Đất nước tiến lên 4.0 kết hợp với chỉ đạo cải cách hành chính từ TW, các trường học bắt đầu triển khai áp dụng các phần mềm hỗ trợ công tác quản lý thời gian làm việc, chất lượng công việc của đội ngũ cán bộ, nhân viên. Bài viết dưới đây FastWork cung cấp thông tin về thực trạng hoạt động quản trị nội bộ tại các trường học hiện nay kèm tổng hợp các giải pháp, phần mềm quản lý nội bộ trường học hỗ trợ Nhà trường nhanh chóng chuyển đổi số, tối ưu hoạt động quản lý.
Mục lục nội dung:
Những nội dung quản lý nội bộ trong trường học
- Quản lý đội ngũ: Số lượng và cơ cấu, chất lượng, các hoạt động phối hợp trong thực hiện nhiệm vụ giáo dục, giảng dạy của trường
Tổ chức, trật tự kỷ cương, kế hoạch - Quản lý cơ sở vật chất, trang thiết bị, tài chính: Xây dựng, sử dụng và bảo quản cơ sở vật chất, thiết bị dạy học, đồ dùng dạy học, dụng cụ thể dục thể thao,.. Quản lý chế độ kế toán, tài chính, các nguồn thi chi trong ngân sách và nguồn huy động khác
- Quản lý kế hoạch phát triển giáo dục
- Quản lý hoạt động và chất lượng giáo dục, đào tạo
Trong thời đại 4.0, khi Giáo dục là 1 trong 8 lĩnh vực Chính phủ xác định cần ưu tiên thực hiện chuyển đổi số, những nội dung quản lý nội bộ trên cần được chú trọng số hóa, tối ưu thời gian quản trị.
Bất cập phổ biến trong công tác quản trị nội bộ thủ công tại các trường học hiện nay
Từ thực tế triển khai phần mềm tại rất nhiều các đơn vị trường học, chúng tôi nhận thấy phần lớn các trường hiện tại đều đang quản lý nội bộ thủ công bằng giấy tờ, Excel. Số ít đã bắt đầu áp dụng các phần mềm công nghệ nhưng khá rời rạc và chưa đạt được những hiệu quả rõ nét.
Có thể kể đến những khó khăn, bất cập hầu hết các trường học gặp phải như:
- Nhà trường không có hệ thống minh bạch trong quản lý thời gian giảng dạy, hoặc nếu có là chấm công vân tay, thẻ từ hoặc thông qua người quản lý đi chấm công trực tiếp cho cán bộ. Điểm chung ở tất cả những phương thức này là dữ liệu không được cập nhật tức thời, xuất hiện tình trạng nể nang, chưa thật chính xác, rõ ràng trong việc chấm công, xác định khối lượng công tác của cán bộ giảng viên.
- Giao việc, nhận việc và báo cáo kết quả công việc thông qua Zalo, lãnh đạo không thể biết chính xác việc mình giao thầy cô đã triển khai đến đâu rồi, có gì vướng mắc không? Đến khi quá hạn chưa hoàn thành, người này đổ lỗi cho người kia, không biết truy cứu trách nhiệm cho ai. Báo cáo trực tiếp tại Zalo khó quản lý, dễ thất thoát, mất thời gian tìm kiếm khi cần.
- Phần lớn các trường mầm non, cơ sở giáo dục hiện nay để ban hành, quản lý đề xuất, phê duyệt, văn bản,… trong trường đều qua cách thủ công hoặc thông báo qua Group Zalo Chat, Gmail. Tin nhắn bị trôi dẫn đến bỏ lỡ thông tin, quên lịch họp,…
- Tài sản của trường học quản lý trên Excel hay hồ sơ, rất khó để tìm kiếm hay tra cứu các thông tin liên quan
- Phát hành các loại công văn của Bộ và nhà trường dưới hình thức văn bản giấy, sau đó phân loại và lưu trữ thủ công. Cách quản lý đó vẫn khá ổn tuy nhiên lại tốn rất nhiều thời gian cho việc tìm kiếm và chi phí, không gian lưu trữ.
Thời đại số, để giải quyết những bất cập trên nhiều nền tảng công nghệ, phần mềm, ứng dụng đã ra đời – sử dụng kết hợp hoặc thay thế Zalo/Excel, hỗ trợ hiệu quả quản lý hoạt động nội bộ tại trường học, đặc biệt ở 2 nội dung: Quản lý đội ngũ và Quản lý cơ sở vật chất, trang thiết bị, tài chính. Dưới đây, FastWork tổng hợp một số nền tảng công nghệ phổ biến được sử dụng trong quản lý nội bộ.
