork giúp bạn trở thành một người quản lý thành công