Một số phần mềm hỗ trợ quản lý nội bộ trường học
- Phần mềm FTS School Management: Quản lý Tuyển sinh, quản lý học sinh, quản lý phí và thu phí, quản lý bếp ăn, quản lý bán hàng Canteen, quản lý đồng phục, quản lý xe bus, quản lý Câu lạc bộ, Kế toán tài chính, Hóa đơn điện tử, Quản lý nhân sự tiền lương, Email
- Hệ thống quản lý trường học Smas: Quản lý học sinh, quản lý cán bộ, quản lý và tổ chức thi cử, quản lý tin nhắn điều hành và sổ liên lạc điện tử, quản lý lịch thi cử báo giảng…
- Giải pháp quản lý nội bộ trường học FastSchool: Là giải pháp nằm trong nền tảng quản trị và điều hàng FastWork, FastSchool hỗ trợ quản lý đội ngũ và cơ sở vật chất, trang thiết bị, tài chính của trường học. Cụ thể về các tính năng của FastSchool, mời bạn tham khảo nội dung dưới đây.
FastSchool – Giải pháp quản lý nội bộ trường học minh bạch, tối ưu
Hiểu rõ những vướng mắc trong công tác quản lý trường học, đội ngũ FastWork đã phát triển và giới thiệu đến các bạn phần mềm quản lý trường học FastSchool chuyên biệt nhằm giải quyết triệt để bất cập, hỗ trợ quản trị nội bộ toàn diện – hiệu quả.
FastSchool áp dụng cho toàn bộ các trường học từ Mầm non đến Đại học ở mọi quy mô.
Những tính năng nổi bật của phần mềm quản lý nhà trường FastSchool
1. Chấm công di động và tự động hóa bảng công
FastWork hỗ trợ phân ca kíp linh hoạt và dễ dàng, thầy cô chỉ đơn giản là chụp ảnh khuôn mặt chấm công trước và sau mỗi tiết học theo ca được phân. Chỉ cần 1s để thao tác chấm công nhanh chóng và thuận tiện mà không gây bất kỳ trở ngại hay khó khăn gì.
Dữ liệu chấm công bao gồm ca làm việc, vị trí, hình ảnh và thời gian chấm công sẽ được cập nhật tức thời trên hệ thống, đảm bảo độ chính xác tuyệt đối – hỗ trợ ban lãnh đạo quản lý hiệu quả thời gian làm việc của các thầy cô.
Bảng công tự động là một lợi ích tuyệt vời của FastSchool. Với tính năng này FastSchool được xem là phần mềm quản lý trường đại học hữu ích, đặc biệt với đội ngũ giảng viên.
Bảng công cuối tháng của toàn bộ cán bộ – nhân viên – giáo viên trong trường sẽ được tự động tổng hợp từ dữ liệu chấm công hàng ngày. Sau đó được tự động điều chỉnh thực tế nhờ tích hợp hệ thống đơn từ online để tính công phép, công làm thêm, công lễ,… Không những đội ngũ giáo viên chủ động quản lý thông tin ngày công, phòng hành chính cũng tiết kiệm được rất nhiều thời gian cho việc xuất công, hoàn thiện bảng công và xử lý khiếu nại mỗi tháng.
2. Tự động hóa tính lương
Dựa trên hệ số lương và quy chế nhà trường cho từng vị trí, phần mềm tự động hóa tính lương theo dữ liệu công có sẵn. Quy trình tính lương được rút ngắn tối đa thời gian đồng thời nâng cao hiệu suất, giúp bộ phận kế toán giảm thiểu các thao tác thủ công, tập trung cho những nhiệm vụ quan trọng hơn.
Các báo cáo ngày công, báo cáo lương tháng có thể dễ dàng kết xuất ra excel hoặc xem trực tiếp trên app di động. Để bảo mật thông tin lương, phần mềm có hỗ trợ tính năng gửi mã xác thực để mở quyền truy cập bảng lương tháng.
3. Đề xuất phê duyệt và thông báo nội bộ trường
Tính năng quản lý đề xuất phê duyệt trong phần mềm quản lý giáo dục FastWork hỗ trợ: Thay vì các đề xuất giấy phải trình ký, phê duyệt qua từng cấp rườm rà, tốn thời gian, FastSchool cho phép cán bộ nhân viên khởi tạo nhanh chóng đề xuất trên điện thoại di động với các form mẫu có sẵn. Gán trực tiếp người theo dõi, người phê duyệt, đính kèm tài liệu, hình ảnh thuận tiện và trao đổi dễ dàng ngay dưới các đề xuất.
Các thông báo nội bộ trường cũng được ban hành trực tiếp (hoặc đính kèm văn bản) trên phần mềm, đảm bảo thông tin được truyền tải chính xác đến từng phòng ban, tránh tình trạng truyền miệng sai lệch gây ảnh hưởng tiêu cực đến nhà trường.
4. Quản lý công việc
Tính năng quản lý công việc hỗ trợ tốt cho nhà trường trong quá trình xây dựng đề án, dự thảo, kế hoạch công việc khi nhận chỉ đạo trực tiếp từ Bộ. Tính năng Quản lý công việc trên FastSchool hỗ trợ người dùng nhanh chóng lập kế hoạch công việc, giao việc cụ thể tới từng người, theo dõi việc thực hiện các nhiệm vụ cá nhân, nhiệm vụ chung của khoa.
FastSchool cho phép sử dụng linh hoạt trên cả 2 nền tảng WebApp và điện thoại di động. Người được giao nhiệm vụ sẽ nhận thông báo công việc tức thời qua phần mềm và Email, khi đến hạn hoàn thành cũng sẽ được thông báo nhắc nhở tránh tình trạng quên việc, sót việc trễ deadline.
Ban lãnh đạo nắm bắt cụ thể từng thầy cô đang làm gì, hiệu suất đến đâu, có bao nhiêu việc hoàn thành đúng hạn, bao nhiêu việc quá hạn – Căn cứ vào đó để đánh giá khen thưởng, thăng chức, tăng lương chính xác.
Ngoài ra, các loại báo cáo, bài giảng, nội dung giảng dạy hay đề thi cũng được phân loại, lưu trữ và quản lý tập trung trên phần mềm giúp tìm kiếm nhanh chóng khi cần.
5. Quản lý trang thiết bị, cơ sở vật chất
Trong thực tế khi đi tư vấn triển khai áp dụng công nghệ tại các nhà trường, nhu cầu quản lý cơ sở vật chất dường như không được ban lãnh đạo chú trọng. Tuy nhiên, các nhà trường đều rất happy khi đưa vào áp dụng.
FastSchool cho phép Quản lý hệ thống danh mục tài sản, trang thiết bị cung cấp hỗ trợ quá trình dạy học tập trung trên một nền tảng. Phân loại các loại trang thiết bị để đưa vào quản lý, kiểm soát thông tin ai đang sử dụng cũng như quá trình cấp phát – thu hồi gắn với từng tài sản cụ thể. Khi phát sinh hỏng hóc, mất mát, việc quy trách nhiệm cho cá nhân cũng được cụ thể, minh bạch hơn, từ đó tăng ý thức bảo quản trang thiết bị của các thầy cô trong trường.
Lợi ích khi sử dụng phần mềm Quản lý trường học – FastSchool
Rõ ràng chuyển đổi từ hình thức quản lý thủ công sang quản lý online tập trung sẽ đem lại những lợi ích thiết thực cho nhà trường, ban lãnh đạo nói chung và cán bộ, thầy cô nói riêng.
Đối với ban lãnh đạo nhà trường
- Quản lý thời gian lên lớp thực tế của giáo viên
- Quản lý công việc, chất lượng giảng dạy của đội ngũ
- Quản lý hiệu quả trang thiết bị cơ sở vật chất phục vụ quá trình dạy và học – tránh mất mất, hỏng hóc tốn kém chi phí sửa chữa, thay mới
- Quản lý và phê duyệt đơn từ, đề xuất mọi lúc mọi nơi ngay cả khi đi công tác xa, đảm bảo công việc không bị đình trệ, tiết kiệm phần lớn thời gian dành cho việc xử lý, phê duyệt và ký công văn, giấy tờ, thông báo nội bộ trường.
- Quản lý, hệ thống hóa văn bản, quy định của nhà trường
Đối với cán bộ, giáo viên trường
- Chủ động cập nhật thông tin chi tiết bảng công, bảng lương cá nhân qua từng tháng
- Chủ động cập nhật lịch lên lớp để có sự sắp xếp phù hợp
- Cải thiện hiệu suất làm việc
- Môi trường cộng tác, trao đổi toàn diện giúp đội ngũ gắn kết
- Hỗ trợ khởi tạo nhanh các đề xuất phục vụ quá trình giảng dạy ngay trên điện thoại, hạn chế các thủ tục thủ công rườm rà, tốn thời gian.
Trường học đã áp dụng thành công FastSchool
Nhận thấy những bất cập trong công tác quản trị trường học (đặc biệt là hoạt động nội bộ) thông qua Zalo, Excel, văn bản thủ công,… nhiều Trường học đã mạnh mẽ chuyển đổi phương thức quản lý – ứng dụng các nền tảng công nghệ chuyên biệt.
Dưới đây là một số câu chuyện về hành trình chuyển đổi mô hình quản lý tại Trường học, từ khi nhận ra bất cập đến khi tin tưởng lựa chọn FastSchool.
Trường Mầm non Việt Nhật sử dụng phần mềm đến quản lý hành chính, nội bộ
Do khoảng cách vị trí địa lý giữa trường và văn phòng hành chính nên Việt Nhật gặp nhiều khó khăn trong công tác xử lý hệ thống đơn từ hành chính. Đến kỳ thu chi học phí, mua sắm, thay mới bàn ghế – đồ chơi – dụng cụ, quyết toán các chi phí đi lại… của đội ngũ giáo viên trong trường đều phải gửi các đơn, hóa đơn chứng từ… qua bưu điện hoặc chuyển phát nhanh hay gửi qua email để xin ý kiến và đồng ý phê duyệt của ban lãnh đạo.
Trung bình thời gian mỗi lần gửi đơn từ đi để được xử lý và quay về sẽ mất 3 – 4 ngày, thậm chí là cả tuần. Điều này khiến trường Việt Nhật tại Đồng Nai thường xuyên triển khai chậm các hoạt động trong trường.
Quản lý chấm công nhân sự cũng là một khó khăn khác tại Việt Nhật. Máy chấm công vân tay khiến ban lãnh đạo tại Sài Gòn khó nắm bắt thời gian làm việc và theo dõi chuyên cần của đội ngũ giáo viên tại trường. Hơn thế, phòng hành chính tại Hồ Chí Minh khó giám sát được tình trạng sử dụng các tài sản tại Việt Nhật cơ sở Đồng Nai. Không biết thiết bị nào còn dùng được, đã mất, hư hỏng cần được thay mới…?
Trung tâm anh ngữ Quốc tế Úc Sài Gòn ứng dụng FastSchool tối ưu hóa hoạt động quản trị nội bộ
Chia sẻ về lợi ích khi sử dụng FastWork, anh Trần Văn Tuấn – GĐ Trung tâm anh ngữ quốc tế Úc Sài Gòn cho biết: “FastWork mang đến nhiều lợi ích trong công tác quản lý chấm công, công việc và quản lý học viên tại Trung tâm, tiết kiệm chi phí, thời gian và nâng cao hiệu suất chung trong toàn doanh nghiệp. Đặc biệt, giúp Úc Sài Gòn số hóa một số nghiệp vụ trong doanh nghiệp, tiến gần hơn đến cuộc chuyển đổi số.”
Đại học Quản lý & Công nghệ Hải Phòng, sử dụng phần mềm để quản lý nội bộ, công việc
Là một trong những đơn vị Giáo Dục tiên phong ứng dụng công nghệ trong lớp học cũng như phương pháp dạy học, Đại học Quản lý và Công nghệ Hải Phòng (HPU) tiếp tục từng bước chuyển đổi số bằng việc ứng dụng phần mềm công nghệ FastWork trong công tác quản lý nhà trường, cụ thể là chấm công và quản lý thời gian làm việc của đội ngũ giảng viên và nhân viên tại nhà trường.
Chúng tôi đã có buổi phỏng vấn ngắn với anh Trần Hữu Trung – Phó Hiệu Trưởng trường Đại học Quản lý và Công nghệ Hải Phòng về hành trình mới này của trường!
Tạm kết
Là phần mềm quản lý trường học chuyên biệt, FastSchool đã được rất nhiều các trường học trên khắp các tỉnh thành tin tưởng triển khai và nhận được những sự thay đổi rất rõ rệt.
Những cái tên tiêu biểu phải kể đến Đại học Sư phạm Thái Nguyên, Đại học Quản lý và Công nghệ Hải Phòng, THPT Trần Cao Vân, Mầm non Việt Nhật, Cao đẳng Công nghiệp & Xây dựng,….
Khi mà công nghệ ngày càng đóng vai trò quan trọng trong xã hội và len lỏi vào tất cả các loại hình tổ chức, kinh doanh. Thì không riêng các doanh nghiệp tư nhân mà các cơ quan chính quyền, đơn vị công như trường học, bệnh viện… cũng ngày càng cởi mở hơn với các phần mềm công nghệ. Các thầy cô, đội ngũ cán bộ trường hưởng ứng và sự quyết tâm từ phía ban lãnh đạo trường là 2 yếu tố quyết định thành công lớn nhất mà FastWork rút ra được trong suốt quá trình chúng tôi làm việc – tư vấn và triển khai FastSchool tới các nhà trường.
Các bạn có thể xem thêm câu chuyện số hóa trường học của từng trường TẠI ĐÂY
Để nhận DEMO miễn phí giải pháp quản lý trường học FastSchool, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ Hotline 0983 089 715 hoặc điền thông tin vào Form đăng ký dưới đây!
